برای بخش منابع انسانی، «فرآیند دو ماهه پذیرش» پس از استخدام یک کارمند جدید همیشه چالش برانگیز است. آنها همیشه باید راهی پیدا کنند تا به این کارمند «تازه وارد» کمک کنند تا به سرعت با شرکت ادغام شود. در عین حال، باید رابطه‌ای قوی بین این دو ایجاد کنند تا خدمت کارمندان طولانی‌تر شود.
برای حل این دو مشکل، لازم است ۴ مرحله به همراه چک لیست‌هایی داشته باشیم که فرآیند ادغام را با موفقیت پشتیبانی کنند.
فهرست مندرجات
- فرآیند Onboarding چیست؟ | بهترین نمونه های فرآیند سوار شدن
- مزایای فرآیند ورود
- فرآیند ورود به هواپیما چه مدت باید طول بکشد؟
- 4 مرحله از فرآیند ورود
- چک لیست برنامه فرآیند ورود
فرآیند Onboarding چیست؟
فرآیند پذیرش به مراحلی اشاره دارد که یک شرکت برای استقبال و ادغام یک استخدام جدید در سازمان خود انجام می دهد. اهداف عضویت این است که کارمندان جدید را سریعاً در نقش‌های خود بهره‌ور کنند و با فرهنگ شرکت ارتباط برقرار کنند.
به گفته کارشناسان و متخصصان منابع انسانی، فرآیند ورود باید به صورت استراتژیک انجام شود - حداقل برای یک سال. آنچه یک شرکت در روزها و ماه های اول استخدام نشان می دهد - تأثیر قابل توجهی بر تجربه کارمندان خواهد داشت و تعیین می کند که آیا یک تجارت می تواند کارمندان را حفظ کند یا خیر. فرآیندهای ورود موثر اغلب شامل موارد زیر است:
- Digital Onboarding - جدید استخدام می‌کند کاغذبازی‌ها را کامل می‌کند، ویدیوهای جهت‌گیری را تماشا می‌کند، و حساب‌هایی را قبل از تاریخ شروع از هر مکانی ایجاد می‌کند.
- تاریخ‌های شروع مرحله‌ای - گروه‌های 5 تا 10 نفره استخدام‌های جدید هر هفته برای جلسات اصلی همراه با هم مانند آموزش فرهنگ شروع می‌شوند.
- برنامه های روز 30-60-90 - مدیران اهداف روشنی را برای درک مسئولیت ها، ملاقات با همکاران و سرعت بخشیدن به 30/60/90 روز اول تعیین می کنند.
- آموزش LMS - کارمندان جدید با استفاده از سیستم مدیریت یادگیری آنلاین، انطباق اجباری و آموزش محصول را طی می کنند.
- سایه زنی / راهنمایی - در چند هفته اول، استخدام کنندگان جدید اعضای موفق تیم را مشاهده می کنند یا با یک مربی همراه می شوند.
- پرتال استخدام جدید - یک سایت اینترانت مرکزی یک منبع یک مرحله ای برای سیاست ها، اطلاعات مزایا و سوالات متداول برای ارجاع آسان فراهم می کند.
- استقبال از روز اول - مدیران برای معرفی تیم خود، برگزاری تورهای تاسیساتی و غیره وقت می گذارند تا به تازه واردان احساس کنند که در خانه هستند.
- ادغام اجتماعی - فعالیت‌های پس از کار، صرف ناهار، و معرفی همکاران به استخدام‌های جدید کمک می‌کند تا خارج از وظایف رسمی کاری با هم پیوند برقرار کنند.
- بررسی‌های پیشرفت - برنامه‌ریزی استندآپ‌های هفتگی یا هر دو هفته یک‌به‌هفته ۱:۱ با پرچم‌گذاری زودهنگام چالش‌ها، وارد شدن به مسیر را ادامه می‌دهد.
مزایای فرآیند ورود
فرآیند سوار شدن، کار جهت یابی نیست. هدف از جهت یابی انجام امور اداری و روتین است. Onboarding یک فرآیند جامع است که عمیقاً درگیر نحوه مدیریت و ارتباط شما با همکارانتان است و می‌تواند برای مدت طولانی (تا 12 ماه) دوام بیاورد.
یک فرآیند ورود موثر مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- بهبود تجربه کارکنان
اگر کارکنان احساس ناراحتی کنند، تجربه و فرهنگ شرکتی را دوست ندارند، بنابراین به راحتی می توانند فرصت مناسب تری پیدا کنند.
ورود موثر همه چیز در مورد تنظیم لحن برای کل تجربه کارمند است. تمرکز بر فرهنگ شرکتی برای اطمینان از توسعه کارکنان راهی برای اطمینان از تجربه کارمند و مشتری در هنگام تماس با برند است.
- کاهش نرخ گردش مالی
برای به حداقل رساندن تعداد نگران‌کننده جابه‌جایی‌ها، فرآیند پذیرش، بهترین شرایط را برای کار و رشد کارمندان ایجاد می‌کند و در نتیجه اعتماد ایجاد می‌کند و آنها را عمیق‌تر با سازمان درگیر می‌کند.
اگر استخدام تلاش زیادی کرده است تا بهترین تجربه را برای نامزدها ایجاد کند تا نامزدهای بالقوه را به کارمندان آزمایشی برای تجارت تبدیل کنند. سپس ورود به سیستم فرآیند «بستن فروش» است تا کارمندان تمام وقت رسماً مطلوب باشند.
- به راحتی استعدادها را جذب کنید
فرآیند ادغام یک تجربه کارمند جذاب را فراهم می کند که به صاحبان مشاغل کمک می کند استعدادها را حفظ کرده و نامزدهای قوی را جذب کنند.
همچنین، مطمئن شوید که استخدام‌های جدید را در برنامه ارجاع کارمندان خود گنجانده‌اید، تا بتوانند به راحتی استعدادهای بزرگی را از درون شبکه کاری به نمایش بگذارند. روش ارجاع کارمند نسبت به استفاده از یک سرویس سریعتر و کم هزینه تر شناخته شده است، بنابراین یک کانال موثر برای یافتن منابع با کیفیت است.
فرآیند ورود به هواپیما چه مدت باید طول بکشد؟
همانطور که گفته شد، قوانین سختگیرانه ای در مورد فرآیند ورود وجود ندارد. با این حال، مهم است که در طول این فرآیند برای به حداکثر رساندن مشارکت کارکنان و به حداقل رساندن جابجایی کارمندان دقیق باشید.
بسیاری از شرکت ها یک فرآیند ارجاع دارند که فقط یک ماه یا چند هفته طول می کشد. این باعث می شود که کارمندان جدید احساس کنند در مسئولیت های جدید غرق شده اند و ارتباط خود را با بقیه شرکت قطع می کنند.
برای اطمینان از داشتن منابع مورد نیاز کارکنان برای شناخت شرکت، آموزش داخلی و احساس راحتی در انجام وظایف خود همانطور که انتظار می رود. بسیاری از متخصصان منابع انسانی توصیه می‌کنند که این فرآیند حدود 30، 60 90 روز برنامه‌ریزی داخلی طول بکشد، در حالی که برخی توصیه می‌کنند آن را تا یک سال تمدید کنید.
4 مرحله از فرآیند ورود
مرحله 1: قبل از ورود
Pre-onboarding اولین مرحله از فرآیند یکپارچه سازی است که از زمانی شروع می شود که یک نامزد پیشنهاد شغلی را می پذیرد و مراحل لازم برای کار در شرکت را انجام می دهد.
در مرحله پیش ارجاع، به کارمند کمک کنید تا تمام مدارک لازم را تکمیل کند. این زمان را می توان حساس ترین زمان برای نامزد نامید نامید که گزینه های زیادی در پیش است. مطمئن شوید که به نامزد زمان زیادی داده اید زیرا ممکن است شرکت قبلی خود را ترک کنند.
بهترین شیوه های سوار شدن
- در مورد سیاست های شرکت که عمیقاً بر کارمندان تأثیر می گذارد، از جمله سیاست های زمان بندی، سیاست های دورکاری و سیاست های مرخصی شفاف باشید.
- فرآیندها، رویه ها و سیاست های استخدام خود را با تیم منابع انسانی داخلی خود یا با ابزارهای خارجی مانند نظرسنجی و نظرسنجی ها
- به کارمندان بالقوه یک کار یا آزمایش بدهید تا بتوانید عملکرد آنها را ببینید و آنها نیز ببینند که انتظار دارید چگونه عمل کنند.
مرحله 2: جهت گیری - استقبال از کارمندان جدید
مرحله دوم فرآیند ادغام، استقبال از کارمندان جدید در اولین روز کاری‌شان است، بنابراین برای شروع سازگاری، باید به آنها یک دوره توجیهی ارائه شود.
به یاد داشته باشید که آنها ممکن است هنوز کسی را در سازمان نشناسند، یا نمی دانند که چگونه کارهای روزمره خود را انجام دهند. به همین دلیل است که منابع انسانی باید قبل از شروع کار خود تصویر واضحی از سازمان ارائه دهند.
روز اول کار بهتر است ساده نگه داشته شود. در طول جهت گیری، به کارکنان جدید کمک کنید تا فرهنگ سازمانی را بهتر درک کنند و به آنها نشان دهید که چگونه کار آنها ممکن است با این فرهنگ تطبیق یابد.
بهترین شیوه های ورود به هواپیما:
- یک آگهی استخدام جدید حماسی ارسال کنید.
- با همکاران و تیم‌های سراسر شرکت «ملاقات و احوالپرسی» را برنامه‌ریزی کنید.
- اطلاعیه‌ها و بحث‌هایی در مورد زمان مرخصی، زمان‌بندی، حضور و غیاب، بیمه درمانی و سیاست‌های پرداخت انجام دهید.
- مکان‌های پارکینگ، اتاق‌های غذاخوری و امکانات پزشکی را به کارکنان نشان دهید. سپس خود را به تیم کاری و سایر بخش های مربوطه معرفی کنید.
- در پایان مرحله دوم، منابع انسانی می تواند یک جلسه سریع با استخدام کنندگان جدید برگزار کند تا اطمینان حاصل شود که کارمند جدید راحت و به خوبی تنظیم شده است.
(توجه: حتی می‌توانید آنها را هم با جریان ورود و هم با طرح ورود به سیستم آشنا کنید تا بفهمند در کجای فرآیند هستند.)
مرحله 3: آموزش نقش خاص
مرحله آموزش در مرحله یکپارچه سازی است تا کارمندان بتوانند نحوه کار را درک کنند و شرکت می تواند ظرفیت کارمندان را بررسی کند.
بهتر از آن، اهداف هوشمندانه ای را تعیین کنید تا به کارمندان کمک کنید تا در تجسم آنچه باید انجام شوند، چگونه موفق می شوند، و کیفیت و بهره وری باید داشته باشند. پس از یک ماه یا یک ربع، بخش منابع انسانی می‌تواند برای قدردانی از تلاش‌های آنها و کمک به بهبود عملکردشان، یک بررسی عملکرد انجام دهد.
بهترین شیوه های ورود به هواپیما:
- برنامه های مختلفی مانند آموزش در حین کار و دادن تست، آزمون، طوفان فکری و کارهای کوچک را برای کارمندان اجرا کنید تا به فشار عادت کنند.
- فهرستی از وظایف معمول، اهداف سال اول، اهداف کششی و شاخص های کلیدی عملکرد را تنظیم کنید.
هر گونه مواد آموزشی یکپارچه باید در جایی ایمن ذخیره شود که کارمندان بتوانند به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز به آنها مراجعه کنند.
مرحله 4: تعامل مستمر کارکنان و تیم سازی
به کارکنان جدید کمک کنید تا روابط قوی با سازمان و همکارانشان ایجاد کنند. اطمینان حاصل کنید که آنها مطمئن، راحت، و به خوبی با تجارت یکپارچه هستند و آماده ارائه بازخورد در مورد فرآیند ورود هستند.
بهترین شیوه های ورود به هواپیما:
- سازمان دادن رویدادهای تیم سازی و فعالیت‌های تقویت‌کننده‌ی پیوند تیمی برای کمک به تازه‌واردان تا بهتر با محیط ادغام شوند.
- کارمند جدید را 30 60 90 روز برنامه ورود به هواپیما را تکمیل کنید تا متوجه شوید که استخدام‌کنندگان جدید چه احساسی دارند و بفهمید که آیا به پشتیبانی، منابع و تجهیزات خاصی نیاز دارند یا خیر.
- یک نظرسنجی یا نظرسنجی تجربه نامزد ایجاد و ارسال کنید تا بدانید روند شما چگونه است.
چک لیست برنامه فرآیند ورود
از این استراتژی ها به همراه الگوهای ارجاع و چک لیست های زیر برای ایجاد فرآیند ارجاع خود استفاده کنید.
چک لیست های ورودی برای کارمندان جدید از راه دور
- Gitlab: راهنمای نصب از راه دور برای تازه کارها
- هاب اسپات: نحوه سوار شدن به کارمندان از راه دور
- جاده ابریشم: ایجاد Woطرح سوار شدن از راه دور کلاس rld
چک لیست های حضوری برای مدیران جدید
- قابل اجرا: چک لیست مدیران جدید را وارد کنید
- جهش کاری: چک لیست رفتن شما برای حضور در مدیران جدید
چک لیست های ورود به سیستم برای فروش داخلی
- صفحه هوشمند: الگوی برنامه 90 روزه ورود برای فروش
- هاب اسپات: کتابچه راهنمای آموزشی فروش و الگو برای استخدام های جدید
علاوه بر این، می توانید برای ساخت یک استراتژی موثر برای خود، به فرآیند Google onboarding یا فرآیند ورود به Amazon مراجعه کنید.
نکات کلیدی
فرآیند ورود خود را به عنوان یک برنامه «کسب و کار» تلقی کنید که باید اجرا شود و ایده‌های جدید را با جمع‌آوری بازخورد برای بهبود کیفیت اجرا کنید. با گذشت زمان، هنگام اجرای برنامه آموزشی موثر - یکپارچه سازی، مزایای بیشتری را برای بخش ها و مشاغل خواهید دید.
پرسش و پاسخهای متداول
چرا آن‌بوردینگ مهم است؟
کارمندان جدیدی که یک فرآیند کامل و جامعِ آشنایی با محیط کار را طی می‌کنند، سریعتر به بهره‌وری کامل می‌رسند. آنها یاد می‌گیرند که برای سرعت گرفتن، چه انتظاراتی از آنها می‌رود و چه چیزهایی لازم است.
فرآیند ورود به سیستم به چه معناست؟
فرآیند پذیرش به مراحلی اشاره دارد که یک شرکت برای استقبال و سازگاری کارکنان جدید در بدو ورود به سازمان انجام می دهد.
