Esimerkkejä perehdytysprosessista: 4 vaihetta, parhaat käytännöt, tarkistuslistat ja työkalut vuonna 2024

Henkilöstöosastolle kahden kuukauden "onboarding-prosessi" uuden työntekijän palkkaamisen jälkeen on aina haastavaa. Heidän on aina löydettävä tapa auttaa tätä "aloittelijaa" integroitumaan nopeasti yritykseen. Rakenna samalla vahva suhde näiden kahden välille, jotta työntekijöiden palvelus säilyy pidempään. Eli mitkä ovat parhaat esimerkkejä käyttöönottoprosessista?

Näiden kahden ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan 4 vaihetta yhdistettynä tarkistuslistoihin, jotka tukevat käyttöönottoprosessia onnistuneesti.

Sisällysluettelo

• Mikä on liittymisprosessi? | Parhaita esimerkkejä käyttöönottoprosessista
• Aloitusprosessin edut
• Kuinka kauan perehdytysprosessin tulisi kestää?
• 4 käyttöönottoprosessin vaihetta
  • Vaihe 1: Ennen käyttöönottoa
  • Vaihe 2: Orientaatio – Uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleeksi
  • Vaihe 3: Roolikohtainen koulutus
  • Vaihe 4: Jatkuva työntekijöiden sitoutuminen ja tiimin rakentaminen 
• Aloitusprosessisuunnitelman tarkistuslista
• Lisää vinkkejä AhaSlides
• Keskeiset ostokset

Lisää vinkkejä AhaSlides

• Mitä on digitaalinen perehdytys?
• Aloituskysymykset uusille työntekijöille

Mikä on liittymisprosessi? | Parhaita esimerkkejä käyttöönottoprosessista

Aloitusprosessi viittaa vaiheisiin, joita yritys tekee toivottaakseen uuden työntekijän tervetulleeksi ja integroidakseen organisaatioonsa. Onboardingin tavoitteena on saada uudet työntekijät nopeasti tuottaviksi tehtäviinsä ja liittymään yrityskulttuuriin.

Asiantuntijoiden ja HR-ammattilaisten mukaan perehdytysprosessi on tehtävä strategisesti – vähintään vuoden ajan. Se, mitä yritys näyttää ensimmäisinä työpäivinä ja -kuukausina - vaikuttaa merkittävästi työntekijäkokemukseen, mikä määrittää, pystyykö yritys säilyttämään työntekijät. Tehokkaat liittymisprosessit sisältävät usein:

• Digitaalinen perehdytys – Uudet työntekijät suorittavat paperityöt, katsovat opastusvideoita ja perustavat tilit ennen aloituspäivää mistä tahansa.
• Vaiheittaiset aloituspäivät – 5–10 uuden työntekijän ryhmät aloittavat joka viikko yhteisiä peruskoulutusistuntoja, kuten kulttuurikoulutusta.
• 30-60-90 päivän suunnitelmat – Esimiehet asettavat selkeät tavoitteet vastuiden ymmärtämiselle, kollegoiden tapaamiselle ja vauhtiin pääsemiselle ensimmäisten 30/60/90 päivän aikana.
• LMS-koulutus – Uudet työntekijät käyvät läpi pakollisen vaatimustenmukaisuus- ja tuotekoulutuksen verkko-oppimisen hallintajärjestelmän avulla.
• Varjostus/mentorointi – Muutaman ensimmäisen viikon ajan uudet työntekijät tarkkailevat menestyviä tiimin jäseniä tai työskentelevät pariksi mentorin kanssa.
• Uusi palkkaamisportaali – Keskitetty intranet-sivusto tarjoaa yhden luukun käytännöistä, etuuksista ja usein kysytyistä kysymyksistä, joita on helppo käyttää.
• Ensimmäisen päivän tervetuloa – Johtajat käyttävät aikaa esitelläkseen tiiminsä, järjestääkseen retkiä tiloihin jne. saadakseen uudet tulokkaat tuntemaan olonsa kotoisaksi.
• Sosiaalinen integraatio – Työn jälkeiset aktiviteetit, lounaat ja kollegoiden esittelyt auttavat uusia työntekijöitä sitoutumaan virallisten työtehtävien ulkopuolelle.
• Edistymisen sisäänkirjautumiset – Viikoittaisten stand-upien tai kahden viikon välein tapahtuvien 1:1-tilanteiden ajoittaminen pitää liikkeelle pääsyn raiteilla ilmoittamalla haasteista ajoissa.

Aloitusprosessin edut

Perehdytysprosessi ei ole perehdytystyötä. Perehdytyksen tarkoituksena on saada paperityöt ja rutiinit tehtyä. Onboarding on kattava prosessi, joka liittyy syvästi siihen, miten hallitset työtovereitasi ja suhteita heihin, ja voi kestää pitkään (jopa 12 kuukautta).

Tehokas perehdytysprosessi tuo seuraavat edut:

• Paranna työntekijäkokemusta

Jos työntekijät tuntevat olonsa epämukavaksi, he eivät pidä kokemuksesta ja yrityskulttuurista, joten he löytävät helposti toisen sopivamman tilaisuuden.

Tehokas perehdytys tarkoittaa koko työntekijäkokemuksen sävyn luomista. Yrityskulttuuriin keskittyminen henkilöstön kehittymisen varmistamiseksi on tapa varmistaa sekä työntekijän että asiakaskokemuksen ollessa yhteydessä brändiin.

• Pienennä vaihtuvuutta

Huolestuttavan vaihtuvuusmäärän minimoimiseksi perehdytysprosessi ohjaa ja luo työntekijöille parhaat edellytykset työskennellä ja kasvaa, mikä rakentaa luottamusta ja sitouttaa heidät syvemmin organisaatioon.

 Ifin rekrytointi on vaatinut paljon työtä parhaan mahdollisen kokemuksen luomiseksi hakijoille, jotta mahdollisista ehdokkaista tulee yrityksen koeaikaisia ​​työntekijöitä. Sitten onboarding on "myynnin sulkemisprosessi", jolla kokopäiväiset työntekijät saadaan virallisesti halutuiksi.

• Houkuttele kykyjä helposti

Integraatioprosessi tarjoaa mukaansatempaavan työntekijäkokemuksen, joka auttaa yritysten omistajia säilyttämään kykynsä ja houkuttelemaan vahvoja ehdokkaita.

Muista myös sisällyttää uusia työntekijöitä työntekijöiden suositteluohjelmaasi, jotta he voivat helposti esitellä upeita kykyjä työverkoston sisällä. Työntekijöiden suosittelumenetelmän tiedetään olevan nopeampi ja halvempi kuin palvelun käyttäminen, joten se on tehokas kanava laadukkaiden ehdokkaiden hankinnassa.

Kuinka kauan perehdytysprosessin tulisi kestää?

Kuten mainittiin, liittymisprosessille ei ole tiukkoja sääntöjä. On kuitenkin tärkeää olla perusteellinen tämän prosessin aikana työntekijöiden sitoutumisen maksimoimiseksi ja työntekijöiden vaihtuvuuden minimoimiseksi.

Monilla yrityksillä on suositusprosessi, joka kestää vain kuukauden tai muutaman viikon. Tämä saa uudet työntekijät tuntemaan itsensä ylikuormituiksi uusien velvollisuuksien kanssa ja irti muusta yrityksestä.

Varmistaaksemme työntekijöillä on resurssit, joita he tarvitsevat tutustuakseen yritykseen, kouluttautuakseen sisäisesti ja tunteakseen olonsa mukavaksi tehdäkseen työnsä odotetusti. Monet HR-ammattilaiset suosittelevat, että prosessi kestää noin 30, 60 90 perehdytyssuunnitelmapäivää, kun taas jotkut suosittelevat sen pidentämistä jopa vuodeksi. 

4 käyttöönottoprosessin vaihetta

Vaihe 1: Ennen käyttöönottoa

Pre-onboarding on integraatioprosessin ensimmäinen vaihe, joka alkaa siitä, kun hakija hyväksyy työtarjouksen ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet työskennelläkseen yrityksessä.

Auta työntekijää suorittamaan kaikki tarvittavat paperityöt esikäsittelyvaiheessa. Tätä voidaan kutsua ehdokkaan herkimmäksi ajaksi, sillä edessä on niin monia vaihtoehtoja. Varmista, että hakijalle on varattava runsaasti aikaa, koska hän saattaa jättää edellisen yrityksensä.

Parhaat perehdytyskäytännöt

• Kerro avoimesti työntekijöihin syvästi vaikuttavista yrityksen käytännöistä, mukaan lukien aikataulukäytännöt, etätyökäytännöt ja lomakäytännöt.
• Tarkista rekrytointiprosessisi, menettelysi ja käytäntösi sisäisen HR-tiimisi tai ulkoisten työkalujen, kuten esim tutkimukset ja gallupit.
• Anna potentiaalisille työntekijöille tehtävä tai testi, jotta voit nähdä, kuinka he voivat, ja he voivat nähdä, kuinka odotat heidän suoriutuvan.

Vaihe 2: Orientaatio – Uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleeksi

Integraatioprosessin toinen vaihe, jossa uudet työntekijät toivotetaan tervetulleiksi heidän ensimmäiseen työpäivään, joten heille on annettava perehdytys sopeutuakseen.

Muista, että he eivät ehkä tunne vielä ketään organisaatiossa tai osaa tehdä jokapäiväistä työtään. Siksi HR:n on annettava selkeä kuva organisaatiosta ennen työnsä aloittamista.

Ensimmäinen työpäivä on parasta pitää yksinkertaisena. Auta perehdyttämisen aikana uusia työntekijöitä ymmärtämään paremmin organisaatiokulttuuria ja näytä heille, kuinka heidän työnsä voisi sopia tähän kulttuuriin.

Parhaat perehdytyskäytännöt:

• Lähetä eeppinen uusi palkkausilmoitus.
• Suunnittele "tapaaminen ja tervehtiminen" yhteistyökumppaneiden ja tiimien kanssa kaikkialla yrityksessä.
• Tee ilmoituksia ja keskusteluja vapaa-ajasta, ajankäytöstä, läsnäolosta, sairausvakuutuksesta ja maksukäytännöistä.
• Näytä työntekijöiden pysäköintipaikat, ruokasalit ja lääketieteelliset tilat. Esittele sitten itsesi työryhmälle ja muille asiaankuuluville osastoille.
• Toisen vaiheen lopussa HR voi pitää nopean kokouksen uusien työntekijöiden kanssa varmistaakseen, että uusi työntekijä viihtyy ja sopeutuu hyvin.

(Huomaa: Voit jopa esitellä heille sekä perehdytysprosessin että perehdytyssuunnitelman, jotta he ymmärtävät, missä he ovat prosessissa.)

Vaihe 3: Roolikohtainen koulutus

Koulutusvaihe on integraatioprosessissa, jotta työntekijät ymmärtävät työskentelyn ja yritys voi tarkistaa työntekijöiden kyvyt.

Vielä parempi, aseta älykkäitä tavoitteita auttaaksesi työntekijöitä visualisoimaan, mitä on tehtävä, kuinka menestyä ja mitä laadun ja tuottavuuden tulisi olla. Kuukauden tai vuosineljänneksen kuluttua HR-osasto voi suorittaa suoritusarvioinnin tunnustaakseen heidän ponnistelunsa ja auttaakseen heitä parantamaan suorituskykyään.

Parhaat perehdytyskäytännöt:

• Toteuta erilaisia ​​ohjelmia, kuten työharjoituksia ja testejä, tietokilpailuja, aivoriihiä ja pieniä töitä, jotta työntekijät voivat tottua paineeseen. 
• Luo luettelo rutiinitehtävistä, ensimmäisen vuoden tavoitteista, venytystavoitteista ja tärkeimmistä suoritusindikaattoreista.

Kaikki integroidut koulutusmateriaalit tulee säilyttää turvallisesti siten, että työntekijät voivat helposti käyttää niitä ja käyttää niitä tarvittaessa.

Vaihe 4: Jatkuva työntekijöiden sitoutuminen ja tiimin rakentaminen 

Auta uusia työntekijöitä luomaan vahvat suhteet organisaatioon ja kollegoihinsa. Varmista, että he ovat varmoja, mukavia ja integroituneita yritykseen ja ovat valmiita antamaan palautetta perehdytysprosessista.

Parhaat perehdytyskäytännöt:

• Järjestää tiimiä rakentavia tapahtumia ja tiimiä yhdistävää toimintaa auttaakseen uusia tulokkaita integroitumaan paremmin.
• Suorita uuden työntekijän 30 60 90 päivän aloitussuunnitelman lähtöselvitys, jotta saat selville, miltä uudet työntekijät yleisesti ottaen tuntuvat ja tarvitsevatko he erityistä tukea, resursseja ja laitteita.
• Yhdistä uusi työntekijä satunnaisesti ihmisten kanssa kaikkialla yrityksessä virtuaaliset joukkueiden kokouspelit. 
• Luo ja lähetä ehdokkaiden kokemuskysely tai gallupit, jotta tiedät, miten prosessisi etenee.

Aloitusprosessisuunnitelman tarkistuslista

Käytä näitä strategioita yhdessä seuraavien viittausmallien ja tarkistuslistojen kanssa oman viittausprosessin rakentamiseen.

Perehdytyksen tarkistuslistat uusille etätyöntekijöille

• Gitlab:  Opas etäopetukseen uusille työntekijöille
• hubspot: Kuinka saada etätyöntekijät mukaan 
• Silkkitie: Won luominenrld-luokan etäkäynnistyssuunnitelma 

Perehdytyksen tarkistuslistat uusille esimiehille

• Toimiva: Uusien johtajien tarkistuslistan käyttöönotto
• Workleap: Uusien johtajien perehdyttämisen tarkistuslista

Perehdytyksen tarkistuslistat myyntiin perehtymiseen

• Smartsheet: 90 päivän aloitussuunnitelmamalli myyntiin
• hubspot: Myynnin koulutusopas ja malli uusille työntekijöille 

Lisäksi voit myös viitata Googlen perehdytysprosessiin tai Amazonin liittymisprosessiin rakentaaksesi sinulle tehokkaan strategian.

Avain Takeaways

Käsittele perehdytysprosessiasi "liiketoimintaohjelmana", joka on suoritettava ja joka toteuttaa uusia ideoita keräämällä palautetta laadun parantamiseksi. Ajan myötä näet enemmän etuja sekä osastoille että yrityksille, kun toteutat tehokasta koulutusohjelmaa – integraatiota.

AhaSlide auttaa sinua suunnittelemaan, sitouttamaan muita ja mittaamaan uuden työntekijän perehdyttämiskokemusta nopeammin, paremmin ja yksinkertaisemmin. Kokeile sitä ilmaiseksi tänään ja tutustu mallien kirjasto valmis muokattavaksi ja käytettäväksi.

Usein kysytyt kysymykset