प्रस्तुति की रूपरेखा के उदाहरण: अपनी सामग्री को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करें

प्रस्तुति देते समय अधिकांश समस्याएं तब तक स्पष्ट हो जाती हैं जब आप किसी कमरे के सामने खड़े होते हैं। वे ट्रांज़िशन जो आपस में मेल नहीं खाते। वह भाग जो बहुत लंबा हो जाता है और आपको अंत में कुछ महत्वपूर्ण भाग काटना पड़ता है। वह क्षण जब आप अपनी बात से भटक जाते हैं और आपको यह तय करना पड़ता है कि पीछे हटें या आगे बढ़ें और उम्मीद करें कि किसी ने ध्यान न दिया हो।

स्लाइड बनने से पहले ही ये सब ठीक हो जाता है। ये रूपरेखा में ही तय हो जाता है।

रूपरेखा बनाना किसी विचार को साकार करने और स्लाइड तैयार करने के बीच का कोई औपचारिक कदम नहीं है। यहीं पर आप वे निर्णय लेते हैं जिनसे यह तय होता है कि आपकी प्रस्तुति सुचारू रूप से चलेगी या नहीं: क्या शामिल करना है, क्या हटाना है, अपने तर्क को किस क्रम में रखना है, और आगे बढ़ने से पहले श्रोताओं को किसी बात को समझने के लिए कितना समय चाहिए। यहाँ बिताए गए पंद्रह मिनट बाद में स्लाइडों को दोबारा बनाने में लगने वाले घंटों की बचत करते हैं और प्रस्तुति के दौरान होने वाली उन अधिकांश समस्याओं को रोकते हैं जिनसे प्रस्तुति विफल हो जाती है।

रूपरेखा बनाने से प्रस्तुति का तनाव क्यों कम होता है?

प्रस्तुति देने से पहले ज्यादातर वक्ताओं को जो घबराहट होती है, वह अनिश्चितता से उत्पन्न होती है। क्या मैं सही विषयों को कवर कर रहा हूँ? क्या समय समाप्त हो जाएगा? क्या ये विचार आपस में जुड़े हुए हैं? एक रूपरेखा स्लाइड डेक खोलने से पहले ही इन तीनों सवालों के जवाब दे देती है।

जब आप निर्माण शुरू करने से पहले ही यह तय कर लेते हैं कि कौन सी सामग्री महत्वपूर्ण है, तो आप समय की कमी के दबाव में ये निर्णय नहीं ले रहे होते हैं। जब आपने विभिन्न अनुभागों के लिए समय आवंटित कर दिया होता है, तो आपको पहले से ही पता होता है कि आपकी सामग्री उपयुक्त है या नहीं। जब आपने अपना लेखन पूरा कर लिया होता है, संक्रमण उन्हें संयोग पर छोड़ने के बजाय स्पष्ट रूप से बताने से, आपके पास एक ऐसा सूत्र होता है जिसका अनुसरण आप तब कर सकते हैं जब घबराहट के कारण अगला कदम उतना स्पष्ट न लगे जितना आपके दिमाग में था।

रूपरेखा ही वह बिंदु है जहां तैयारी आत्मविश्वास में बदल जाती है। यह उस व्यक्ति का आत्मविश्वास नहीं है जिसने सब कुछ रट लिया हो, बल्कि उस व्यक्ति का आत्मविश्वास है जो जानता है कि उसे कहां जाना है और वहां तक ​​पहुंचने का तरीका पहले ही खोज चुका है।

प्रस्तुति की रूपरेखा के सात आवश्यक तत्व

रूपरेखा का विस्तृत होना आवश्यक नहीं है। इसमें उन निर्णयों को शामिल करना चाहिए जो स्लाइड डिज़ाइन के दौरान या उससे भी बदतर, प्रस्तुति के दौरान अनजाने में हो सकते हैं। ये वे तत्व हैं जिन्हें प्रस्तुति की लंबाई या प्रकार की परवाह किए बिना हर रूपरेखा में शामिल करना चाहिए।

1. आपका मुख्य संदेश

सबसे पहले, एक ऐसा वाक्य लिखें जो आपके श्रोताओं को वह बात याद दिलाए जो वे बाकी सब कुछ भूल जाने के बाद याद रखना चाहते हैं। आपका विषय नहीं, आपका संदेश। "दूरस्थ कार्य से व्यक्तिगत उत्पादकता बढ़ती है लेकिन सहयोगात्मक कार्य में कमी आती है" एक संदेश है। "दूरस्थ कार्य" एक विषय है। आपकी रूपरेखा में बाकी सब कुछ उस एक वाक्य को आधार देने, उसका समर्थन करने या उसे प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने के लिए है।

2. आपका परिचय

ध्यान दें कि आप पहले तीस सेकंड में ही कमरे का ध्यान कैसे आकर्षित करेंगे। एक विशिष्ट परिदृश्य, एक अप्रत्याशित अवलोकन, या कोई ऐसा प्रश्न जिस पर विचार करना सार्थक हो। इसे "जोरदार शुरुआत" के रूप में छोड़ने के बजाय लिखकर रखें। शुरुआती भाग ही वह हिस्सा है जहाँ रूपरेखा में अस्पष्टता प्रस्तुति में अस्पष्टता पैदा करती है।

3. आपके मुख्य बिंदु

अधिकांश प्रस्तुतियों के लिए तीन से पाँच बिंदु उपयुक्त होते हैं। प्रत्येक मुख्य बिंदु इतना स्पष्ट होना चाहिए कि वह अपने आप में एक दावा बन सके और इतना जुड़ा हुआ हो कि आपके मूल संदेश की ओर अग्रसर हो सके। यदि आपके पास पाँच से अधिक बिंदु हैं, तो आप किसी विषय को कवर कर रहे हैं, न कि कोई तर्क विकसित कर रहे हैं। संक्षेप में, केवल वही रखें जो वास्तव में महत्वपूर्ण है।

प्रत्येक मुख्य बिंदु के नीचे, उससे संबंधित प्रमाण, उदाहरण या स्पष्टीकरण लिखें। यह प्रस्तुति के दौरान उस क्षण के लिए आपकी सुरक्षा है जब आपका दिमाग काम करना बंद कर दे और आपको कुछ विशिष्ट कहने की आवश्यकता हो।

4. आपके बदलाव

इन्हें स्पष्ट रूप से लिखें। "अब जब हमने X को समझ लिया है, तो आइए देखें कि Y इसे कैसे बदलता है" एक संक्रमण है। "आगे बढ़ना" संक्रमण नहीं है। संक्रमण ही वह जगह है जहाँ प्रस्तुतियाँ अपनी लय खो देती हैं, और यहीं पर प्रस्तुतकर्ता अक्सर बिना तैयारी के ही बोलने लगते हैं। अपनी रूपरेखा में एक पंक्ति का संक्रमण ही इन दोनों समस्याओं को रोकने के लिए पर्याप्त है।

5. श्रोताओं के साथ बातचीत के क्षण

यदि आप लाइव प्रस्तुति दे रहे हैं, तो प्रश्नोत्तर, मतदान या चर्चा के लिए विराम के स्थान निर्धारित करें। ध्यान भटकने पर प्रतिक्रियात्मक रूप से डालने के बजाय, इन क्षणों को सोच-समझकर शामिल किया जाना चाहिए। सही समय पर की गई बातचीत विषयवस्तु को बाधित करने के बजाय उसे सुदृढ़ करती है।

6. आपका निष्कर्ष और कार्रवाई के लिए आह्वान

अपने समापन पर ध्यान दें और श्रोताओं से क्या करने का आग्रह करें। अपने द्वारा कही गई सभी बातों का सारांश न दें। अपने मुख्य संदेश का स्पष्ट रूप से पुनः कथन करें और एक विशिष्ट अगला कदम बताएं। समापन वाक्य को "समाप्त" के रूप में छोड़ने के बजाय पूरा लिखें। जो वक्ता अपने समापन को तात्कालिक रूप से बोलते हैं, वे अक्सर फीके पड़ जाते हैं। जो वक्ता इसे सोच-समझकर लिखते हैं, वे प्रभावी होते हैं।

7. दृश्य और मल्टीमीडिया संकेत

अपनी रूपरेखा में उन स्थानों को चिह्नित करें जहां स्लाइड, चित्र या वीडियो दिखाई देंगे। इससे आप ऐसी स्लाइड बनाने से बचेंगे जो आपके तर्क से मेल नहीं खातीं और आपको शुरुआत में ही यह समझने में मदद मिलेगी कि आपकी दृश्य योजना आपके कथानक को आगे बढ़ाती है या केवल स्थान भरती है।

प्रेजेंटेशन की रूपरेखा असल में कैसी दिखती है

यहां 20 मिनट की बिक्री प्रस्तुति की पूरी रूपरेखा दी गई है। इसे लिखने में लगभग पंद्रह मिनट लगे। ध्यान दें कि इसमें क्या शामिल है और क्या नहीं: प्रस्तुति को निर्देशित करने के लिए पर्याप्त संरचना है, लेकिन इतनी भी नहीं कि यह एक स्क्रिप्ट बन जाए।

एंटरप्राइज सॉफ्टवेयर परिचालन लागत को कैसे कम करता है

मुख्य संदेश: आधुनिक सॉफ्टवेयर पहले वर्ष के भीतर ही दक्षता में वृद्धि के माध्यम से अपनी लागत वसूल कर लेता है।

आरंभ (2 मिनट)सबसे पहले मैन्युअल प्रक्रियाओं की लागत से शुरुआत करें: औसतन, प्रत्येक उद्यम में प्रति कर्मचारी प्रतिदिन उन कार्यों में काफी समय बर्बाद होता है जिन्हें सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से संभाल लेता है। अभी समाधान के बारे में न बताएं। बस समस्या को वास्तविक रूप से महसूस कराएं।

मुख्य बिंदु 1: व्यवहार में समस्या (4 मिनट)मैन्युअल प्रक्रियाओं में वास्तव में कितना समय और पैसा लगता है। एक ऐसे कार्य का विशिष्ट उदाहरण जिसमें अपेक्षित समय से कहीं अधिक समय लगता है। संक्रमण: "समस्या स्पष्ट है। इसे हल करने का वास्तविक तरीका यहाँ बताया गया है।"

मुख्य बिंदु 2: सॉफ्टवेयर कैसे काम करता है (6 मिनट)दो ठोस उदाहरण: स्वचालन से पहले और बाद में इनवॉइस प्रोसेसिंग, और जब उपकरण अलग-अलग काम करने के बजाय आपस में संवाद करते हैं तो क्या होता है। लाइव डेमो यहां देखें। सर्वेक्षण: "आपकी टीम मैन्युअल प्रक्रियाओं में प्रति सप्ताह कितने घंटे बर्बाद करती है?" चरण: "ध्यान दें कि यह कितना तेज़ था। जानिए इस गति का आपके मुनाफे पर क्या प्रभाव पड़ता है।"

मुख्य बिंदु 3: निवेश और प्रतिफल (4 मिनट)सामान्य प्रतिपूर्ति अवधि। सॉफ्टवेयर, प्रशिक्षण और कार्यान्वयन के आधार पर लागत का विस्तृत विवरण। दक्षता में वृद्धि होने के बाद दूसरे वर्ष की स्थिति। परिवर्तन: "चलिए, इसे वहीं से शुरू करते हैं जहाँ से हमने शुरुआत की थी।"

निष्कर्ष और कार्रवाई का आह्वान (2 मिनट)मुख्य संदेश को किसी अन्य भाषा में दोहराएँ। केवल एक अनुरोध: 15 मिनट की प्रारंभिक चर्चा के लिए एक कॉल का समय निर्धारित करें। प्रश्नों के लिए खुला है।

रूपरेखा में सभी महत्वपूर्ण पहलुओं को शामिल किया गया है और गैर-जरूरी पहलुओं को नहीं। बदलावों को पहले से ही स्पष्ट रूप से लिखा गया है, न कि संयोग पर छोड़ दिया गया है। संवादात्मक क्षण को अंतर्निहित रूप से शामिल किया गया है, न कि बाद में उत्पन्न किया गया है। कार्रवाई का आह्वान स्पष्ट है, अस्पष्ट नहीं।

अपनी रूपरेखा कैसे बनाएं

सबसे पहले अपने मूल संदेश से शुरुआत करें और उसे एक वाक्य में लिखें। अगर आप उसे एक वाक्य में नहीं लिख सकते, तो इसका मतलब है कि आपको अपने तर्क का स्पष्ट विचार नहीं है। तीस स्लाइड तैयार करने से पहले यह जानना उपयोगी होगा।

फिर अपने तीन से पाँच मुख्य बिंदुओं को पहचानें। इस चरण में संपादन न करें। जो भी प्रासंगिक लगे उसे लिख लें और बाद में काट-छाँट करें। किसी बिंदु को हटाना, निर्माण के दौरान यह महसूस करने से कहीं अधिक आसान है कि कोई बिंदु छूट गया है।

प्रत्येक मुख्य बिंदु के नीचे, उसे पुष्ट करने वाले प्रमाण या उदाहरण जोड़ें। बिना प्रमाण के दावा मात्र एक कथन मात्र होता है। यहीं पर आपको वे मुख्य बिंदु भी मिलेंगे जिनमें पर्याप्त आधार नहीं है और जिन्हें समझाने में लगने वाला समय उचित नहीं है।

इसके बाद अपने ट्रांज़िशन लिखें। एक बिंदु से दूसरे बिंदु तक जाएं और उन्हें जोड़ने वाला एक वाक्य लिखें। यदि आप वह वाक्य नहीं लिख सकते, तो शायद बिंदु आपस में जुड़े हुए नहीं हैं और आपकी रूपरेखा दर्शकों को बताने से पहले ही आपको कोई महत्वपूर्ण बात बता रही है।

यदि आप लाइव प्रस्तुति दे रहे हैं, तो अपने संवादात्मक क्षणों को चिह्नित करें। प्रश्न, सर्वेक्षण या चर्चा कहाँ विषयवस्तु को बाधित करने के बजाय उसे सुदृढ़ करती है? ध्यान भटकने पर तात्कालिक रूप से विचार करने के बजाय, इन्हें अभी शामिल करें।

अपने परिचय और समापन को सबसे अंत में लिखें, लेकिन इन्हें सबसे महत्वपूर्ण भाग मानें। आपका परिचय पहले तीस सेकंड में ही ध्यान आकर्षित करने वाला होना चाहिए। आपका समापन श्रोताओं को एक स्पष्ट संदेश देना चाहिए। दोनों को संक्षिप्त रूप में लिखने के बजाय पूरी तरह से लिखें।

स्लाइड डेक खोलने से पहले ये सब कर लें। स्लाइड की तुलना में रूपरेखा बनाना तेज़ और बदलना आसान होता है। एक बार रूपरेखा तैयार हो जाने पर, स्लाइड लगभग अपने आप ही डिज़ाइन हो जाती हैं।

विभिन्न प्रकार की प्रस्तुतियों के अनुकूल ढलना

ऊपर बताए गए तत्व हर प्रस्तुति पर लागू होते हैं। विभिन्न प्रकारों में जो चीज़ बदलती है, वह है ज़ोर देने का तरीका और क्रम।

एक रेखीय प्रस्तुति, जो किसी प्रक्रिया या क्रम को चरण दर चरण समझाती है, घटनाओं या चरणों के घटित होने के क्रम में रूपरेखा का अनुसरण करती है। संक्रमण तर्कों के बजाय चरणों को जोड़ते हैं। निष्कर्ष यह दर्शाता है कि क्रम किस ओर ले जाता है।

समस्या-समाधान प्रस्तुति में समस्या को पहले ही प्रस्तुत कर दिया जाता है। शुरुआती बिंदु और पहला मुख्य बिंदु, समाधान प्रस्तुत करने से पहले समस्या को विस्तार से समझाते हैं। श्रोताओं को समाधान सुनने से पहले समस्या की गंभीरता का एहसास होना आवश्यक है।

एक कथात्मक प्रस्तुति तर्क संरचना के बजाय कहानी संरचना के आधार पर रूपरेखा तैयार करती है। मुख्य बिंदु क्रमानुसार आगे बढ़ते हैं: शुरुआत, जटिलता, समाधान। मूल संदेश कहानी से ही उभरता है, न कि शुरुआत में ही बता दिया जाता है।

डेटा प्रस्तुति एक प्रश्न का उत्तर देती है। रूपरेखा प्रश्न से शुरू होती है, उत्तर देने वाले डेटा को दर्शाती है, और अंत में प्राप्त जानकारी के उपयोग के बारे में बताती है। प्रत्येक मुख्य बिंदु या तो उत्तर की ओर अग्रसर होता है या उसका अर्थ स्पष्ट करता है।

हर मामले में, रूपरेखा एक ही काम करती है: यह प्रस्तुति से पहले संरचनात्मक निर्णय ले लेती है ताकि आपको दर्शकों के सामने दबाव में आकर निर्णय न लेने पड़ें।

AhaSlides के साथ इसे और आगे ले जाना

रूपरेखा आपको बताती है कि आपके श्रोताओं के साथ संवाद के क्षण कहाँ होने चाहिए। उन क्षणों में आप क्या शामिल करते हैं, यह एक अलग निर्णय है।

इंटरैक्टिव एलिमेंट्स तब सबसे अच्छे काम करते हैं जब उन्हें शुरुआत से ही संरचना में शामिल किया जाता है, न कि स्लाइड्स तैयार होने के बाद बाद में जोड़ा जाता है। जब दर्शकों को समस्या को अपने अनुभव से जोड़ने की ज़रूरत हो, उस समय पोल करवाना, उसी पोल को तब करवाने से अलग प्रभाव डालता है जब माहौल ठंडा पड़ रहा हो। एक वर्ड क्लाउड जो आपके दृष्टिकोण को प्रस्तुत करने से पहले ही दर्शकों के मन में किसी विषय के बारे में पहले से मौजूद विचारों को सामने लाता है, आपको काम करने के लिए वास्तविक जानकारी देता है। एक स्वाभाविक बदलाव के बिंदु पर बनाया गया गुमनाम प्रश्नोत्तर सत्र भ्रम को बढ़ने से पहले ही पकड़ लेता है, बजाय इसके कि उसे अंत में इकट्ठा किया जाए जब उसका समाधान करने का समय न हो।

AhaSlides इन क्षणों को व्यवस्थित करना आसान बनाता है। पोल, क्विज़, वर्ड क्लाउड और प्रश्नोत्तर सत्र आपकी प्रस्तुति के प्रवाह के भीतर ही होते हैं, न कि उसके साथ-साथ। इसलिए, जब आप अपनी रूपरेखा में किसी इंटरैक्शन क्षण को चिह्नित करते हैं, तो आप ऐसी चीज़ को चिह्नित कर रहे होते हैं जिसे आप वास्तव में बना सकते हैं, न कि ऐसी चीज़ जिसे आप तात्कालिक रूप से बनाएंगे। रूपरेखा वह जगह है जहाँ आप तय करते हैं कि इंटरैक्शन कहाँ होगा। AhaSlides इसे क्रियान्वित करने का तरीका है।

ऊपर लपेटकर

किसी भी प्रस्तुति का सबसे कम दिखाई देने वाला और सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा उसकी रूपरेखा होती है। दर्शक इसे कभी नहीं देखते। वे इसके परिणामों को महसूस करते हैं: एक सुव्यवस्थित प्रस्तुति, प्रभावी जुड़ाव, और एक ऐसा निष्कर्ष जो अधूरा न रहकर प्रभावी ढंग से अपनी बात रखता है।

अधिकांश प्रस्तुतकर्ता इसे छोड़ देते हैं या इसे एक औपचारिकता मानते हैं। जो लोग इसे गंभीरता से लेते हैं, वे आत्मविश्वास के साथ प्रस्तुति देते हैं जो स्वाभाविक क्षमता प्रतीत होती है, लेकिन वास्तव में यह तैयारी का नतीजा होती है।

स्लाइड्स बनाने से पहले अपनी रूपरेखा पर समय बिताएं। इसमें निवेश कम होगा और तैयारी के चरण में आप जो कुछ भी कर सकते हैं, उससे कहीं अधिक लाभ मिलेगा।