Le guide ultime des réunions générales : ordre du jour + modèle gratuit !

De gros mémos disparaissent? Un nouveau personnel en attente d'être présenté? Des équipes atteignant leurs objectifs mais n'obtenant aucune reconnaissance ? Ressemble à un réunion à mains nues est au programme !

Une entreprise à mains nues est peut-être le meilleur moyen d'unir toute votre équipe dans une réunion décontractée mais intensément productive.

Voici comment bien faire les choses, avec un exemple d'agenda et un modèle interactif gratuit !

Qu'est-ce qu'une réunion générale ?

An réunion à mains nues est simplement une réunion impliquant tout le personnel d'une entreprise. Il s'agit d'une réunion régulière – qui a lieu peut-être une fois par mois – et est généralement dirigée par les dirigeants de l'entreprise.

Une réunion à tous les niveaux tente d'accomplir quelques tâches clés...

• informer le personnel de tout nouvelles annonces pas adapté au courrier électronique.
• de mettre en objectifs de l'entreprise et suivre les progrès vers ceux qui existent déjà.
• récompenser réalisations exceptionnelles des individus et des équipes.
• à reconnaître le personnel qui ont rejoint ainsi que ceux qui sont partis.
• répondre questions des employés de tous les coins de l'entreprise.

D’après une étude de 2013Les réunions générales peuvent susciter des échanges francs. Les dirigeants ont l'occasion d'entendre directement les points de vue des différents niveaux hiérarchiques de l'organisation.

Avec tout ça, le ultime l'objectif d'une réunion générale est d'injecter un sentiment d'unité dans une entreprise. Il n'est pas surprenant que ces jours-ci, c'est quelque chose de plus en plus demandé, et les réunions entre tous connaissent un regain de popularité parmi les entreprises qui cherchent à maintenir des liens solides au sein de leurs rangs.

Fait amusant ⚓ Le sens de « réunion de tout le monde » vient de l'ancien appel naval, « tout le monde sur le pont », utilisé pour amener tous les membres d'équipage d'un navire sur le pont supérieur pour les aider à naviguer dans une tempête.

Pourquoi organiser une réunion générale ?

Je comprends ; nous essayons tous d'éviter le syndrome du « pas une autre réunion ». Ajouter une réunion supplémentaire à la liste des réunions hebdomadaires, mensuelles et annuelles peut sembler un bon moyen de se mettre vos équipes contre vous, mais en réalité, cela pourrait bien être le cas. réduire le nombre de réunions que vous tenez.

Comment? Parce qu’une réunion à tous, c’est global. Il reprend les parties importantes de la plupart des autres réunions que vous aurez au cours de votre mois de travail et les condense en un créneau horaire restreint d'une heure.

D’après une étude de 2013Les réunions générales peuvent susciter des échanges francs. Les dirigeants ont l'occasion d'entendre directement les points de vue des différents niveaux hiérarchiques de l'organisation.

En fin de compte, cela peut vraiment libérer du temps dans votre emploi du temps. Voici quelques-uns des autres avantages d’une réunion à tous…

1. Soyez inclusif - Il est difficile d'exprimer à quel point le fait que vous soyez prêt à vous asseoir avec eux chaque semaine ou chaque mois peut signifier pour votre équipe. Leur donner la possibilité de poser leurs questions brûlantes par le biais d'une séance de questions-réponses et d'être aussi ouvert et honnête avec eux que possible crée une merveilleuse culture d'entreprise.
2. Soyez une équipe - Tout comme c'est formidable d'entendre le patron, c'est aussi formidable de voir les visages de ses collègues. Le travail à distance et les bureaux segmentés peuvent souvent isoler les personnes censées être les plus gélifiantes. Une réunion à main levée leur offre une occasion informelle de se revoir et de discuter à nouveau.
3. Ne manque personne - L'idée derrière une réunion à tous, c'est que c'est tout le monde sur le pont. Bien que vous puissiez avoir quelques absences, vous pouvez transmettre vos messages en sachant que tout le monde, y compris les travailleurs à distance, entend ce qu'il a besoin d'entendre.

Levez la main pour Toutes les mains!

Si tout le monde doit être là, montez un spectacle. Saisissez ce modèle de présentation interactif gratuit pour votre prochaine réunion générale !

Ordre du jour de la réunion générale

Besoin d'un exemple d'ordre du jour de réunion à main levée pour vraiment comprendre ce que actually se passe-t-il en toutes mains ?

Voici 6 points typiques que vous pourriez voir à l'ordre du jour, ainsi que les délais recommandés pour que tout reste au minimum 1 heure.

1. Brise-glace

⏰ 5 minutes

S'agissant d'une réunion à l'échelle de l'entreprise avec potentiellement de nouveaux visages, il y a de fortes chances que certains collègues n'aient pas eu l'occasion de s'asseoir et de discuter entre eux depuis un certain temps. Utilisez 1 ou 2 brise-glace pour conserver esprit d'équipe fort et réchauffez ces beaux cerveaux avant que le poids de la réunion ne commence.

Ils sont essentiels au début des réunions générales, car ils brisent l'atmosphère formelle qui peut affecter l'engagement des employés tout en aidant les collègues à découvrir des connexions inattendues entre les services.

Essayez quelques-unes de ces idées :

• Quel GIF décrit votre humeur ? - Présentez à chacun quelques GIF et demandez-leur de voter pour celui qui correspond le mieux à ce qu'ils ressentent.
• Partagez une histoire embarrassante En voici une qui a fait ses preuves : demandez à chacun d'écrire une histoire courte et embarrassante et de la soumettre anonymement. Les lire à voix haute peut être un début hilarant pour votre réunion générale.
• Pop quizz ! - Il n'y a aucune situation qui ne puisse être aggravée par quelques anecdotes. Un quiz rapide de 5 minutes sur l'actualité ou les pratiques de l'entreprise peut inspirer la créativité et démarrer votre activité en vous amusant.

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2. Mises à jour de l'équipe

⏰ 5 minutes

Il est possible que vous rencontriez de nouveaux visages lors de cette réunion et que vous manquiez quelques départs récents. Il est préférable de aborder ce début à l'ordre du jour afin que personne n'attende maladroitement d'être présenté.

Remercier chaleureusement le personnel qui vient de partir n'est pas seulement un bon leadership, cela vous humanise devant votre peuple. De même, présenter tôt de nouveaux visages à l'entreprise est un excellent moyen de les aider à se sentir inclus et de mettre tout le monde à l'aise pour le reste de la réunion.

Juste un remerciement rapide et une salutation suffiront pour cela, mais vous pouvez faire un effort supplémentaire en faisant une courte présentation.

Il est essentiel de placer cela tôt dans l'ordre du jour (dans les 10 premières minutes) pour montrer du respect envers les anciens collègues tout en offrant une conclusion aux membres restants de l'équipe.

Cela permet également aux nouveaux employés de se sentir véritablement accueillis plutôt que d’être considérés comme des pensées après coup, créant ainsi un ton positif qui réduit l’anxiété de toutes les personnes présentes.

3. Nouvelles de la société

⏰ 5 minutes

Un autre point rapide mais essentiel à l'ordre du jour de votre réunion générale est de tenir votre équipe informée des activités de l'entreprise. Pourquoi est-ce important ? Il s'agit de tenir chacun informé des développements, des événements et des aspects logistiques de l'entreprise qui concernent chacun.

Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas de projets et d'objectifs (cela arrive dans un instant), mais plutôt d'annonces qui impactent l'ensemble de l'entreprise. Il peut s'agir de nouveaux contrats conclus, de nouveaux projets de team building en préparation, et aussi de toutes ces choses ennuyeuses, comme la date à laquelle le plombier viendra récupérer la tasse à café qu'il a laissée la dernière fois.

Cette activité vise à garantir la transparence et l’alignement sur ce qui se passe dans l’entreprise, tout en gardant un ton léger et informatif.

4. Progrès vers les objectifs

⏰ 20 minutes

Maintenant, nous sommes dans le vrai champ de bataille entre vos mains. C'est ici que vous montrerez les objectifs et vous vanterez fièrement (ou pleurerez publiquement) des progrès de votre équipe vers leur réalisation.

Ce segment intervient généralement après les annonces générales et est souvent dirigé par les chefs de service ou les chefs d'équipe, l'hôte ou le modérateur guidant le flux.

Il s'agit probablement de la section la plus importante de votre réunion, alors consultez ces conseils rapides...

• Utiliser des données visuelles - Cela n'est peut-être pas une surprise, mais les graphiques et les diagrammes jouent un rôle important. beaucoup meilleur travail de clarification des données que du texte. Montrez les progrès de chaque département sous forme de point sur un graphique pour leur donner une indication plus claire d'où ils viennent et où ils vont (espérons-le).
• Féliciter et pousser - Pour votre équipe, cela pourrait être la partie la plus angoissante de tout l'ordre du jour d'une réunion à tous. Apaisez les craintes en félicitant les équipes pour leur bon travail et en encourageant gentiment les équipes sous-performantes en leur demandant ce dont elles auraient besoin pour avoir de meilleures chances d'atteindre leurs objectifs.
• Rendez-le interactif - Comme il s'agit de la partie la plus longue de votre réunion à tous, et que de nombreux aspects ne s'appliquent pas directement à tout le monde, vous souhaiterez peut-être garder le focus sur la salle avec une certaine interactivité. Essayez un sondage, une échelle de notation, un nuage de mots ou même un quiz pour voir comment sur la bonne voie votre équipe pense qu'ils le sont.

Une fois que vous avez livré cette partie de l'exposé, c'est une bonne idée de répartir les équipes dans des salles de réunion afin qu'elles puissent réfléchir à une réponse en trois volets...

1. Ce qu'ils ont aimé dans leur mise à jour des progrès.
2. Ce qu'ils n'ont pas aimé dans leur mise à jour des progrès.
3. Un bloqueur qui entrave une meilleure progression.

Cette activité vise à favoriser la transparence et la responsabilité tout en motivant les équipes par une reconnaissance ou des encouragements constructifs.

5. Reconnaissance du personnel

⏰ 10 minutes

La reconnaissance est un puissant facteur de motivation, et votre réunion générale est le moment idéal pour mettre en lumière les héros méconnus de votre organisation.

Vous n'êtes pas obligé de chanter et de danser entièrement (de toute façon, beaucoup de vos collaborateurs pourraient se sentir mal à l'aise avec cela), mais une certaine reconnaissance et éventuellement un petit prix peuvent faire beaucoup, non seulement pour l'individu, mais pour votre réunion en tant que un ensemble.

De manière générale, il existe deux manières de procéder :

1. Avant la réunion, tous les chefs d'équipe soumettent le nom d'un membre de leur équipe qui s'est surpassé dans son rôle. Profitez de la réunion pour reconnaître le nom le plus soumis de chaque équipe.
2. Pendant la réunion - Organisez un nuage de mots en direct pour le « héros silencieux » de chacun. Le nom le plus souvent soumis par votre public apparaîtra en grand au centre du nuage, vous permettant ainsi de le remercier publiquement.

Le rituel de reconnaissance du personnel peut stimuler le moral, renforcer le respect entre les équipes et ajouter une touche émotionnelle positive à votre réunion générale.

Astuce 💡 Une roue tournante est l'outil idéal pour gagner des prix. Rien de tel pour engager le public !

6. Ouvrir les questions et réponses

⏰ 15 minutes

Terminez par ce que beaucoup considèrent comme la priorité absolue lors d’une réunion générale : la séance de questions-réponses en direct.

C’est l’occasion pour toute personne de n’importe quel département de poser des questions aux hauts gradés. Attendez-vous à tout et n'importe quoi de ce segment, et accueillez-le également, car votre équipe peut avoir l'impression que c'est le seul moment où elle peut obtenir une réponse directe à une préoccupation valable.

Si vous avez une grande équipe, une façon de gérer efficacement les questions et réponses est de poser des questions quelques jours avant votre réunion à tous, puis de les filtrer pour trouver celles qui méritent d'être répondues devant la foule.

L'objectif de ce segment n'est pas seulement de fournir des réponses, mais de donner la parole à votre équipe, de montrer que la direction est à l'écoute et de clôturer la réunion sur un ton de ouverture et respect.

Mais si vous souhaitez plus de transparence sur l'ensemble du processus, laissez simplement votre équipe vous poser des questions via une plateforme de questions-réponses en direct. Ainsi, vous pouvez tout garder sous contrôle. organisé, modéré et 100% convivial pour les télétravailleurs.

Comment organiser une réunion générale avec AhaSlides

1. Préparez votre présentation

• Créer une nouvelle présentation sur AhaSlides.
• Structurez vos diapositives avec les sujets clés que vous souhaitez aborder : mises à jour de l'entreprise, réalisations de l'équipe, annonces, questions-réponses, etc.
• Utilisez un mélange de diapositives informatives (texte, images, graphiques) et diapositives interactives (sondages, quiz, nuages ​​de mots, questions-réponses).

2. Ajouter des éléments interactifs

• Les sondages: Recueillez des avis ou des retours rapides sur de nouvelles initiatives.
• Diapositives de questions-réponses : Permettez aux employés de soumettre des questions en direct, auxquelles vous pouvez répondre pendant ou après la présentation.
• Nuages ​​de mots : Capturez les sentiments de l’équipe ou mettez en évidence les thèmes clés.
• Quiz: Impliquez l’équipe avec des contrôles de connaissances amusants ou des anecdotes sur l’entreprise.

3. Partager l'accès

• Avant la réunion, partagez le lien ou code de jointure unique avec tous les participants afin qu'ils puissent participer en utilisant leurs smartphones ou appareils.
• Encouragez tout le monde à se joindre quelques minutes à l’avance pour éviter les retards.

4. Pendant la réunion

• Présentez vos diapositives en alternant entre contenu informatif et activités interactives.
• Utilisez les résultats des sondages en direct et les réponses aux questions-réponses pour stimuler les discussions.
• Gardez la session dynamique en impliquant tout le monde plutôt qu’en adoptant une communication à sens unique.

5. Engagez-vous et assurez le suivi

• Utilisez les informations issues des sondages et des questions-réponses pour répondre aux préoccupations et célébrer les réalisations.
• Enregistrez les réponses et les résultats pour référence ultérieure ou pour les partager avec l’ensemble de l’équipe.
• Vous pouvez également partager la présentation complète ou le résumé après la réunion.

Aides supplémentaires pour une réunion à mains nues

Si vous souhaitez développer vos compétences en quelque chose d'un peu plus d'une heure, essayez ces activités supplémentaires...

1. Témoignages clients

Les moments où votre entreprise a touché un client peuvent être une motivation extrêmement puissante pour votre équipe.

Que ce soit avant ou pendant la réunion, demandez à votre équipe de vous envoyer les avis élogieux des clients. Lisez-les à toute l'équipe, ou même faites un quiz pour que chacun puisse deviner quel client a donné quel avis.

2. Discussion d'équipe

Soyons honnêtes, les membres d’une équipe sont souvent beaucoup plus proches de leurs chefs d’équipe que de leur PDG.

Que tout le monde entende une voix familière en invitant les leaders de chaque équipe à monter sur scène et à livrer leur version du progression de l'objectif étape. Cela est plus susceptible d'être pertinent et précis, et cela donne aux autres une pause dans votre voix !

3. C'est l'heure du quiz !

Pimentez votre jeu avec un quiz compétitif. Vous pouvez regrouper chaque équipe en... équipes, puis les faire défier pour le classement à travers des questions liées au travail.

Quelle est notre production de contenu prévue cette année ? Quel a été le taux d’adoption de notre plus grande fonctionnalité l’année dernière ? Des questions comme celles-ci n'enseignent pas seulement des indicateurs importants de l'entreprise, elles stimulent également votre réunion et aident à constituer les équipes que vous souhaitez.