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La formation d'une équipe de travail à la gestion de l'information de santé commence par une question : qui est autorisé à consulter ce dossier ? Le Bureau des droits civiques du HHS indique sur son site web que page récapitulative de l'application de la loi HIPAA L'organisme a reçu plus de 374 000 plaintes relatives à la loi HIPAA entre avril 2003 et le 31 octobre 2024, selon ses derniers chiffres publiés. Le problème le plus fréquemment signalé concerne l'utilisation et la divulgation non autorisées d'informations de santé protégées. Les équipes chargées de la gestion des dossiers traitent ces informations quotidiennement.
Voici une liste de 9 formations prêtes à l'emploi destinées aux directeurs de la gestion de l'information en santé, aux responsables de la protection des données et aux gestionnaires d'archives qui forment leurs équipes. Les diplômes et certifications sont disponibles ailleurs ; cette liste couvre les sujets que le service lui-même devrait aborder : la protection de la vie privée, la sécurité, la gestion des interruptions de service et un environnement de travail sûr et respectueux. Plusieurs formations sont basées sur la réglementation fédérale américaine ; renseignez-vous auprès de votre service. Chaque groupe se termine par un Notre choix.
Aperçu des 9 cours
| Cours | Ce qu'il couvre | longueur du câble | La règle américaine à l'origine du sujet |
|---|---|---|---|
| Principes fondamentaux de la règle de confidentialité HIPAA | Quand les informations de santé peuvent être utilisées ou partagées | 35 min | Les entités concernées doivent former leur personnel. |
| Gestion quotidienne des données personnelles | Consentement, minimisation, conservation et partage | 40 min | Aucun cité ici |
| Sensibilisation à la sécurité HIPAA | Hameçonnage, mots de passe et signalement des incidents | 30 min | Les entités concernées ont besoin d'un programme de sensibilisation à la sécurité |
| Utilisation sécurisée du dossier médical électronique et temps d'arrêt du système clinique | Des registres précis et la marche à suivre en cas de défaillance des systèmes | 35 min | Aucun cité ici |
| Prévention de la violence au travail dans le secteur de la santé | Signes avant-coureurs, désescalade et signalement | 40 min | Aucun cité ici |
| Prévention du harcèlement : employés (fédéral américain) | Qu’est-ce que le harcèlement et comment le signaler ? | 45 min | Le harcèlement peut être illégal (EEOC) |
| Respect au travail et lutte contre le harcèlement | Nommer et réagir au manque de respect quotidien | 35 min | Aucun cité ici |
| Plans d'intervention d'urgence et de prévention des incendies | Donner l'alerte et sortir en toute sécurité | 30 min | règles du plan d'intervention d'urgence de l'OSHA |
| Résilience, stress et bien-être au travail | Reconnaître les signes de stress et savoir où trouver du soutien | 35 min | Aucun cité ici |
Confidentialité et protection des données
Les demandes de communication de renseignements font des règles de confidentialité le cœur même du travail quotidien des services d'information médicale, ces deux points sont donc prioritaires.
Principes fondamentaux de la règle de confidentialité HIPAA
La règle de confidentialité HIPAA stipule qu'une entité couverte doit former tous les membres de son personnel aux politiques et procédures Concernant les informations de santé protégées, leur accès doit être autorisé dans la mesure nécessaire et appropriée à leurs fonctions. Cette formation de 35 minutes explique ce qui constitue une information de santé protégée, quand elle peut être utilisée ou divulguée, le critère de nécessité minimale et comment signaler un incident. Le personnel chargé des archives traite les demandes d'accès tout au long de la journée, et la réglementation stipule qu'une entité concernée doit traiter une demande d'accès au plus tard 30 jours après sa réceptionUne prolongation de 30 jours est possible si les motifs écrits sont fournis dans les délais. Débutez la séance en posant la question du cours : une collègue est également patiente ; pouvez-vous consulter son dossier pour voir comment elle se porte ?
Gestion quotidienne des données personnelles : consentement, minimisation, conservation et partage
Cette formation de 40 minutes explique ce qui constitue une donnée personnelle, comment ne collecter que les informations nécessaires, les conserver uniquement le temps requis et les partager en toute sécurité. Ces quatre principes régissent la manière dont un service d'archives stocke, conserve et diffuse les dossiers. Cette formation est internationale et non limitée à la législation d'un seul pays. Le module sur le partage des données aborde les procédures approuvées et propose un exercice de tri, particulièrement adapté aux équipes qui reçoivent des appels d'assureurs, d'avocats et de proches.
Notre choix : La gestion quotidienne des données personnelles. Sa leçon en matière de conservation des documents répond à la question que se posent toutes les équipes d'archivage : combien de temps faut-il conserver les documents et quand faut-il s'en débarrasser ?
Si vous souhaitez examiner plus en détail la règle elle-même, consultez notre guide sur Formation HIPAA.
Sécurité et continuité du système
Les équipes chargées de la documentation gèrent l'accès aux systèmes ciblés par les attaquants et veillent à l'exactitude des enregistrements lorsque ces systèmes sont hors service.
Sensibilisation à la sécurité HIPAA
La règle de sécurité HIPAA stipule qu'une entité couverte doit mettre en œuvre un programme de sensibilisation et de formation à la sécurité pour tous les membres de son personnel (y compris la direction)Ce cours de 30 minutes explique comment une attaque de ransomware débute par un courriel d'hameçonnage, puis aborde les signes d'alerte dans les courriels, les SMS et les appels, l'importance des mots de passe robustes, la nécessité d'une double authentification et le signalement immédiat d'un incident. Les systèmes d'enregistrement contiennent des données sensibles ; un seul mot de passe volé peut donc avoir des conséquences importantes. Demandez à l'auditoire, par un sondage, quelle étape une double authentification aurait pu bloquer.
Utilisation sécuritaire du dossier médical électronique et procédures en cas d'indisponibilité du système clinique pour les infirmières
Ce cours de 35 minutes est conçu pour les infirmières ; adaptez donc ses exemples à une équipe de gestion des dossiers. Il aborde l’utilisation précise, confidentielle et sécurisée du dossier, puis la procédure à suivre en cas d’indisponibilité du système et sa restauration. Les procédures d’indisponibilité garantissent l’exactitude des dossiers lorsque les systèmes électroniques tombent en panne, et les notes papier prises pendant une interruption de service doivent être rapprochées du dossier par la suite. La scène d’ouverture, montrant un écran qui devient noir dans un service, constitue un bon exemple : demandez quelles sont les trois premières actions à entreprendre.
Notre choix : Procédures pour les infirmières en cas d’utilisation sécuritaire du dossier médical électronique et en cas d’indisponibilité du système clinique. Un plan de gestion des temps morts sans répétition est voué à l'échec, et ce cours vous offre justement cette répétition.
Un lieu de travail sûr et respectueux
Le personnel des archives reçoit les demandeurs, les cliniciens et leurs collègues dans des délais serrés. Ces cinq personnes contribuent à garantir un environnement de travail sûr et équitable.
Prévention de la violence au travail dans le secteur de la santé
Les personnes se présentant sans rendez-vous peuvent être en colère ou en détresse ; le personnel doit donc être capable de réagir efficacement. Cette formation de 40 minutes enseigne les signes avant-coureurs d’une escalade, les techniques de désescalade verbale et non verbale, la gestion de l’environnement, l’importance de demander de l’aide rapidement et le signalement de chaque incident, y compris les agressions verbales. Mettez en pratique le scénario et laissez l’équipe choisir chaque étape avant que la réponse ne s’affiche. Notre guide… violence au travail dans le secteur de la santé Cela va encore plus loin pour les managers.
Prévention du harcèlement : employés (fédéral américain)
L'EEOC affirme que le harcèlement Cela devient illégal lorsque le fait de subir un comportement offensant devient une condition de maintien de l'emploi, ou lorsque ce comportement est suffisamment grave ou persistant pour créer un environnement de travail qu'une personne raisonnable considérerait comme intimidant, hostile ou abusif.Ce cours de 45 minutes explique ce qu'est le harcèlement illégal, comment le repérer, comment réagir en tant que témoin ou victime et comment le signaler. Les équipes d'archivage, comme tout le personnel hospitalier, en ont besoin. Demandez aux participants de classer les exemples en harcèlement illégal, violation du règlement intérieur ou comportement acceptable.
Respect au travail et lutte contre le harcèlement
Ce cours de 35 minutes distingue l'intimidation, l'incivilité et le management ferme mais juste du harcèlement illégal, puis propose des exemples simples de réponses et de solutions. Une communication respectueuse avec les cliniciens et les demandeurs permet de faire avancer les demandes. Utilisez le quiz pendant la session : laquelle de ces descriptions correspond le mieux à l'intimidation ?
Plans d'intervention d'urgence et de prévention des incendies
La réglementation de l'OSHA stipule que le plan d'intervention d'urgence de l'employeur Cette décision doit être consignée par écrit, conservée sur le lieu de travail et mise à la disposition des employés pour consultation.Bien qu'un employeur comptant 10 employés ou moins puisse communiquer l'information oralement, cette formation de 30 minutes enseigne comment donner l'alerte, suivre un itinéraire d'évacuation et se mettre à l'abri, et comment maîtriser les principaux risques d'incendie. Les zones d'archivage contiennent du matériel et des documents ; le plan y est donc essentiel. La réglementation de l'OSHA s'applique uniquement lorsqu'une norme de la partie concernée exige un plan ; renseignez-vous auprès de votre responsable sécurité.
Résilience, stress et bien-être au travail
Ce cours de 35 minutes enseigne comment reconnaître le stress chez soi et chez les autres, présente un processus de récupération en cinq étapes et indique où trouver de l'aide. Les retards et les échéances rendent la gestion de la charge de travail et du stress essentielle. Demandez à l'équipe, sous forme de nuage de mots, ce que représente un retard dans la diffusion d'informations un lundi.
Notre choix : La prévention de la violence au travail dans le secteur de la santé. Les premiers signes de problème apparaissent souvent au comptoir, et une équipe qui a répété son discours reste calme.
Si vous formez également le personnel d'accueil, consultez notre 9 formations de réceptionniste médicale.
Comment déployer le plan
Commencez par les formations liées à la réglementation américaine : confidentialité HIPAA, sécurité HIPAA, prévention du harcèlement et plan d’intervention d’urgence. Intégrez les formations sur les données personnelles et le respect de la vie privée au processus d’accueil. Planifiez ensuite des sessions de recyclage annuelles, et terminez par des formations approfondies spécifiques à chaque rôle, comme des exercices de simulation de panne et des exercices de désescalade pour le personnel en contact direct avec la clientèle.
Ancrez chaque session sur le même fait : le Bureau des droits civiques du HHS avait reçu plus de 374 000 plaintes en octobre 2024, et utilisations et divulgations non autorisées d'informations de santé protégées Il s'agit du problème le plus fréquemment soulevé. Ces formations sont basées sur la réglementation fédérale américaine. Un service situé dans un autre pays ou dans un État américain soumis à des obligations supplémentaires doit ajouter les exigences de son propre organisme de réglementation. Aucune source citée ici ne précise la fréquence à laquelle la formation HIPAA doit être répétée ; il est donc conseillé de consulter votre responsable de la conformité et de définir une fréquence dans votre propre programme.
Façons de dispenser ces cours sur AhaSlides
Vous pouvez proposer les 9 sous trois formats :
- Cours à votre rythme. Utilisez le bouton AhaSlides Le créateur du cours enverra à chaque nouveau membre de l'équipe un cours à suivre avant de pouvoir traiter les demandes.
- Une session de questions-réponses en direct. Recueillez les questions de l'équipe avant la session, puis répondez-y pendant la réunion. Pour un déroulement optimal, consultez notre guide. 9 conseils pour une séance de questions-réponses réussie.
- Enquêtes avant et après. Mesurez ce qui a changé au cours de la même session et voyez comment suivi de l'achèvement de la formation des employés.
Quatre types de diapositives effectuent la majeure partie du travail :
- Choisissez une réponse. Demandez : « Une collègue est aussi patiente. Pouvez-vous consulter son dossier pour voir comment elle va ? » Montrez la séparation avant de révéler la réponse.
- Nuage de mots. Demandez-vous : « À quoi ressemble un retard dans la diffusion des informations ? » Les mots les plus importants indiquent où l'équipe a besoin de soutien.
- Échelle d'évaluation. Ask, before and after: "How confident are you verifying who is asking before you release a record?" Rate from 1 to 5 and compare the averages.
- Ouvert. Question : « Que diriez-vous à une personne qui s’impatiente d’attendre ? » Les réponses peuvent être anonymes, ce qui permet à chacun de dire ce qu’il pense.
QFP
De quelle formation le personnel d'information en santé a-t-il besoin ?
Règles de confidentialité et de sécurité, diffusion d'informations, conservation des données et procédures en cas d'indisponibilité du système. Les neuf cours mentionnés ci-dessus abordent ces sujets, ainsi que la sécurité et le respect au travail ; les qualifications et certifications en programmation sont délivrées par des écoles et des organismes tels que… AHIMA.
Qu’est-ce que la gestion de l’information en santé ?
Gérer les dossiers des patients afin qu'ils soient exacts, accessibles, sécurisés et conformes à la législation sur la protection de la vie privée. L'AHIMA décrit cela comme la pratique consistant à acquérir, analyser et protéger les informations médicales numériques et traditionnelles essentiel pour assurer des soins de qualité aux patients.
Combien de temps faut-il conserver les dossiers des patients ?
Cela varie selon la juridiction et le type de document, alors respectez votre calendrier de conservation légal. cours sur les données personnelles comprend une leçon sur la conservation des données uniquement pendant la durée nécessaire, ce qui aide une équipe à appliquer ce calendrier.
À qui s'adressent ces cours ?
Le personnel des archives, les commis à la communication de l'information et les directeurs et responsables de la protection de la vie privée du service d'information sur la santé qui les supervisent. Ces groupes permettent à un service de répartir les neuf cours en fonction du rôle.
Ce message contient des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute décision concernant votre lieu de travail, veuillez consulter un avocat qualifié ou l'autorité de réglementation compétente.
