Պատրա՞ստ եք դառնալ միջոցառումների կազմակերպման մասնագետ: Նայեք ոչ ավելի, քան միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ — վերջնական գործիք յուրաքանչյուր իրադարձություն պլանավորողի համար:
Այս blog գրառմանը, մենք կբացահայտենք քայլ առ քայլ ուղեցույց՝ օրինակներով միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու համար: Կարևոր առաջադրանքների գագաթնակետին մնալուց մինչև ամեն ինչ սահուն ընթանալու ապահովումը, պարզեք, թե ինչպես լավ մշակված ստուգաթերթը կարող է լինել ձեր գաղտնի զենքը հաջող միջոցառումներ անցկացնելու համար:
Եկեք սկսենք!
Բառը
- Overview
- Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:
- Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց
- Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ
- Հիմնական տուփեր
- Հաճ. տրվող հարցեր
Overview
| Ի՞նչ է նշանակում «ստուգման ցուցակ»: | Ստուգաթերթը առաջադրանքների կամ բաների ցանկն է, որոնք դուք պետք է ստուգեք և ավարտեք: |
| Ստուգաթերթերի առավելությունները | Հեշտ է հետևել, խնայելով ժամանակ և անգիր ջանք, բարելավելով արտադրողականությունը, ստացեք ավելի շատ էնդորֆիններ ցանկացած առաջադրանք կատարելիս: |
Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:
Պատկերացրեք, որ պատրաստվում եք ֆանտաստիկ իրադարձություն կազմակերպել, օրինակ՝ ծննդյան խնջույք կամ ընկերության հավաքույթ: Դուք ցանկանում եք, որ ամեն ինչ հարթ ընթանա և մեծ հաջողություն ունենա, չէ՞: Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթը կարող է օգնել դրան:
Մտածեք դրա մասին որպես անելիքների ցանկ, որը հատուկ ստեղծված է միջոցառումների պլանավորողների համար: Այն ընդգրկում է միջոցառումների կազմակերպման տարբեր ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ վայրի ընտրությունը, հյուրերի ցուցակի կառավարումը, բյուջետավորումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, դեկորացիաները, սննդի կազմակերպումը, ժամանցը և այլն: Ստուգաթերթը գործում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ապահովելով քայլ առ քայլ շրջանակ, որը պետք է հետևել սկզբից մինչև վերջ:
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ունենալը ձեռնտու է մի քանի պատճառներով:
- Այն թույլ է տալիս հետևել առաջընթացին, նշել ավարտված առաջադրանքները և հեշտությամբ տեսնել, թե դեռ ինչ է պետք անել:
- Այն օգնում է ձեզ ծածկել բոլոր հիմքերը և ստեղծել լիարժեք իրադարձության փորձ:
- Այն թույլ է տալիս սահմանել իրատեսական ժամկետներ և ժամանակ հատկացնել յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար:
- Այն նպաստում է միջոցառումների պլանավորման թիմի արդյունավետ համագործակցությանը և համակարգմանը:
Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար
Փնտրու՞մ եք ինտերակտիվ միջոց՝ ձեր միջոցառումների երեկույթները թեժացնելու համար:
Ստացեք անվճար ձևանմուշներ և վիկտորինաներ՝ ձեր հաջորդ հավաքույթների համար խաղալու համար: Գրանցվեք անվճար և վերցրեք այն, ինչ ուզում եք AhaSlides!
🚀 Ձեռք բերեք անվճար հաշիվ
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ կազմելը պարտադիր չէ, որ բարդ լինի: Դուք կարող եք ստեղծել համապարփակ և հաջող ստուգաթերթ ձեր կոնկրետ իրադարձության համար՝ հետևելով քայլ առ քայլ ուղեցույցին.
Քայլ 1. Սահմանեք իրադարձության շրջանակը և նպատակները
Սկսեք հասկանալով ձեր միջոցառման նպատակն ու խնդիրները: Որոշեք միջոցառման տեսակը, որը նախատեսում եք, լինի դա համաժողով, հարսանիք կամ կորպորատիվ երեկույթ: Հստակեցրեք միջոցառման նպատակները, թիրախային լսարանը և ցանկացած կոնկրետ պահանջ: Այս տեղեկատվությունը կօգնի ձեզ համապատասխանաբար հարմարեցնել ստուգաթերթը և միջոցառումների պլանավորման առաջադրանքները:
Սահմանելու համար կարող եք օգտագործել որոշ հարցեր հետևյալ կերպ.
- Ո՞րն է ձեր միջոցառման նպատակը:
- Որո՞նք են ձեր միջոցառման նպատակները:
- Ով է ձեր թիրախային լսարանը:
- Կա՞ն որևէ կոնկրետ պահանջ, որը դուք պետք է բավարարեք:
Քայլ 2. Բացահայտեք պլանավորման հիմնական կատեգորիաները
Հաջորդը, բաժանեք պլանավորման գործընթացը տրամաբանական կատեգորիաների: Հաշվի առեք այնպիսի ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ անցկացման վայրը, բյուջեն, հյուրերի կառավարումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, մարքեթինգը, դեկորացիաները, սնունդն ու խմիչքը, ժամանցը և ցանկացած այլ համապատասխան ոլորտներ: Այս կատեգորիաները կծառայեն որպես ձեր ստուգաթերթի հիմնական բաժինները:
Քայլ 3. մտահղացում և թվարկել հիմնական առաջադրանքները
Պլանավորման յուրաքանչյուր կատեգորիայի շրջանակներում մտահղացում կատարեք և թվարկեք բոլոր այն հիմնական խնդիրները, որոնք պետք է կատարվեն:
- Օրինակ, վայրի կատեգորիայի ներքո կարող եք ներառել այնպիսի առաջադրանքներ, ինչպիսիք են վայրերի ուսումնասիրությունը, վաճառողների հետ կապ հաստատելը և պայմանագրերի ապահովումը:
Եղեք կոնկրետ և ոչինչ բաց մի թողեք: Որո՞նք են այն հիմնական խնդիրները, որոնք դուք պետք է կատարեք յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար:
Քայլ 4. Կազմակերպել առաջադրանքները ժամանակագրական կարգով
Երբ դուք ունեք առաջադրանքների համապարփակ ցանկ, դասավորեք դրանք տրամաբանական և ժամանակագրական հաջորդականությամբ:
Սկսեք առաջադրանքներից, որոնք պետք է կատարվեն պլանավորման գործընթացի սկզբում, ինչպիսիք են միջոցառման ամսաթիվը սահմանելը, վայրի ապահովումը և բյուջեի ստեղծումը: Այնուհետև շարժվեք դեպի այն առաջադրանքները, որոնք կարող են ավարտվել իրադարձության ամսաթվին ավելի մոտ, ինչպես օրինակ՝ հրավերներ ուղարկելը և միջոցառման ծրագրի ավարտը:
Քայլ 5. նշանակեք պարտականություններ և ժամկետներ
Յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար պատասխանատվություններ վերապահեք միջոցառումների պլանավորման գործընթացում ներգրավված անհատներին կամ թիմի անդամներին:
- Հստակ սահմանեք, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր առաջադրանքի կատարման համար:
- Իրատեսական ժամկետներ սահմանեք յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար՝ հաշվի առնելով կախվածությունները և իրադարձության ընդհանուր ժամանակացույցը:
- Ինչպե՞ս եք բաշխելու առաջադրանքները ձեր թիմի միջև:
Այս գործունեությունը երաշխավորում է առաջադրանքների բաշխումը թիմի միջև և առաջընթացի արդյունավետ մոնիտորինգը:
Քայլ 6. Քայլ ետ արա և վերանայիր քո ստուգաթերթը
Միջոցառումների ստուգաթերթը կազմակերպելիս դուք պետք է համոզվեք, որ այն ընդգրկում է բոլոր անհրաժեշտ խնդիրները և լավ կառուցված է: Մտածեք միջոցառումների պլանավորման այլ մասնագետներից կամ գործընկերներից տեղեկատվություն փնտրել՝ արժեքավոր պատկերացումներ և առաջարկներ հավաքելու համար: Հստակեցրեք ստուգաթերթը՝ հիմնվելով հետադարձ կապի և իրադարձությունների ձեր հատուկ պահանջների վրա:
Քայլ 7. Ավելացնել լրացուցիչ մանրամասներ և նշումներ
Ընդլայնեք ձեր ստուգաթերթը լրացուցիչ մանրամասներով և նշումներով: Ներառեք վաճառողների կոնտակտային տվյալները, կարևոր հիշեցումները և ցանկացած հատուկ հրահանգ կամ ուղեցույց, որը պետք է հետևել: Ի՞նչ լրացուցիչ տեղեկատվություն կարող է օգտակար լինել առաջադրանքի սահուն կատարման համար:
Քայլ 8. Թարմացրեք և փոփոխեք ըստ անհրաժեշտության
Հիշեք, որ ձեր ստուգացանկը քարացած չէ: Դա դինամիկ փաստաթուղթ է, որը կարող է թարմացվել և փոփոխվել ըստ անհրաժեշտության: Թարմացրեք այն, երբ նոր առաջադրանքներ են առաջանում կամ երբ անհրաժեշտ է ճշգրտումներ կատարել: Պարբերաբար վերանայեք և վերանայեք ստուգաթերթը՝ ցանկացած փոփոխություն արտացոլելու համար:
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ
1/ Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ կատեգորիաների
Ահա իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակ՝ ըստ կատեգորիայի.
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ.
A. Սահմանեք Իրադարձությունների շրջանակը և նպատակները
- Որոշեք միջոցառման տեսակը, նպատակները, թիրախային լսարանը և հատուկ պահանջները:
B. Վայրը
- Հետազոտեք և ընտրեք հնարավոր վայրեր:
- Այցելեք վայրեր և համեմատեք տարբերակները:
- Վերջնականացրեք անցկացման վայրը և ստորագրեք պայմանագիրը:
Գ. Բյուջե
- Որոշեք միջոցառման ընդհանուր բյուջեն:
- Միջոցներ հատկացնել տարբեր կատեգորիաների համար (միջոցառման վայր, սննդի կազմակերպում, դեկորացիաներ և այլն):
- Հետևեք ծախսերին և անհրաժեշտության դեպքում կարգավորեք բյուջեն:
D. Հյուրերի կառավարում
- Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և կառավարեք RSVP-ները:
- Ուղարկեք հրավերներ:
- Հետևեք հյուրերին՝ հաստատելու համար:
- Կազմակերպեք նստատեղերի կազմակերպում և անունների պիտակներ
E. Լոգիստիկա
- Անհրաժեշտության դեպքում կազմակերպել հյուրերի տեղափոխումը:
- Համակարգել տեսալսողական սարքավորումները և տեխնիկական աջակցությունը:
- Պլանավորեք միջոցառման կարգավորումը և խզումը:
D. Մարքեթինգ և առաջխաղացում
- Մշակել մարքեթինգային պլան և ժամանակացույց:
- Ստեղծեք գովազդային նյութեր (թռուցիկներ, սոցիալական ցանցերում գրառումներ և այլն):
E. դեկորացիաներ
- Որոշեք միջոցառման թեման և ցանկալի մթնոլորտը:
- Աղբյուր և պատվիրեք զարդեր, ինչպիսիք են ծաղիկները, կենտրոնական մասերը և ցուցանակները:
- Կազմակերպեք միջոցառման ցուցանակներ և պաստառներ:
F. Սնունդ և ըմպելիք
- Ընտրեք սննդի ծառայություն կամ պլանավորեք ընտրացանկը:
- Ընդունեք սննդակարգի սահմանափակումները կամ հատուկ պահանջները:
G. Ժամանց և ծրագիր
- Որոշեք միջոցառման ծրագիրը և ժամանակացույցը:
- Վարձեք զվարճանքի, ինչպիսիք են նվագախումբը, դիջեյը կամ խոսնակները:
- Պլանավորեք և փորձեք ցանկացած ներկայացում կամ ելույթ:
Հ. Տեղում համակարգում
- Ստեղծեք մանրամասն ժամանակացույց միջոցառման օրվա համար:
- Տեղեկացրեք ժամանակացույցը և սպասելիքները միջոցառման թիմի հետ:
- Հանձնարարեք հատուկ պարտականություններ թիմի անդամներին կարգավորելու, գրանցելու և տեղում այլ խնդիրների համար:
I. Հետևում և գնահատում
- Ուղարկեք շնորհակալական գրառումներ կամ էլ-նամակներ հյուրերին, հովանավորներին և մասնակիցներին:
- Հավաքեք արձագանքներ մասնակիցներից:
- Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման ոլորտները:
2/ Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ առաջադրանքի և ժամանակացույցի
Ահա իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակ, որը ներառում է ինչպես առաջադրանքներ, այնպես էլ ժամանակացույցի հետհաշվարկ՝ ձևաչափված որպես աղյուսակ.
| Խրոնոլոգիա | Խնդիրներ |
| 8 - 12 ամիս | - Սահմանեք միջոցառման նպատակները, խնդիրները և թիրախային լսարանը: |
| Միջոցառումից առաջ | - Որոշեք միջոցառման ամսաթիվը և ժամը: |
| - Ստեղծել նախնական բյուջե: | |
| - Ուսումնասիրեք և ընտրեք անցկացման վայր: | |
| - Սկսեք թիմ կառուցել կամ վարձել միջոցառումների պլանավորող: | |
| - Սկսեք նախնական քննարկումներ վաճառողների և մատակարարների հետ: | |
| 6 - 8 ամիս | - Ավարտել վայրի ընտրությունը և ստորագրել պայմանագիրը: |
| Միջոցառումից առաջ | - Մշակել միջոցառման թեման և հայեցակարգը: |
| - Ստեղծեք մանրամասն միջոցառումների պլան և ժամանակացույց: | |
| - Սկսեք մարքեթինգը և միջոցառման խթանումը: | |
| 2 - 4 ամիս | - Վերջնականացրեք միջոցառումների ժամանակացույցը և ծրագիրը: |
| Միջոցառումից առաջ | - Համակարգել վաճառողների հետ կոնկրետ պահանջների վերաբերյալ: |
| - Կազմակերպել անհրաժեշտ թույլտվություններ կամ լիցենզիաներ: | |
| - Պլանավորեք իրադարձությունների լոգիստիկա, ներառյալ տեղադրումը և խափանումը: | |
| 1 Ամիս | - Վերջնականացրեք մասնակիցների ցուցակը և նստատեղերի կազմակերպումը: |
| Միջոցառումից առաջ | - Հաստատեք մանրամասները զվարճանքի կամ խոսնակների միջոցով: |
| - Ստեղծեք տեղում միջոցառումների մանրամասն պլան և պատվիրակեք պարտականություններ: | |
| - Իրականացնել վերջին քայլարշավը միջոցառման վայրում: | |
| 1 շաբաթ | - Հաստատեք բոլոր մանրամասները վաճառողների և մատակարարների հետ: |
| Միջոցառումից առաջ | - Անցկացրեք մարդկանց վերջնական հաշվարկը և կիսվեք այն վայրի և սննդի սպասարկողների հետ: |
| - Պատրաստեք միջոցառման նյութեր, անունների պիտակներ և գրանցման նյութեր: | |
| - Կրկնակի ստուգեք տեսալսողական սարքավորումների և տեխնոլոգիայի պահանջները: | |
| - Ստեղծեք արտակարգ և արտակարգ իրավիճակների պլան: | |
| Միջոցառման օր | - Վաղ ժամանեք հանդիպման վայր՝ վերահսկելու կարգավորումը: |
| - Համոզվեք, որ բոլոր վաճառողները և մատակարարները ժամանակացույցի մեջ են: | |
| - Ժամանելուն պես ողջունեք և գրանցեք ներկաներին: | |
| - Վերահսկեք իրադարձությունների հոսքը և կառավարեք վերջին րոպեի ցանկացած փոփոխություն կամ խնդիր: | |
| - Ավարտեք միջոցառումը, շնորհակալություն հայտնեք ներկաներին և հավաքեք արձագանքներ: | |
| Հետընտրական իրադարձություն | - Ուղարկեք շնորհակալական գրառումներ կամ էլ-նամակներ ներկաներին և հովանավորներին: |
| - Հավաքեք իրադարձության հետադարձ կապը ներկաներից և շահագրգիռ կողմերից: | |
| - Իրականացնել միջոցառումից հետո գնահատում և ամփոփում: | |
| - Վերջնականացրեք միջոցառման ֆինանսները և կարգավորեք չմարված վճարումները: | |
| - Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման ոլորտները: |
Հիշեք, որ հարմարեցնեք ձեր միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթը՝ հիմնվելով ձեր հատուկ միջոցառումների կարիքների վրա և կարգավորեք ժամանակացույցը ըստ պահանջի:
Հիմնական տուփեր
Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օգնությամբ միջոցառումների պլանավորողները կարող են վերահսկել իրենց առաջադրանքները, հետևել առաջընթացին և խուսափել կարևոր մանրամասների ուշադրությունից: Միջոցառումների ստուգաթերթը ծառայում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ուղղորդելով պլանավորողներին միջոցառումների պլանավորման գործընթացի յուրաքանչյուր փուլով և օգնելով նրանց մնալ կազմակերպված, արդյունավետ և կենտրոնացած:
Բացի այդ, AhaSlides առաջարկում է ինտերակտիվ հնարավորություններ հանդիսատեսի ներգրավման համար, ինչպիսիք են ուղիղ քվեարկություն, Հարց ու պատասխան նիստերև ինտերակտիվ ներկայացում կաղապարներ. Այս հատկանիշները կարող են ավելի բարձրացնել միջոցառման փորձը, խթանել ներկաների մասնակցությունը և հավաքել արժեքավոր պատկերացումներ և կարծիքներ:
Հաճախակի տրվող հարցեր
Ի՞նչ է ստուգաթերթը միջոցառումների պլանավորման համար:
Այն համապարփակ ուղեցույց է, որն ընդգրկում է միջոցառումների կազմակերպման բոլոր ասպեկտները, ինչպիսիք են՝ վայրի ընտրությունը, հյուրերի կառավարումը, բյուջետավորումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, ձևավորումը և այլն: Այս ստուգաթերթը գործում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ապահովելով քայլ առ քայլ շրջանակ սկզբից մինչև վերջ:
Որո՞նք են միջոցառումը պլանավորելու ութ քայլերը:
Քայլ 1. Սահմանել իրադարձության շրջանակը և նպատակները | Քայլ 2. Որոշել հիմնական պլանավորման կատեգորիաները | Քայլ 3. Մտքերի փոթորիկ և թվարկեք հիմնական առաջադրանքները | Քայլ 4. Կազմակերպել առաջադրանքները ժամանակագրական կարգով | Քայլ 5. Նշանակել պարտականություններ և ժամկետներ | Քայլ 6. Վերանայել և կատարելագործել | Քայլ 7. Ավելացնել լրացուցիչ մանրամասներ և նշումներ | Քայլ 8. Թարմացրեք և փոփոխեք ըստ անհրաժեշտության
Որո՞նք են իրադարձության յոթ հիմնական տարրերը:
(1) Նպատակը. Միջոցառման նպատակը կամ նպատակը: (2) Թեմա. Միջոցառման ընդհանուր տոնը, մթնոլորտը և ոճը: (3) Վայր. Ֆիզիկական վայրը, որտեղ տեղի է ունենում միջոցառումը: (4) Ծրագիր. Միջոցառման ժամանակացույցը և գործունեության ընթացքը: (5) Հանդիսատես. Միջոցառմանը ներկա անհատներ կամ խմբեր: (6) Լոգիստիկա. Միջոցառման գործնական կողմերը, ինչպիսիք են տրանսպորտը և կացարանը: և (7) Խթանում. իրազեկման տարածում և իրադարձության նկատմամբ հետաքրքրություն առաջացնելը:
Ref: Վրաստան տեխնոլոգիական ինստիտուտ
