Mellores esquemas para cumprir sempre os prazos | Revelacións de 2024

Nos negocios, é tabú perder prazos. Cumprir os prazos é esencial para manter un fluxo de traballo eficaz e produtivo, e manter relacións cos empresarios e clientes. Entón, como pode cumprir os prazos de forma sinxela e eficaz? A xestión de prazos é unha arte. Non se trata só de habilidades de xestión do tempo senón tamén de liderado e outras calidades. Vexamos as 14 formas comprobadas de axudarche a cumprir rigorosamente os prazos con resultados de alta calidade.

*É difícil cumprir os prazos? - Imaxe: Usa today*

Consellos de AhaSlides

Por que é importante cumprir os prazos?

Hai bastantes razóns polas que os prazos importan e temos que cumprir o prazo.

Asegúrate de rematar o teu traballo: Moita xente adoita procrastinar o maior tempo posible. Para ser honestos, os prazos motívannos a facer máis nun tempo limitado. Comprometerse cos prazos se a primeira forma de asegurarse de ter un obxectivo claro e a sensación de urxencia pode empurralo a tomar medidas inmediatamente.
Gaña respecto e confianza: moitas veces, a falta de prazos deixará unha imaxe negativa sobre a persoa e a empresa para a que traballan. A longo prazo ninguén quere traballar e cooperar con quen sempre incumple os prazos porque afectan á produtividade do traballo e á consecución dos equipos, á relación entre as empresas e os clientes.
Evite as consecuencias adversas: moitas industrias requiren unha xestión estrita dos prazos, xa que non cumprir estes incumprirá a lei e pode producir sancións económicas.
Descubra os problemas cedo: tan pronto como remates as túas tarefas antes dos prazos, terás máis tempo para revisar, o que mellora a calidade do traballo e recibe o recoñecemento dos teus xestores.

14 xeitos eficaces de cumprir os prazos

Para axudarche a manterte ao día dos teus prazos, aquí tes algúns consellos útiles que debes seguir:

Coñece o teu prazo

O primeiro que debes facer se queres cumprir os prazos é comprender os requisitos para facer o traballo dentro da data de vencemento, cantos días quedan, se son suficientes para rematar o teu traballo a tempo, cantas persoas precisan completar o teu traballo. as tarefas, e así unha. Se os proxectos non teñen datas claras de finalización, non dubides en preguntar inmediatamente.

Negociar un prazo claro

A ambigüidade é o inimigo da produtividade. Como xestor, é fundamental ter claro os prazos que dá aos seus empregados. En termos de empregados, se consideras que o prazo é inaceptable, intenta negociar ou manter unha comunicación aberta cos teus empresarios. Un prazo demasiado axustado ou a sobrecarga pode levar a un traballo e un rendemento de baixa calidade.

Nunca te comprometas en exceso

Sexa realista sobre o que se pode lograr nun período de tempo determinado. O exceso de compromiso pode provocar estrés, calidade comprometida e incumplir os prazos. Establecer obxectivos alcanzables garante un ritmo de traballo máis saudable, reduce o estrés e promove resultados de alta calidade.

Priorizar tarefas

Para cumprir os prazos nos que hai que facer varias tarefas ao mesmo tempo, comeza por identificar tarefas en función da urxencia e da importancia. A priorización garante que se aborden primeiro os elementos críticos, minimizando o risco de pasar por alto os compoñentes clave. Este enfoque axuda a manter un enfoque estratéxico durante todo o proxecto.

Identifica as dependencias das tarefas

Tamén é importante recoñecer as interdependencias entre tarefas. Nun proxecto, hai que facer algunhas tarefas antes de pasar a outro, mentres que algunhas pódense facer de forma independente. É función do xestor comprender como se relaciona cada tarefa coas outras para axudar a crear un fluxo de traballo lóxico e eficiente. Abordar tarefas dependentes de forma secuencial evita os pescozos de botella e promove unha progresión suave.

Crea unha lista de verificación

Antes de tomar medidas, crear unha lista de verificación pode traer moitas vantaxes. Unha lista de verificación é unha ferramenta valiosa para manterse organizado e no obxectivo, facer un seguimento do seu progreso e das actividades desfeitas. Podes crear unha lista de verificación pola mañá ou ao final do día.

*Consellos para cumprir os prazos - Imaxe: Noción*

Deixa de lado calquera distracción

Un dos consellos máis eficaces para cumprir o prazo é manterse concentrado o máximo posible sen elementos interrompidos, como notificacións constantes por correo electrónico, alertas de redes sociais e reunións innecesarias. Podes considerar usar o tempo do efecto Pomodoro para implementar breves ráfagas de traballo intenso seguidos de breves pausas ou reorganizar o espazo de traballo sen distraccións innecesarias.

Orzamenta o teu tempo

Todo pode saír mal sen un plan coidadoso. Tenta orzamentar o teu tempo meticulosamente desde o inicio do proxecto. Elaborar un orzamento de tempo completo implica dividir todo o proxecto en tarefas manexables, estimar o tempo necesario para cada unha e asignar os recursos con criterio.

Engadir tempo de tampón

"Só o 37% dos equipos completa os proxectos a tempo, a maioría das veces".Entón, outra boa forma de asegurarse de cumprir sempre o prazo é engadir tempo de memoria intermedia, o que significa asignar tempo adicional máis aló da duración estimada para cada tarefa. O tempo de tampón proporciona flexibilidade para adaptarse ás circunstancias cambiantes sen poñer en perigo o prazo do proxecto. Permite axustes sen crear un efecto dominó de atrasos nas tarefas posteriores.

Busca motivacións

As motivacións, como as recompensas tanxibles ou intanxibles, son unha gran axuda para animarte a cumprir os prazos. Identifica os aspectos do proxecto que se aliñan coa túa paixón e intereses. Centrarse no que che gusta do traballo pode reavivar o entusiasmo e a condución. Se é posible, ver os desafíos como experiencias de aprendizaxe, onde podes desbloquear o teu potencial e as túas habilidades.

Primeiro xoga cos teus puntos fortes

Cando faga o plan ou priorice as tarefas, determine as tarefas que se aliñan coas súas habilidades e experiencia. Abordar tarefas nas que destaca inicialmente xera confianza, establece impulso e establece un ton positivo para o resto do proxecto. A medida que se mostran os puntos fortes, faise máis fácil abordar os aspectos máis desafiantes cunha sensación de realización en lugar de unha carga.

Traballa cando sexas máis produtivo

Dalgunha maneira é certo dicir que cando o teu cerebro está fresco e energizado, traballas de forma máis produtiva. O pico de produtividade varía para diferentes persoas. Tanto se es unha persoa matinal como se é máis eficaz pola tarde, aliñar o seu traballo co seu reloxo biolóxico mellora a eficiencia, garantindo que as tarefas se completen cunha concentración e enerxía óptimas.

Aproveitar ferramentas

Non perdas nunca a oportunidade de aproveitar as ferramentas. Por exemplo, identifique tarefas repetitivas dentro do seu fluxo de traballo e busque ferramentas de automatización para axilizar estes procesos. Algunhas tarefas pódense facer con aforro de custo e tempo co apoio de ferramentas gratuítas. Por exemplo, usando ferramentas de presentación en liña como AhaSlides para axudarche a desenvolver diapositivas, reunións, rompe xeos e eventos atractivos e interactivos.

Peza axuda

Para cumprir os prazos de forma eficaz, non dubides en pedir axuda aos membros do equipo dos teus compañeiros e profesionais experimentados. Buscar axuda é unha forma estratéxica e proactiva de superar os desafíos, xestionar as cargas de traballo e garantir o éxito do proxecto. Teña en conta que, ao solicitar axuda, debe comunicar claramente a asistencia específica que precisa. Proporcione contexto, detalles e calquera información relevante para garantir que a persoa comprenda a natureza da tarefa ou desafío.

*Colaboración para cumprir os prazos - Imaxe: Shutterstock*

Lugares para levar

💡Se estás a preparar o seguinte evento a última hora ou o prazo está pechado, proba AhaSlides. Esta ferramenta de presentación interactiva é un conxunto de ferramentas perfecto para axudarche a deseñar rompe xeos virtuais memorables, chuvia de ideas, cuestionarios e moito máis.

FAQs

Como demostras a túa capacidade para cumprir os prazos?

A capacidade de cumprir os prazos pódese describir a través de varios atributos e comportamentos clave, como discernir entre tarefas en función da súa urxencia e impacto nos obxectivos xerais do proxecto, manter un equilibrio saudable entre a vida laboral e familiar, a atención meticulosa aos detalles, a excelencia en adaptabilidade e problemas. resolución, e moito máis.

Como podo traballar mellor cos prazos?

Use o temporizador de efectos Pomodoro
Crea un espazo de traballo ideal
Planifica unha lista de tarefas manexable e acompáñaa
Evite a multitarea
Deixa as tarefas difíciles máis tarde
eliminar as distraccións

Como xestionas o cumprimento dos prazos axustados respostas?

Durante as reunións, a organización de sesións de preguntas e respostas é unha actividade común e moitas delas organízanse con prazos estritos, tempo dedicado a cada pregunta, tempo para recoller preguntas e moito máis. Entón, usando ferramentas de preguntas e respostas en liña como AhaSlidespode axudar a axilizar este proceso e mellorar a eficiencia xeral das súas reunións. Os participantes poden enviar as súas preguntas directamente a través da plataforma, eliminando a necesidade de tarxetas de preguntas físicas ou levantar a man. Isto non só aforra tempo senón que tamén garante que cada participante teña a mesma oportunidade de contribuír, fomentando un ambiente máis integrador e colaborativo.

Ref: Por suposto | Ferramentas da mente