Gertaera perfektua antolatzeak izugarria izan daiteke, eta hor dago ekitaldiak kudeatzeko enpresak etorri
Bizitza osoko ezkontzarekin amesten ari zaren ala ez, urteurrenaren ospakizun bat antolatu edo konferentzia korporatibo bat antolatu behar baduzu, ekitaldiak kudeatzeko enpresa batek zure ikuspegia jendeak ahaztuko ez duen esperientzia bihur dezake.
Keep reading the article to know what exactly an event management company is, their role, plus tips to choose the best one and what the red flags are to avoid.
Edukien aurkibidea
Orokorra
| Zer esan nahi du ekitaldiak kudeatzeko enpresa batek? | Gertaerak kudeatzeko enpresa bat antolakuntza-zeregin garrantzitsu guztien ardura izan daiteke gertaera arrakastatsuan laguntzeko, ekitaldiaren edukian eta gonbidatuetan kontzentratzen lagunduz. |
| Zer egiten du ekitaldi-enpresa batek? | Bere bezeroentzako hainbat ekitaldi planifikatzea, antolatzea eta koordinatzea. |
Zer da Gertaerak Kudeatzeko Enpresa?
Edozein eskalatako ekitaldi bat planifikatzerakoan, ezkontza batetik bilera korporatibo batera, ekitaldiak kudeatzeko enpresa batek dena ondo funtzionatzen duela ziurtatu dezake.
Gertaeren antolatzaileek bezeroekin lankidetza estuan lan egiten dute haien beharrak, helburuak eta aurrekontua ulertzeko. Ondoren, bezeroaren ikuspegira egokitutako gertaeren plan integrala lantzen dute, bezeroek lasaitasuna izan dezaten beren gertaeren ikuspegia errealitate gogoangarri bihurtuko dela.
Zein da Ekitaldien Kudeaketa Enpresa baten funtzioa?
Ekitaldien kudeaketa konpainiaren helburu asko daude, hala nola, bezeroen eskakizun guztiak betetzen dituen ekitaldi bikaina antolatzea. Gertaerak kudeatzeko enpresa baten funtzio nagusia bezeroen izenean ekitaldi arrakastatsuak planifikatzea, koordinatzea eta burutzea da. Logistika eta xehetasun guztiak kudeatzen dituzte, bezeroak beren ekitaldiaz gozatzera bideratu ahal izateko, antolakuntzaz kezkatu beharrean.
Ekitaldien antolakuntza-enpresa baten funtsezko funtzio batzuk:👇
#1 - Ekitaldia kontzeptualizatu eta planifikatu - Bezeroekin lan egiten dute ekitaldiaren ikuspegia, helburuak eta aurrekontua ulertzeko, eta gero plan integral bat egiten dute ikuspegi hori gauzatzeko.
#2 - Tokia ziurtatu eta kontratuak negoziatu - Toki potentzialak aztertzen dituzte, kokapenaren, espazioaren, instalazioen, prezioen eta erabilgarritasunaren araberako aukerak alderatzen dituzte, onena ziurtatzen dute eta bezeroaren izenean kontratuak negoziatzen dituzte.
#3 - Hornitzaileak eta saltzaileak koordinatzea - Beharrezko hornitzaile guztiak identifikatzen, hautatu, erreserbatu eta kudeatzen dituzte, hala nola ostalaritza, argazkilariak, dekoratzaileak, alokairuak, etab., dena ondo dabilela ziurtatzeko.
#4 - Kudeatu ekitaldiaren aurrekontua - Aurrekontua sortzen dute, gastuen jarraipena egiten dute eta kostuak aurrezteko moduak bilatzen dituzte bezeroaren helburuak lortuz.
# 5 - Sortu denbora-lerroak eta ordutegiak - Egitarau zehatzak eta kontingentzia planak garatzen dituzte, ekitaldia nahi bezala garatzen dela ziurtatzeko.
#6 - Entretenimenduaren plangintza - Ekitaldiaren programaren barruan edozein emanaldi, hizlari edo jarduera antolatzen dute.
#7 - Dekorazioa eta seinaleztapena - Behar diren apaingarriak, arropa, loreak, eszenaratzea eta seinaleztapena eskatzen dituzte.
# 8 - Kontratatu eta kudeatu ekitaldietako langileak - Ekitaldia antolatzen laguntzeko behar diren behin-behineko langile guztiak aurkitu, erreserbatu eta kudeatzen dituzte.
# 9 - Exekutatu ekitaldiaren plana ezin hobeto - Ekitaldiaren egunean, konfigurazioa gainbegiratzen dute, saltzaile guztiak kudeatzen dituzte, arazoak konpontzen dituzte eta programak aurreikusitako moduan egiten duela ziurtatzen dute.
# 10 - Jarraipena ekitaldiaren ondoren - Ekipamenduak itzultzea, fakturak ordaintzea, eskerrak emateko oharrak bidaltzea, arrakastak eta hobetu beharreko arloak ebaluatzea bezalako zereginak kudeatzen dituzte.
Tips For Better Event Management
Dibertsio gehiagoren bila zabiltza ekitaldian zehar?
Bildu zure ikusleak galdetegi dibertigarri baten bidez AhaSlides. Eman izena doako galdetegia egiteko AhaSlides txantiloi liburutegia!
🚀 Hartu doako galdetegia☁️
Nola Aukeratu Gertaerak Kudeatzeko Enpresa Onena
Gertaerak kudeatzeko enpresarik onena denbora behar izan dezake bilatzeko, baina aholku errealista hauekin, zure atean egongo dira🚪
#1 - Esperientzia - Kontuan izan zurearen eskala eta hedadura antzeko gertaera asko arrakastaz gauzatu dituzten enpresak. Prozesu bat egingo dute eta sortzen diren arazo arruntak nola kudeatzen jakingo dute.
#2 - Portafolioa - Enpresak planifikatu eta kudeatu dituen iraganeko gertaeren adibideak berrikusi. Bilatu zure ikuspegiarekin bat datorren kalitatea, sormena eta xehetasunetarako arreta.
#3 - Erreferentziak - Aurreko bezeroen erreferentziak eskatu eta egiaztatu enpresak bere promesak betetzen dituela eta arazoak profesionalki kudeatzen dituela baieztatzeko.
#4 - Espezializazioa - Enpresa batzuk ekitaldi korporatiboetan oinarritzen dira eta beste batzuk ezkontzetan espezializatuta daude. Aukeratu esperientzia eta beharrezko baliabideak zure gertaera mota zehatzera egokitutako bat.
#5 - Taldea - Ezagutu zure ekitaldia planifikatuko eta gauzatuko duten ekitaldien kudeaketa taldeko kideak. Ebaluatu haien profesionaltasuna, erantzuna eta zure beharrak eta ikuspegia ulertzea.
#6 - Kontratua eta prezioak - Konparatu hainbat proposamen (gutxienez 3) kontratu-baldintza eta prezio onenak lortzeko. Ziurtatu lanaren esparrua argi dagoela eta kuota guztiak ulertzen dituzula.
#7 - Ospea - Egiaztatu iritziak, sariak (halakorik balego), ekitaldien industriako erakundeetan duen standa eta enpresak zenbat denbora daraman negozioan zilegitasunaren eta kalitatearen adierazle gisa.
#8 - Komunikazioa - Enpresak arretaz entzun behar ditu zure beharrak, zure galdera guztiak erantzun eta eskaerei berehala erantzun. Komunikazio ona gakoa da lan harreman arrakastatsua izateko.
#9 - Malgutasuna - Enpresa onenak zure aurrekontuaren eta lehentasunen araberako zerbitzuak pertsonalizatzeko prest daude, txantiloi estandar bati zurrun eutsi beharrean.
#10 - Gardentasuna - Aurrekontuetan, kontratuetan, epeetan eta planetan erabateko gardentasuna izatea. Saihestu ezkutuan dauden edo xehetasunak partekatzeari uko egiten dioten enpresak.
#11 - Krisiaren kudeaketa - Nola kudeatzen dituzte sortzen diren ustekabeko arazoak? Krisiak kudeatzeko esperientzia handia duen enpresa batek hondamendiak saihesten lagunduko du.
#12 - Berrikuntza - Irekita al daude ideia eta irtenbide berrietara zure helburuak modu sortzailean lortzeko? Enpresa aurrerakoiek emaitza berriak bultzatzen dituzte.
#13 - Aseguruak - Beharrezko asegurua daukate zure ekitaldirako erantzukizun zibileko estaldura barne? Horrek arrisku eta erreklamazioetatik babesten zaitu.
#14 - Balioak - Haien negozio-ikuspegia eta enpresa-balioak zure erakundearen kulturarekin bat datoz? Egokitze kulturalak elkar ulertzea dakar.
#15 - Teknologia - Teknologia ezagutzen al dute eta beti jarraitzen dute industriako joeren jardunbide onei? Proiektuak kudeatzeko softwarea bezalako teknologia aprobetxatzen al dute planak antolatuta eta bidean mantentzeko? Teknologiak eraginkortasuna hobetzen du.
Bilatu ekitaldiak kudeatzeko enpresa bat, esperientzia garrantzitsua eta ibilbide frogatua, ospe ona eta zure ikuspegi berezia gauzatzeko eta zure ekitaldi berezirako zure itxaropenak gainditzeko beharrezkoak diren malgutasuna, komunikazioa eta gardentasuna.
Zer saihestu Gertaerak Kudeatzeko Proposamenak aztertzean?
Gertaerak kudeatzeko enpresa batzuetan kontuan izan behar dituzun zenbait bandera gorri daude. Saihestuz gero, exekuzio fasean bala bat saihestuko litzateke.
• Hizkuntza lausoa edo orokorra - Zure gertaeren helburuak, aurrekontu-baldintzak edo denbora-lerroa bereziki zuzentzen ez dituzten proposamenak bandera gorria dira. Kontuz euren proposamena pertsonalizatu beharrean hizkuntza generikoa erabiltzen duten enpresekin.
• Lan-esparru argia edo zehaztu gabea - Saihestu zer zerbitzu emango dituzten eta zein zeregin baztertuta dauden beren proposamenetik argi eta garbi zehazten ez duten enpresak. Eremua zehatza eta integrala izan behar da.
• Gehiegizko kuota gehigarriak - Kontuz espresuki adierazita ez dauden aparteko kuotak dituzten proposamenekin, hala nola erregaien errekarguak, administrazio tasak edo ordainketa prozesatzeko gastuak. Horiek guztiak gardenak eta argi azaldu behar dira.
• Galderak erantzuteari uko egitea - Enpresa batek plangintzaren xehetasunei, kontratuei edo prezioei buruzko zure galderei erantzutea saihesten badu, baliteke horrek zerbait ezkutatzen duela esan nahi du. Gardentasuna garrantzitsua da konfiantza sortzeko.
Examples of Events that an Event Management Company Can Plan
• Ezteiak - Ezkontzak planifikatzea eta gauzatzea ekitaldiak kudeatzeko enpresa askorentzat oinarrizko zerbitzua da. Plangintzaren alderdi guztiak kudeatzen dituzte tokiaren aukeraketa, gonbidapenak eta eguneko koordinazioa.
• Jardunaldiak eta azokak - Ekitaldi-enpresek ekitaldi korporatibo handiak antola ditzakete, hala nola hitzaldiak, mintegiak, goi bilerak, produktuen aurkezpenak eta azokak. Izen ematea, hizlarien koordinazioa, aretoen logistika, cateringa eta erregistroa kudeatzen dituzte.
• Produktua abiaraztea - Gertaeren kudeatzaileek gertakari murgilgarriak sor ditzakete, publikoari produktu edo zerbitzu berriak ezagutarazteko. Jarduerak, erakustaldiak eta sustapen elementuak planifikatzen dituzte, hala nola zuzeneko inkestak ariketak ilusioa sortzeko.
• Diru bilketa eta ongintzazko ekitaldiak - Non-profit events like charity balls, runs/walks, and donations are other common event types managed by event companies. They focus on maximising attendance and funds raised.
• Enpresako festak - Event companies assist with planning and managing company holiday parties, summer outings, retirement celebrations and other types of employee social events. They arrange activities and catering.
• Sari banaketa eta gala - Planning award shows, gala dinners, and black-tie events is another speciality for some full-service event management companies. They handle the decor, seating charts, gift baskets and speeches.
• Produktuen manifestazioak - Produktu-lerro bat erakusteko asmoa duten enpresentzat, ekitaldi-antolatzaileek erakustaldi interaktiboak, probak, probak eta produktua bezero potentzialei erakusteko beste modu eragingarriak diseina ditzakete.
Event management companies plan events of various sizes and types, ranging from intimate weddings to large corporate conferences, fundraisers, parties, product launches and more - basically, any planned event where professional coordination and logistics are needed to achieve a client's objectives.
Takeaways
Gertaerak kudeatzeko enpresa aditu bat kontratatzeak oinarrizko ikuspegi bat bihurtzen du jendeak urtetan hitz egiteari utziko ez dion esperientzia batean.
Haien kudeaketak buruhauste logistikoetatik askatzen zaitu, ostalari atsegin baten paperean bete dezazun. Irudikatu ekitaldi-espazioa ezin hobeto prestatuta, gonbidatu hunkituta catering goxoez eta entretenimendu harrigarriz gozatuz - aretoan zehar paseatzen zaren bitartean, denekin nahasteko denbora izanda. Zoragarria ezta?
Zure ekitaldia interaktiboagoa bihurtu nahi duzu? Saiatu AhaSlides saioa beste maila batera lebitatzen duten izotz-hausle, inkesta eta galdetegi batzuetara sartzeko.
