Բարի գալուստ մեր սկսնակների ուղեցույց միջոցառումների պլանավորում! Եթե դուք նորեկ եք այս հետաքրքիր աշխարհում և ցանկանում եք սկսել ձեր ճանապարհորդությունը, ապա ձեզ հաճելի կլինի: Սրա մեջ blog Գրառմանը, մենք կտրամադրենք միջոցառումների պլանավորման հիմնական տարրերը և կառաջնորդենք ձեզ միջոցառման պլանավորման հիմնարար քայլերով (+անվճար ձևանմուշ)՝ կատարյալ վայրի ընտրությունից մինչև բյուջե կազմելը և լոգիստիկայի համակարգումը:
Պատրաստվեք բացելու հիշարժան փորձառությունների դուռը:
Բառը
- Overview
- Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:
- Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:
- Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:
- Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:
- Ինչպես ստեղծել իրադարձությունների հաջող պլանավորում
- Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ
- Հիմնական տուփեր
- Հաճ. տրվող հարցեր
Overview
| Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 5 P-երը: | Պլան, գործընկեր, տեղ, պրակտիկա և թույլտվություն: |
| Որո՞նք են իրադարձության 5 C-երը: | Հայեցակարգ, համակարգում, վերահսկում, գագաթնակետ և փակում: |
Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար
- Ամեն ինչ Ձեզ անհրաժեշտ է իմանալ միջոցառումների կառավարում
- Միջոցառումների տեսակները
- Բիզնեսի ցանցավորում
Փնտրու՞մ եք ինտերակտիվ միջոց՝ ձեր միջոցառումների երեկույթները թեժացնելու համար:
Ստացեք անվճար ձևանմուշներ և վիկտորինաներ՝ ձեր հաջորդ հավաքույթների համար խաղալու համար: Գրանցվեք անվճար և վերցրեք այն, ինչ ուզում եք AhaSlides!
🚀 Ձեռք բերեք անվճար հաշիվ
Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:
Հաջող իրադարձություն ստեղծելու համար անհրաժեշտ բոլոր բաղադրիչների և առաջադրանքների կազմակերպումն ու համակարգումը հայտնի է որպես միջոցառման պլանավորում: Այն ներառում է տարբեր գործոնների մանրակրկիտ կառավարում, ինչպիսիք են միջոցառման նպատակը, թիրախային լսարանը, բյուջեն, նյութատեխնիկական ապահովումը, վայրի ընտրությունը, վաճառողի համակարգումը, ժամանակացույցը և ընդհանուր կատարումը:
Օրինակ, դուք պլանավորում եք ծննդյան տոնակատարություն ընկերոջ համար: Միջոցառումների պլանավորման փուլերը կներառեն.
- Որոշեք երեկույթի օրը, ժամը և վայրը:
- Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և ուղարկեք հրավերներ:
- Ընտրեք երեկույթի թեման կամ ոճը, զարդարանքները և ցանկացած հատուկ գործունեություն կամ զվարճանք, որը ցանկանում եք ներառել:
- Կազմակերպեք սննդի, խմիչքների և նստատեղերի կազմակերպում:
- Կառավարեք ցանկացած անսպասելի խնդիր և համոզվեք, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ պլանի:
Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:
Միջոցառումների պլանավորման նպատակները կարող են լինել այն թիրախները, որոնք ցանկանում է ձեռք բերել ձեր կազմակերպությունը: Սա կնշանակի, որ միջոցառումների պլանավորումը կարգ ու կառուցվածք է բերում միջոցառման կազմակերպման գործընթացին: Օրինակ, բոլոր անհրաժեշտ տարրերի նախօրոք մանրակրկիտ պլանավորումն ու համակարգումը օգնում է կանխել վերջին րոպեի քաոսը և ապահովել, որ ամեն ինչ հարթ է ընթանում: Առանց պատշաճ պլանավորման, միջոցառման ընթացքում անկազմակերպության, շփոթության և հնարավոր դժբախտությունների ավելի մեծ ռիսկ կա:
- Օրինակ, պատկերացրեք մի կոնֆերանս, որտեղ բանախոսները չեն ներկայանում, ներկաները դժվարանում են իրենց ճանապարհը գտնելու վայրում, և տեխնիկական խնդիրներ են առաջանում շնորհանդեսների ժամանակ: Նման իրավիճակները կարող են խոչընդոտել միջոցառման արդյունավետությունը և ստեղծել բացասական մասնակցի փորձ: Միջոցառումների արդյունավետ պլանավորումն օգնում է խուսափել նման խնդիրներից և ապահովում է գործունեության անխափան և արդյունավետ հոսք:
Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:
Միջոցառումների պլանավորման համար պատասխանատու անձը կամ թիմը կախված է միջոցառման բնույթից և մասշտաբից: Ավելի փոքր միջոցառումները կարող են պլանավորվել և իրականացվել անհատի կամ փոքր թիմի կողմից, մինչդեռ ավելի մեծերը հաճախ պահանջում են մասնագետների և կամավորների ավելի ընդարձակ ցանց՝ պլանավորման գործընթացն արդյունավետ կերպով վարելու համար:
Ահա մի քանի հիմնական դերեր, որոնք սովորաբար ներգրավված են միջոցառումների պլանավորման մեջ.
- Միջոցառումների պլանավորող/համակարգող. Միջոցառումների պլանավորողը կամ համակարգողը մասնագետ է, ով մասնագիտացած է միջոցառումների կազմակերպման և կառավարման մեջ: Նրանք պատասխանատու են միջոցառումների պլանավորման բոլոր ասպեկտների համար՝ սկզբնական հայեցակարգի մշակումից մինչև իրականացում: Բացի այդ, նրանք սերտորեն համագործակցում են հաճախորդի կամ միջոցառման շահագրգիռ կողմերի հետ՝ ապահովելու միջոցառման նպատակների իրականացումը:
- Միջոցառման հանձնաժողով/Կազմկոմիտե. Մեծ կամ կազմակերպությունների կամ համայնքների կողմից կազմակերպվող միջոցառումների համար կարող է ստեղծվել միջոցառումների հանձնաժողով կամ կազմկոմիտե։ Նրանք համագործակցում են տարբեր ասպեկտների լուծման համար, ինչպիսիք են մարքեթինգը և առաջխաղացումը, հովանավորության ձեռքբերումը, ծրագրերի մշակումը, նյութատեխնիկական ապահովումը և կամավորների համակարգումը:
Կարևոր է նշել, որ ներգրավվածության մակարդակը և կոնկրետ դերերը կարող են տարբեր լինել՝ կախված միջոցառման չափից, բարդությունից և առկա ռեսուրսներից:
Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:
Այսպիսով, ինչպիսի՞ն է միջոցառումների պլանավորման գործընթացը և քանի՞ փուլ է այն: Միջոցառումների պլանավորման գործընթացը սովորաբար բաղկացած է հետևյալ յոթ փուլերից.
Փուլ 1. Հետազոտություն և հայեցակարգում.
Իրականացնել մանրակրկիտ հետազոտություն՝ հասկանալու միջոցառման նպատակը, թիրախային լսարանը և ոլորտի միտումները: Մշակեք միջոցառման հստակ հայեցակարգ՝ ուրվագծելով դրա նպատակները, թեման և ցանկալի արդյունքները:
Փուլ 2. Պլանավորում և բյուջետավորում.
Ստեղծեք մանրամասն պլան, որը ներառում է բոլոր անհրաժեշտ տարրերը, առաջադրանքները և ժամանակացույցերը: Մշակել համապարփակ բյուջե, որը միջոցներ է հատկացնում միջոցառման տարբեր ասպեկտներին:
Փուլ 3. Վայրի ընտրություն և մատակարարի համակարգում.
Բացահայտեք և ապահովեք միջոցառման պահանջներին և բյուջեին համապատասխանող հարմար վայր: Համակարգեք վաճառողների և ծառայություններ մատուցողների հետ, ինչպիսիք են սննդի մատակարարները, տեսալսողական տեխնիկները, դեկորատորները և տրանսպորտային ծառայությունները, որպեսզի նրանք կարողանան բավարարել միջոցառման կարիքները:
Փուլ 4. Մարքեթինգ և առաջխաղացում.
Մարքեթինգը և առաջխաղացումը միջոցառումների պլանավորման կարևորագույն քայլերից երկուսն են: Մշակել ռազմավարական շուկայավարման և առաջխաղացման պլան՝ իրազեկվածություն առաջացնելու և ներկաներին ներգրավելու համար: Օգտագործեք տարբեր ալիքներ, ներառյալ առցանց հարթակները, սոցիալական մեդիան, էլփոստի մարքեթինգը և ավանդական գովազդը, նպատակային լսարանին արդյունավետորեն հասնելու և միջոցառման արժեքային առաջարկը հաղորդելու համար:
Փուլ 5. Իրադարձության իրականացում.
Վերահսկել միջոցառման նյութատեխնիկական ասպեկտները, ներառյալ գրանցումը և տոմսերի վաճառքը, նստատեղերի կազմակերպումը, տեսալսողական սարքավորումը և տեղում կառավարումը: Համակարգել անձնակազմի, վաճառողների և կամավորների հետ՝ ապահովելու գործունեության սահուն հոսք և լուծելու ցանկացած խնդիր, որը կարող է առաջանալ միջոցառման ընթացքում:
Փուլ 6. Մասնակիցների ներգրավվածություն և փորձ.
Ստեղծեք գրավիչ և հիշարժան փորձ ներկաների համար: Պլանավորեք և կազմակերպեք գործողություններ, շնորհանդեսներ, ժամանց և ցանցային հնարավորություններ, որոնք բավարարում են նրանց հետաքրքրությունները և ակնկալիքները: Ուշադրություն դարձրեք այնպիսի մանրամասներին, ինչպիսիք են ցուցանակները, զարդերը և անհատականացված հպումները՝ ներկաների ընդհանուր փորձը բարձրացնելու համար:
Փուլ 7. Իրադարձությունից հետո գնահատում և հետևում.
Գնահատեք միջոցառման հաջողությունը՝ հավաքելով կարծիքներ ներկաներից, շահագրգիռ կողմերից և թիմի անդամներից: Վերլուծեք միջոցառման արդյունքները սահմանված նպատակներին համապատասխան և վերանայեք ֆինանսական կողմերը:
Բացահայտեք բարելավման ոլորտները և ստացեք քաղված դասեր՝ հետագա իրադարձությունների պլանավորման գործընթացները կատարելագործելու համար: Բացի այդ, հետևեք ներկաների, հովանավորների և գործընկերների հետ՝ երախտագիտություն հայտնելու և հարաբերություններ պահպանելու համար:
Ինչպես ստեղծել իրադարձությունների հաջող պլանավորում
Թեև միջոցառումների պլանավորման համար չկա համընդհանուր համաձայնեցված տարրերի հավաքածու, ահա հիմնական տարրերը, որոնք հաճախ կարևոր են համարվում միջոցառումների արդյունավետ պլանավորման համար.
1/ Հստակ նպատակներ.
Սահմանեք միջոցառման նպատակներն ու խնդիրները: Հասկացեք, թե ինչի եք ուզում հասնել և համապատասխանեցնել պլանավորման բոլոր ջանքերը՝ անկախ նրանից, թե դա միջոցների հայթայթումն է, ցանցային կապի խթանումը, արտադրանքի առաջմղումը կամ կարևոր իրադարձությունը նշելը:
2/ Բյուջեի կառավարում:
Մշակեք իրատեսական բյուջե և միջոցներ հատկացրեք միջոցառման տարբեր ասպեկտներին, ներառյալ վայրը, սննդի կազմակերպումը, դեկորացիաները, մարքեթինգը և լոգիստիկան:
Պարբերաբար հետևեք ծախսերին և համոզվեք, որ մնաք բյուջեի սահմաններում: Ռազմավարական միջոցներ հատկացրեք ցանկալի արդյունքներին հասնելու համար՝ միաժամանակ առաջնահերթություն տալով ծախսարդյունավետ տարբերակներին:
3/ Ռազմավարական պլանավորում և ժամանակացույց.
Ստեղծեք համապարփակ պլան, որը նախանշում է բոլոր առաջադրանքները, պարտականությունները և ժամկետները: Պլանավորման գործընթացը բաժանեք կառավարելի քայլերի՝ սկզբնական հայեցակարգի մշակումից մինչև իրադարձություններից հետո գնահատումներ:
Մանրամասն ժամանակացույցը ապահովում է սահուն համակարգումը և թույլ է տալիս անհրաժեշտության դեպքում ճշգրտումներ կատարել:
4/ Միջոցառումների ձևավորում և թեմատիկա.
Ստեղծեք համահունչ և գրավիչ միջոցառման ձևավորում, որն արտացոլում է ցանկալի մթնոլորտը կամ թեման: Սա ներառում է այնպիսի տարրեր, ինչպիսիք են դեկորացիաները, ցուցանակները, լուսավորությունը և ընդհանուր գեղագիտությունը, որոնք նպաստում են միջոցառման մթնոլորտին:
5/ Լոգիստիկա և գործառնություններ.
Ուշադիր ուշադրություն դարձրեք լոգիստիկ մանրամասներին, ներառյալ իրադարձությունների գրանցումը, տոմսերի վաճառքը, տրանսպորտը, կայանատեղին, տեսալսողական պահանջները և տեղում կառավարումը: Ապահովել անխափան գործողությունները՝ արդյունավետորեն համակարգելով բոլոր անհրաժեշտ ռեսուրսները:
6/ Գնահատում և հետադարձ կապ.
Գնահատեք միջոցառման հաջողությունը՝ հավաքելով արձագանքներ և գնահատելով դրա ազդեցությունը:
Վերլուծեք ներկաների գոհունակությունը, չափեք արդյունքները սահմանված նպատակներին համապատասխան և բացահայտեք ապագա իրադարձությունների բարելավման ոլորտները:
Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ
Ահա միջոցառումների պլանավորման ձևանմուշ, որը ներառում է միջոցառումների պլանավորման յոթ փուլերը.
| Փուլ | Խնդիրներ | Պատասխանատու կուսակցություն | Վերջնաժամկետ |
| Հետազոտություն և հայեցակարգում | Սահմանեք միջոցառման նպատակը, նպատակները և թեման | ||
| Իրականացնել շուկայի հետազոտություն և վերլուծել ոլորտի միտումները | |||
| Մշակել իրադարձության հայեցակարգերը և ուրվագծել հիմնական հաղորդագրությունները | |||
| Պլանավորում և բյուջետավորում | Ստեղծեք միջոցառումների մանրամասն պլան՝ առաջադրանքներով և ժամանակացույցերով | ||
| Բյուջե հատկացրեք անցկացման վայրի, սննդի, շուկայավարման և այլնի համար: | |||
| Հետևեք ծախսերին և պարբերաբար վերանայեք բյուջեն | |||
| Վայրի ընտրություն և մատակարարի համակարգում | Հետազոտել և բացահայտել հնարավոր վայրերը | ||
| Կապվեք և բանակցեք վաճառողների և մատակարարների հետ | |||
| Ավարտել պայմանագրերը և համակարգել լոգիստիկան | |||
| Մարքեթինգ և առաջխաղացում | Մշակել մարքեթինգային ռազմավարություն և թիրախային լսարան | ||
| Օգտագործեք առցանց հարթակներ, սոցիալական լրատվամիջոցներ և գովազդ | |||
| Ստեղծեք գովազդային բովանդակություն և նյութեր | |||
| Միջոցառման իրականացում | Կառավարեք միջոցառումների նյութատեխնիկական ապահովումը, գրանցումը և տոմսերը | ||
| Համակարգել անձնակազմին, կամավորներին և վաճառողներին | |||
| Վերահսկել տեղում գործունեությունը և հյուրերի փորձը | |||
| Մասնակիցների ներգրավվածություն և փորձ | Պլանավորեք գրավիչ գործողություններ, շնորհանդեսներ և ցանցային կապեր | ||
| Նախագծեք միջոցառումների դասավորություն, ցուցանակներ և դեկորացիաներ | |||
| Անհատականացրեք ներկաների փորձառությունները և մանրամասները | |||
| Միջոցառումից հետո գնահատում և հետևում | Հավաքեք արձագանքներ մասնակիցների և շահագրգիռ կողմերից: | ||
| Վերլուծեք իրադարձության արդյունքները և գնահատեք ներկաների բավարարվածությունը: | |||
| Բացահայտեք բարելավման ոլորտները և քաղված դասերը: | |||
| Շնորհակալություն հայտնելով և հետևել ներկաներին և գործընկերներին: |
Հիմնական տուփեր
Միջոցառումների պլանավորումը դինամիկ գործընթաց է, որը պահանջում է մանրակրկիտ հետազոտություն, ռազմավարական պլանավորում և անթերի կատարում՝ հաջող և անմոռանալի իրադարձությունների հասնելու համար: Լինի դա կորպորատիվ կոնֆերանս, հարսանիք կամ համայնքային հավաք, միջոցառումների արդյունավետ պլանավորումն ապահովում է նպատակների իրագործումը, մասնակիցների ակտիվ ներգրավվածությունը և դրական փորձի փոխանցումը:
Ավելին, AhaSlides կարող է օգնել ձեզ ստեղծել եզակի իրադարձություններ ինտերակտիվ հնարավորություններով: Ներգրավիչ ներկայացումներից մինչև իրական ժամանակի լսարանի փոխազդեցություն, AhaSlides առաջարկում է մի շարք գործիքներ, որոնք կարող են բարձրացնել ձեր միջոցառումը նոր բարձունքների: Բացահայտեք մեր գրադարանը պատրաստի կաղապարներ հիմա և ականատես եղեք, որ ձեր ներկաների ոգևորությունը բարձրանում է:
Հաճախակի տրվող հարցեր
Ի՞նչ է նշանակում միջոցառումների պլանավորում:
Միջոցառումների պլանավորում նշանակում է կազմակերպել և համակարգել բոլոր բաղադրիչներն ու խնդիրները, որոնք անհրաժեշտ են հաջող միջոցառում ստեղծելու համար: Այն ներառում է տարբեր գործոնների կառավարում, ինչպիսիք են միջոցառման նպատակը, թիրախային լսարանը, բյուջեն, լոգիստիկան, վայրի ընտրությունը, վաճառողի համակարգումը, ժամանակացույցը և ընդհանուր կատարումը:
Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման յոթ փուլերը:
(1) Հետազոտություն և հայեցակարգում (2) Պլանավորում և բյուջետավորում (3) Վայրի ընտրություն և մատակարարի համակարգում (4) Մարկետինգ և առաջխաղացում (5) Միջոցառումների իրականացում (6) Մասնակիցների ներգրավվածություն և փորձ (7) Միջոցառումից հետո գնահատում և հետևում
Որո՞նք են միջոցառումների արդյունավետ պլանավորման վեց տարրերը:
Արդյունավետ միջոցառումների պլանավորման կարևոր տարրերը ներառում են. (1) Հստակ նպատակներ. Սահմանել միջոցառումների նպատակները և համապատասխանեցնել պլանավորման ջանքերը: (2) Բյուջեի կառավարում. Իրատեսական բյուջեի մշակում և ռազմավարական միջոցների բաշխում: (3) Ռազմավարական պլանավորում և ժամանակացույց. Ստեղծեք համապարփակ պլան՝ առաջադրանքներով և ժամկետներով: (4) Միջոցառումների ձևավորում և թեմատիկա. Ստեղծեք իրադարձությունների համահունչ և գրավիչ ձևավորում: (5) Լոգիստիկա և գործառնություններ. Ուշադրություն դարձրեք լոգիստիկ մանրամասներին և համակարգեք ռեսուրսները, և (6) Գնահատում և արձագանք. Այս տարրերն օգնում են ապահովել միջոցառումների արդյունավետ պլանավորում, սակայն հատուկ միջոցառումների կարիքների հիման վրա հարմարեցումը կարևոր է:
Ref: Վայրի ծիրան | Ծրագրի ղեկավար
