यदि आप कार्यस्थल पर किसी नई क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम या किसी नई प्रोजेक्ट टीम में भाग ले रहे हैं, तो वे अन्य विभागों या अन्य कंपनियों से कोई व्यक्ति हो सकता है, जिनसे आप परिचित नहीं हो सकते हैं या जिनके साथ आपने पहले काम नहीं किया है, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप टीम के लिए अपने कौशल और विचारों को प्रतिबद्ध करने और निवेश करने के लिए तैयार हैं - खासकर यदि वह टीम उच्च प्रदर्शन करने वाली है। इसलिए, नए साथियों को एक साथ लाने के लिए एक बैठक आयोजित करना आवश्यक है।
हालांकि, इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है अगर आप थोड़ा अजीब और घबराए हुए महसूस करते हैं क्योंकि यहां तक कि सबसे अनुभवी पेशेवरों के पास एक नई टीम के साथ प्रारंभिक बैठक होने पर घबराहट होती है। यदि आप एक नेता हैं और उत्पादकता परिचयात्मक बैठकों की मेजबानी करने में विफल होने की चिंता करते हैं।
यह लेख आपको परिचयात्मक बैठकों को सफल बनाने के बारे में संपूर्ण मार्गदर्शिका, उदाहरण और सुझाव देगा।
इस लेख में आप जानेंगे
- परिचयात्मक बैठक क्या है?
- परिचयात्मक बैठक का लक्ष्य क्या है?
- एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें
- परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ
- चाबी छीन लेना
परिचयात्मक बैठक क्या है?
एक परिचयात्मक या परिचयात्मक बैठक जब टीम के परिचय की बात आती है तो इसका बिल्कुल वही अर्थ होता है जब टीम के सदस्य और उनके नेता पहली बार एक-दूसरे से आधिकारिक तौर पर मिलते हैं, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या इसमें शामिल व्यक्ति कामकाजी संबंध बनाना चाहते हैं और टीम के लिए प्रतिबद्ध हैं। भविष्य।
इसका उद्देश्य टीम के सदस्यों को एक साथ रहने का समय देना है ताकि वे प्रत्येक प्रतिभागी की पृष्ठभूमि, रुचियों और लक्ष्यों को जान सकें। अपनी और अपनी टीम की पसंद के आधार पर, आप औपचारिक या अनौपचारिक परिचयात्मक बैठकें आयोजित कर सकते हैं।
एक मानक परिचयात्मक बैठक के एजेंडे में शामिल हैं:
- बैठक के लक्ष्य का परिचय दें
- नेताओं और प्रत्येक सदस्य का परिचय दें
- टीम के नियमों, कार्य, लाभ और उपचार पर चर्चा करें...
- कुछ खेल खेलने का समय
- बैठकें समाप्त करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें
परिचयात्मक बैठकों का लक्ष्य क्या है?
परिचय को सिर्फ़ एक चेक बॉक्स के रूप में न देखें। इस समय का उपयोग वास्तविक संबंध बनाने, अद्वितीय अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और त्रुटिहीन टीमवर्क के लिए एक रूपरेखा स्थापित करने के लिए करें। परिचय बैठकें निम्न के लिए बहुत बढ़िया हैं:
- टीम वर्क और टीम सामंजस्य को बढ़ावा दें
परिचयात्मक बैठकों का सबसे पहला लक्ष्य अजनबियों को टीम के साथियों के करीब लाना है। यदि आपने पहले कभी एक-दूसरे को नहीं देखा है और उनके बारे में बहुत कम जानते हैं, तो सामंजस्य और जुड़ाव की कमी होगी, जो टीम भावना और उत्पादकता को प्रभावित कर सकती है। जब लोग टीम के नियमों, उचित पुरस्कारों और दंड पर चर्चा और एकीकरण कर सकते हैं, या जानते हैं कि उनके नेता निष्पक्ष और वफादार लोग हैं, उनके साथी विनम्र, विश्वसनीय, सहानुभूतिपूर्ण और बहुत कुछ हैं, तो टीम के बीच विश्वास और सकारात्मक कार्य वातावरण का निर्माण होगा।
- तनाव और अजीबता को तोड़ो
यदि कर्मचारी दबाव वाले कार्यस्थल के माहौल में काम करते हैं तो उत्पादकता में गिरावट आने की संभावना है। यह भी अच्छा नहीं है कि कर्मचारी अपने नेता से प्रेरित होने के बजाय उन्हें डराएं। परिचयात्मक बैठकें नई टीमों को अपने विचार और राय साझा करने में अधिक आत्मविश्वास महसूस करने में मदद कर सकती हैं। वे आसानी से दोस्त बनाना, संवाद करना और आगे सहयोग के लिए अजीबता कम करना भी शुरू कर देते हैं। उदाहरण के लिए, जब टीम का कोई सदस्य समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ होता है तो बोलने और मदद मांगने में संकोच नहीं करता है।
- मानकों और प्रथाओं की संरचना और संरेखित करने में सहायता करें
नियमों और विनियमों पर जोर पहली परिचयात्मक बैठकों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। टीम वर्क की शुरुआत में इसे स्पष्ट, निष्पक्ष और सीधा करने में विफलता टीम के संघर्ष और गलत संचार को बढ़ावा दे सकती है। इसके विपरीत, यदि आप टीम का अनुसरण कर सकते हैं मानकों और प्रथाओंटीम की प्रभावशीलता और दक्षता के कारण संसाधन दक्षता होगी, साथ ही, एक सुसंगत टीम का हिस्सा होने वाले टीम के सदस्यों के बीच नौकरी की संतुष्टि बढ़ेगी।
एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें
परिचयात्मक बैठकें मानक बैठक योजना प्रक्रिया का पालन कर सकती हैं 5 पी.एस: उद्देश्य, प्लानिंग, तैयारी, भाग लेना, तथा प्रगति. आपकी समय सीमा, प्रतिभागियों की संख्या, आपकी टीम पृष्ठभूमि और आपके संसाधनों के आधार पर, आप औपचारिक या आकस्मिक परिचयात्मक बैठकें आयोजित कर सकते हैं। पहली छाप महत्वपूर्ण होती है। जब आप व्यवस्थित और विचारशील बैठकें दिखाएंगे तो आपकी टीम के सदस्य उतना ही अधिक सम्मान और विश्वास की सराहना करेंगे।
- उद्देश्य
यह बैठकों के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के बारे में है। जब आप बैठकों के लक्ष्यों को सूचीबद्ध करते हैं तो स्पष्ट और संक्षिप्त रहें ताकि यदि कोई प्रतिभागी असंबद्ध गतिविधियों से विचलित हो जाता है तो आप आसानी से सभी को ध्यान में वापस ला सकें। आप एक लक्ष्य पिरामिड की व्यवस्था करके लक्ष्यों की संरचना पर विचार कर सकते हैं जो विभिन्न स्तरों पर लक्ष्यों के प्रत्येक सेट की रूपरेखा तैयार करता है।
- प्लानिंग
नए टीम लीडर को सबसे पहले जो करना चाहिए वह है विवरण की योजना बनाना या एजेंडा तैयार करना। जब आपके पास संदर्भ के लिए कुछ हो, तो खुद से सब कुछ याद रखने की कोशिश करने से तनाव कम होता है। आप पावरपॉइंट के माध्यम से स्लाइड शो का उपयोग करके टेम्पलेट बना सकते हैं या हस्तलिखित क्यू कार्ड।
- तैयारी
इस भाग में कुछ गतिविधियाँ शामिल हैं, जैसे कि मीटिंग परिचय स्क्रिप्ट तैयार करना और आधिकारिक मीटिंग शुरू करने से पहले एजेंडा की समीक्षा करना। जब अचानक आपका ध्यान भटक जाए तो स्पीकर नोट्स या स्क्रिप्ट की सहायता से सभी महत्वपूर्ण जानकारी बोलना और एजेंडा पर ध्यान केंद्रित करना आपके लिए आसान होगा।
- भाग लेना
मीटिंग के दौरान नए सदस्यों को सवाल पूछने और इंटरेक्टिव गतिविधियों में शामिल होने के लिए प्रोत्साहित करना न भूलें। अगर दूसरे लोग इतने संकोची लगें, तो उनसे उनकी राय पूछें। सुनिश्चित करें कि टीम में हर किसी को अपनी बात कहने का मौका मिले, न कि सिर्फ़ बहिर्मुखी सदस्यों पर ध्यान केंद्रित करें। आप लाइव पोल होस्ट कर सकते हैं ताकि कुछ अंतर्मुखी लोग सीधे अपनी राय साझा कर सकें।
- प्रगति
आपको अपनी बैठक को सारांश के साथ समाप्त करना चाहिए और अगले चरणों के लिए कार्रवाई की जानकारी देनी चाहिए। और, बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, आप अंतिम निर्णय लेने पर विचार कर सकते हैं और उन्हें दस्तावेजित कर सकते हैं।
परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ
- एक इंटरैक्टिव प्रस्तुति उपकरण का प्रयोग करें
पहले दिन शर्म या असहजता महसूस कर रहे हैं? आप AhaSlides जैसे इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन टूल का उपयोग करके अपनी परिचयात्मक मीटिंग को 100 गुना अधिक मज़ेदार बना सकते हैं!
इसे करने के एक दर्जन तरीके हैं, लेकिन हम बर्फ को जल्दी तोड़ने के लिए इस रूपरेखा की अनुशंसा करते हैं:
- एक परिचय स्लाइड से शुरुआत करें।
- अंकों और लीडरबोर्ड के साथ अपने बारे में प्रश्नोत्तरी के साथ चीज़ों को मज़ेदार बनाएं।
- अंत में एक प्रश्नोत्तर स्लाइड के साथ समाप्त करें जहां हर कोई आपके बारे में वे बातें पूछ सकता है जिनके बारे में वे सोच रहे हैं।
AhaSlides के इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन प्लेटफ़ॉर्म के साथ, आप एक आकर्षक परिचय तैयार कर सकते हैं जो लोगों को चाँद पर ले जाएगा। इस टेम्पलेट को यहाँ आज़माएँ:
- परिचय की शुरुआत "हम" से करें"
टीम व्यक्तिगत प्रतिभा दिखाने के लिए नहीं, बल्कि सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्यों के बीच सहयोग पर काम करती है। इसलिए, "हम" संस्कृति की भावना पर जोर देना महत्वपूर्ण है। अपने परिचयात्मक स्लाइडों और पूरी मीटिंग में जितना संभव हो सके "मैं" के बजाय "हम" का उपयोग करने का प्रयास करें, व्यक्तिगत परिचय को छोड़कर। यह अंततः टीम को अधिक कुशलता से सहयोग करने के लिए प्रोत्साहित करता है क्योंकि वे समझते हैं कि वे एक सुसंगत दृष्टिकोण साझा कर रहे हैं और खुद के बजाय टीम के लिए काम करने के लिए अधिक समर्पित हैं।
- अपने साथियों का मनोरंजन करें
परिचयात्मक बैठकों को सबसे रोमांचक तरीके से कैसे शुरू करें? चूंकि सभी सदस्य एक-दूसरे के लिए नए हैं, इसलिए एक मेज़बान के रूप में, आप कुछ त्वरित आइसब्रेकर के साथ शुरुआत करने पर विचार कर सकते हैं। आप 2 से 3 गेम और क्विज़ और विचार-मंथन सत्र भी सेट कर सकते हैं ताकि दूसरों को अपने व्यक्तित्व, प्रतिभा और सोच को साझा करने का समय मिल सके; टीम सामंजस्य और कार्यस्थल संस्कृति और कनेक्शन को बेहतर बनाने के लिए दूसरों के साथ संवाद और काम करें। उदाहरण के लिए, आप कुछ गेम आज़मा सकते हैं जैसे प्रशंसा का चक्र, मेहतर शिकार करता है, क्या आप...
- समय प्रबंधन
आम तौर पर, अत्यधिक उत्पादक बैठकें 15-45 मिनट तक चल सकती हैं, खासकर परिचयात्मक बैठकें, जिन्हें 30 मिनट में नियंत्रित किया जाना चाहिए। नए साथियों के लिए एक-दूसरे को जानने, खुद को संक्षेप में पेश करने और कुछ सरल और मजेदार टीम-निर्माण गतिविधियों में एक-दूसरे के साथ सहयोग करने के लिए यह पर्याप्त समय है। आपने अलग-अलग वर्गों के लिए समय सीमाएँ भी निर्धारित की हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका समय समाप्त न हो जबकि आपको अभी भी बहुत कुछ कवर करना है।
चाबी छीन लेना
परिचयात्मक बैठकों का लाभ उठाकर नई टीम के साथ टीमवर्क शुरू करना आपकी टीम के लिए फायदेमंद है। पहली मीटिंग सेट करना चुनौतीपूर्ण और डराने वाला हो सकता है। जब आप तैयारी की प्रक्रिया में हों, तो सहायता लेने में संकोच न करें, भले ही आप पावरपॉइंट मास्टर हों। आप निश्चित रूप से अपना काम आसान बना सकते हैं और अपना दिन बचा सकते हैं। अहास्लाइड्स.
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
परिचयात्मक बैठक में आप किस बारे में बात करते हैं?
1. आइसब्रेकर - लोगों को शांत करने में मदद करने के लिए एक मजेदार आइसब्रेकर प्रश्न या गतिविधि से शुरुआत करें। इसे हल्का रखें!
2. व्यावसायिक पृष्ठभूमि - प्रत्येक व्यक्ति से अपने अब तक के कैरियर के सफर को साझा करने को कहें, जिसमें पिछली भूमिकाएं और अनुभव शामिल हों।
3. कौशल और रुचियां - कार्य कौशल के अलावा, 9-5 के अलावा टीम के सदस्यों के शौक, जुनून या विशेषज्ञता के क्षेत्रों का पता लगाएं।
4. टीम संरचना - भूमिकाओं की रूपरेखा बनाएं और उच्च स्तर पर कौन किसके लिए जिम्मेदार है। स्पष्ट करें कि टीम एक साथ कैसे काम करती है।
5. लक्ष्य और प्राथमिकताएँ - अगले 6-12 महीनों के लिए टीम और संगठनात्मक लक्ष्य क्या हैं? व्यक्तिगत भूमिकाएँ किस तरह योगदान देती हैं?
आप परिचयात्मक बैठक की संरचना कैसे करते हैं?
अपनी परिचयात्मक बैठक की संरचना करने का एक तरीका इस प्रकार है:
1. स्वागत और आइसब्रेकर (5-10 मिनट)
2. परिचय (10-15 मिनट)
3. टीम पृष्ठभूमि (5-10 मिनट)
4. टीम की उम्मीदें (5-10 मिनट)
5. प्रश्नोत्तर (5 मिनट)
मीटिंग खोलते समय आप क्या कहते हैं?
परिचयात्मक बैठक खोलते समय क्या कहना है, इसके लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
.1. स्वागत एवं परिचय:
"आप सभी का स्वागत है और आज हमारे साथ जुड़ने के लिए धन्यवाद। हम इसकी शुरुआत करने के लिए उत्साहित हैं"
2. आइसब्रेकर किकऑफ़:
"ठीक है, चलो एक हल्के-फुल्के सवाल से बातचीत शुरू करते हैं..."
3. अगले चरणों का पूर्वावलोकन:
"आज के बाद हम कार्य-वस्तुओं पर काम करेंगे और अपने काम की योजना बनाना शुरू करेंगे"
रेफरी: वास्तव में. बेहतर है, Linkedin
