प्रेजेंटेशन कैसे लिखें: उदाहरणों सहित संपूर्ण गाइड

ज़्यादातर लोग अपनी प्रेजेंटेशन उसी तरह लिखते हैं जैसे कोई रिपोर्ट लिखते हैं। वे एक दस्तावेज़ खोलते हैं, उसमें शामिल किए जाने वाले विषयों की सूची बनाते हैं, उसे एक ढांचा देते हैं और उसे स्क्रिप्ट कह देते हैं। फिर जब वे बोलने के लिए खड़े होते हैं, तो कुछ गड़बड़ सी लगती है। वाक्य बहुत लंबे होते हैं। संवाद सहज नहीं लगते। पूरी प्रेजेंटेशन ऐसी लगती है जैसे उसे पढ़ा जा रहा हो, क्योंकि उसे पढ़ने के लिए ही लिखा गया था।

प्रस्तुति लेखन एक अलग कला है। आपके श्रोता आपके शब्दों को एक बार, वास्तविक समय में सुनते हैं, बिना रुके या दोबारा पढ़े। यदि कोई वाक्य पहली बार में ही प्रभावी नहीं होता, तो उसे हटा दिया जाता है। इससे आपके लेखन का तरीका पूरी तरह बदल जाता है।

यह गाइड आपको इसे अच्छे से करने के तरीके बताती है: प्रेजेंटेशन स्क्रिप्ट को कैसे संरचित किया जाए, आंखों के बजाय कानों को ध्यान में रखकर कैसे लिखा जाए, और ऐसे क्षणों को कैसे शामिल किया जाए जिससे प्रस्तुति स्वाभाविक लगे न कि बनावटी।

यह वह चुनौती है जिसकी उम्मीद ज्यादातर प्रस्तुतकर्ता नहीं करते।

प्रेजेंटेशन लिखते समय स्वाभाविक प्रवृत्ति यही होती है कि सब कुछ विस्तार से लिखा जाए। हर उस चीज़ को शामिल किया जाए जो मायने रखती हो। यह सुनिश्चित किया जाए कि कुछ भी छूट न जाए।

उस सहज प्रवृत्ति के कारण खराब प्रस्तुतियाँ होती हैं।

आपके श्रोता जटिलता को उस तरह से नहीं समझ सकते जिस तरह एक पाठक समझ सकता है। वे धीमे नहीं हो सकते, दोबारा नहीं पढ़ सकते या किसी कठिन विचार को तब तक नहीं समझ सकते जब तक वह उन्हें पूरी तरह से समझ न आ जाए। वे आपकी गति से ही आगे बढ़ रहे हैं, चाहे वे तैयार हों या न हों। प्रस्तुति स्क्रिप्ट का काम आपके सभी विचारों को समेटना नहीं है। इसका काम आपके श्रोताओं को आपके विचारों के सावधानीपूर्वक चुने गए अंशों के माध्यम से, एक ऐसे क्रम में जो समझ में आए, और उस गति से मार्गदर्शन करना है जिसे वे समझ सकें।

जितना आपको लगता है उससे कम लिखें। इसे जितना आपको लगता है उससे कहीं अधिक सावधानीपूर्वक संरचित करें। यही शुरुआत है।

प्रेजेंटेशन स्क्रिप्ट कैसे लिखें

रूपरेखा से शुरुआत करें। हर बार, बिना किसी अपवाद के। रूपरेखा में ही आप संरचनात्मक निर्णय लेते हैं: आपका मूल संदेश क्या है, आपके तीन से पाँच मुख्य बिंदु क्या हैं, प्रत्येक बिंदु को कौन से प्रमाण समर्थन देते हैं, और आप एक बिंदु से दूसरे बिंदु तक कैसे पहुँचते हैं। स्क्रिप्ट बस रूपरेखा है जिसके चारों ओर शब्द लिखे होते हैं। यदि आप रूपरेखा को छोड़ देते हैं और सीधे लिखना शुरू कर देते हैं, तो आपको अपनी संरचना का पता लगभग दसवें पृष्ठ पर चलेगा, जब इसे ठीक करना बहुत देर हो चुकी होगी और आपको फिर से शुरू करना होगा।

उद्घाटन

आपके श्रोता पहले तीस सेकंड में ही तय कर लेते हैं कि वे ध्यान दे रहे हैं या नहीं। किसी ऐसी चीज़ से शुरुआत करें जो उनका ध्यान आकर्षित करे: एक प्रश्न, एक आश्चर्यजनक अवलोकन, एक छोटी कहानी, या कोई विशिष्ट परिदृश्य जिसे वे पहचान सकें। फिर अपनी दिशा स्पष्ट रूप से बता दें। "आज हम प्रोजेक्ट की समय सीमा कम करने के तीन तरीकों पर चर्चा करेंगे" से आपके श्रोताओं को पता चल जाएगा कि उन्हें क्या उम्मीद करनी है और उन्हें आगे की बातों को समझने का आधार मिल जाएगा। उन्हें यह जानने के लिए इंतज़ार न कराएं कि प्रस्तुति किस बारे में है।

शरीर

प्रत्येक मुख्य बिंदु के लिए अलग अनुभाग बनाया गया है। प्रत्येक अनुभाग में, प्रक्रिया एक समान है: बिंदु को स्पष्ट रूप से बताएं, प्रमाणों के साथ उसका समर्थन करें, समझाएं कि यह आपके श्रोताओं के लिए क्यों महत्वपूर्ण है, और फिर अगले बिंदु पर आगे बढ़ें। संक्रमण वाला भाग वह है जिसे अक्सर लोग अंत में लिखते हैं, जबकि इसे पहले लिखना चाहिए। "अब जब हमने यह समझ लिया है कि यह क्यों महत्वपूर्ण है, तो आइए देखें कि इसे कैसे लागू किया जाए" आपके श्रोताओं को बताता है कि वे एक नए विचार की ओर बढ़ रहे हैं और यह कदम क्यों सार्थक है। इसके बिना, अनुभाग एक दूसरे के ऊपर रखे हुए प्रतीत होते हैं, न कि किसी उद्देश्य की ओर अग्रसर होते हैं।

अलग-अलग दर्शकों के लिए साक्ष्य का अर्थ अलग-अलग होता है। तकनीकी दर्शकों को डेटा चाहिए होता है। भावनात्मक दर्शकों को कहानियां चाहिए होती हैं। अधिकांश दर्शकों को दोनों चाहिए होते हैं: एक ऐसा आंकड़ा जो किसी चीज के पैमाने को स्पष्ट करे, और एक ऐसी कहानी जो उसे वास्तविक बना दे।

निष्कर्ष

अपने मूल संदेश को दोहराएँ। अपने श्रोताओं को याद दिलाएँ कि आपने क्या-क्या बताया है और यह क्यों महत्वपूर्ण है। फिर एक स्पष्ट आह्वान के साथ अपनी बात समाप्त करें: आप उनसे इस जानकारी का क्या करने की अपेक्षा करते हैं? कोई नीति अपनाएँ, कोई तकनीक आजमाएँ, कोई बैठक निर्धारित करें, किसी समस्या के बारे में अलग तरीके से सोचें। अस्पष्ट अंत से अस्पष्ट परिणाम निकलते हैं। आप आगे क्या चाहते हैं, इस बारे में आप जितने स्पष्ट होंगे, उसके होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

प्रस्तुति लेखन के पाँच सिद्धांत

कानों के लिए लिखें, आँखों के लिए नहीं।

स्क्रिप्ट को अंतिम रूप देने से पहले उसे ज़ोर से पढ़ें। जो वाक्य कागज़ पर अच्छे लगते हैं, वे अक्सर बोलने पर अटपटे लगते हैं। "उपरोक्त निहितार्थों को ध्यान में रखते हुए" वाक्य पढ़ने में तो ठीक है, लेकिन सुनने में अटपटा लगता है। "इससे समस्या के प्रति हमारा दृष्टिकोण बदल जाता है" वाक्य उसी बात को इस तरह कहता है कि सुनने पर वह ज़्यादा असरदार लगता है। आपकी स्क्रिप्ट ऐसी लगनी चाहिए जैसे आप किसी से बात कर रहे हों, न कि किसी प्रस्तुति की तरह।

महत्वपूर्ण बातों को दोहराएं

गद्य लेखन में, दोहराव शैली की खामी है। लेकिन प्रस्तुतियों में, यह एक तकनीक है। श्रोतागण आपके शब्दों को केवल एक बार सुनते हैं। यदि कोई बात महत्वपूर्ण है, तो उसे एक से अधिक बार कहें। विचार का परिचय दें, उदाहरणों के साथ उसे विस्तार से समझाएँ, और फिर उसका सारांश प्रस्तुत करें। लिखते समय यह प्रक्रिया दोहराव वाली लग सकती है, लेकिन श्रोतागण को सुनते समय यह स्पष्ट लगती है।

संख्याओं को सावधानीपूर्वक संभालें

आपके श्रोता "हमने दक्षता में 27.3% की वृद्धि की" जैसी बात को समझने के लिए रुक नहीं सकते। जब तक वे इस आंकड़े को समझ पाएंगे, आप आगे बढ़ चुके होंगे। आंकड़ों को ऐसी भाषा में अनुवाद करें जिसे वे आसानी से समझ सकें: "हमने लगने वाले समय को एक चौथाई से अधिक कम कर दिया है" या "जो काम पहले दस दिन में होता था, अब दो दिन में होता है।" ठोस तुलनाएं प्रभावी होती हैं। अमूर्त प्रतिशत नहीं।

अपनी संरचना को स्पष्ट रूप से इंगित करें

श्रोताओं को दिशा-निर्देशों की आवश्यकता होती है। "आज हम तीन क्षेत्रों पर चर्चा करेंगे" उन्हें बताता है कि उन्हें क्या उम्मीद करनी चाहिए। "पहला, दूसरा, तीसरा" उन्हें बताता है कि वे कहाँ हैं। "समस्याओं पर चर्चा हो गई है। अब समाधानों पर नज़र डालते हैं" उन्हें बताता है कि आप विषय बदल रहे हैं। लिखते समय ये पंक्तियाँ सहज लगती हैं। लेकिन जब श्रोता सुन रहे होते हैं, तो ये अत्यंत महत्वपूर्ण हो जाती हैं, क्योंकि पाठक के विपरीत, वे स्वयं को पुनः स्थापित करने के लिए शीर्षक को नहीं देख सकते।

स्क्रिप्ट में डिलीवरी को शामिल करें

सिर्फ शब्दों से बनी स्क्रिप्ट आधी स्क्रिप्ट होती है। विराम के स्थानों को चिह्नित करें। नोट्स से नज़र हटाकर आंखों से संपर्क स्थापित करने के स्थानों को नोट करें। ज़ोर देने के लिए गति धीमी करने के स्थानों को इंगित करें। यदि आप सर्वेक्षण या प्रश्नोत्तर जैसे इंटरैक्टिव टूल का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें रुकावटों के बजाय जानबूझकर शामिल करें: "मुझे यहां रुकने दें और किसी विषय पर आपकी राय लें" एक वाक्य है, न कि बाद में जोड़ा गया वाक्य। एक लिखी हुई स्क्रिप्ट और एक तैयार की गई स्क्रिप्ट में यही अंतर होता है। प्रसव जैसे ही आप अपना मुंह खोलते हैं, यह सामने आ जाता है।

स्क्रिप्ट से लेकर प्रस्तुति तक

पटकथा लिखना अंतिम चरण नहीं है। यह अंतिम से दूसरा चरण है।

एक बार जब आपके पास मसौदा तैयार हो जाए, तो उसे शुरू से अंत तक ज़ोर से पढ़ें। मन ही मन नहीं। ज़ोर से, उसी गति से जिस गति से आप वास्तव में उसे पढ़ेंगे। ध्यान दें कि आप कहाँ जल्दबाजी कर रहे हैं, कहाँ अटक रहे हैं, कहाँ कोई वाक्य अपने मुख्य बिंदु तक पहुँचने में बहुत अधिक समय ले रहा है। यहीं पर आपको संपादन करने की आवश्यकता है। यदि आप बिना साँस फूले एक वाक्य पूरा नहीं कर पा रहे हैं, तो वह बहुत लंबा है। यदि आप किसी पंक्ति को समझने के लिए बार-बार पढ़ रहे हैं, तो आपके श्रोता भी उसे नहीं समझ पाएंगे।

यदि आपने स्क्रिप्ट लिखते समय ही उसे प्रस्तुत करने के लिए चिह्नित कर दिया था, तो यहीं से वे चिह्न अपना महत्व साबित करना शुरू करते हैं।

ज़्यादातर लोग अपनी स्क्रिप्ट को कुछ बार चुपचाप पढ़कर अभ्यास करते हैं और सोचते हैं कि यही काफ़ी है। ऐसा नहीं है। ज़ोर से बोलने के लिए आपको तैयार करने का एकमात्र अभ्यास है ज़ोर से बोलना। इतनी बार अभ्यास करें कि वाक्य संरचना आपको परिचित लगे, लेकिन इतनी बार नहीं कि वह रटी हुई लगने लगे। आपको यह जानना है कि आप कहाँ जा रहे हैं, न कि यह रटना कि वहाँ कैसे पहुँचना है।

AhaSlides के साथ इसे और आगे ले जाना

एक स्क्रिप्ट आपको इस बात के लिए पूरी तरह से तैयार नहीं कर सकती कि आप जो कहना चाहते हैं और आपके श्रोताओं को वास्तव में क्या सुनने की ज़रूरत है, उनके बीच कितना अंतर होता है। आप दुनिया की सबसे स्पष्ट और सुव्यवस्थित प्रस्तुति लिख सकते हैं, फिर भी आप अपने श्रोताओं की स्थिति, उनके ज्ञान या उनकी सबसे बड़ी उलझन को समझने में चूक सकते हैं।

इंटरैक्टिव टूल्स इस अंतर को तुरंत पाट देते हैं। मुख्य भाग से पहले किया गया एक पोल आपको यह बताता है कि आपके श्रोता पहले से क्या मानते हैं, इससे पहले कि आप उनकी राय बदलने की कोशिश करें। प्रेजेंटेशन के बीच में एक वर्ड क्लाउड यह दिखाता है कि कौन सी बात दर्शकों को पसंद आ रही है और कौन सी नहीं। किसी सहज बदलाव के समय किया गया प्रश्नोत्तर सत्र भ्रम को बढ़ने से पहले ही दूर कर देता है।

इन क्षणों को अपनी स्क्रिप्ट में उसी तरह लिखें जैसे आप किसी अन्य भाग को लिखते हैं। "इस समय मैं एक छोटा सा पोल करवाऊंगा" एक स्क्रिप्टेड क्षण है, कोई रुकावट नहीं। AhaSlides इन इंटरैक्शन को सीधे आपकी प्रेजेंटेशन के प्रवाह में शामिल करना आसान बनाता है, जिससे कंटेंट से पार्टिसिपेशन की ओर बदलाव सहज और स्वाभाविक लगता है, न कि जबरदस्ती जोड़ा गया।

बेहतरीन प्रेजेंटेशन स्क्रिप्ट में सिर्फ यह योजना नहीं बनाई जाती कि आप क्या कहेंगे, बल्कि यह भी योजना बनाई जाती है कि आपके श्रोता कैसे प्रतिक्रिया देंगे। इंटरैक्टिव तत्व ही इसे संभव बनाते हैं।

ऊपर लपेटकर

एक ऐसी प्रस्तुति जो जानकारीपूर्ण हो और एक ऐसी प्रस्तुति जो वास्तव में प्रभावी हो, इन दोनों के बीच का अंतर इस बात पर निर्भर करता है कि उसे कैसे लिखा गया है। यह इस बात पर निर्भर नहीं करता कि उसे कितने आत्मविश्वास से प्रस्तुत किया गया, न ही स्लाइड्स कितनी अच्छी दिखती थीं, बल्कि इस बात पर निर्भर करता है कि क्या शब्द ऐसे श्रोताओं के लिए लिखे गए थे जो उन्हें एक बार, उसी क्षण सुनते हैं और जिनके पास पीछे जाने की कोई सुविधा नहीं होती।

सुनने में रुचि जगाने वाला लिखें। स्पष्टता के लिए संरचना का प्रयोग करें। ऐसे क्षणों को शामिल करें जहां श्रोता केवल सुनने के बजाय सहभागिता करें।

ये तीन काम कर लें और प्रसव की प्रक्रिया लगभग अपने आप ही पूरी हो जाएगी।