Imèl Envitasyon Reyinyon | Pi bon konsèy, egzanp, ak modèl (100% gratis)

Ki sa ki se yon bon imèl envitasyon reyinyon egzanp?

Reyinyon yo kapab yon eleman esansyèl nan efikasite ekip, kowòdinasyon, ak inite. Anpil konpayi òganize yon reyinyon omwen yon fwa pa semèn, li kapab yon reyinyon enfòmèl tou senpleman gen yon gwo pale ak anplwaye yo oswa yon reyinyon plis fòmèl nan konsèy administrasyon an pou diskite sou plan lavni yon konpayi ak rapò fen ane anyèl. Li obligatwa pou ofisye administratè oswa lidè yo voye lèt envitasyon reyinyon yo bay patisipan yo oswa envite yo.

Yon envitasyon reyinyon enpòtan pou òganize reyinyon ofisyèl yo byen e san pwoblèm. Gen anpil fason pou voye envitasyon reyinyon yo. Nan atik sa a, nou konsantre sou fè fas ak imèl envitasyon reyinyon yo, metòd ki pi pratik ak popilè pou envite moun patisipe nan reyinyon ou yo.

Table of Contents

• Ki sa ki se Imèl Envitasyon Reyinyon?
• Poukisa Imèl Envitasyon Reyinyon Enpòtan?
• Ekri Imèl Envitasyon Reyinyon Etap pa Etap
• Kalite Imèl Envitasyon Reyinyon ak Egzanp yo
• Anba Liy nan

Modèl reyinyon rapid ak AhaSlides

• Reyinyon nan biznis
• Reyinyon Minit
• Kanpe Reyinyon

Ki sa ki se Imèl Envitasyon Reyinyon?

Yon pati kle nan aktivite biznis, yon imèl envitasyon reyinyon se yon mesaj ekri ak yon demonstrasyon sou objektif reyinyon an ak yon demann pou moun yo rantre nan reyinyon an apre dat espesifik ak kote, plis atachman plis detay si genyen. Li ka ekri nan estil fòmèl oswa enfòmèl selon karakteristik reyinyon yo. Yo ta dwe ekri nan yon ton apwopriye ak style pou satisfè etikèt imel biznis.

Sepandan, pa konfonn yon imèl envitasyon reyinyon ak yon imèl demann reyinyon. Diferans kle ant imèl sa yo se ke yon imèl demann reyinyon se vize pou mete yon randevou ak yon moun pandan yon imèl envitasyon reyinyon gen pou objaktif pou envite w nan yon reyinyon nan dat ak kote yo anonse.

Poukisa Imèl Envitasyon Reyinyon Enpòtan?

Sèvi ak envitasyon imel pote anpil avantaj. Avantaj ki genyen nan envitasyon imel yo ki nan lis anba a:

• Li konekte ak kalandriye dirèkteman. Lè reseptè yo aksepte yon envitasyon, yo ajoute li tounen nan kalandriye biznis yo epi w ap jwenn yon rapèl menm jan ak lòt evènman yo te note nan kalandriye a.
• Li se pratik ak vit. Reseptè ou yo ka jwenn imel la imedyatman apre ou fin klike sou bouton voye a. Kòm li ale tou dwat nan moun k ap resevwa a, si adrès imel la mal, ou ka jwenn anons la touswit epi byen vit ale pou plis solisyon.
• Li nan ekonomize tan. Ou ka voye imèl gwoup ak dè milye de adrès imel an menm tan.
• Li se pri-ekonomize. Ou pa bezwen depanse yon bidjè pou poste.
• Li ka pwodwi dirèkteman nan platfòm webinar ou pi pito. Sòf si w ap fè yon reyinyon fas-a-fas, premye chwa w ap pwobableman se Zoom, Microsoft Teams, oswa yon bagay ki ekivalan. Lè RSVP konfime, tout lyen yo ak delè yo senkronize atravè imel, konsa patisipan an ka evite konfizyon ak lòt evènman yo.

Li se yon reyalite ke dè milya de imel yo voye chak jou e anpil nan yo se Spam. Kòm tout moun sèvi ak omwen yon imèl pou echanje mesaj enpòtan pou travay, acha, reyinyon, ak plis ankò. Sepandan, kòm ou gen li tòn Imèl chak jou, li pa etone ke ou pafwa rankontre fenomèn nan "fatig imel". Kidonk, bay yon imèl envitasyon bon ka evite enkonpreyansyon nesesè oswa inyorans nan men récepteurs.

Ekri yon Imèl Envitasyon Reyinyon Etap pa Etap

Yon imel envite bon reyinyon se esansyèl epi, kòm yon règ, li enpak sou yon livrezon imel to.

Genyen étiquettes Et principes ke tout moun gen pou obeyi pou konplete yon biznis kouryèll envitasyon reyinyon an respè pou moun ki resevwa yo. Ou ka aprann kijan pou ekri yon imèl estanda pou envitasyon reyinyon an swiv etap sa yo:

Etap 1: Ekri yon liy sijè ki fò

Li se yon reyalite ke 47% nan moun ki resevwa imel li nan imel ki gen yon liy sijè klè ak kout. Premye enpresyon a enpòtan. Sa a ka asire ke récepteurs santi yon sans de ijans oswa enpòtans, ki mennen nan yon pi gwo pousantaj louvri.

• Kout, vize. Fè reyalite, pa enigmatik.
• Ou ka mande pou konfimasyon prezans nan liy sijè a kòm yon siy ijans.
• Oswa ajoute yon ton santiman tankou pa bliye enpòtans, ijans,...
• Ajoute Tan si ou vle mete aksan sou pwoblèm nan tan-sansib 

Pou egzanp: "Reyinyon 4/12: Sesyon brase lide pwojè" oswa "Enpòtan. Tanpri RSVP: Reyinyon estrateji nouvo pwodwi 10/6"

Etap 2: Kòmanse ak yon Entwodiksyon rapid

Nan premye liy lan, li se yon bon lide fè yon brèf sou ki moun ou ye, ki pozisyon ou ye nan òganizasyon an ak poukisa w ap rive jwenn yo. Lè sa a, ou ka dirèkteman montre objektif reyinyon an. Anpil moun fè erè nan bay yon objektif vag nan reyinyon an kòm yo sipoze ke patisipan yo dwe konnen sou sa.

• Fè entwodiksyon ou agreyab oswa ki gen rapò ak travay la
• Raple patisipan yo si yo bezwen fini nenpòt travay oswa pote nenpòt bagay avèk yo nan reyinyon an.

Pou egzanp Bonjou manm ekip la, mwen ap tann pou nou wè nou nan lansman nouvo pwodwi Lendi pwochen.

Etap 3: Pataje tan ak kote

Ou ta dwe mete lè egzat reyinyon an. Ou ta dwe tou di yo ki jan ak ki kote reyinyon an dewoule, swa an pèsòn oswa sou entènèt, epi ofri direktiv oswa lyen platfòm nan ka yo bezwen yo.

• Ajoute zòn lè a si nenpòt anplwaye travay nan diferan zòn nan mond lan
• Mansyone yon estimasyon dire reyinyon an
• Lè w ap bay enstriksyon yo, ou dwe detaye ke posib oswa tache yon gid kat

Pou egzanp: Tanpri vin jwenn nou Vandredi 6 oktòb, a 1:00 pm nan sal reyinyon 2, nan dezyèm etaj nan bilding administrasyon an.

Etap 4: Dekri Agenda Reyinyon an

Kouvri objektif kle oswa ajanda reyinyon yo pwopoze. Pa mansyone detay yo. Ou ka senpleman endike sijè a ak delè. Pou reyinyon fòmèl, ou ka tache yon dokiman detaye. Sa a se patikilyèman itil pou ede patisipan yo fè preparasyon davans.

Pou egzanp, ou ka kòmanse avèk: Nou planifye pou diskite..../ Nou vle adrese kèk nan pwoblèm yo Oswa kòm delè sa a:

• 8:00-9:30: Entwodiksyon nan Pwojè a
• 9:30-11:30: Prezantasyon Howard (IT), Nour (Maketing), ak Charlotte (Komèsyal)

Etap 5: Mande yon RSVP

Si w mande yon RSVP ka ede konfime yon repons nan men moun k ap resevwa w yo. Pou anpeche anbivalans, yon repons pi pito ak limit tan pou patisipan yo enfòme w sou prezans yo oswa absans yo ta dwe enkli nan imel ou a. Lè sa a, si ou pa te resevwa RSVP yo nan moman ou reglemante a, ou ka fè aksyon rapid swivi.

Pou egzanp: Tanpri RSVP anvan [dat] a [adrès imèl oswa nimewo telefòn]

Etap 6: Ajoute yon siyati imèl pwofesyonèl ak Branding

Yon siyati imel biznis ta dwe konbine non konplè, tit la nan pozisyon an, non konpayi an, enfòmasyon kontak, sit entènèt pèsonèl yo ak lòt adrès hyperlinked.

Ou ka byen fasil personnaliser siyati ou ak Gmail.

Pou egzanp:

Jessica Madison

Ofisye Rejyonal Maketing, endistri Inco

555-9577-990

Gen tòn kreyatè siyati imel gratis ki sove ou tan ak efò, tankou Siyati mwen an.

Kalite Imèl Envitasyon Reyinyon ak Egzanp yo

Kenbe nan tèt ou ke diferan kalite reyinyon yo pral gen diferan estanda ak estil ekri yo swiv. Anjeneral, nou separe imèl envitasyon reyinyon yo ki baze sou nivo fòmèl oswa enfòmèl yo, ki gen ladan oswa eksepte reyinyon vityèl oswa reyinyon pi bon kalite sou entènèt. Nan pati sa a, nou kolekte epi prezante w kèk kalite tipik nan envitasyon reyinyon ak modèl chak kalite ki popilè yo itilize nan imèl envitasyon reyinyon biznis.

#1. Imel demann pou reyinyon fòmèl la

Imel demann reyinyon fòmèl yo itilize pou gwo reyinyon ki anjeneral rive yon fwa a twa fwa pa ane. Li se yon gwo reyinyon fòmèl pou imel ou ta dwe ekri nan yon stil ekri fòmèl. Apendis ki tache yo nesesè pou fè patisipan an pi klè kijan pou patisipe nan reyinyon an, kijan pou jwenn kote a, epi detay ajanda a.

Reyinyon fòmèl yo enplike:

• Reyinyon jesyon
• Reyinyon komite
• Reyinyon Konsèy Administrasyon an 
• Reyinyon aksyonè yo 
• Reyinyon estrateji 

1 Egzanp: Aksyonè modèl imèl envitasyon

Liy sijè: Enpòtan. Yo envite w nan reyinyon jeneral anyèl. [Tan]

[Non moun k ap resevwa a]

[Non Konpayi]

[Tit travay]

[Adrès konpayi]

[Dat]

Chè aksyonè,

Nou kontan envite w nan Reyinyon Jeneral Anyèl la ki pral fèt [Tan], [Adrès]

Reyinyon Anyèl Aksyonè yo se yon okazyon eksepsyonèl pou enfòmasyon, echanj ak diskisyon ant [Non Konpayi] ak tout aksyonè nou yo.

Se tou opòtinite pou eksprime tèt ou epi vote pou jwe yon wòl aktif nan pran gwo desizyon pou [Non konpayi], kèlkeswa kantite aksyon ou posede. Reyinyon an pral kouvri ajanda kle sa yo:

Ajanda 1:

Ajanda 2:

Ajanda 3:

Ajanda 4:

W ap jwenn enstriksyon sou fason pou w patisipe nan reyinyon sa a, ajanda a ak tèks rezolisyon yo dwe soumèt pou apwobasyon w nan dokiman ki anba a.

Mwen ta renmen remèsye ou, nan non konsèy la, pou kontribisyon ou ak lwayote ou a [Non Konpayi] epi mwen espere akeyi ou nan reyinyon an sou [Dat]

Pi bon konsiderasyon,

[Non]

[Tit Pozisyon]

[Non Konpayi]

[Adrès konpayi ak sit entènèt]

2 Egzanp: Reyinyon estrateji modèl imèl envitasyon

[Non moun k ap resevwa a]

[Non Konpayi]

[Tit travay]

[Adrès konpayi]

[Dat]

Liy sijè: Reyinyon kanpay Maketing Lansman Pwojè: 2/28

Sou non [non konpayi an], Mwen ta renmen envite ou ale nan yon reyinyon biznis ki fèt nan [Non Sal Konferans, Non Bilding la] [Dat ak Lè]. Reyinyon an pral dire pou [Dire].

Se plezi m pou m akeyi w nan premye etap pwojè nou an pou m diskite sou pwopozisyon k ap vini nou an [Detay] epi nou apresye bonjan enfòmasyon w sou li. Men yon rezime tou kout sou ajanda nou an pou jounen an:

Ajanda 1:

Ajanda 2:

Ajanda 3:

Ajanda 4:

Tout ekip nou an konsidere pwopozisyon sa a kòm youn nan pwopozisyon ki pi enpòtan yo. Pou plis referans ou, nou tache yon dokiman nan lèt sa a ki ba ou plis enfòmasyon detaye pou ou ka jwenn li pratik pou prepare reyinyon an davans.

Nou tout ap tann pou nou gen yon konvèsasyon avèk ou pou diskite sou sa nou ka fè plis pou fè pwopozisyon sa a reyisi. Tanpri soumèt nenpòt kesyon oswa rekòmandasyon pou reyinyon an anvan [Dat limit] pou mwen dirèkteman lè w reponn imel sa a.

Pase yon bon jounen an devan.

Remèsye ou,

Anpil respè,

[Non]

[Tit Pozisyon]

[Non Konpayi]

[Adrès konpayi ak sit entènèt]

#2. Imèl pou envitasyon pou reyinyon enfòmèl la

Avèk imel envitasyon reyinyon fòmèl, si tou senpleman reyinyon an ak baton nivo anba-jesyon oswa manm nan ekip la. Li pi fasil pou w panse sou fason pou w ekri yon fason apwopriye. Ou ka ekri nan style enfòmèl ak yon ton amikal ak lajwa.

Reyinyon enfòmèl yo enplike:

• Reyinyon brase lide
• Reyinyon pou rezoud pwoblèm
• fòmasyon
• Reyinyon pou tcheke
• Reyinyon Building Ekip
• Kafe koze 

Egzanp 3: Tcheke nan yon reyinyon modèl imèl envitasyon

Liy sijè: Ijan. [Non pwojè] dènye enfòmasyon yo. [Dat]

Chè ekip yo,

Bonjou!

Li te agreyab ak amizan gen tan travay avèk ou konsènan [Non pwojè]. Sepandan, pou nou kapab kontinye ak plan nou yo yon fason efikas, mwen kwè ke lè a se bon pou nou rapòte sou pwogrè ki te fèt e mwen ta apresye opòtinite pou rankontre ou nan [kote] pou diskite sou zafè a plis nan [Dat ak lè].

Mon atase osi en lis tou bann azanda ki nou bezwen diskite. Pa bliye prepare rapò sou fini travay ou a. Tanpri itilize sa a [Link] pou fè m konnen si w ap kapab fè li.

Tanpri imèl mwen konfimasyon ou asap.

Anpil respè,

[Non]

[Tit travay]

[Non Konpayi]

4 Egzanp: Ekip building modèl imèl envitasyon

Chè manm ekip yo,

Sa a se enfòme w ke la [Non Depatman] ap òganize yon Reyinyon Team Building pou tout anplwaye nou yo manm sou [Dat ak lè]

Pou plis devlopman pwofesyonèl, li trè enpòtan ke nou grandi ansanm e sa ka rive sèlman si nou travay kòm yon ekip pou ke konpetans nou yo ak talan yo ka ogmante pou pote pi bon pèfòmans. Se rezon ki fè depatman nou an kontinye fè pwomosyon divès aktivite ekip-building chak mwa.

Tanpri vini ak patisipe nan evènman an pou nou ka koute vwa ou sou fason nou ka amelyore pou ba ou pi bon sipò. Ap gen tou kèk jwèt bati ekip ansanm ak bwason ak rafrechisman limyè yo pral bay pa konpayi an.

Nou espere gen yon moman amizan nan evènman ekip-building sa a ki te ranje pou ede chak nan nou grandi. Nan ka ou panse ou pa kapab patisipe nan reyinyon sa a, tanpri enfòme [Non kowòdonatè] at [Nimewo telefòn]

Sensèman,

[Non]

[Tit travay]

[Non Konpayi]

#3. Envite Envitasyon Oratè Imèl

Yon imèl envitasyon oratè envite ta dwe enplike enfòmasyon ki enpòtan pou oratè a konsènan reyinyon an ak opòtinite pou pale. Li enpòtan anpil pou oratè a konnen fason yo ka kontribye nan evènman ou a, ak ki benefis yo ka resevwa pou fè pati evènman ou a.

Egzanp 5: Modèl imèl envitasyon oratè envite

Chè [oratè],

Nou espere mesaj sa a jwenn ou byen! Nou ap rive jwenn jodi a ak yon kokenn opòtinite pale pou kontanple ou. Nou ta renmen mande w pou w tanpri oratè onorab nou an pou la [Non reyinyon], yon evènman konsantre sou [Deskripsyon objektif ak odyans evènman ou a]. Tout la [Non reyinyon] ekip enspire pa reyalizasyon ou yo epi li santi ou ta dwe ekspè pafè a pou adrese odyans nou an nan pwofesyonèl ki gen menm lide.

[Non reyinyon] pral pran plas nan [Pye, ki gen ladan vil ak eta] on [Dat]. Evènman nou an espere òganize jiska apeprè [Kantite patisipan yo estime#]. Objektif nou se pou [Objektif reyinyon an].

Nou kwè ou se yon oratè formidable e vwa ou ta yon adisyon enpòtan nan konvèsasyon sa a, paske ou te travay anpil nan [Zòn ekspètiz]. Ou ka konsidere prezante lide ou jiska [Dire] minit ki gen rapò ak domèn nan [Sijè reyinyon]. Ou ta ka voye pwopozisyon ou anvan [date limit] swiv [link] la pou ekip nou an ka koute lide ou epi detèmine detay yo nan diskou ou an davans.

Nan nenpòt ka, si ou pa kapab ale nan, nou mande w ak imilite pou kontakte nou via [link]. Mèsi pou tan ou ak konsiderasyon ou, nou ap tann pou tande yon repons pozitif nan men ou.

Pi bon,
[Non]
[Tit travay]
[Enfòmasyon pou kontakte]
[Adrès sit entènèt konpayi an]

#4. Imèl Envitasyon Webinar

Nan tandans jodi a, pi plis ak plis moun òganize reyinyon sou entènèt kòm li se tan ak ekonomize pri, espesyalman pou ekip k ap travay aleka. Si w sèvi ak platfòm konferans, gen mesaj envitasyon ki byen pèsonalize ke yo voye dirèkteman bay patisipan ou anvan reyinyon an kòmanse, tankou modèl imel envitasyon Zoom la. Pou yon webinar vityèl, ou ka fè referans a echantiyon sa a.

Sijesyon: Sèvi ak mo kle tankou "Felisitasyon", "Byento", "Pafè", "Mizajou", "Disponib", "Finalman", "Top", "Espesyal", "Join nou", "Gratis", ", elatriye.

6 Egzanp: Modèl imel envitasyon vebinèr

Liy sijè: Felisitasyon! Ou envite [Non webinar]

Chè [Non_Kandida],

[Company_Name] Mwen kontan òganize yon webinar pou [Sijè webinar] sou [Dat] nan [Tan], vize pou [[Objektif webinar]

Se pral yon bon opòtinite pou ou touche gwo benefis nan men ekspè envite ou yo nan domèn [sijè vebinè] epi jwenn kado gratis. Ekip nou an trè chofe osijè prezans ou.

Remak: webinar sa a limite a sa sèlman [Kantite moun]. Pou sove plas ou, tanpri enskri [Link], epi santi yo lib pou pataje li ak zanmi ou yo. 

Mwen espere wè ou la!

Pase yon bon jounen,

[Non_ou]

[Siyati]

Anba Liy nan

Erezman, gen anpil modèl ki disponib nan envitasyon reyinyon biznis sou entènèt pou ou personnaliser epi voye bay patisipan ou yo an segonn. Pa bliye sove kèk nan nwaj ou pou ou ka prepare imel ou ak ekri pafè, espesyalman nan ka ijans.

Si w ap chèche tou pou lòt solisyon pou biznis ou, ou ka jwenn AhaSlides se yon bon zouti prezantasyon ak anpil karakteristik etonan pou sipòte evènman vebinè ou, aktivite ekip-building, konferans, ak plis ankò.

Kesyon moun poze souvan

Ref: Vreman vre | Sherpany