Courriel d'invitation à la réunion | Meilleurs conseils, exemples et modèles (100 % gratuits)

Les réunions sont essentielles à l'efficacité, à la coordination et à la cohésion d'une équipe. De nombreuses entreprises organisent une réunion au moins une fois par semaine, qu'il s'agisse d'une réunion informelle pour un échange approfondi avec les employés ou d'une réunion plus formelle du conseil d'administration pour discuter du plan stratégique et du rapport annuel. Il est impératif que les responsables et les dirigeants envoient les invitations aux participants et aux invités.

Une invitation à une réunion est importante pour le bon déroulement et l'efficacité des réunions officielles. Il existe de nombreuses façons d'envoyer des invitations à des réunions. Dans cet article, nous nous concentrons sur le traitement e-mails d'invitation à une réunion, la méthode la plus pratique et la plus populaire pour inviter des personnes à participer à vos réunions.

Table des Matières

• Qu'est-ce qu'un e-mail d'invitation à une réunion ?
• Pourquoi l'e-mail d'invitation à la réunion est-il important ?
• Rédiger un e-mail d'invitation à une réunion étape par étape
• Types d'e-mails d'invitation à une réunion et exemples
• En résumé

Modèles de réunion rapide avec AhaSlides

Qu'est-ce qu'un e-mail d'invitation à une réunion ?

Élément essentiel des activités professionnelles, l'e-mail d'invitation à une réunion est un message écrit précisant l'objet de la réunion et invitant les participants à y assister à la date et au lieu indiqués, avec des pièces jointes détaillées si nécessaire. Son style peut être formel ou informel selon le contexte de la réunion. Il doit toutefois respecter les règles de courtoisie en matière de communication professionnelle.

Attention toutefois à ne pas confondre un courriel d'invitation à une réunion avec un courriel de demande de réunion. La principale différence réside dans le fait que le premier vise à fixer un rendez-vous, tandis que le second vous invite à une réunion à une date et un lieu précis.

Pourquoi l'e-mail d'invitation à la réunion est-il important ?

L'utilisation d'invitations par e-mail apporte de nombreux avantages. Les avantages des invitations par e-mail sont énumérés ci-dessous :

• Il se connecte directement aux calendriers. Lorsque les destinataires acceptent une invitation, celle-ci est ajoutée à leur calendrier professionnel et vous recevez un rappel, comme pour tout autre événement enregistré.
• C'est pratique et rapide. Vos destinataires peuvent accéder à l'e-mail immédiatement après avoir cliqué sur le bouton d'envoi. Comme il va directement au destinataire, si l'adresse e-mail est erronée, vous pouvez recevoir l'annonce immédiatement et opter rapidement pour d'autres solutions.
• C'est un gain de temps. Vous pouvez envoyer des e-mails de groupe avec des milliers d'adresses e-mail en même temps.
• C'est économique. Vous n'avez pas besoin de consacrer un budget à l'envoi de courrier.
• Il peut être généré directement à partir de votre plateforme de webinaire préférée. À moins que vous n'ayez une réunion en face à face, votre premier choix sera probablement Zoom, Microsoft Teams, ou quelque chose d'équivalent. Une fois la confirmation de votre présence confirmée, tous les liens et les délais sont synchronisés par e-mail, afin que le participant puisse éviter toute confusion avec d'autres événements.

Il est avéré que des milliards de courriels sont envoyés chaque jour, dont une grande partie est considérée comme du spam. Chacun utilise au moins une adresse courriel pour échanger des messages importants concernant le travail, les achats, les réunions, etc. Cependant, face à la quantité considérable de courriels à lire quotidiennement, il n'est pas surprenant de ressentir parfois une certaine « fatigue liée aux courriels ». Ainsi, l'envoi d'un courriel d'invitation bien rédigé permet d'éviter tout malentendu ou toute incompréhension de la part des destinataires.

Rédiger un e-mail d'invitation à une réunion étape par étape

Un bon e-mail d'invitation à une réunion est essentiel et, en règle générale, il a un impact sur un livraison par courrier électronique taux.

Il existe des règles de bienséance et des principes à respecter pour rédiger un courriel d'invitation à une réunion professionnelle, par respect pour les destinataires. Vous pouvez apprendre à rédiger un courriel d'invitation à une réunion standard en suivant ces étapes :

Étape 1 : Rédigez une ligne d'objet forte

Il est avéré que 47 % des destinataires lisent les courriels dont l'objet est clair et concis. La première impression est cruciale. Un objet clair et concis peut susciter chez le destinataire un sentiment d'urgence ou d'importance, ce qui favorise un taux d'ouverture plus élevé.

• Court, ciblé. Soyez factuel, pas énigmatique.
• Vous pouvez demander une confirmation de présence dans la ligne d'objet en signe d'urgence.
• Ou ajoutez un ton de sentiment comme ne pas oublier l'importance, l'urgence,...
• Ajoutez du temps si vous souhaitez mettre l'accent sur le problème sensible au facteur temps 

Par exemple: "Réunion 4/12 : Session de brainstorming sur le projet" ou "Important. Veuillez confirmer votre présence : Réunion sur la stratégie des nouveaux produits 10/6"

Étape 2 : Commencez par une introduction rapide

Dès la première ligne, c'est une bonne idée de décrire qui vous êtes, quelle est votre position dans l'organisation et pourquoi vous les contactez. Ensuite, vous pouvez afficher directement le but de la réunion. Beaucoup de gens font l’erreur de donner un objectif vague à la réunion, car ils supposent que les participants doivent le savoir.

• Rendez votre introduction agréable ou liée au travail
• Rappelez aux participants s'ils doivent terminer des tâches ou apporter quoi que ce soit avec eux à la réunion.

Par exempleBonjour membre de l'équipe, j'ai hâte de vous voir au lancement du nouveau produit lundi prochain.

Étape 3 : Partager l'heure et l'emplacement

Vous devez inclure l'heure exacte de la réunion. Vous devez également leur dire comment et où la réunion a lieu, en personne ou en ligne, et leur proposer des directives ou des liens vers des plateformes au cas où ils en auraient besoin.

• Ajoutez le fuseau horaire si des employés travaillent dans différentes régions du monde
• Mentionner une durée estimée de la réunion
• Lorsque vous donnez des indications, soyez aussi précis que possible ou joignez un plan d'ensemble.

Par exempleVeuillez vous joindre à nous le vendredi 6 octobre à 1h00 dans la salle de réunion 2, au deuxième étage du bâtiment administratif.

Étape 4 : Décrivez l'ordre du jour de la réunion

Présentez les objectifs principaux ou l'ordre du jour proposé. N'entrez pas dans les détails. Indiquez simplement le sujet et le calendrier. Pour les réunions formelles, vous pouvez joindre un document détaillé. Cela est particulièrement utile pour permettre aux participants de se préparer à l'avance.

Par exempleVous pouvez commencer par : Nous prévoyons de discuter de… / Nous souhaitons aborder certains points ou comme suit :

• 8h00-9h30 : Présentation du projet
• 9h30-11h30 : Présentations de Howard (informatique), Nour (marketing) et Charlotte (ventes)

Étape 5 : Demandez un RSVP

Exiger un RSVP peut aider à confirmer une réponse de vos destinataires. Pour éviter toute ambivalence, une réponse préférée et un délai pour que les participants vous informent de leur présence ou de leur absence doivent être inclus dans votre e-mail. De cette façon, si vous n'avez pas reçu leur RSVP au moment où vous réglez, vous pouvez effectuer des actions de suivi rapides.

Par exemple : Veuillez confirmer votre présence avant le [date] à [adresse e-mail ou numéro de téléphone]

Étape 6 : Ajouter une signature et une identité visuelle professionnelles à votre email

Une signature d'e-mail professionnel doit inclure le nom complet, le titre du poste, le nom de l'entreprise et les coordonnées. sites personnels et d'autres adresses hyperliées.

Vous pouvez facilement personnaliser votre signature avec Gmail.

Par exemple:

Jessica Madison

Chef régional du marketing, industrie Inco

555-9577-990

Il existe une multitude de créateurs de signatures d'e-mail gratuits qui vous font gagner du temps et des efforts, tels que : Ma signature.

Types d'e-mails d'invitation à une réunion et exemples

Gardez à l’esprit que différents types de réunions auront des normes et des styles de rédaction différents à suivre. Généralement, nous séparons les e-mails d'invitation à des réunions en fonction de leur niveau formel ou informel, incluant ou excluant les réunions virtuelles ou les réunions purement en ligne. Dans cette partie, nous rassemblons et vous présentons quelques types typiques d'invitations à des réunions et le modèle de chaque type qui sont couramment utilisés dans les e-mails d'invitation à des réunions d'affaires.

#1. L'e-mail de demande de réunion formelle

L'invitation formelle à une réunion par courriel est réservée aux réunions importantes qui ont généralement lieu une à trois fois par an. S'agissant d'une réunion formelle de grande envergure, votre courriel doit être rédigé dans un style formel. Les annexes sont nécessaires pour préciser aux participants les modalités de participation, l'adresse du lieu et détailler l'ordre du jour.

Les réunions formelles impliquent :

• Réunion de gestion
• Réunion du comité
• Réunion du conseil d'administration 
• Rencontre d'actionnaires 
• Réunion stratégique 

Exemple 1: Actionnaires' modèle d'e-mail d'invitation

Objet : Important. Vous êtes invité(e) à l'assemblée générale annuelle. [Heure]

[Nom du destinataire]

[Nom de la compagnie]

[Titre d'emploi]

[Adresse de la société]

[À ta maison]

Chers actionnaires,

Nous avons le plaisir de vous inviter à l'assemblée générale annuelle qui se tiendra le [Heure], [Adresse]

L'Assemblée Générale des actionnaires est un moment exceptionnel d'information, d'échange et de discussion entre [Nom de la compagnie] et tous nos actionnaires.

C'est aussi l'occasion de s'exprimer et de voter pour jouer un rôle actif dans la prise de décisions importantes pour [Nom de l'entreprise], quel que soit le nombre d'actions que vous possédez. La réunion couvrira les principaux ordres du jour suivants :

Agenda 1 :

Agenda 2 :

Agenda 3 :

Agenda 4 :

Vous trouverez les modalités de participation à cette assemblée, l'ordre du jour et le texte des résolutions à soumettre à votre approbation dans le document joint ci-dessous

Je tiens à vous remercier, au nom du conseil, pour votre contribution et votre fidélité à la [Nom de la compagnie] et je me réjouis de vous accueillir à la réunion du [À ta maison]

Très cordialement,

[Nom]

[Titre du poste]

[Nom de la compagnie]

[Adresse et site Web de l'entreprise]

Exemple 2: Réunion stratégique modèle d'e-mail d'invitation

[Nom du destinataire]

[Nom de la compagnie]

[Titre d'emploi]

[Adresse de la société]

[À ta maison]

Sujet: Lancement de projet Campagne Marketing Réunion : 2/28

Au nom de [Nom de la société], j'aimerais vous inviter à assister à une réunion d'affaires qui se tiendra à [Nom de la salle de conférence, nom du bâtiment] [Date et heure]. La réunion durera [Durée].

C'est avec plaisir que je vous accueille à la première étape de notre projet pour discuter de notre proposition à venir [Détails] et nous apprécions vos précieuses idées à ce sujet. Voici un bref résumé de notre programme de la journée :

Agenda 1 :

Agenda 2 :

Agenda 3 :

Agenda 4 :

Cette proposition est considérée par toute notre équipe comme l'une des plus importantes. Pour votre information, nous avons joint à cette lettre un document contenant des renseignements plus détaillés afin de vous permettre de préparer au mieux cette réunion.

Nous avons tous hâte de discuter avec vous des mesures supplémentaires que nous pouvons prendre pour que cette proposition aboutisse. Veuillez soumettre vos questions ou recommandations pour la réunion avant celle-ci. [Date limite] à moi directement en répondant à cet e-mail.

Passez une bonne journée devant vous.

En vous remerciant,

Cordialement,

[Nom]

[Titre du poste]

[Nom de la compagnie]

[Adresse et site Web de l'entreprise]

#2. L'e-mail d'invitation à une réunion informelle

Une invitation formelle par courriel concerne simplement une réunion avec des collaborateurs de niveau inférieur à la direction ou des membres de l'équipe. Il vous est donc beaucoup plus facile de trouver le ton juste. Vous pouvez adopter un style informel, avec un ton amical et enthousiaste.

Les réunions informelles impliquent :

• Réunion de réflexion
• Réunion de résolution de problèmes
• Formation
• Réunion d'enregistrement
• Réunion de consolidation d'équipe
• Café-causeries 

Exemple 3 : Modèle d'e-mail d'invitation à une réunion d'enregistrement

Ligne d'objet : Urgent. [Nom du projet] mises à jour. [À ta maison]

Chères équipes,

Salut!

Il a été agréable et amusant d'avoir du temps à travailler avec vous concernant [Nom du projet]. Cependant, pour pouvoir mener à bien nos plans de manière efficace, je pense que le moment est venu pour nous de faire rapport sur les progrès qui ont été réalisés et j'apprécierais l'opportunité de vous rencontrer à [lieu] discuter davantage de la question à [Date et l'heure].

J'ai également joint une liste de tous les ordres du jour dont nous devons discuter. N'oubliez pas de préparer votre rapport d'achèvement de tâches. S'il vous plaît utilisez ceci [Lien] pour me dire si tu pourras y arriver.

S'il vous plaît écrivez-moi votre confirmation dès que possible.

Cordialement,

[Nom]

[Titre d'emploi]

[Nom de la compagnie]

Exemple 4: Bu de l'équipemodèle d'e-mail d'invitation

Chers membres de l'équipe,

Ceci est pour vous informer que le [Nom du département] organise une Réunion de Team Building pour tout notre personnel membres sur [Date et l'heure]

Pour le développement professionnel ultérieur, il est extrêmement important que nous grandissions ensemble et cela ne peut se produire que si nous travaillons en équipe afin que nos compétences et nos talents puissent être mis à profit pour apporter de meilleures performances. C'est la raison pour laquelle notre département continue de promouvoir mensuellement diverses activités de consolidation d'équipe.

S'il vous plaît venez rejoindre l'événement afin que nous puissions écouter votre voix sur la façon dont nous pouvons nous améliorer pour vous offrir un meilleur soutien. Il y aura aussi quelques jeux de cohésion d'équipe, Des rafraîchissements légers seront offerts par l'entreprise.

Nous avons hâte de partager des moments conviviaux lors de cette activité de cohésion d'équipe, organisée pour favoriser le développement de chacun. Si vous pensez ne pas pouvoir participer à cette réunion, veuillez nous en informer. [Nom du coordinateur] at [Numéro de téléphone]

Sincères salutations,

[Nom]

[Titre d'emploi]

[Nom de la compagnie]

#3. E-mail d'invitation à un conférencier invité

Un courriel d'invitation à un conférencier invité doit contenir des informations pertinentes concernant la réunion et l'opportunité de prendre la parole. Il est essentiel que le conférencier sache comment il peut contribuer à votre événement et quels avantages il peut en retirer.

Exemple 5 : Modèle d'e-mail d'invitation à un conférencier invité

cher [Conférencier],

Nous espérons que ce message vous trouvera bien ! Nous tendons la main aujourd'hui avec une fantastique opportunité de parler pour votre contemplation. Nous voudrions vous demander de bien vouloir être notre honorable orateur pour la [Nom de la réunion], un événement axé sur [Description du but et du public de votre événement]. L'ensemble [Nom de la réunion] est inspirée par vos réalisations et estime que vous seriez l'expert idéal pour vous adresser à notre public de professionnels partageant les mêmes idées.

[Nom de la réunion] aura lieu à [Lieu, y compris la ville et l'état] on [Rendez-vous]. Notre événement devrait accueillir jusqu'à environ [Nombre de participants estimé#]. Notre objectif est de [Objectifs de la réunion].

Nous sommes convaincus que vous êtes un excellent orateur et que votre voix serait un atout précieux pour cette discussion, compte tenu de votre vaste expérience dans le domaine [Domaine d'expertise]. Vous pouvez envisager de présenter vos idées pendant [Durée] minutes maximum, en lien avec ce domaine. [Sujet de la réunion]. Vous pouvez envoyer votre proposition avant le [date limite] suivez le [lien] afin que notre équipe puisse écouter vos idées et déterminer les détails de votre discours à l'avance.

Dans tous les cas, si vous êtes dans l'impossibilité d'assister à l'événement, nous vous prions de bien vouloir nous contacter via [lien]. Nous vous remercions de votre temps et de votre attention et espérons recevoir une réponse favorable de votre part.

Bien cordialement,
[Nom]
[Titre d'emploi]
[Informations de contact]
[Adresse du site Web de l'entreprise]

#4. E-mail d'invitation au webinaire

De nos jours, les réunions en ligne sont de plus en plus courantes, car elles permettent de gagner du temps et de réduire les coûts, notamment pour les équipes travaillant à distance. Si vous utilisez des plateformes de visioconférence, vous pouvez utiliser des modèles d'invitations personnalisables, comme celui de Zoom, qui sont envoyés directement aux participants avant la réunion. Pour un webinaire, vous pouvez vous référer à l'exemple suivant.

Astuces: Utilisez des mots-clés tels que « Félicitations », « Bientôt », « Parfait », « Mise à jour », « Disponible », « Ultimement », « Top », « Spécial », « Rejoignez-nous », « Gratuit », etc.

Exemple 6: Modèle d'e-mail d'invitation à un webinaire

Ligne d'objet : Félicitations ! Tu es invité à [Nom du webinaire]

cher [Nom du candidat],

[Nom de l'entreprise] est ravie d'organiser un webinaire pour [Sujet du webinaire] sur [Date:] à [Heure], visant à [[Objectifs du webinaire]

Ce sera une bonne occasion pour vous de gagner d'énormes avantages de la part de vos experts invités dans le domaine des [sujets de webinaire] et d'obtenir des cadeaux gratuits. Notre équipe est ravie de votre présence.

Remarque : Ce webinaire est limité aux [Nombre de personnes]. Pour enregistrer votre place, veuillez vous inscrire [Lien], et n'hésitez pas à le partager avec vos amis. 

J'espère te voir là-bas!

Bonne journée,

[Votre nom]

[Signature]

En résumé

Heureusement, il existe de nombreux modèles d'invitations à des réunions d'affaires disponibles sur Internet que vous pouvez personnaliser et envoyer à vos participants en quelques secondes. N'oubliez pas d'en sauvegarder dans votre cloud afin de pouvoir préparer votre email avec une rédaction parfaite, notamment en cas d'urgence.

Supposons que vous recherchiez également d'autres solutions pour votre entreprise. Dans ce cas, Vous constaterez qu'AhaSlides est un excellent outil de présentation doté de nombreuses fonctionnalités exceptionnelles pour vos webinaires, activités de team building, conférences et bien plus encore.

Foire aux questions (FAQ)

Ref: Indeed | Sherpany