A legtöbb elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) bevezetése a rendszer köré épül: itt a bejelentkezési képernyő, itt a menü, itt a sablon minden egyes jegyzettípushoz. Az új kezdő igazolással távozik. A dokumentációs problémák a következő héten kezdődnek az osztályon.
Ez az útmutató a kórházi tanulási és fejlesztési (L&F) igazgatóknak, valamint az informatikai vagy megfelelőségi vezetőknek szól, akik más kiindulópontot szeretnének: a személy által elvégzendő munkafolyamatot, és a végrehajtás során felmerülő súrlódásokat. Bemutatja, hogyan lehet diagnosztizálni, hogy egy probléma képzési hiányosságról vagy rendszerhibáról van-e szó, hogyan kell egy valós feladat köré tervezni a felkészülést és a gyakorlatot, és hogyan lehet felmérni, hogy az új kezdő képes-e elvégezni azt, teljes és megfelelő dokumentációval.
Egy olyan helyzet, amire érdemes tervezni
Az alábbi forgatókönyv illusztráció, nem dokumentált eset.
Hétfőn egy új osztályos adminisztrátor csatlakozik a kórházhoz. Csütörtökig el kell végeznie a betegfelvétel utáni rutinszerű betegnyilvántartási frissítést. A feladat papíron egyszerű: a demográfiai adatok megerősítése, a beutaló forrásának rögzítése, a beleegyező nyilatkozat csatolása és a bejegyzés véglegesítése. A gyakorlatban négy akadályba ütköznek. A beleegyező nyilatkozat egy másik képernyőn jelenik meg, mint amelyik a tantermi foglalkozáson volt látható. Két mező azonosnak tűnik, de különböző jelentéseket töltenek be. Egy kötelező mező elutasítja az érvényes bejegyzést egy nem hasznos üzenettel. A hiányzó beutaló forrására vonatkozó helyi eljárás pedig egy senki által nem említett dokumentumban van leírva.
Az ügyintéző kitölti a bejegyzést, de egy mezőt üresen hagy, és egy másikhoz szabad szöveges megoldást használ. A rekord hiányos, és a következő személy, aki majd felhasználja, örökli a hiányzó részt.
Ez egy betanítási probléma? Részben. Csak egy betanítási probléma? Majdnem biztos, hogy nem. Ez a megkülönböztetés a tervezési munka lényege.
A feladattal kezdj, ne a rendszerrel
Írd le egy mondatban, hogy mit kell tudnia a szerepkörnek, mielőtt megnyitnál bármilyen képzési tartalmat. Például: Végezze el a betegnyilvántartási munkafolyamat teljes folyamatát, és azonosítsa, hogy a dokumentációs folyamat hol okoz súrlódást. Két ige számít itt, és ezek különbözőek.
A munkafolyamat befejezése egy alkalmaz feladat. A tanuló egy ismert eljárást alkalmaz egy olyan helyzetben, amelyet még nem gyakorolt szóról szóra. A súrlódás azonosítása egy elemzés or értékelni Feladat: a tanulónak észre kell vennie, hogy valami nincs rendben, meg kell ítélnie, hogy az a saját hibája vagy a rendszeré, és el kell döntenie, mit tegyen. Ezek a kognitív követelmények Bloom átdolgozott taxonómiájából származnak, és azt írják le, hogy mit vár el a feladat a személytől, nem pedig azt, hogyan kell azt elvégezni.
Ez az összehangolás miatt fontos. Carnegie Mellon Eberly Központja világosan fogalmaz: ha a cél a készségek alkalmazása, de az értékelés csak a felidézést méri, a tanulók egy dolgot gyakorolnak, és egy másik alapján ítélik meg őket, ami aláássa mind a motivációt, mind a tanulást (Eberly Központ, a célok, az értékelések és az oktatási stratégiák összehangolása). Egy menünevekkel kapcsolatos feleletválasztós teszt keveset árul el arról, hogy valaki képes-e befejezni a fenti felvételi frissítést.
Diagnosztizáljon a felírás előtt
Mielőtt bármit is létrehoznál, hasonlítsd össze a ténylegesen végrehajtott feladatot azzal, amit a jelenlegi bevezetés tanít és tesztel. Négy ellenőrzés különbözteti meg a betanítási hiányosságokat az egyéb okoktól:
- Figyeld meg a feladatot. Figyelje meg, ahogy több kezdő vagy tapasztalt munkatárs elvégzi a munkafolyamatot, és rögzítse a hibákat, a kerülő megoldásokat és a tétovázásokat.
- Hasonlítsd össze a képzéssel. A jelenlegi program pontosan ezt a sorrendet gyakorolja, vagy általában a rendszert? Van olyan értékelés, amely megköveteli a tanulótól, hogy ezt teljesítse?
- Ellenőrizd a környezetet. Az eszközök, a hozzáférési engedélyek, a személyzeti szintek és a helyi eljárások megfelelnek a képzésben foglaltaknak? Egy újonc megfelelő hozzáférési szint nélkül nem tudja gyakorolni a feladatot, bármilyen tanórán is zajlott a munka.
- Keressen rendszerhibákat. Ha a tapasztalt munkatársak is nehézségekbe ütköznek, vagy ugyanazt a kerülő megoldást alkalmazzák, az ok valószínűleg a képernyő, a mező vagy a szabály kialakítása. További képzés nem fogja megoldani a problémát. Jelentsd be az informatikusnak változtatási kérelemként.
Ezt a buktatót kell nyíltan megnevezni az érdekelt felekkel: a használhatósági hibákhoz rendszerváltoztatásra lehet szükség, nem további képzésre. Ha a képzéssel egy hibát elfednek, a költség minden csoportban megtérül. A jelenlegi módszeredet és a jelenlegi értékelésed felső határát tesztelendő hipotézisként, ne tényként kezeld.
Tervezés előkészítése és gyakorlás a munkafolyamat körül
Miután megtudta, mely hiányosságokat pótolhatja a képzés, párosítsa a program egyes szakaszait a feladattal.
Készítmény. Egy rövid diagnosztikával ellenőrizd az előfeltételeket, mielőtt a személy megérkezik a gyakorlatra. Győződj meg róla, hogy ismeri a szükséges kifejezéseket, például a regisztrációs mező és a klinikai mező közötti különbséget, valamint a feladatot korlátozó szabályozási szabályokat, például, hogy mit kell rögzíteni, és ki rögzítheti azt. Az önálló tempójú tanulás alkalmas erre a szakaszra. Az itt elvégzett felidézési ellenőrzés csak az előfeltételeket erősíti meg. Nem bizonyítja, hogy a személy képes elvégezni a munkát.
Munkafolyamat-feltérképezés. Térképezd fel a valós munkafolyamatot képernyőről képernyőre, beleértve a kihagyott lépéseket és azokat a pontokat, ahol a rendszer és a helyi eljárás eltér. Használd a térképet a gyakorlati eset és a válaszkulcs elkészítéséhez, majd add át az informatikai vagy megfelelőségi vezetődnek validálásra. Ugyanez a térkép egyfajta súrlódási audittá válik: minden olyan pont, ahol a megfigyelők hibákat vagy kerülő megoldásokat láttak, jelölt lehet egy rendszerjavításra, egy világosabb munkasegítségre vagy egy gyakorlati esetre.
Gyakorlat. Add oda a tanulóknak a teljes feladatot egy realisztikus esettanulmány kíséretében, és kérd meg őket, hogy magyarázzák el döntéseiket, valamint hajtsák végre azokat. A visszajelzésnek kapcsolódnia kell a döntéshez, például: „A hozzájáruló nyilatkozatot rossz rekordtípushoz csatoltad. Itt van a bizonyíték, amit ellenőrizhettél volna, és itt van, mit kell tenni, ha az űrlap típusa nem egyértelmű.” A sebességre és a teljességre vonatkozó visszajelzés akkor a leghatékonyabb, ha az adott lépésre vonatkozik.
Élő vagy aszinkron? Az élő oktatói közreműködés akkor ad a legtöbb értéket, ha a választás kétértelmű: amikor két védhető intézkedés létezik, vagy amikor az eljárás és a rendszer eltér. Egy olyan személy által vezetett megbeszélés, aki ismeri a helyi gyakorlatot, megoldja azt, amit egy írásos válaszkulcs nem tud. Az aszinkron áttekintés elegendő a szabályok megerősítéséhez, a felidézés ellenőrzéséhez és a világos esetekre vonatkozó visszajelzéshez.
Egy működő példa: a felvételi frissítés
Szemléltető példa. A gyakorló szakembernek használat előtt validálnia kell az esetet és a válaszkritériumokat.
Az eset. A tanuló egy szimulált dokumentációt kap egy fiktív betegről. Felkérik, hogy töltse ki a felvételi űrlapot. A dokumentáció tartalmaz egy beolvasott beleegyező nyilatkozatot, egy hiányzó referenciaszámmal ellátott beutalót és egy mezőt, amely elutasítja a képzési kézikönyvben látható beviteli formátumot.
A tanuló választásai. A hiányzó referenciaszámnál a tanuló (a) üresen hagyhatja a mezőt és véglegesítheti, (b) beírhat egy helyőrzőt, vagy (c) rögzítheti a hiányzó részt a jóváhagyott eljárással, és lekérheti a hiányzó információt. Az elutasított mezőnél (a) újrapróbálkozhat más formátumban, amíg az elfogadja, (b) beírhatja az értéket egy szabad szöveges megjegyzésbe, vagy (c) naplózhatja a problémát feltételezett rendszerhibaként, és folytathatja a jóváhagyott köztes lépéssel.
Visszacsatolás. Minden egyes választási lehetőség esetében a visszajelzés elmagyarázza, hogy az miért védhető vagy hiányos a megállapodás szerinti kritériumok alapján. Egy üres mező hiányos, mert a későbbi felhasználók nem tudják megmondani, hogy az adat hiányzik-e, vagy soha nem volt rá szükség. Egy helyőrző nem védhető, mert olyan információt rögzít, amely nem igaz. A jóváhagyott eljárás szerinti hiányosság rögzítése teljes. A második döntésben a formátumok kipróbálása, amíg az egyiket elfogadják, érvényes bejegyzést eredményezhet, de elrejt egy hibát, amelyet az informatikai csapatnak látnia kell. A hiba naplózása az a válasz, amely mind a rekordot, mind a következő kohortot védi.
Az újrapróbálkozás. A tanuló egy második esettel próbálkozik, egy másik hiányossággal, például egy csatolt, de aláíratlan beleegyező nyilatkozattal, és ugyanazt az érvelést alkalmazza rá.
Egy csoporton belül a tanulók súrlódási jelentései egy strukturált listává válnak a feltételezett hibákról az informatikai csapat számára.
Képességfelmérés és áthelyezési terv
Válasszon olyan intézkedéseket, amelyek tükrözik a feladatot. Két gyakorlati példa: feladatidő és a dokumentáció teljességeMielőtt elkezdenéd, határozd meg mindkettőt: mi számít teljesnek, ki bírálja el, mely rekordok szerepelnek a nevezőben, és mikor méred.
Egy egyszerű rubrika biztosítja az ítélet következetességét. Az alábbi egy javaslat, amelyet a klinikai vagy megfelelőségi szakemberrel együtt kell alkalmazni. Ez nem egy validált felkészültségi szabvány.
| Kritérium | Amit egy megfigyelő keres | Pontszám |
|---|---|---|
| Feladat végrehajtása | Befejezi a munkafolyamatot és azonosítja a dokumentációs súrlódásokat, rögzítve a tevékenységet és a mögötte álló bizonyítékokat | 0 a 2 |
| Érvelés | Elmagyarázza a vonatkozó korlátokat, alternatívákat és bizonytalanságokat; ellenőrzi a feladat időtartamát és a dokumentáció teljességét. | 0 a 2 |
| Határok | Jóváhagyott eljárásokat alkalmaz, és segítséget kér, ha hiányzik az információ vagy a felhatalmazás. | 0 a 2 |
Horgonypontok: 0 hiányzót vagy nem alátámasztottat jelent; 1 részlegeset jelent, releváns hiányosságokkal; 2 teljest és a megállapodás szerinti kritériumok alapján indokoltat jelent. A kritikus hibákat külön kell meghatározni, például valótlan információk rögzítését vagy a kötelező beleegyezési ellenőrzés megkerülését. Az összesített pontszám soha nem rejthet el kritikus hibát.
Átvitelhez egy új, még nem látott esetet kell értékelni a gyakorlatban használt helyett, és miután a tanuló kellőképpen tapasztalatot szerzett a valós munkában, kövesse nyomon a munkahelyen. A Betegségellenőrzési és Megelőzési Központok (CDC) azt javasolják, hogy ahol lehetséges, mind a tanulást, mind a tanulási folyamatot értékeljék, mert egy képzésen átmenő személynek továbbra is nehézséget okozhat a tudás alkalmazása a munkahelyen.CDC, Képzés értékelése: a hatékonyság mérése). Ezt a nyomon követést egy felügyelt munkafeladat vagy a tanuló valós bejegyzéseinek egy oktató általi áttekintése szolgálhatja.
Ha a bevezetés szakmák közötti átadással jár, például egy regisztrációs csapat átadja a dokumentumokat a klinikai személyzetnek, az Egészségügyi Kutatási és Minőségi Ügynökség (Agency for Healthcare Research and Quality)... TeamSTEPPS program kiindulópontja az egészségügyi csapatmunkának és a kommunikációs erőforrásoknak. Kérjen meg egy klinikai oktatót, hogy válassza ki és alkalmazza a megfelelő eszközöket.
Amit a bizonyítékok mutathatnak és amit nem
Legyen egyértelmű, hogy mire jogosult. Ezekre a kérdésekre kell választ adnia az auditnak.
Mi mutatná, hogy a tanulók képesek-e a munkafolyamatot végrehajtani és azonosítani a súrlódásokat? A rubrika egy láthatatlan esetet, a feladat idejét és a dokumentáció teljességét hasonlítja össze az alapvonallal, valamint a benyújtott súrlódási jelentések minőségét. Hasonlítsa össze a hasonlókat a hasonlóval: ugyanaz a populáció, ugyanaz a nevező és ugyanaz az időzítés.
Milyen korlátok maradhatnak fenn a teljesítmény javulása után is? Több. A hibás képernyők és szabályok mindaddig megmaradnak, amíg valaki meg nem változtatja a rendszert. A személyzet, a munkaterhelés és a hozzáférési engedélyek határozzák meg, hogy mennyi idő áll rendelkezésre a megfelelő dokumentáláshoz. A rendszerrel ütköző helyi eljárások továbbra is ütköznek. Az egyidejű működési változások, például egy új sablon vagy egy szoftverfrissítés, a képzéstől függetlenül is megváltoztathatják az intézkedéseket. Vizsgálja meg őket, mielőtt bármilyen változást a programhoz rendelne.
A fenti források alátámasztják a célok, a gyakorlat és az értékelés összehangolásának, valamint a tanulás és az átadás mérésének tervezési alapelveit. Nem bizonyítják, hogy bármely adott program vagy platform csökkenti a dokumentációs terhet. Ez a cikk nem tesz eredményígéreteket, és a saját értékelésednek sem szabadna.
Ahol az AhaSlides elfér
Az AhaSlides támogatja az adaptív és interaktív tanulást, és lehetővé teszi a váltást az élő és az önálló tempójú oktatás között. Egy olyan bevezető programban, mint a fenti, ez jelenthet egy önálló tempójú előfeltétel-ellenőrzést a gyakorlás előtt, egy interaktívan vezetett ülést a kétértelmű döntéshez, és egy új eset utólagos önálló tempójú felülvizsgálatát. A konkrét szerzői, visszajelzési és jelentéskészítési funkciókat egy bemutató során össze kell hasonlítani a saját munkafolyamattal, mielőtt megterveznéd őket. Bármely mesterséges intelligenciával, szimulációval vagy EHR-integrációval kapcsolatos folyamatot külsőként vagy megerősítés nélküliként kell kezelni, amíg be nem bizonyítják.
A következő lépésed
Kezdjük a feladat rubrikával: vegyünk egy nagy volumenű munkafolyamatot a kórházunkban, fogalmazzuk meg a fenti három kritériumot az informatikai vagy megfelelőségi vezetőnkkel, és figyeljünk meg két-három valós próbálkozást. A rögzített súrlódások a képzési hiányosságok és rendszerhibák listája, ebben a szétválasztási sorrendben.
Amikor a terved elkészült, megmutatjuk, hogyan működne a gyakorlás és az áttekintés szakaszainak élő, önálló ütemben történő változata. AhaSlides demó igénylése és hozza magával a munkafolyamatát.
