अल्टीमेट इवेंट रिस्क मैनेजमेंट चेकलिस्ट | आयोजन की सफलता सुनिश्चित करने के लिए 15 आवश्यक बातें

जब आप सबसे खराब स्थिति की कल्पना करते हैं तो आपका दिल धड़कने लगता है:

❗️ मंच पर आने से कुछ मिनट पहले एक वक्ता बीमार पड़ जाता है।

❗️ कार्यक्रम के दिन अचानक आपके आयोजन स्थल की बिजली गुल हो जाती है।

❗️ या सबसे बुरी बात - आपके कार्यक्रम में किसी को चोट लग जाए।

पेट-मथने वाले विचार आपको रात में जगाए रखते हैं।

लेकिन सबसे अराजक घटनाओं को भी प्रबंधित किया जा सकता है - यदि आप पहले से सावधानीपूर्वक और व्यवस्थित रूप से योजना बनाते हैं।

एक सरल घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्टइससे आपको संभावित समस्याओं की पहचान करने, उनके लिए तैयारी करने और उन्हें कम करने में मदद मिल सकती है, इससे पहले कि वे आपके कार्यक्रम को पटरी से उतार दें। आइए चेकलिस्ट में 10 ज़रूरी बातों को जानें, ताकि चिंता को एक सुनियोजित कार्ययोजना में बदला जा सके।

टेबल ऑफ़ कंटेंट

• अवलोकन
• किसी घटना का जोखिम प्रबंधन क्या है?
• इवेंट प्लानर के रूप में जोखिम प्रबंधन के पांच चरण
• इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट
• जोखिम प्रबंधन के पांच तत्व
• इवेंट मैनेजमेंट में चेकलिस्ट
• Takeaways
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

अवलोकन

घटना जोखिम क्या है?	अप्रत्याशित और अप्रत्याशित समस्याएं जो आयोजकों और कंपनी की ब्रांडिंग पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।
घटना जोखिम के उदाहरण?	चरम मौसम, खाद्य सुरक्षा, आग, गड़बड़ी, सुरक्षा खतरे, वित्तीय जोखिम,…

किसी घटना का जोखिम प्रबंधन क्या है?

इवेंट जोखिम प्रबंधन में संभावित जोखिमों या मुद्दों की पहचान करना शामिल है जो किसी घटना को खतरे में डाल सकते हैं, और फिर उन जोखिमों को कम करने के लिए प्रक्रियाएं और सावधानियां लागू करना शामिल है। इससे कार्यक्रम आयोजकों को व्यवधान को कम करने और समस्या उत्पन्न होने पर शीघ्रता से उबरने के लिए आकस्मिक योजनाएँ तैयार रखने में मदद मिलती है। प्रत्येक संभावित खतरे को पार करने को सुनिश्चित करने के लिए एक घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट का भी उपयोग किया जाता है।

एक इवेंट प्लानर के रूप में जोखिम प्रबंधन के पांच चरण

हम जानते हैं कि एक इवेंट प्लानर के रूप में यह तनावपूर्ण होता है क्योंकि इसमें कई तरह की संभावनाएं होती हैं। आपको बहुत ज़्यादा सोचने से बचाने के लिए, इवेंट के लिए एक बेहतरीन जोखिम प्रबंधन योजना बनाने के लिए हमारे 5 सरल चरणों का पालन करें:

• जोखिमों को पहचानें- अपने कार्यक्रम में होने वाली सभी संभावित गड़बड़ियों पर विचार करें। आयोजन स्थल की समस्याओं, खराब मौसम, प्रौद्योगिकी विफलताओं, वक्ता के रद्द होने, भोजन की समस्याओं, चोटों, कम उपस्थिति आदि जैसे कारकों पर विचार करें। व्यापक रूप से सोचें और इसे एक नज़रिए से देखें। बुद्धिशीलता उपकरणविचारों को अक्षुण्ण रखने के लिए.

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• संभावना और प्रभाव का आकलन करें - पहचाने गए प्रत्येक घटना जोखिम के लिए, अनुमान लगाएं कि इसके होने की कितनी संभावना है और आपके इवेंट पर इसका क्या संभावित प्रभाव हो सकता है। इससे यह निर्धारित करने में मदद मिलती है कि किन जोखिमों के लिए सबसे गहन शमन योजनाओं की आवश्यकता है।

•आकस्मिक योजनाएँ विकसित करें - उच्च प्राथमिकता वाले जोखिमों के लिए, यदि वे जोखिम वास्तविक होते हैं तो व्यवधान को कम करने के लिए विशिष्ट बैकअप योजनाएँ, समाधान और आकस्मिकताएँ बनाएँ। इसमें वैकल्पिक स्थानों, आपूर्तिकर्ताओं, कार्यक्रमों आदि की पुष्टि करना शामिल हो सकता है।

• जिम्मेदारियाँ सौंपें- प्रत्येक आकस्मिक योजना को क्रियान्वित करने के लिए एक व्यक्ति को उत्तरदायी बनाएं और अपनी टीम को भूमिकाएँ स्पष्ट रूप से बताएं। इससे यह सुनिश्चित होता है कि यदि वास्तव में कोई जोखिम होता है तो कोई व्यक्ति कार्रवाई करेगा।

•अपनी योजनाओं का अभ्यास करें - अपने इवेंट जोखिम प्रबंधन योजनाओं में कमियों की पहचान करने के लिए संभावित परिदृश्यों पर विचार करें। अपनी टीम को अलग-अलग स्थितियों में कैसे प्रतिक्रिया करनी है, इस बारे में प्रशिक्षित करने से उनका आत्मविश्वास बढ़ेगा, ताकि वे इवेंट के दिन आने वाली समस्याओं का सफलतापूर्वक प्रबंधन कर सकें।

बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स

• इवेंट मैनेजमेंट
• इवेंट डिजाइनिंग
• व्यापार संजाल

इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट

इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में वे कौन से सामान्य बिंदु शामिल होने चाहिए? नीचे दिए गए हमारे घटना जोखिम चेकलिस्ट उदाहरणों से प्रेरणा प्राप्त करें।

#1 - स्थल
☐ अनुबंध पर हस्ताक्षर
☐ परमिट और लाइसेंस प्राप्त
☐ फ्लोर प्लान और सेटअप व्यवस्था की पुष्टि की गई
☐ खानपान और तकनीकी आवश्यकताएँ निर्दिष्ट
☐ बैकअप स्थल की पहचान कर ली गई है और उसे स्टैंडबाय पर रखा गया है

#2 - मौसम
☐ गंभीर मौसम की निगरानी और अधिसूचना योजना
☐ यदि आवश्यक हो तो तम्बू या वैकल्पिक आश्रय उपलब्ध है
☐ आवश्यकता पड़ने पर कार्यक्रम को घर के अंदर ले जाने की व्यवस्था की गई

#3 - प्रौद्योगिकी
☐ ए/वी और अन्य तकनीकी उपकरणों का परीक्षण किया गया
☐ आईटी समर्थन संपर्क जानकारी प्राप्त की गई
☐ बैकअप के रूप में उपलब्ध सामग्रियों के पेपर प्रिंटआउट
☐ इंटरनेट या बिजली कटौती के लिए आकस्मिक योजना

#4 - चिकित्सा/सुरक्षा
☐ प्राथमिक चिकित्सा किट और एईडी उपलब्ध
☐ आपातकालीन निकास स्पष्ट रूप से चिह्नित
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित कर्मचारी
☐ सुरक्षा/पुलिस संपर्क जानकारी उपलब्ध

#5 - स्पीकर
☐ बायोस और तस्वीरें प्राप्त हुईं
☐ वैकल्पिक स्पीकर को बैकअप के रूप में चुना गया
☐ अध्यक्ष आकस्मिक योजना संप्रेषित

#6 - उपस्थिति
☐ न्यूनतम उपस्थिति सीमा की पुष्टि की गई
☐ रद्दीकरण नीति सूचित की गई
☐ इवेंट रद्द होने पर रिफंड योजना लागू

#7 - बीमा
☐ सामान्य देयता बीमा पॉलिसी प्रभावी
☐ बीमा का प्रमाण पत्र प्राप्त हुआ

#8 - दस्तावेज़ीकरण
☐ अनुबंध, परमिट और लाइसेंस की प्रतियां
☐ सभी विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के लिए संपर्क जानकारी
☐ कार्यक्रम कार्यक्रम, एजेंडा और/या यात्रा कार्यक्रम

#9 - स्टाफिंग/स्वयंसेवक
☐ कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को सौंपी गई भूमिकाएँ
☐ नो-शो के लिए भरने के लिए बैकअप उपलब्ध हैं
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं और आकस्मिक योजनाओं का प्रशिक्षण पूरा हुआ

#10 - खाद्य और पेय
☐ किसी भी खराब होने वाली आपूर्ति के लिए बैकअप उपलब्ध रखें
☐ देरी/गलत ऑर्डर/एलर्जी वाले मेहमानों के मामले में वैकल्पिक भोजन विकल्प तैयार किए गए
☐ अतिरिक्त कागज उत्पाद, बर्तन और परोसने के बर्तन उपलब्ध हैं

#11 - अपशिष्ट और पुनर्चक्रण
☐ अपशिष्ट डिब्बे और रीसाइक्लिंग कंटेनर वितरित किए गए
☐ आयोजन के दौरान और बाद में कचरा इकट्ठा करने के लिए भूमिकाएँ सौंपी गईं

#12 - शिकायतों से निपटने की प्रक्रिया
☐ उपस्थित लोगों की शिकायतों को संभालने के लिए नामित स्टाफ सदस्य
☐ मुद्दों को सुलझाने और जरूरत पड़ने पर रिफंड/मुआवजा देने के लिए एक प्रोटोकॉल

#13 - आपातकालीन निकासी योजना
☐ निकासी मार्ग और बैठक स्थल तैयार
☐ स्टाफ सदस्यों को निकास द्वारों के पास तैनात करें

#14 - खोया व्यक्ति प्रोटोकॉल
☐ खोए हुए बच्चों/बुजुर्गों/विकलांगों के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नामित
☐ नाबालिगों के माता-पिता/अभिभावकों की संपर्क जानकारी प्राप्त की गई

#15 - घटना रिपोर्टिंग
☐ किसी भी आपात स्थिति का दस्तावेजीकरण करने के लिए कर्मचारियों के लिए घटना रिपोर्टिंग फॉर्म बनाया गया

जोखिम प्रबंधन के पांच तत्व

जोखिम सिर्फ़ दुर्भाग्य नहीं है - यह हर उद्यम का हिस्सा है। लेकिन सही इवेंट जोखिम प्रबंधन योजना के साथ, आप जोखिम से होने वाली अराजकता को नियंत्रित कर सकते हैं और खतरों को अवसरों में बदल सकते हैं। जोखिम प्रबंधन के पाँच दृष्टिकोणों में शामिल हैं:

• जोखिम की पहचान- तकनीकी गड़बड़ियों जैसी छोटी-छोटी चीज़ों के बारे में सोचें...पूरी तबाही तक। जोखिमों को सूचीबद्ध करने से वे आपके दिमाग से निकलकर कागज़ पर आ जाते हैं जहाँ आप उनका सामना कर सकते हैं।

• जोखिम आकलन- प्रत्येक जोखिम को रेट करें ताकि यह समझ सकें कि कौन सा जोखिम सबसे बड़ा खतरा है। विचार करें: ऐसा होने की कितनी संभावना है? अगर ऐसा होता है तो क्या नुकसान हो सकता है? जोखिमों को प्राथमिकता देते हुए अपने प्रयासों को उन मुद्दों पर केंद्रित करें जो वास्तव में महत्वपूर्ण हैं।

• जोखिम न्यूनीकरण- वापस लड़ने की योजना बनाएँ! जोखिम होने की संभावना को कम करने के तरीकों पर विचार करें, अगर ऐसा होता है तो उसके प्रभाव को कम करें, या दोनों। जितना ज़्यादा आप पहले से जोखिम को कम कर सकते हैं, उतना ही कम वे आपको बाधित करेंगे।

• जोखिम निगरानी- एक बार जब आपकी प्रारंभिक योजनाएँ तैयार हो जाएँ, तो सतर्क रहें। नए जोखिम उभरने या पुराने जोखिम बदलने के संकेतों पर नज़र रखें। बदलते ख़तरे के परिदृश्य के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए अपनी रणनीतियों को आवश्यकतानुसार समायोजित करें।

• जोखिम रिपोर्टिंग- अपनी टीम के साथ जोखिम और योजनाएँ साझा करें। दूसरों को इसमें शामिल करने से सहमति बनती है, आपकी कमज़ोरियाँ उजागर होती हैं और जोखिम प्रबंधन के लिए जवाबदेही वितरित होती है।

इवेंट मैनेजमेंट में चेकलिस्ट क्या है?

इवेंट प्रबंधन में एक चेकलिस्ट उन वस्तुओं या कार्यों की एक सूची को संदर्भित करती है जिन्हें इवेंट आयोजक सत्यापित करते हैं कि वे किसी इवेंट से पहले तैयार, व्यवस्थित या योजनाबद्ध हैं।

एक व्यापक जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि किसी भी घटना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक सभी विवरणों को व्यवस्थित करते समय कुछ भी महत्वपूर्ण अनदेखा न किया जाए।

चेकलिस्ट इवेंट प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं क्योंकि वे:

• स्पष्टता और संरचना प्रदान करें- वे एक क्रम में वह सब कुछ बताते हैं जो किया जाना आवश्यक है, ताकि कोई भी काम छूट न जाए।

• पूरी तैयारी को प्रोत्साहित करें- वस्तुओं की जांच करने से आयोजकों को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रेरणा मिलती है कि कार्यक्रम शुरू होने से पहले सभी व्यवस्थाएं और सावधानियां बरती गई हैं।

• संचार में सुधार- टीमें विभाजित हो सकती हैं और चेकलिस्ट आइटम आवंटित कर सकती हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि हर कोई अपनी भूमिका और जिम्मेदारियों को समझता है।

• निरंतरता का समर्थन करें- बार-बार होने वाले आयोजनों के लिए एक ही चेकलिस्ट का उपयोग करने से मानकों को बनाए रखने और हर बार सुधार के क्षेत्रों को पकड़ने में मदद मिलती है।

• कमियां या कमजोरियां उजागर करें- अनचेक किए गए आइटम भूली हुई चीजों को उजागर करते हैं या अधिक योजना की आवश्यकता होती है, जिससे आप समस्याएं उत्पन्न होने से पहले उनका समाधान कर सकते हैं।

• हैंडओवर की सुविधा प्रदान करें- नए आयोजकों को चेकलिस्ट सौंपने से उन्हें यह समझने में मदद मिलती है कि पिछले सफल आयोजनों की योजना बनाने के लिए क्या किया गया था।

Takeaways

आपके इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में इन अतिरिक्त सुविधाओं के साथ, आप युद्ध के मैदान के लिए अच्छी तरह से तैयार हैं! तैयारी संभावित अराजकता को शांत आत्मविश्वास में बदल देती है। इसलिए प्रत्येक आइटम को अपनी सूची में जोड़ें। उन्हें एक-एक करके पार करें। उस चेकलिस्ट को चिंता को सत्ता में पुनः आकार देते हुए देखें। क्योंकि जितना अधिक आप अनुमान लगाएंगे, उतना ही बेहतर जोखिम आपकी सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी के आगे समर्पण कर देगा।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न