Találkozói meghívó e-mail | A legjobb tippek, példák és sablonok (100%-ban ingyenes)

Mi a jó találkozóra meghívó e-mail példa?

A találkozók a csapathatékonyság, a koordináció és az egység alapvető elemei lehetnek. Sok vállalat hetente legalább egyszer találkozót szervez, ez lehet egy informális megbeszélés, hogy egyszerűen mélyreható beszélgetést folytasson az alkalmazottaival, vagy egy formálisabb igazgatósági ülés, hogy megvitassák a vállalat jövőbeli tervét és éves év végi jelentését. Az adminisztrátorok vagy vezetők számára kötelező meghívó levelet küldeni a résztvevőknek vagy a vendégeknek.

A hivatalos értekezletek hatékony és gördülékeny lebonyolításához fontos a meghívás. Számos módja van a találkozók meghívásának küldésének. Ebben a cikkben a kezelésre összpontosítunk találkozóra meghívó e-mailek, a legkényelmesebb és legnépszerűbb módszer arra, hogy meghívjon embereket a találkozókra.

Tartalomjegyzék

• Mi az a megbeszélésre meghívó e-mail?
• Miért fontos az értekezlet-meghívó e-mail?
• Írjon e-mailt az értekezletre lépésről lépésre
• Az értekezlet-meghívó e-mail típusai és példák
• A lényeg

Gyors találkozó sablonok AhaSlides

• Találkozók az üzleti életben
• Találkozó jegyzőkönyv
• Stand Up Meeting

Mi az a megbeszélésre meghívó e-mail?

Az üzleti tevékenységek kulcsfontosságú része, az értekezlet-meghívó e-mail egy írásos üzenet, amely bemutatja a megbeszélés célját, és felkéri az embereket, hogy csatlakozzanak a megbeszéléshez a konkrét időpontot és helyszínt követően, valamint részletesebb mellékleteket, ha vannak. A találkozók jellemzőitől függően formális vagy informális stílusban írható. Megfelelő hangnemben és stílusban kell őket megírni, hogy megfeleljenek az üzleti e-mail etikettnek.

Azonban ne keverje össze az értekezlet-meghívó e-mailt az értekezlet-összehívással. A legfontosabb különbség ezek között az e-mailek között az, hogy az értekezlet-bekérő e-mail célja találkozó egyeztetése valakivel, míg az értekezlet-meghívó e-mail célja, hogy meghívja Önt egy megbeszélésre a bejelentett dátumokon és helyen.

Miért fontos az értekezlet-meghívó e-mail?

Az e-mailes meghívók használata számos előnnyel jár. Az alábbiakban felsoroljuk az e-mailes meghívók előnyeit:

• Közvetlenül csatlakozik a naptárhoz. Amikor a címzettek elfogadnak egy meghívást, az visszakerül az üzleti naptárukba, és ugyanúgy emlékeztetőt kap, mint a naptárban szereplő egyéb eseményekről.
• Kényelmes és gyors. A címzettek azonnal elérhetik az e-mailt, miután rákattint a küldés gombra. Mivel egyenesen a címzetthez érkezik, ha az e-mail cím hibás, azonnal megkaphatja a bejelentést, és gyorsan további megoldásokat kereshet.
• Időtakarékos. Csoportos e-maileket küldhet egyszerre több ezer e-mail címmel.
• Ez költségtakarékos. Nem kell költségvetést költenie postázásra.
• Közvetlenül az Ön által preferált webinárium-platformról generálható. Hacsak nem személyes találkozón van, valószínűleg a Zoom lesz az első választása, Microsoft Teams, vagy valami ezzel egyenértékű. Az RSVP megerősítésekor az összes hivatkozás és időkeret e-mailben szinkronizálva lesz, így a résztvevő elkerülheti a más eseményekkel való összetévesztést.

Tény, hogy naponta több milliárd e-mailt küldenek, és ezek közül sok spam. Mivel mindenki legalább egy e-mailt használ fontos üzenetek cseréjére munkával, vásárlással, találkozókkal és egyebekkel kapcsolatban. Mivel azonban naponta rengeteg e-mailt kell elolvasnia, nem meglepő, hogy néha találkozik az "e-mail fáradtság" jelenséggel. Így egy jó meghívó e-mail kézbesítése elkerülheti a címzettek szükségtelen félreértéseit vagy tudatlanságát.

Írjon egy találkozóra szóló meghívót lépésről lépésre

Egy jó találkozóra meghívó e-mail elengedhetetlen és rendszerint hatással van egy e-mail kézbesítés arány.

Vannak etikettek és alapelvek, amelyeket mindenkinek be kell tartania az üzleti találkozóra szóló meghívó e-mail kitöltéséhez a címzettekkel kapcsolatban. Az alábbi lépésekkel megtudhatja, hogyan írhat szabványos értekezlet-meghívó e-mailt:

1. lépés: Írjon egy erős tárgysort

Tény, hogy az e-mail címzettek 47%-a elolvassa azokat az e-maileket, amelyeknek világos és tömör tárgysora van. Az első benyomás fontos. Ez biztosíthatja, hogy a vevők sürgősséget vagy fontosságot érezzenek, ami magasabb nyitási arányt eredményez.

• Rövid, célzott. Legyen tényszerű, ne rejtélyes.
• Sürgősségként a tárgyban kérheti a részvétel megerősítését.
• Vagy adj hozzá egy érzelmi hangot, például ne felejtsd el a fontosságot, a sürgősséget,...
• Adja hozzá az Időt, ha hangsúlyozni szeretné az időérzékeny kérdést 

Például: „Megbeszélés 4/12: Projekt ötletbörze” vagy „Fontos. Kérem, válaszoljon: Új termékstratégiai értekezlet 10. 6.”

2. lépés: Kezdje egy gyors bevezetéssel

A legelső sorban érdemes röviden összefoglalni, hogy ki vagy, mi a pozíciód a szervezetben, és miért fordulsz hozzájuk. Ezután közvetlenül megmutathatja a találkozó célját. Sokan elkövetik azt a hibát, hogy homályos célt fogalmaznak meg az ülésen, mivel azt feltételezik, hogy a résztvevőknek tudniuk kell erről.

• Tegye a bemutatkozást kellemessé vagy kapcsolja a munkához
• Emlékeztesd a résztvevőket, ha valamilyen feladatot el kell végezniük, vagy bármit magukkal kell vinniük az értekezletre.

Például Üdvözlöm a csapattagot! Várom, hogy találkozzunk az új termék jövő hétfői bemutatóján.

3. lépés: Idő és hely megosztása

A megbeszélés pontos időpontját meg kell adni. Azt is el kell mondania nekik, hogyan és hol zajlik a találkozó, akár személyesen, akár online, és ajánljon fel iránymutatásokat vagy platformhivatkozásokat, ha szükségük van rájuk.

• Adja hozzá az időzónát, ha az alkalmazottak a világ különböző részein dolgoznak
• Említse meg a találkozó becsült időtartamát
• Amikor útbaigazítást ad, legyen a lehető legrészletesebb, vagy csatolja a térképezési útmutatót

Például: Kérjük, csatlakozzon hozzánk október 6-án, pénteken 1:00-kor az adminisztrációs épület második emeletén, a 2-es tárgyalóteremben.

4. lépés: Vázolja fel az ülés napirendjét

Fedezze fel a kulcsfontosságú célkitűzéseket vagy az ülés javasolt napirendjét. Ne említsd a részleteket. Egyszerűen megadhatja a témát és az idővonalat. A hivatalos megbeszélésekhez részletes dokumentumot csatolhat. Ez különösen hasznos a résztvevők felkészülésének elősegítésében.

Például, kezdheti a következővel: Tervezzük, hogy megvitassuk..../ Néhány problémával szeretnénk foglalkozni, vagy a következő ütemterv szerint:

• 8:00-9:30: A projekt bemutatása
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (marketing) és Charlotte (értékesítés) előadásai

5. lépés: Kérjen válaszadást

Az RSVP megkövetelése segíthet a címzettek válaszának megerősítésében. Az ambivalencia elkerülése érdekében az e-mailben szerepeltetni kell egy preferált választ és a résztvevők értesítésére vonatkozó határidőt. Ezáltal, ha nem kapta meg az RSVP-t abban az időben, amikor szabályozza, akkor gyors nyomon követési műveleteket tehet.

Például: Kérjük, válaszoljon [dátum]-ig az [e-mail cím vagy telefonszám]

6. lépés: Adjon hozzá egy professzionális e-mail aláírást és márkajelzést

Az üzleti e-mail aláírásnak tartalmaznia kell a teljes nevet, a beosztás megnevezését, a cég nevét, elérhetőségeit, személyes webhelyek és más hiperhivatkozással ellátott címek.

Könnyen testreszabhatja aláírását a segítségével Gmail.

Például:

Jessica Madison

Regionális marketing vezérigazgató-helyettes, Inco iparág

555-9577-990

Rengeteg ingyenes e-mail aláírás-készítő létezik, amelyek időt és erőfeszítést takarítanak meg, mint pl Aláírásom.

Az értekezlet-meghívó e-mail típusai és példák

Ne feledje, hogy a különböző típusú értekezletek eltérő szabványokat és írási stílusokat követnek. Általában az értekezlet-meghívó e-maileket formális vagy informális szintjük alapján különítjük el, beleértve a virtuális értekezleteket vagy a tisztán online megbeszéléseket vagy azok kizárását. Ebben a részben összegyűjtjük és bemutatjuk az üzleti értekezlet-meghívók néhány tipikus típusát, valamint az egyes típusokhoz tartozó sablonokat, amelyeket gyakran használnak az üzleti megbeszélésekre meghívó e-mailekben.

#1. A hivatalos találkozót kérő e-mail

A hivatalos értekezlet-bekérő e-mailt nagy értekezletekhez használják, amelyekre általában évente egyszer vagy háromszor kerül sor. Ez egy nagy formális találkozó, ezért az e-mailt hivatalos írásmódban kell megírni. A mellékelt mellékletekre azért van szükség, hogy a résztvevő számára egyértelműbbé váljon az ülésen való részvétel, a helyszín megtalálásának módja, valamint a napirend részletezése.

A hivatalos találkozók a következőket foglalják magukban:

• Vezetőségi megbeszélés
• bizottsági ülés
• Igazgatóság ülése 
• részvényesi közgyűlés 
• Stratégiai értekezlet 

Példa 1: Részvényesek' meghívó e-mail sablon

Tárgysor: Fontos. Meghívást kap az éves közgyűlésre. [Idő]

[A címzett neve]

[Cégnév]

[Munka megnevezése]

[Cég címe]

[Dátum]

Tisztelt Részvényesek!

Örömmel meghívjuk Önt az évi rendes közgyűlésre, amely XNUMX. január XNUMX-jén kerül megrendezésre [Idő], [Cím]

Az éves közgyűlés kivételes alkalom az egymás közötti tájékoztatásra, eszmecserére és megbeszélésre [Cégnév] és minden részvényesünk.

Ez egyben lehetőség arra is, hogy kifejezze magát és szavazzon, hogy aktív szerepet játsszon a fontosabb döntések meghozatalában [Cégnév], függetlenül a tulajdonában lévő részvények számától. Az ülésen a következő fontosabb napirendek kerülnek terítékre:

1. napirend:

2. napirend:

3. napirend:

4. napirend:

Az ülésen való részvételre vonatkozó utasításokat, a napirendet és a jóváhagyásra benyújtandó határozatok szövegét az alábbi csatolt dokumentumban találja.

Ezúton szeretném megköszönni a testület nevében a közreműködést és a hűségüket [Cégnév] és szeretettel várlak a Találkozón [Dátum]

Legjobb kapcsolatban,

[Név]

[Tisztség címe]

[Cégnév]

[Cég címe és webhelye]

Példa 2: Stratégiai értekezlet meghívó e-mail sablon

[A címzett neve]

[Cégnév]

[Munka megnevezése]

[Cég címe]

[Dátum]

Tárgysor: Project Launch Marketing kampány Találkozó: 2/28

Nevében [Cégnév]Szeretném meghívni Önt egy üzleti találkozóra, amely a következő napon kerül megrendezésre [A konferenciaterem neve, az épület neve] [Dátum és idő]. A találkozó addig fog tartani [Időtartam].

Örömmel üdvözölhetem Önt projektünk első szakaszában, hogy megvitassuk közelgő javaslatunkat [Részletek], és nagyra értékeljük az ezzel kapcsolatos értékes meglátásait. Íme egy rövid összefoglaló a napi programunkról:

1. napirend:

2. napirend:

3. napirend:

4. napirend:

Ezt a javaslatot egész csapatunk az egyik legfontosabbnak tartja. További tájékoztatás céljából ehhez a levélhez csatoltunk egy dokumentumot, amely részletesebb tájékoztatást nyújt, hogy kényelmesnek találhassa az ülésre való előzetes felkészülést.

Mindannyian alig várjuk, hogy megbeszélhessük Önnel, hogy mit tehetünk még annak érdekében, hogy ez a javaslat sikeres legyen. Kérjük, hogy a találkozó előtt bármilyen kérdést vagy javaslatot tegyen fel [Határidő] közvetlenül nekem, válaszolva erre az e-mailre.

Legyen szép napod.

Köszönöm,

Üdvözlettel,

[Név]

[Tisztség címe]

[Cégnév]

[Cég címe és webhelye]

#2. Az informális találkozóra meghívó e-mail

Hivatalos találkozóra szóló meghívó e-mailben, ha egyszerűen csak az alulmenedzselési szintű botokkal vagy a csapaton belüli tagokkal való találkozó. Sokkal könnyebben átgondolod, hogyan írj helyesen. Kötetlen stílusban írhat barátságos és örömteli hangnemben.

Az informális találkozók a következőket foglalják magukban:

• Ötletbörze találkozó
• Problémamegoldó találkozó
• Képzések
• Bejelentkezési értekezlet
• Csapatépítő találkozó
• Kávés beszélgetések 

3. példa: Bejelentkezési értekezlet-meghívó e-mail-sablonja

Tárgysor: Sürgős. [Projekt neve] frissítéseket. [Dátum]

Kedves Csapatok!

Üdvözlet!

Élvezetes és mulatságos volt veled együtt dolgozni [Projekt neve]. Mindazonáltal, hogy eredményesen tudjuk folytatni terveinket, úgy gondolom, hogy itt az ideje, hogy beszámoljunk az elért eredményekről, és hálás lennék, ha találkozhatnánk Önnel [elhelyezkedés] az ügy további megbeszélésére a címen [Dátum és idő].

Mellékeltem továbbá egy listát azokról a napirendekről, amelyeket meg kell vitatni. Ne felejtse el elkészíteni a feladat elvégzéséről szóló jelentést. Kérjük, használja ezt [Link] hogy tudassa velem, sikerül-e.

Kérjük, mielőbb küldje el e-mailben a visszaigazolását.

Üdvözlettel,

[Név]

[Munka megnevezése]

[Cégnév]

Példa 4: Team building meghívó e-mail sablon

Kedves Csapattagok!

Ezzel tájékoztatjuk, hogy a [Osztály neve] szervez a Csapatépítő találkozó minden munkatársunk számára tagok tovább [Dátum és idő]

A további szakmai fejlődés szempontjából rendkívül fontos, hogy együtt fejlődjünk, és ez csak akkor valósulhat meg, ha csapatban dolgozunk, hogy képességeinket és tehetségeinket kamatoztatni tudjuk a jobb teljesítmény érdekében. Ez az oka annak, hogy osztályunk havonta népszerűsít különféle csapatépítő tevékenységeket.

Kérjük, jöjjön el és csatlakozzon az eseményhez, hogy hallgassuk a hangját arról, hogyan tudnánk javítani, hogy jobb támogatást nyújthassunk. Lesz is néhány csapatépítő játékok italokat és könnyű frissítőket a társaság biztosítja.

Szórakoztató pillanatokat töltünk el ezen a csapatépítő eseményen, amelynek célja, hogy mindannyiunk fejlődését segítsük. Ha úgy gondolja, hogy nem tud részt venni ezen a találkozón, kérjük, jelezze [Koordinátor neve] at [Telefonszám]

Tisztelettel,

[Név]

[Munka megnevezése]

[Cégnév]

#3. Vendégelőadói meghívó e-mail

A vendégelőadóra szóló meghívó e-mailnek tartalmaznia kell az előadó számára releváns információkat a találkozóval és a felszólalási lehetőséggel kapcsolatban. Létfontosságú, hogy az előadó tudja, hogyan járulhat hozzá az eseményhez, és milyen előnyökkel járhat, ha részese lehet az eseményének.

5. példa: Vendégelőadói meghívó e-mail sablon

Kedves [Hangszóró],

Reméljük, hogy ez az üzenet jól talál téged! Ma egy fantasztikus felszólalási lehetőséggel állunk rendelkezésére az elmélkedéshez. Szeretnénk megkérni Önt, hogy legyen megtisztelő előadónk a [Megbeszélés neve], egy esemény, amelynek középpontjában [Az esemény céljának és közönségének leírása]. Az egész [Megbeszélés neve] csapatát az Ön eredményei inspirálják, és úgy érzi, Ön lenne a tökéletes szakértő a hasonló gondolkodású szakemberekből álló közönség megszólítására.

[Megbeszélés neve] ben kerül sor [Helyszín, beleértve a várost és az államot] on [Dátumok]. Rendezvényünknek várhatóan kb [A résztvevők becsült száma#]. Célunk az [Az értekezlet céljai].

Úgy gondoljuk, hogy Ön nagyszerű előadó, és a hangja kritikus kiegészítést jelentene ehhez a beszélgetéshez, tekintettel az Ön által végzett kiterjedt munkára [Szakterület]. Megfontolhatja ötleteinek bemutatását [Duration] percig, amelyek a területhez kapcsolódnak [Az értekezlet témája]. Ajánlatát [határidő] előtt elküldheti a [link] segítségével, hogy csapatunk meghallgathassa elképzeléseit és előre meghatározhassa beszéde részleteit.

Mindenesetre, ha nem tud részt venni, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a [link] címen. Köszönjük idejét és figyelmét, várjuk pozitív válaszát.

Legjobb,
[Név]
[Munka megnevezése]
[Elérhetőség]
[A vállalat webhelyének címe]

#4. Webinárium meghívó e-mail

Napjaink trendjei szerint egyre többen szerveznek online találkozót, mivel ez idő- és költségmegtakarítást jelent, különösen a távoli munkacsoportok számára. Ha konferenciaplatformokat használ, vannak jól testreszabott meghívóüzenetek, amelyeket közvetlenül az értekezlet kezdete előtt küldenek el a résztvevőknek, például a Zoom meghívó e-mail sablont. A virtuális webináriumhoz tekintse meg a következő mintát.

Tippek: Használjon olyan kulcsszavakat, mint „Gratulálunk”, „Hamarosan”, „Tökéletes”, „Frissítés”, „Elérhető”, „Végül”, „Legjobb”, „Különleges”, „Csatlakozzon”, „Ingyenes” stb.

Példa 6: Webinárium meghívó e-mail sablon

Tárgysor: Gratulálunk! Meg vagy hívva [Webinar név]

Kedves [Jelölt Neve],

[Cégnév] nagyon örül, hogy webináriumot szervez [Webinárium témája] tovább [találka] nál nél [Time], amelynek célja [[Webinar céljai]

Ez jó lehetőség lesz arra, hogy hatalmas előnyöket szerezzen a meghívott szakértőktől a [Webinar témák] területén, és ingyenes ajándékokat kapjon. Csapatunk nagyon lelkes az Ön jelenlétéért.

Megjegyzés: Ez a webinárium korlátozott [Emberek száma]. A hely mentéséhez kérjük, regisztráljon [Link], és bátran ossza meg barátaival. 

Remélem ott találkozunk!

Szép napot,

[A neved]

[aláírás]

A lényeg

Szerencsére az interneten számos üzleti találkozó-meghívó sablon áll rendelkezésre, amelyeket személyre szabhat és másodpercek alatt elküldhet a résztvevőknek. Ne felejtsen el menteni néhányat a felhőbe, hogy tökéletes írással készíthesse e-mailjeit, különösen sürgős esetekben.

Ha más megoldásokat is keres vállalkozása számára, megtalálhatja AhaSlides egy jó prezentációs eszköz számos csodálatos funkcióval, amelyek támogatják a webináriumokat, csapatépítő tevékenységeket, konferenciákat és még sok mást.

Gyakran ismételt kérdések

ref: Valóban | Sherpany