Useimmat työntekijäkyselyt tuottavat viimeisteltyjä valheita. Ihmiset antavat esimiehilleen arvosanan 7/10, vaikka he tarkoittavat arvosanaa 4, ohittavat avoimet kysymykset kokonaan tai kirjoittavat jotain tarpeeksi turvallista kuulostaakseen sitoutuneelta sanomatta kuitenkaan mitään. Kysely sulkeutuu, tulokset tiivistetään, johto näkee enimmäkseen neutraalia dataa, eikä mikään muutu.
Ratkaisu ei ole parempien kysymysten esittäminen. Se on pelon poistaminen, joka saa ihmiset alun perin varautumaan. Juuri sitä anonyymit kyselyt tekevät, kun ne on laadittu oikein.
Tämä opas käsittelee sitä, mitä aito anonymiteetti teknisesti vaatii, milloin sillä on eniten merkitystä, miten suunnitellaan kyselyitä, jotka eivät vahingossa kumoa omaa tarkoitustaan, ja mitä tuloksille tehdään jälkikäteen.
Mikä tekee kyselystä aidosti anonyymin
Anonyymi kysely on sellainen, jossa kukaan, ei edes kyselyn ylläpitäjät, voi yhdistää vastausta sen lähettäneeseen henkilöön. Tämä ero on tärkeä, koska monet "anonyymiksi" kuvatut kyselyt eivät ole.
Kysely on aidosti anonyymi vain, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät: kyselyssä käytetään jaettua linkkiä nimetyille henkilöille lähetettyjen henkilökohtaisten kutsujen sijaan; alusta ei kirjaa IP-osoitteita, laitetunnisteita tai istuntotietoja; ylläpitäjät voivat nähdä vain koottuja tuloksia, eivät yksittäisiä vastauksia; mikään kyselyn demografinen yhdistelmä ei ole riittävän suppea tietyn henkilön tunnistamiseksi; ja työkalu ei vaadi osallistujia kirjautumaan sisään tai luomaan tiliä ennen vastaamista.
Jos jokin näistä ehdoista ei täyty, osallistujilla on oikeus olla skeptisiä. Työntekijöillä on hyvä vaisto jäljitettävyyden suhteen. Kysely, joka esimerkiksi lupaa anonymiteettiä, mutta lähettää henkilökohtaisia sähköpostilinkkejä, ei tuota rehellisiä vastauksia riippumatta siitä, mitä johdantoteksti sanoo.
Luottamukselliset kyselyt ovat erilaisia. Luottamuksellinen kyselytutkimus kerää tunnistettavia tietoja, mutta rajoittaa sitä, kuka voi nähdä ne. HR saattaa tietää kuka sanoi mitä; vastaajan esimies ei. Tämä on hyödyllistä seurantatarkoituksiin, mutta se ei tuota samaa avoimuutta kuin todellinen anonymiteetti, varsinkaan johtamiseen liittyvissä aiheissa.
Miksi sillä on merkitystä: rehellisen palautteen psykologia
Seurausten pelko on ensisijainen syy kyselyjen epäonnistumiseen. Kun työntekijä ajattelee, että kielteinen vastaus voisi vaikuttaa hänen suhteeseensa esimieheensä, suoritusarviointiinsa tai asemaansa tiimissä, hän ryhtyy itsesensuureihin. Näin tapahtuu, vaikka organisaatiolla ei olisi aikomustakaan kostaa. Riskin käsitys riittää.
American Psychological Associationin tutkimuksen mukaan noin 87 % työntekijöistä tuntee olonsa mukavammaksi jakaessaan rehellistä palautetta, kun kyselyt ovat nimettömiä [1]. Tämä mukavuus näkyy korkeampina vastausprosentteina, täsmällisempinä vastauksina ja halukkuutena nostaa esiin asioita, jotka eivät koskaan tule esiin nimetyissä kyselyissä: johtamiskäytännöt, työmäärän epätasapaino, syrjintä, palkkatyytymättömyys ja kulttuuriongelmat.
Gallupin pitkäaikaisen työpaikkadatan meta-analyysin [2] mukaan organisaatiot, joissa on erittäin sitoutuneita työntekijöitä, osoittavat 21 % korkeampaa kannattavuutta ja 17 % korkeampaa tuottavuutta kuin vähemmän sitoutuneet vastineensa. Anonyymit kyselyt ovat yksi mekanismeista, jotka tekevät aidosta sitoutumisesta mitattavaa ja parannettavaa.
Toinen etu on sosiaalisen haluttavuuden vinouman poistaminen. Ilman anonymiteettiä vastaajat vastaavat yleensä tavoilla, jotka heidän mielestään heijastavat heitä hyvin tai vastaavat sitä, mitä he olettavat organisaation haluavan kuulla. Anonyymit kyselyt vähentävät tätä vaikutusta merkittävästi.
Milloin käyttää anonyymejä kyselyitä
Anonymiteetti ei ole aina välttämätöntä. Kysely, jossa työntekijöitä pyydetään arvioimaan toimistotapahtuman tarjoilua, ei tarvitse vahvaa anonymiteettisuojaa. Mutta seuraavissa yhteyksissä on vaikea saada luotettavaa tietoa ilman sitä: työntekijöiden sitoutumis- ja tyytyväisyyskyselyt, koulutus- ja oppimis- ja kehitysarvioinnit, arkaluontoisia työpaikka-aiheita koskevat kysymykset sekä tapahtuma- tai konferenssipalaute, jossa rehelliset vähemmistön mielipiteet ovat hyödyllisintä dataa.
Jokaisella näistä konteksteista on sama dynamiikka: osallistujilla on syy itsesensuuriin, kun heidät tunnistetaan, ja juuri tämä itsesensuuri tuottaa kiillotettua, neutraalia dataa, joka ei kerro sinulle mitään hyödyllistä.
Työntekijöiden sitoutuminen ja tyytyväisyys
Tämä on yleisin käyttötapaus. Sitoutumiskyselyt, jotka kattavat johtamisen laadun, palkitsemisen, urakehityksen, osallisuuden ja psykologisen turvallisuuden, käsittelevät kaikki aiheita, joissa työntekijöillä on vahvoja syitä varjostaa vastauksiaan, kun ne tunnistetaan. Anonyymit kyselyt paljastavat tunteiden todellisen jakautumisen, eivätkä versiota, jonka työntekijät pitävät turvallisena jakaa.
Keskikokoinen teknologiayritys toteutti nimettyjä pulssikyselyitä kahden vuoden ajan ja sai jatkuvasti korkeita tyytyväisyyspisteitä. Siirryttyään nimettömiin kyselyihin AhaSlidesin kautta, ensimmäisellä kierroksella nousi esiin laajalle levinneitä huolenaiheita tietyn tiimin johtamiskäytännöistä, joita ei ollut koskaan aiemmin nähty tuloksissa. Kolme esimiestä sai lisävalmennusta ja -tukea.
Koulutus ja oppimis- ja kehitysarviointi
Kouluttajilla on ammatillinen panos siihen, että heidän työpajansa sujuvat hyvin, mikä luo osallistujille sosiaalista painetta antaa positiivista palautetta. Omaa työpajaansa arvioivan oppimis- ja kehittämisammattilaisen tulisi odottaa liioiteltuja pisteitä nimetyssä kyselyssä. Anonyymit koulutuksen jälkeiset arvioinnit tuottavat tarkempaa tietoa siitä, mikä sisältö päätyi kurssiin, mikä hämmensi ihmisiä ja odottavatko osallistujat todella soveltavansa oppimaansa.
Tämä pätee erityisesti pakolliseen vaatimustenmukaisuuskoulutukseen, jossa osallistujilla voi olla voimakkaita kielteisiä näkemyksiä, joita he eivät tuo esiin, kun ne tunnistetaan.
Arkaluonteisia aiheita
Työpaikkakiusaaminen, syrjintä, mielenterveys, päihteiden väärinkäyttö ja vastaavat aiheet edellyttävät anonymiteettiä merkityksellisen tiedonkeruun kannalta. Jo pelkkä käsitys siitä, että vastaukset voitaisiin jäljittää, romahtaa osallistumisprosenteissa ja tuottaa tarkasti suodatettuja vastauksia niiltä, jotka vastaavat.
Tapahtuma- ja konferenssipalautteet
Osallistujat ovat avoimempia puhujista, sessioiden laadusta ja logistiikasta, kun he tietävät palautteen olevan anonyymiä. Konferenssin järjestäjille, jotka pyrkivät parantamaan tulevia tapahtumia, rehellinen vähemmistön mielipide, ihmisiä tylsistyttänyt sessio tai pitkäksi venynyt pääpuheenvuoro on usein arvokkain datapiste.
Suunnittele kyselyitä, jotka eivät vaaranna heidän omaa anonymiteettiään
Teknistä anonymiteettiä voidaan heikentää kysymystasolla. Nämä ovat yleisimmät virheet.
Ensimmäinen riski on pienissä tiimeissä käytettävät demografiset kysymykset. Jos kysyt osastoa, roolia ja toimikautta 12 hengen tiimissä, saatat rajata vastauksen yhteen tai kahteen henkilöön. Sisällytä vain ne demografiset tiedot, jotka ovat todella välttämättömiä analyysin kannalta, ja varmista, että kategoriat ovat riittävän laajoja, ettei mikään yksittäinen yhdistelmä tunnista yksittäistä henkilöä.
Toinen vaihtoehto on avoimet kysymykset, joissa on tilannekohtaisia aiheita. Kysymys "kuvaile tiettyä äskettäistä tapahtumaa, jossa tunsit olosi tuettomaksi", kannustaa vastauksiin, jotka sisältävät riittävästi yksityiskohtia vastaajan tunnistamiseksi. Parempi lähestymistapa: kysy arviona "kuinka usein tunnet olosi tuettomaksi roolissasi?" ja tarjoa sitten valinnainen avoin kenttä, jossa on huomautus, että tiettyjen päivämäärien, nimien tai tapahtumien sisällyttämistä ei suositella.
Kysymykset, jotka koskevat vain pientä ryhmää, luovat saman ongelman. Jos yhden kolmen hengen tiimin johto on äskettäin vaihtunut ja kysyt kaikilta työntekijöiltä viimeaikaisista johtajuudenvaihdoksista, kyseisen ryhmän vastaukset ovat tehokkaasti tunnistettavissa.
Lopuksi, ajoitus ja reititys. Ehdollinen logiikka, joka lähettää eri vastaajat eri kysymyshaarojen läpi, voi joskus antaa ylläpitäjille mahdollisuuden päätellä, kuka näki minkäkin polun. Pidä haarautumislogiikka yksinkertaisena tai poista se kokonaan pienryhmäkyselyissä.
Vaiheittainen toteutus
1. Valitse oikea alusta
Arvioi alustoja seuraavien yksityiskohtien perusteella: Estääkö se IP-seurannan? Vaatiiko käyttö henkilökohtaisen kirjautumisen vai vain jaetun linkin? Voivatko järjestelmänvalvojat tarkastella yksittäisiä vastauksia? Mitä tietojen säilytys- ja poistokäytäntöjä sovelletaan?
AhaSlides mahdollistaa aidosti anonyymin osallistumisen jaettujen QR-koodien ja linkkien kautta, jotka eivät seuraa yksilöllistä pääsyä. Ylläpitäjät näkevät vain kootut tulokset, eivätkä osallistujat luo tilejä.
2. Kirjoita kysymyksiä, jotka vastaavat analyysitavoitteitasi
Päätä etukäteen, mitä teet tuloksilla. Jos sinun on vertailtava osastojen välistä sitoutumista, tarvitset osaston demografisena tietona. Jos tarvitset vain kokonaiskuvan, jätä demografiset kysymykset kokonaan pois. Jokaisella kysymyksellä tulisi olla selkeä pohja päätöksenteolle.
Käytä oletuksena arviointiasteikkoja ja monivalintakysymyksiä. Niitä on helpompi analysoida, vaikeampi vahingossa poistaa anonymisointia ja ne on nopeampi täyttää.
3. Selitä anonymiteettimekanismit selkokielellä
"Tämä kysely on anonyymi" ei riitä. Työntekijät ovat kuulleet tämän aiemminkin ja ovat edelleen epäileväisiä. Selitä tarkasti: "Tässä kyselyssä käytetään jaettua linkkiä, ei henkilökohtaisia kutsuja. Emme voi nähdä, kuka lähetti minkäkin vastauksen. Vain kootut tulokset ovat näkyvissä ylläpitäjille."
Tunnista yleisimmät huolenaiheet suoraan: kirjoitustyylin tunnistaminen, lähetysajoitus, IP-osoitteiden seuranta. Selitä käytössä olevat suojausmenetelmät. Uskottavuus syntyy tarkkuudesta, ei vakuutteluista.
4. Aseta realistinen taajuus
Vuosittaiset kattavat kyselyt (20–30 kysymystä) toimivat hyvin syvälliseen sitoutumiseen. Neljännesvuosittaiset pulssikyselyt (5–10 kysymystä) ylläpitävät näkyvyyttä uuvuttamatta ihmisiä. Tapahtumakohtaiset kyselyt tulisi julkaista 24–48 tunnin kuluessa, kun kokemus on vielä tuore.
Suurin virhe on kyselyjen liiallinen määrä. Jos ihmiset saavat nimettömiä kyselyitä muutaman viikon välein, he alkavat täyttää niitä nopeasti ja huolimattomasti, mikä tekee kyselyn tarkoituksen tyhjäksi. Vastausten laatu on tärkeämpää kuin määrä.
5. Sulje silmukka näkyvästi
Anonyymi palaute aiheuttaa kaunaa, ei parannusta, kun se katoaa raporttiin, jonka pohjalta kukaan ei toimi. Jaa yhteenveto teemoista ja löydöksistä kaikkien osallistujien kanssa kahden viikon kuluessa kyselyn päättymisestä. Kun teet muutoksia tulosten perusteella, sano se selkeästi ja yhdistä muutos palautteeseen.
Kun et voi toimia asian suhteen, selitä miksi. "Kuulimme, että työmatkakorvaus on riittämätön. Emme pysty korottamaan sitä tänä vuonna budjettirajoitteiden vuoksi, mutta olemme nostaneet sen prioriteetiksi ensi vuoden suunnittelukierroksella" on luottamusta rakentavampaa kuin hiljaisuus.
Yhteinen virheitä välttää
Hyvää tarkoittavatkin anonyymit kyselyt voivat epäonnistua, jos toteutuksessa ei huomioida muutamia toistuvia ongelmia.
Ensimmäinen on anonymiteetin lupaaminen alustalla, joka ei pysty sitä tarjoamaan. Jotkin anonyyminä markkinoidut työkalut kirjaavat edelleen IP-osoitteita tai vaativat sähköpostipohjaisen pääsyn. Ennen kyselyn käynnistämistä tarkista alustan tiedonkeruukäytännöt sen tietosuoja-asiakirjoista, ei vain markkinointitekstistä. Jos työkalu lähettää jokaiselle osallistujalle yksilöllisen linkin, kyseessä on luottamuksellinen kysely, ei anonyymi.
Toinen on tulosten jakaminen liian pienten ryhmien kanssa suojeltavaksi. Viiden hengen tiimin ei tarvitse nähdä omaa jakautumistaan toimikauden tason mukaan. Kun jaat tuloksia takaisin alaryhmille, aseta vähimmäiskynnys kymmeneen tai useampaan vastaajaan ennen kuin näytät kyseisen segmentin tiedot. Jos alaryhmä alittaa kynnyksen, siirrä vastaukset laajempaan kategoriaan tai raportoi vain koostetasolla.
Kolmas vaihtoehto on tulosten purkamisen ohittaminen kokonaan. Yksi nopeimmista tavoista lopettaa tuleva osallistuminen on kerätä palautetta ja olla hiljaa. Työntekijät tekevät omat johtopäätöksensä, kun he eivät kuule mitään. Jos tuloksia vielä analysoidaan, lähetä lyhyt päivitys, jossa kerrot kyselyn päättymisestä, vastausten määrästä ja siitä, milloin ihmiset voivat odottaa kuulevansa.
Lopuksi, jokaisen kyselyn käsittely kertaluonteisena. Organisaatiot, jotka suorittavat yhden anonyymin kyselyn vaikean ajanjakson jälkeen ja palaavat sitten nimettyihin palautesykleihin, menettävät rakentamansa luottamuksen. Anonyymit kyselyt toimivat parhaiten osana johdonmukaista kuuntelustrategiaa, eivät kriisitilanteisiin reagoimisena. Kun työntekijät näkevät, että anonymiteetti on vakiolähestymistapa eikä poikkeus, osallistumisaste ja avoimuus paranevat ajan myötä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Pystyykö johto selvittämään kuka sanoi mitä, edes aidosti anonyymissä kyselyssä?
Oikein konfiguroidulla alustalla ei. Kun kyselyssä käytetään jaettua linkkiä personoitujen kutsujen sijaan, eikä työkalu tallenna IP-osoitteita tai istuntotietoja, ei ole olemassa teknistä tallennetta, joka yhdistäisi vastauksen laitteeseen tai henkilöön. Ainoa riski on itsensä tunnistaminen epätavallisen tarkkojen kirjoitusvastausten kautta. Muistuta osallistujia kyselyn johdannossa pitämään avoimet vastaukset yleisinä sen sijaan, että mainitsisit tiettyjä päivämääriä, nimiä tai tapahtumia.
Mikä on ryhmän vähimmäiskoko, jotta anonyymi kysely on turvallinen?
Useimmat ammattilaiset asettavat kahdeksasta kymmeneen vastaajaa ennen tulosten raportointia millekään segmentille. Tämän kynnysarvon alapuolella jopa monivalintakysymyksiin perustuvat tiedot voidaan jäljittää kontekstissa. Arkaluonteisten aiheiden kohdalla jotkut organisaatiot nostavat vähimmäismäärän viiteentoista. Jos tiimisi on kynnysarvoa pienempi, harkitse tulosten yhdistämistä toisen vastaavan ryhmän kanssa tai raportointia vain organisaatiotasolla.
Miten saat työntekijät luottamaan siihen, että kysely on anonyymi?
Luottamus ansaitaan toistuvalla toiminnalla, ei kertaluonteisilla vakuutteluilla. Lyhyellä aikavälillä ole tarkka teknisestä asetuksesta kyselyn johdannossa. Pidemmällä aikavälillä noudata johdonmukaisesti: jaa tulokset viipymättä, toimi sen mukaan, minkä voit, selitä, mitä et voi muuttaa, äläkä koskaan viittaa yksilölliseltä kuulostavaan palautteeseen johdon keskusteluissa. Työntekijät huomaavat, kun anonyymit tiedot näyttävät vaikuttaneen kohdennettuun vastaukseen, ja he mukauttavat tulevia vastauksiaan vastaavasti.
Anonyymien kyselyiden suorittaminen AhaSlidesin avulla
HR-tiimeille ja oppimis- ja kehitysammattilaisille, jotka suorittavat kyselyitä live-istuntojen aikana tai asynkronisesti, AhaSlides käsittelee molemmat tilat. Osallistujat liittyvät jaetun koodin kautta luomatta tilejä. Arviointiasteikot, monivalintakysymykset ja avoimet kentät ovat kaikki käytettävissä. Tulokset näkyvät reaaliajassa fasilitaattoreille vain koottuna, joten voit keskustella löydöksistä ryhmän kanssa istunnon ollessa vielä käynnissä.
Erityisesti koulutuksen jälkeisissä arvioinneissa anonyymien tulosten tarkastelu yhdessä työpajan lopussa tuottaa erilaisen keskustelun kuin kyselylinkin lähettäminen kaikkien kotiin palattua. Osallistujat näkevät ryhmän rehellisen jakauman, eivät sitä versiota, johon ihmiset ovat itsensä kirjoittaneet.
Lähteet
[1] American Psychological Associationin tutkimus, johon DeskAlerts on viitannut: https://www.alert-software.com/blog/anonymous-employee-survey
[2] Gallup. "Työssä sitoutumisen ja organisaatiotulosten välinen suhde." Q12-tutkimuksen meta-analyysi. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
