Találkozói meghívó e-mail | A legjobb tippek, példák és sablonok (100%-ban ingyenes)

A megbeszélések elengedhetetlen elemei lehetnek a csapat hatékonyságának, koordinációjának és egységének. Sok vállalat legalább hetente egyszer tart megbeszélést, amely lehet egy informális találkozó, ahol egyszerűen mély beszélgetést folytathatnak az alkalmazottakkal, vagy egy hivatalosabb igazgatósági ülés, ahol a vállalat jövőbeli tervét és éves jelentését vitatják meg. Az adminisztratív tisztviselőknek vagy vezetőknek kötelező meghívólevelet küldeniük a résztvevőknek vagy a vendégeknek.

A hivatalos értekezletek hatékony és gördülékeny lebonyolításához fontos a meghívás. Számos módja van a találkozók meghívásának küldésének. Ebben a cikkben a kezelésre összpontosítunk találkozóra meghívó e-mailek, a legkényelmesebb és legnépszerűbb módszer arra, hogy meghívjon embereket a találkozókra.

Tartalomjegyzék

• Mi az a találkozómeghívó e-mail?
• Miért fontos a találkozóra meghívó e-mail?
• Írjon e-mailt az értekezletre lépésről lépésre
• Az értekezlet-meghívó e-mail típusai és példák
• A lényeg

Gyors találkozósablonok az AhaSlides segítségével

Mi az a találkozómeghívó e-mail?

Az üzleti tevékenységek kulcsfontosságú részét képező meghívó e-mail egy írásos üzenet, amely bemutatja a megbeszélés célját, és felkéri a résztvevőket, hogy csatlakozzanak a megbeszéléshez a megadott időpontban és helyszínen, valamint szükség esetén részletesebb mellékleteket is tartalmaz. A megbeszélések jellegétől függően formális vagy informális stílusban is megírható. Az üzleti e-mail etikettnek megfelelő hangnemben és stílusban kell megírni őket.

Azonban ne keverje össze a találkozómeghívót a találkozókérő e-maillel. A kettő közötti legfontosabb különbség az, hogy a találkozókérő e-mail célja egy találkozó egyeztetése valakivel, míg a találkozómeghívó e-mail célja, hogy meghívjon egy megbeszélésre a bejelentett időpontokban és helyszínen.

Miért fontos a találkozóra meghívó e-mail?

Az e-mailes meghívók használata számos előnnyel jár. Az alábbiakban felsoroljuk az e-mailes meghívók előnyeit:

• Közvetlenül kapcsolódik a naptárakhoz. Amikor a címzettek elfogadják a meghívást, az visszakerül az üzleti naptárukba, és te kapsz egy emlékeztetőt, akárcsak a naptárban szereplő többi eseményről.
• Kényelmes és gyors. A címzettek azonnal elérhetik az e-mailt, miután rákattint a küldés gombra. Mivel egyenesen a címzetthez érkezik, ha az e-mail cím hibás, azonnal megkaphatja a bejelentést, és gyorsan további megoldásokat kereshet.
• Időtakarékos. Csoportos e-maileket küldhet egyszerre több ezer e-mail címmel.
• Költségkímélő. Nem kell pénzt költenie postázásra.
• Közvetlenül az Ön által preferált webinárium-platformról generálható. Hacsak nem személyes találkozón van, valószínűleg a Zoom lesz az első választása, Microsoft Teams, vagy valami ezzel egyenértékű. Az RSVP megerősítésekor az összes hivatkozás és időkeret e-mailben szinkronizálva lesz, így a résztvevő elkerülheti a más eseményekkel való összetévesztést.

Tény, hogy naponta több milliárd e-mailt küldenek, és ezek közül sok spam. Mindenki használ legalább egy e-mailt fontos üzenetek váltására, például munkával, vásárlással, megbeszélésekkel és egyebekkel kapcsolatban. Azonban, mivel naponta rengeteg e-mailt kell elolvasni, nem meglepő, hogy néha az „e-mail-fáradtság” jelenségével találkozunk. Így egy jó meghívó e-mail elküldésével elkerülhetjük a címzettek felesleges félreértéseit vagy tudatlanságát.

Írjon egy találkozóra szóló meghívót lépésről lépésre

Egy jó találkozóra meghívó e-mail elengedhetetlen és rendszerint hatással van egy e-mail kézbesítés arány.

Vannak etikett szabályok és alapelvek, amelyeket mindenkinek be kell tartania egy üzleti találkozóra szóló meghívó e-mail kitöltésekor a címzettek tiszteletben tartása érdekében. Az alábbi lépésekkel megtanulhatja, hogyan írjon szabványos találkozóra szóló meghívó e-mailt:

1. lépés: Írjon egy erős tárgysort

Tény, hogy az e-mail címzettek 47%-a elolvassa azokat az e-maileket, amelyeknek világos és tömör tárgya van. Az első benyomás fontos. Ez segíthet abban, hogy a címzettek sürgősséget vagy fontosságot érezzenek, ami magasabb megnyitási arányhoz vezet.

• Rövid, célzott. Legyen tényszerű, ne rejtélyes.
• Sürgősségként a tárgyban kérheti a részvétel megerősítését.
• Vagy adj hozzá egy érzelmi hangot, például ne felejtsd el a fontosságot, a sürgősséget,...
• Adja hozzá az Időt, ha hangsúlyozni szeretné az időérzékeny kérdést 

Például: „Megbeszélés 4/12: Projekt ötletbörze” vagy „Fontos. Kérem, válaszoljon: Új termékstratégiai értekezlet 10. 6.”

2. lépés: Kezdje egy gyors bevezetéssel

A legelső sorban érdemes röviden összefoglalni, hogy ki vagy, mi a pozíciód a szervezetben, és miért fordulsz hozzájuk. Ezután közvetlenül megmutathatja a találkozó célját. Sokan elkövetik azt a hibát, hogy homályos célt fogalmaznak meg az ülésen, mivel azt feltételezik, hogy a résztvevőknek tudniuk kell erről.

• Tegye a bemutatkozást kellemessé vagy kapcsolja a munkához
• Emlékeztesd a résztvevőket, ha valamilyen feladatot el kell végezniük, vagy bármit magukkal kell vinniük az értekezletre.

Például: Üdvözlöm csapattag, várom, hogy találkozzunk jövő hétfőn az új termék bemutatóján.

3. lépés: Idő és hely megosztása

A megbeszélés pontos időpontját meg kell adni. Azt is el kell mondania nekik, hogyan és hol zajlik a találkozó, akár személyesen, akár online, és ajánljon fel iránymutatásokat vagy platformhivatkozásokat, ha szükségük van rájuk.

• Adja hozzá az időzónát, ha az alkalmazottak a világ különböző részein dolgoznak
• Említse meg a találkozó becsült időtartamát
• Útvonaltervezéskor legyen a lehető legrészletesebb, vagy csatoljon térképes útmutatót

PéldáulKérjük, csatlakozzon hozzánk október 6-án, pénteken 1:00 órakor a 2-es tárgyalóban, a második emeleten, az adminisztrációs épületben.

4. lépés: Vázolja fel az ülés napirendjét

Foglald össze a főbb célokat vagy a javasolt napirendet. Ne említsd a részleteket. Egyszerűen csak a témát és az ütemtervet is megadhatod. Hivatalos megbeszélések esetén csatolhatsz egy részletes dokumentumot. Ez különösen hasznos a résztvevők előzetes felkészüléséhez.

Például, kezdheted ezzel: Tervezzük, hogy megvitassuk..../ Szeretnénk foglalkozni néhány problémával, vagy az alábbiak szerint:

• 8:00-9:30: A projekt bemutatása
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (marketing) és Charlotte (értékesítés) előadásai

5. lépés: Kérjen válaszadást

Az RSVP megkövetelése segíthet a címzettek válaszának megerősítésében. Az ambivalencia elkerülése érdekében az e-mailben szerepeltetni kell egy preferált választ és a résztvevők értesítésére vonatkozó határidőt. Ezáltal, ha nem kapta meg az RSVP-t abban az időben, amikor szabályozza, akkor gyors nyomon követési műveleteket tehet.

Például: Kérjük, válaszoljon [dátum]-ig az [e-mail cím vagy telefonszám]

6. lépés: Professzionális e-mail aláírás és arculat hozzáadása

Az üzleti e-mail aláírásának tartalmaznia kell a teljes nevet, a pozíció megnevezését, a cég nevét, az elérhetőségeket, személyes webhelyek és más hiperhivatkozással ellátott címek.

Könnyen testreszabhatja aláírását a segítségével Gmail.

Például:

Jessica Madison

Regionális marketing vezérigazgató-helyettes, Inco iparág

555-9577-990

Rengeteg ingyenes e-mail aláírás-készítő létezik, amelyek időt és energiát takarítanak meg, például Aláírásom.

Az értekezlet-meghívó e-mail típusai és példák

Ne feledje, hogy a különböző típusú értekezletek eltérő szabványokat és írási stílusokat követnek. Általában az értekezlet-meghívó e-maileket formális vagy informális szintjük alapján különítjük el, beleértve a virtuális értekezleteket vagy a tisztán online megbeszéléseket vagy azok kizárását. Ebben a részben összegyűjtjük és bemutatjuk az üzleti értekezlet-meghívók néhány tipikus típusát, valamint az egyes típusokhoz tartozó sablonokat, amelyeket gyakran használnak az üzleti megbeszélésekre meghívó e-mailekben.

#1. A hivatalos találkozót kérő e-mail

A hivatalos találkozókérő e-mailt nagyszabású, általában évente egyszer-háromszor megrendezett találkozókon használják. Mivel ez egy nagyszabású hivatalos találkozó, az e-mailt hivatalos stílusban kell megírni. A csatolt függelékekre azért van szükség, hogy a résztvevők számára világosabbá tegyék a találkozón való részvétel módját, a helyszín megtalálását és a napirend részletezését.

A hivatalos találkozók a következőket foglalják magukban:

• Vezetőségi megbeszélés
• bizottsági ülés
• Igazgatóság ülése 
• részvényesi közgyűlés 
• Stratégiai értekezlet 

Példa 1: Részvényesek' meghívó e-mail sablon

Tárgy: Fontos. Meghívjuk az éves közgyűlésre. [Idő]

[A címzett neve]

[Cégnév]

[Munka megnevezése]

[Cég címe]

[Dátum]

Tisztelt Részvényesek!

Örömmel meghívjuk Önt az évi rendes közgyűlésre, amely XNUMX. január XNUMX-jén kerül megrendezésre [Idő], [Cím]

Az éves közgyűlés kivételes alkalom az egymás közötti tájékoztatásra, eszmecserére és megbeszélésre [Cégnév] és minden részvényesünk.

Ez egyben lehetőség arra is, hogy kifejezze magát és szavazzon, hogy aktív szerepet játsszon a fontosabb döntések meghozatalában [Cégnév], függetlenül a tulajdonában lévő részvények számától. Az ülésen a következő fontosabb napirendek kerülnek terítékre:

1. napirend:

2. napirend:

3. napirend:

4. napirend:

Az ülésen való részvételre vonatkozó utasításokat, a napirendet és a jóváhagyásra benyújtandó határozatok szövegét az alábbi csatolt dokumentumban találja.

Ezúton szeretném megköszönni a testület nevében a közreműködést és a hűségüket [Cégnév] és szeretettel várlak a Találkozón [Dátum]

Üdvözlettel,

[Név]

[Tisztség címe]

[Cégnév]

[Cég címe és webhelye]

Példa 2: Stratégiai értekezlet meghívó e-mail sablon

[A címzett neve]

[Cégnév]

[Munka megnevezése]

[Cég címe]

[Dátum]

Tárgysor: Project Launch Marketing kampány Találkozó: 2/28

Nevében [Cégnév]Szeretném meghívni Önt egy üzleti találkozóra, amely a következő napon kerül megrendezésre [A konferenciaterem neve, az épület neve] [Dátum és idő]. A találkozó addig fog tartani [Időtartam].

Örömmel üdvözölhetem Önt projektünk első szakaszában, hogy megvitassuk közelgő javaslatunkat [Részletek], és nagyra értékeljük az ezzel kapcsolatos értékes meglátásait. Íme egy rövid összefoglaló a napi programunkról:

1. napirend:

2. napirend:

3. napirend:

4. napirend:

Ezt a javaslatot teljes csapatunk az egyik legfontosabbnak tartja. További tájékoztatásul csatoltunk ehhez a levélhez egy dokumentumot, amely részletesebb információkat tartalmaz, hogy kényelmesen felkészülhessen a megbeszélésre.

Mindannyian várjuk, hogy megbeszélhessük Önökkel, mit tehetünk még a javaslat sikeres megvalósítása érdekében. Kérjük, hogy a megbeszélés előtt küldjék el kérdéseiket vagy javaslataikat. [Határidő] közvetlenül nekem, válaszolva erre az e-mailre.

Legyen szép napod.

Köszönöm,

Üdvözlettel,

[Név]

[Tisztség címe]

[Cégnév]

[Cég címe és webhelye]

#2. Az informális találkozóra meghívó e-mail

Egy hivatalos megbeszélésmeghívó e-maillel egyszerűen csak egy megbeszélésről van szó a vezetőség alatti munkatársakkal vagy a csapaton belüli tagokkal. Sokkal könnyebb átgondolni, hogyan írj megfelelően. Írhatsz informális stílusban, barátságos és vidám hangnemben.

Az informális találkozók a következőket foglalják magukban:

• Ötletbörze találkozó
• Problémamegoldó találkozó
• Képzések
• Bejelentkezési értekezlet
• Csapatépítő találkozó
• Kávés beszélgetések 

3. példa: Bejelentkezési értekezlet-meghívó e-mail-sablonja

Tárgysor: Sürgős. [Projekt neve] frissítéseket. [Dátum]

Kedves Csapatok!

Üdvözlet!

Élvezetes és mulatságos volt veled együtt dolgozni [Projekt neve]. Mindazonáltal, hogy eredményesen tudjuk folytatni terveinket, úgy gondolom, hogy itt az ideje, hogy beszámoljunk az elért eredményekről, és hálás lennék, ha találkozhatnánk Önnel [elhelyezkedés] az ügy további megbeszélésére a címen [Dátum és idő].

Mellékeltem továbbá egy listát azokról a napirendekről, amelyeket meg kell vitatni. Ne felejtse el elkészíteni a feladat elvégzéséről szóló jelentést. Kérjük, használja ezt [Link] hogy tudassa velem, sikerül-e.

Kérjük, mielőbb küldje el e-mailben a visszaigazolását.

Üdvözlettel,

[Név]

[Munka megnevezése]

[Cégnév]

Példa 4: Team building meghívó e-mail sablon

Kedves Csapattagok!

Ezzel tájékoztatjuk, hogy a [Osztály neve] szervez a Csapatépítő találkozó minden munkatársunk számára tagok tovább [Dátum és idő]

A további szakmai fejlődés szempontjából rendkívül fontos, hogy együtt fejlődjünk, és ez csak akkor valósulhat meg, ha csapatban dolgozunk, hogy képességeinket és tehetségeinket kamatoztatni tudjuk a jobb teljesítmény érdekében. Ez az oka annak, hogy osztályunk havonta népszerűsít különféle csapatépítő tevékenységeket.

Kérjük, jöjjön el és csatlakozzon az eseményhez, hogy hallgassuk a hangját arról, hogyan tudnánk javítani, hogy jobb támogatást nyújthassunk. Lesz is néhány csapatépítő játékok, és a cég könnyű frissítőket biztosít.

Alig várjuk, hogy kellemes pillanatokat tölthessünk el ezen a csapatépítő rendezvényen, amelyet azért szerveztünk, hogy mindannyiunk fejlődését elősegítse. Ha úgy gondolod, hogy nem tudsz részt venni ezen a találkozón, kérjük, jelezd felénk. [Koordinátor neve] at [Telefonszám]

Tisztelettel,

[Név]

[Munka megnevezése]

[Cégnév]

#3. Vendégelőadói meghívó e-mail

A vendégelőadói meghívó e-mailnek tartalmaznia kell az előadó számára releváns információkat a találkozóval és az előadás lehetőségével kapcsolatban. Létfontosságú, hogy az előadó tudja, hogyan járulhat hozzá az eseményedhez, és milyen előnyökkel járhat, ha részt vesz az eseményen.

5. példa: Vendégelőadói meghívó e-mail sablon

Kedves [Hangszóró],

Reméljük, hogy ez az üzenet jól talál téged! Ma egy fantasztikus felszólalási lehetőséggel állunk rendelkezésére az elmélkedéshez. Szeretnénk megkérni Önt, hogy legyen megtisztelő előadónk a [Megbeszélés neve], egy esemény, amelynek középpontjában [Az esemény céljának és közönségének leírása]. Az egész [Megbeszélés neve] csapatát az Ön eredményei inspirálják, és úgy érzi, Ön lenne a tökéletes szakértő a hasonló gondolkodású szakemberekből álló közönség megszólítására.

[Megbeszélés neve] ben kerül sor [Helyszín, beleértve a várost és az államot] on [Dátumok]. Rendezvényünknek várhatóan kb [A résztvevők becsült száma#]. Célunk az [Az értekezlet céljai].

Úgy gondoljuk, hogy kiváló előadó vagy, és a hangod kritikus fontosságú kiegészítője lenne ennek a beszélgetésnek, tekintettel a [Szakterület] területen végzett széleskörű munkádra. A [Időtartam] percig terjedően bemutathatod az ötleteidet, amelyek a következő területhez kapcsolódnak: [Az értekezlet témája]. Ajánlatát [határidő] előtt elküldheti a [link] segítségével, hogy csapatunk meghallgathassa elképzeléseit és előre meghatározhassa beszéde részleteit.

Mindenesetre, ha mégsem tud részt venni, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a [link] címen. Köszönjük idejét és figyelmét, várjuk pozitív válaszát.

Legjobb,
[Név]
[Munka megnevezése]
[Elérhetőség]
[A vállalat webhelyének címe]

#4. Webinárium meghívó e-mail

A mai trendekben egyre többen tartanak online megbeszéléseket, mivel ez idő- és költségmegtakarítást jelent, különösen a távmunkában dolgozó csapatok számára. Ha konferenciaplatformokat használsz, jól testreszabott meghívóüzeneteket kaphatsz, amelyeket közvetlenül a résztvevőknek küldhetsz el a megbeszélés kezdete előtt, például a Zoom meghívó e-mail sablonját. Virtuális webináriumhoz a következő mintát tekintheted meg.

Tippek: Használjon olyan kulcsszavakat, mint „Gratulálunk”, „Hamarosan”, „Tökéletes”, „Frissítés”, „Elérhető”, „Végül”, „Legjobb”, „Különleges”, „Csatlakozzon”, „Ingyenes” stb.

Példa 6: Webinárium meghívó e-mail sablon

Tárgysor: Gratulálunk! Meg vagy hívva [Webinar név]

Kedves [Jelölt Neve],

[Cégnév] nagyon örül, hogy webináriumot szervez [Webinárium témája] tovább [találka] nál nél [Time], amelynek célja [[Webinar céljai]

Ez jó lehetőség lesz arra, hogy hatalmas előnyöket szerezzen a meghívott szakértőktől a [Webinar témák] területén, és ingyenes ajándékokat kapjon. Csapatunk nagyon lelkes az Ön jelenlétéért.

Megjegyzés: Ez a webinárium korlátozott [Emberek száma]. A hely mentéséhez kérjük, regisztráljon [Link], és bátran ossza meg barátaival. 

Remélem ott találkozunk!

Szép napot,

[A neved]

[aláírás]

A lényeg

Szerencsére az interneten számos üzleti találkozó-meghívó sablon áll rendelkezésre, amelyeket személyre szabhat és másodpercek alatt elküldhet a résztvevőknek. Ne felejtsen el menteni néhányat a felhőbe, hogy tökéletes írással készíthesse e-mailjeit, különösen sürgős esetekben.

Tegyük fel, hogy más megoldásokat is keres vállalkozása számára. Ebben az esetben, tapasztalhatja, hogy az AhaSlides egy jó prezentációs eszköz, számos lenyűgöző funkcióval, amelyek támogatják webinárium eseményeit, csapatépítő tevékenységeit, konferenciáit és egyebeket.

Gyakran ismételt kérdések

ref: Valóban | Sherpany