Sinulla on 200 kyselyvastausta takaisin, data näyttää siistiltä, etkä vieläkään pysty vastaamaan aloittamaasi kysymykseen. Useimmissa tapauksissa muoto oli alusta alkaen väärä, ei itse kysymykset. Oikean kyselylomaketyypin valinta tutkimuksessa on päätös, joka määrittää, onko datasi käyttökelpoista ennen kuin kirjoitat yhtäkään kysymystä.
Tämä opas kattaa viisi tutkimuksessa käytettävää pääasiallista kyselylomaketyyppiä, milloin kukin toimii parhaiten, ja käytännön kehyksen niiden välillä valitsemiseksi.
Mikä lasketaan kyselylomakkeeksi?
Kyselylomake on joukko kirjallisia kysymyksiä, joita käytetään tiedon keräämiseen vastaajilta. Termiä käytetään usein synonyymina "kyselyn" kanssa, vaikka teknisesti ottaen kyselylomake on itse väline (kysymysluettelo), kun taas kyselytutkimus on laajempi tiedonkeruuprosessi.
Kyselylomakkeet voidaan toimittaa paperilla, verkossa tai suullisesti haastattelutilanteissa. Verkkokyselylomakkeista on tullut organisaatiotutkimuksen hallitseva muoto: ne maksavat vähemmän, tavoittavat suurempia otoksia ja mahdollistavat loogisen haarautumisen, jota paperi ei pysty tukemaan [1]. Kompromissina on alhaisempi vastausprosentti, mikä kannattaa ottaa huomioon otoskoon suunnittelussa.
5 tyyppiä
1. Strukturoidut kyselylomakkeet
Strukturoitu kyselylomake käyttää kiinteitä kysymyksiä, joissa on ennalta määrätyt vastausvaihtoehdot. Vastaajat valitsevat monivalintakysymyksistä, luokitusasteikot, Likert-vaa'attai kyllä/ei-vaihtoehtoja. Vapaamuotoisia vastauksia ei ole.
Paras: Suuret otokset, vertailuanalyysit, muutosten seuraaminen ajan kuluessa, ryhmien vertailu.
Koska jokainen vastaaja vastaa samoihin kysymyksiin samassa muodossa, vastauksia on helppo koota ja analysoida tilastollisesti. Tämä tekee strukturoiduista kyselylomakkeista oletusarvoisen valinnan työntekijöiden sitoutumistutkimuksiin, koulutuksen jälkeisiin arviointeihin ja asiakastyytyväisyyden seuranta.
Varo: Jäsennellyissä muodoissa numeron takana oleva "miksi" voi jäädä huomaamatta. Jos 40 % tiimistäsi arvioi viestinnän huonoksi, kyselylomake kertoo ongelman olemassaolosta. Se ei kerro, mikä sen aiheuttaa.
Esimerkki käyttötapauksesta: HR-tiimi suorittaa neljännesvuosittaisen vuorovaikutuskyselyn kymmenellä strukturoidulla kysymyksellä, jotka on arvioitu viisiportaisella asteikolla. He seuraavat osastojen pisteitä neljän vuosineljänneksen ajan tunnistaakseen trendejä ja merkitäkseen tiimejä, jotka tarvitsevat huomiota ennen vuosittaista arviointikierrosta.
2. Rakenteettomat kyselylomakkeet
Rakenteeton kyselylomake perustuu kokonaan avoimiin kysymyksiin. Siinä ei ole ennalta määriteltyjä vastausvaihtoehtoja: vastaajat kirjoittavat, kirjoittavat koneella tai puhuvat vastauksensa vapaasti.
Paras: Tutkivaa tutkimusta, vivahteiden ymmärtämistä, kielen tallentamista ja rajaamista, jota et odottanut.
Rakenteettomia kyselylomakkeita käytetään yleisesti laadullisessa tutkimuksessa, tuotekehityksen alkuvaiheessa ja kaikissa tilanteissa, joissa et todellakaan tiedä, miltä tärkeät vastaukset näyttävät. Ne usein nostavat esiin odottamattomia teemoja ja rehellisiä kuvauksia, jotka strukturoidut muodot suodattaisivat pois.
Varo: Analyysi vie huomattavasti enemmän aikaa. Pivot-taulukkoa ei voi ajaa 300 kirjoitetun kappaleen perusteella. Tämä muoto on epäkäytännöllinen suurille otoksille ilman laadullisia koodaustyökaluja tai merkittävää analyytikkoaikaa.
Esimerkki käyttötapauksesta: Oppimis- ja kehitystiimi suunnittelee uutta johtamisohjelmaEnnen opetussuunnitelman kirjoittamista he lähettävät 20 esimiehelle jäsentämättömän kyselyn, jossa kysytään heidän viimeisen vuoden aikana kohtaamistaan vaikeimmista johtamishaasteista. Vastaukset muokkaavat ohjelman painopistealueita tavoilla, joihin rasti ruutuun -kysely ei koskaan pystyisi.
3. Puolistrukturoidut kyselylomakkeet
Puolistrukturoidut kyselylomakkeet yhdistävät molemmat muodot. Joukko strukturoituja ydinkysymyksiä antaa vertailukelpoista tietoa kaikista vastaajista. Pienempi määrä avoimia kysymyksiä antaa vastaajille mahdollisuuden laajentaa heille tärkeitä asioita.
Paras: Tilanteet, joissa tarvitaan sekä määrällisiä lähtötasoja että laadullista syvyyttä, yleisiä organisaatiotutkimuksessa, ohjelma-arvioinneissa ja tiimien retrospektiiveissä.
Tämä on yleisin muoto ammatillisissa yhteyksissä, koska se tasapainottaa tarkkuutta ja joustavuutta. Jäsennelty osio tuottaa tietoa, josta voit raportoida; avoin osio puolestaan tuottaa oivalluksia, joiden pohjalta voit toimia.
Varo: Pidemmissä kyselylomakkeissa keskeyttämisaste on korkeampi. Keskimäärin yli 12 kysymystä sisältävissä kyselyissä tai yli 5 minuuttia kestävissä kyselyissä vastaamisaste laskee 17 % [2]. Pidä avoimet kysymykset kohdennettuina ja rajoita ne enintään kahteen tai kolmeen.
Esimerkki käyttötapauksesta: Kouluttaja pitää kaksipäiväisen työpajan ja tekee sen jälkeen puolistrukturoidun arvioinnin. Ensimmäiset seitsemän kysymystä käyttävät arviointiasteikkoja tyytyväisyyden, relevanssin ja itseluottamuksen mittaamiseen. Kaksi viimeistä kysymystä kysyvät: "Mikä oli hyödyllisin asia, jonka opit mukaan?" ja "Mikä olisi tehnyt tästä koulutuksesta tehokkaamman sinulle?" Arviot sisällytetään raporttiin; kirjalliset vastaukset muokkaavat seuraavaa iteraatiota.
4. Avoimet kyselylomakkeet
Avoimet kyselylomakkeet ovat samankaltaisia kuin strukturoimattomat kyselylomakkeet, mutta termiä käytetään tarkemmin kuvaamaan kyselylomakkeita, joilla on jonkinlainen rakenne (määritellyt aiheet, kysymysjärjestys), mutta jotka silti edellyttävät vapaamuotoisia vastauksia jokaiseen kysymykseen. Ero täysin strukturoimattomiin kyselylomakkeisiin on hienovarainen: niissä on yleensä selkeä tutkimusagenda ja itse kysymykset on suunniteltu huolellisesti, vain vastauksilla ei ole rajoituksia.
Paras: Syvälliset laadulliset tutkimukset, tarvearvioinnit ja tutkimukset, joissa vastaajan oma kieli ja ajattelutapa ovat osa tutkimusta.
Avoimet kyselylomakkeet ovat vakiokäytäntöjä akateemisessa yhteiskuntatutkimuksessa ja organisaatioiden tarveanalyyseissä. Ne ovat myös yleisiä 360 asteen palautetyökaluissa, joissa kirjallisen kommentin rikkaus on usein tärkeämpää kuin numeerinen pistemäärä.
Varo: Vastausvinouma on tässä suurempi kuin strukturoiduissa muodoissa. Ihmiset, jotka suhtautuvat aiheeseen myönteisesti (tai kielteisesti), kirjoittavat todennäköisemmin pitkiä tekstejä. Ole varovainen, kun et pidä pitkiä vastauksia pätevämpinä kuin lyhyitä.
5. Suljetut kyselylomakkeet
Suljetut kyselylomakkeet rajaa jokainen vastaus ennalta määriteltyihin vaihtoehtoihin: kyllä/ei, monivalintakysymykset, arviointiasteikot tai paremmuusjärjestetyt listat. Tämä on pohjimmiltaan kysymysmuodon vastine strukturoidulle kyselylomakkeelle, ja tästä erosta on hyötyä, kun tutkijat haluavat vertailla "suljettuja" vaihtoehtoja avoimiin vaihtoehtoihin sekamuotoisessa välineessä.
Paras: Nopea palautteenkeruu, suuret tietomäärät ja kaikki mittaukset, joiden on oltava yhdenmukaisia ja vertailukelpoisia eri vastaajien tai ajanjaksojen välillä.
Fred Reichheldin vuonna 2003 Harvard Business Review'n artikkelissa [3] esittelemä Net Promoter Score (NPS) on klassinen suljettu mittausmenetelmä: yksi kysymys, 11-pisteinen asteikko, selkeä numeerinen tulos. Yksinkertaisuutensa ansiosta siitä on tullut asiakasuskollisuuden standardimittari eri toimialoilla.
Varo: Suljetut kysymykset pakottavat vastaajat valitsemiisi kategorioihin. Jos mikään vastausvaihtoehdoista ei täysin vastaa heidän todellisuuttaan, he joko ohittavat kysymyksen tai valitsevat vähiten väärän vaihtoehdon, ja molemmat tulokset heikentävät datan laatua. Käytä tarvittaessa myös vaihtoehtoa "muu".
Kuinka valita
Oikea tyyppi riippuu kolmesta asiasta: tutkimustavoitteestasi, otoskoosta ja siitä, mitä aiot tehdä tuloksilla.
| Tutkimuksen tavoite | Suositeltu tyyppi |
|---|---|
| Seuraa muutoksia ajan kuluessa tai vertaile ryhmiä | Strukturoitu tai suljettu |
| Ymmärrä mittarin taustalla olevat syyt | Puolirakenteinen |
| Tutki uutta aihetta ilman ennakkohypoteeseja | Rakenteeton tai avoin |
| Kerää sekä perusviivat että syvyys yhdellä laitteella | Puolirakenteinen |
| Suorita suuria määriä ja nopeaa palautetta | Suljettu |
Hyödyllinen nyrkkisääntö: jos tiedät jo mitattavat ulottuvuudet, käytä strukturoituja tai suljettuja muotoja. Jos olet vielä selvittämässä, mitä ulottuvuuksia on, käytä avoimia tai strukturoimattomia muotoja. Jos tarvitset molempia, käytä puolistrukturoituja muotoja.
Useimmissa organisaatiokonteksteissa, kuten koulutusarvioinneissa, sitoutumiskyselyissä ja perehdytyspalautteessa, puolistrukturoitu lähestymistapa on käytännössä oletusarvo. Se tuottaa dataa, josta voit raportoida ylöspäin, ja oivalluksia, joiden pohjalta voit toimia.
Myös toimitustapa on tärkeä
Kyselylomakkeen muoto vaikuttaa vastauksiin. Muutamia huomioitavia asioita:
- Verkkokyselylomakkeet ovat noin 10 kertaa halvempia käyttää kuin paperiset vastineet ja niissä on vähemmän puuttuvia arvoja [1]
- Paperikyselyiden raakavastausprosentti on usein korkeampi, osittain siksi, että vastaajat pitävät niitä anonyyminä [1].
- Lyhyet kyselylomakkeet ovat tehokkaampia kuin pitkät muodosta riippumatta, ja vastausprosentti laskee jyrkästi, kun kysely ylittää 12 kysymystä tai 5 minuuttia [2].
Useimmille tiimeille verkkopohjainen toteutus on järkevin vaihtoehto. Kustannus- ja nopeusedut ovat merkittäviä, ja nykyaikaiset kyselytyökalut tukevat loogista haarautumista (ohituslogiikka, ehdolliset jatkokyselyt), jota paperilla ei voida toistaa.
Kyselylomakkeiden suorittaminen AhaSlidesin avulla
Kun kyselylomake on osa reaaliaikaista tilaisuutta, kuten koulutusta, työpajaa tai tiimin retrospektiiviä, logistiikka toimii eri tavalla kuin asynkronisessa sähköpostikyselyssä.
AhaSlides on all-in-one-laite yleisön sitouttamisalusta jonka avulla voit upottaa kyselylomakkeita (kyselyitä, arviointiasteikkoja, avoimia kysymyksiä ja sanapilviä) suoraan työpajaan. Tulokset näkyvät näytöllä osallistujien vastatessa, mikä muuttaa työpajan jälkeisen kyselyn työpajan puolivälissä käytäväksi keskusteluksi. Kouluttajat voivat nähdä, miten itseluottamus jakautuu ryhmässä työpajan puolivälissä, ja muokata toista puoliskoa ennen päivän päättymistä.
Asynkronisesti lähetettävien tapahtuman jälkeisten arviointien osalta AhaSlides tukee myös lomakkeita, jotka vastaajat täyttävät istunnon jälkeen omaan tahtiinsa.
Yhteinen virheitä välttää
Jopa hyvää tarkoittava kyselylomakkeen suunnittelu mennä sivuraiteille. Nämä ovat neljä virhettä, jotka esiintyvät useimmin organisaatiotutkimuksessa, ja miten ne voi välttää.
Väärän tyypin käyttäminen tavoitteeseesi
Yleisin virhe on strukturoidun kyselylomakkeen valitseminen oletusarvoisesti siksi, että se tuntuu "ammattimaisemmalta" tai on helpompi analysoida. Strukturoidun kyselylomakkeen valitseminen oletusarvoisesti siksi, että se tuntuu ammattimaisemmalta, on kuin mittaisi lämpötilaa viivaimella: tarkka mittari, väärä työtehtävä. Jos et todellakaan tiedä, mikä aiheuttaa sitoutumispisteiden laskua tai miksi koulutusohjelma ei onnistu, suljettu arviointiasteikko ei anna sinulle vastausta. Se vain vahvistaa, että ongelma on olemassa. Sovita muoto kysymykseen, johon todella yrität vastata. Jos tavoite on diagnostinen tai tutkiva, lisää avoimia kysymyksiä, vaikka niiden analysointi veisi kauemmin.
Johdattelevien kysymysten esittäminen
Johdattava kysymys ohjaa vastaajia kohti tiettyä vastausta. ”Kuinka tyytyväinen olit erinomaiseen fasilitointiin?” on klassinen esimerkki, koska sana ”erinomainen” viestii odotetusta vastauksesta ennen kuin kysymykseen vastataan. Johdattavat kysymykset paisuttavat positiivisia vastauksia ja tuottavat epäluotettavaa dataa. Tarkista jokainen kysymys kielenkäytön osalta ja testaa pienellä pilottiryhmällä ennen täyttä käyttöönottoa. Jos arvioijat vastaavat kysymykseen johdonmukaisesti samalla tavalla riippumatta heidän todellisesta kokemuksestaan, se on todennäköisesti johdattavaa.
Kyselylomakkeiden tekeminen liian pitkiksi
Pituus on yksi luotettavimmista valmistumisasteen ennustajista. Tutkijat lisäävät joskus kysymyksiä "varmuuden vuoksi", koska niistä on hyötyä myöhemmin, mikä muuttaa kuuden kysymyksen pulssikyselyn vähitellen 20 kysymyksen maratoniksi. Jokaisen kysymyksen tulisi ansaita paikkansa kytkeytymällä suoraan päätökseen, jonka teet datan perusteella. Jos et osaa nimetä, mitä teet eri tavalla kysymykseen annettujen vastausten perusteella, jätä se väliin. Useimmissa työpaikkatilanteissa tavoitteena on alle 10 kysymystä ja alle 4 minuutin vastausaika.
Vastausasteikon johdonmukaisuuden laiminlyönti
Kun kyselylomakkeessa yhdistellään erilaisia asteikkomuotoja, kuten 5 pisteen asteikko yhdessä osiossa, 10 pisteen asteikko toisessa ja 3 vaihtoehdon arviointi kolmannessa, vastaajien on kalibroitava henkisesti uudelleen jokaisen kysymyksen kohdalla. Tämä lisää kognitiivista kuormitusta ja aiheuttaa epäjohdonmukaisuutta asteikkojen tulkinnassa. Valitse yksi asteikkomuoto jäsennellyille kysymyksillesi ja käytä sitä kaikkialla. Jos organisaatiosi vertaa vertailuarvoja ulkoisiin tietoihin (kuten alan sitouttamisnormeihin), käytä vertailuarvon kanssa yhteensopivaa asteikkoa sen sijaan, että suunnittelet kyselyn tyhjästä. Merkitse jokainen asteikon kohta selkeästi. "Samaa mieltä" ja "eri mieltä" vastakkaisissa päissä jättävät keskikohdat tulkinnanvaraisiksi; jokaisen vaihtoehdon merkitseminen poistaa tämän epäselvyyden ja tuottaa selkeämpää dataa.
Lähteet
[1] Sinclair, M., O'Toole, J., Malawaraarachchi, M., & Leder, K. (2012). ”Vastausprosenttien ja kustannustehokkuuden vertailu yhteisöpohjaisessa kyselyssä: posti-, internet- ja puhelinmenetelmät yleisten tai personoitujen rekrytointimenetelmien kanssa.” BMC:n lääketieteellisen tutkimuksen metodologia, 12 (1). PMC
[2] Clootrack. ”Kyselyn vastausprosenttien opas vuodelle 2025: Mikä on hyvää, mikä on heikkoa ja miten se korjataan nopeasti.” https://www.clootrack.com/cx-guide/survey-response-rate-guide-cx-insights
[3] Reichheld, F. (joulukuu 2003). ”Se yksi numero, jonka kasvattamiseen sinun täytyy.” Harvard Business Review. ResearchGate
