Միջոցառումների պլանավորում 101 | Վերջնական ուղեցույց սկսնակների համար

Բարի գալուստ մեր սկսնակների ուղեցույց միջոցառումների պլանավորում! Եթե ​​դուք նորեկ եք այս հետաքրքիր աշխարհում և ցանկանում եք սկսել ձեր ճանապարհորդությունը, ապա ձեզ հաճելի կլինի: Այս բլոգային գրառման մեջ մենք կտրամադրենք միջոցառումների պլանավորման հիմնական տարրերը և կառաջնորդենք ձեզ միջոցառման պլանավորման հիմնարար քայլերով (+անվճար ձևանմուշ)՝ կատարյալ վայրի ընտրությունից մինչև բյուջե կազմելը և լոգիստիկայի համակարգումը: 

Պատրաստվեք բացելու հիշարժան փորձառությունների դուռը:

Բառը

• Overview
• Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:
• Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:
• Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:
• Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:
• Ինչպես ստեղծել իրադարձությունների հաջող պլանավորում
• Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ 
• Հիմնական տուփեր
• Հաճ. տրվող հարցեր 

Overview

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Ամեն ինչ Ձեզ անհրաժեշտ է իմանալ Միջոցառումների կազմակերպում
• Միջոցառման տեսակը
• Բիզնես ցանցեր

Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորումը:

Հաջող իրադարձություն ստեղծելու համար անհրաժեշտ բոլոր բաղադրիչների և առաջադրանքների կազմակերպումն ու համակարգումը հայտնի է որպես միջոցառման պլանավորում: Այն ներառում է տարբեր գործոնների մանրակրկիտ կառավարում, ինչպիսիք են միջոցառման նպատակը, թիրախային լսարանը, բյուջեն, լոգիստիկան, վայրի ընտրությունը, վաճառողի համակարգումը, ժամանակացույցը և ընդհանուր կատարումը: 

Օրինակ, դուք պլանավորում եք ծննդյան տոնակատարություն ընկերոջ համար: Միջոցառումների պլանավորման փուլերը կներառեն.

• Որոշեք երեկույթի օրը, ժամը և վայրը: 
• Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և ուղարկեք հրավերներ:
• Ընտրեք երեկույթի թեման կամ ոճը, զարդարանքները և ցանկացած հատուկ գործունեություն կամ զվարճանք, որը ցանկանում եք ներառել: 
• Կազմակերպեք սննդի, խմիչքների և նստատեղերի կազմակերպում:
• Կառավարեք ցանկացած անսպասելի խնդիր և համոզվեք, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ պլանի:
• ...

Ինչու՞ է կարևոր իրադարձությունների պլանավորումը:

Միջոցառումների պլանավորման նպատակները կարող են լինել այն թիրախները, որոնք ձեր կազմակերպությունը ցանկանում է ձեռք բերել: Սա կնշանակի, որ միջոցառումների պլանավորումը կարգ ու կառուցվածք է բերում միջոցառման կազմակերպման գործընթացին: Օրինակ, բոլոր անհրաժեշտ տարրերի նախօրոք մանրակրկիտ պլանավորումն ու համակարգումը օգնում է կանխել վերջին րոպեի քաոսը և ապահովել, որ ամեն ինչ հարթ է ընթանում: Առանց պատշաճ պլանավորման, միջոցառման ընթացքում անկազմակերպվածության, շփոթության և հնարավոր դժբախտությունների ավելի մեծ ռիսկ կա:

• Օրինակ, պատկերացրեք մի կոնֆերանս, որտեղ բանախոսները չեն ներկայանում, ներկաները դժվարանում են գտնել իրենց ճանապարհը անցկացման վայրում, և տեխնիկական խնդիրներ են առաջանում շնորհանդեսների ժամանակ: Նման իրավիճակները կարող են խոչընդոտել միջոցառման արդյունավետությունը և ստեղծել բացասական մասնակցի փորձ: Միջոցառումների արդյունավետ պլանավորումն օգնում է խուսափել նման խնդիրներից և ապահովում է գործունեության անխափան և արդյունավետ հոսք:

Ո՞վ է պատասխանատու միջոցառումների պլանավորման համար:

Միջոցառումների պլանավորման համար պատասխանատու անձը կամ թիմը կախված է միջոցառման բնույթից և մասշտաբից: Ավելի փոքր միջոցառումները կարող են պլանավորվել և իրականացվել անհատի կամ փոքր թիմի կողմից, մինչդեռ ավելի մեծերը հաճախ պահանջում են մասնագետների և կամավորների ավելի ընդարձակ ցանց՝ պլանավորման գործընթացն արդյունավետ կերպով վարելու համար: 

Ահա մի քանի հիմնական դերեր, որոնք սովորաբար ներգրավված են միջոցառումների պլանավորման մեջ.

• Միջոցառումների պլանավորող/համակարգող.Միջոցառումների պլանավորողը կամ համակարգողը մասնագետ է, ով մասնագիտացած է միջոցառումների կազմակերպման և կառավարման մեջ: Նրանք պատասխանատու են միջոցառումների պլանավորման բոլոր ասպեկտների համար՝ սկզբնական հայեցակարգի մշակումից մինչև իրականացում: Բացի այդ, նրանք սերտորեն համագործակցում են հաճախորդի կամ միջոցառման շահագրգիռ կողմերի հետ՝ ապահովելու միջոցառման նպատակների իրականացումը:
• Միջոցառման հանձնաժողով/Կազմկոմիտե.Մեծ կամ կազմակերպությունների կամ համայնքների կողմից կազմակերպվող միջոցառումների համար կարող է ստեղծվել միջոցառումների հանձնաժողով կամ կազմկոմիտե։ Նրանք համագործակցում են տարբեր ասպեկտների լուծման համար, ինչպիսիք են մարքեթինգը և առաջխաղացումը, հովանավորության ձեռքբերումը, ծրագրերի մշակումը, նյութատեխնիկական ապահովումը և կամավորների համակարգումը:

Կարևոր է նշել, որ ներգրավվածության մակարդակը և կոնկրետ դերերը կարող են տարբեր լինել՝ կախված իրադարձության չափից, բարդությունից և հասանելի ռեսուրսից:

Որո՞նք են միջոցառումների պլանավորման 7 փուլերը:

Այսպիսով, ի՞նչ է իրենից ներկայացնում միջոցառումների պլանավորման գործընթացը և քանի՞ փուլ է այն: Միջոցառումների պլանավորման գործընթացը սովորաբար բաղկացած է հետևյալ յոթ փուլերից. 

Փուլ 1. Հետազոտություն և հայեցակարգում. 

Իրականացնել մանրակրկիտ հետազոտություն՝ հասկանալու միջոցառման նպատակը, թիրախային լսարանը և ոլորտի միտումները: Մշակեք միջոցառման հստակ հայեցակարգ՝ ուրվագծելով դրա նպատակները, թեման և ցանկալի արդյունքները:

Փուլ 2. Պլանավորում և բյուջետավորում. 

Ստեղծեք մանրամասն պլան, որը ներառում է բոլոր անհրաժեշտ տարրերը, առաջադրանքները և ժամանակացույցերը: Մշակել համապարփակ բյուջե, որը միջոցներ է հատկացնում միջոցառման տարբեր ասպեկտներին:

Փուլ 3. Վայրի ընտրություն և մատակարարի համակարգում. 

Բացահայտեք և ապահովեք միջոցառման պահանջներին և բյուջեին համապատասխանող հարմար վայր: Համակարգեք վաճառողների և ծառայություններ մատուցողների հետ, ինչպիսիք են սննդի մատակարարները, տեսալսողական տեխնիկները, դեկորատորները և տրանսպորտային ծառայությունները, որպեսզի նրանք կարողանան բավարարել միջոցառման կարիքները:

Փուլ 4. Մարքեթինգ և առաջխաղացում. 

Մարքեթինգը և առաջխաղացումը միջոցառումների պլանավորման կարևորագույն քայլերից են: Մշակել ռազմավարական շուկայավարման և առաջխաղացման պլան՝ իրազեկվածություն առաջացնելու և ներկաներին ներգրավելու համար: Օգտագործեք տարբեր ալիքներ, այդ թվում՝ առցանց հարթակներ, սոցիալական մեդիա, էլ.փոստի մարքեթինգ և ավանդական գովազդ՝ նպատակային լսարանին արդյունավետորեն հասնելու և միջոցառման արժեքային առաջարկը հաղորդելու համար:

Փուլ 5. Իրադարձության իրականացում. 

Վերահսկել միջոցառման նյութատեխնիկական ասպեկտները, ներառյալ գրանցումը և տոմսերի վաճառքը, նստատեղերի կազմակերպումը, տեսալսողական սարքավորումը և տեղում կառավարումը: Համակարգել անձնակազմի, վաճառողների և կամավորների հետ՝ ապահովելու գործունեության սահուն հոսք և լուծելու ցանկացած խնդիր, որը կարող է առաջանալ միջոցառման ընթացքում:

Փուլ 6. Մասնակիցների ներգրավվածություն և փորձ. 

Ստեղծեք գրավիչ և հիշարժան փորձ ներկաների համար: Պլանավորեք և կազմակերպեք գործողություններ, շնորհանդեսներ, ժամանց և ցանցային հնարավորություններ, որոնք բավարարում են նրանց հետաքրքրությունները և ակնկալիքները: Ուշադրություն դարձրեք այնպիսի մանրամասներին, ինչպիսիք են ցուցանակները, զարդերը և անհատականացված հպումները՝ ներկաների ընդհանուր փորձը բարձրացնելու համար:

Փուլ 7. Իրադարձությունից հետո գնահատում և հետևում. 

Գնահատեք միջոցառման հաջողությունը՝ հավաքելով կարծիքներ ներկաներից, շահագրգիռ կողմերից և թիմի անդամներից: Վերլուծեք միջոցառման արդյունքները սահմանված նպատակներին համապատասխան և վերանայեք ֆինանսական կողմերը: 

Բացահայտեք բարելավման ոլորտները և ստացեք քաղված դասեր՝ հետագա իրադարձությունների պլանավորման գործընթացները կատարելագործելու համար: Բացի այդ, հետևեք ներկաների, հովանավորների և գործընկերների հետ՝ երախտագիտություն հայտնելու և հարաբերություններ պահպանելու համար:

Ինչպե՞ս ստեղծել հաջող միջոցառումների պլանավորում:

Թեև միջոցառումների պլանավորման համար չկա համընդհանուր համաձայնեցված տարրեր, ահա հիմնական տարրերը, որոնք հաճախ կարևոր են համարվում միջոցառումների արդյունավետ պլանավորման համար.

1/ Հստակ նպատակներ.  

Սահմանեք միջոցառման նպատակներն ու խնդիրները: Հասկացեք, թե ինչի եք ուզում հասնել և համապատասխանեցնել պլանավորման բոլոր ջանքերը: Անկախ նրանից, թե դա միջոցներ է հավաքում, խթանում է ցանցը, գովազդում է արտադրանքը կամ նշում է կարևոր իրադարձություն: 

2/ Բյուջեի կառավարում: 

Մշակեք իրատեսական բյուջե և միջոցներ հատկացրեք միջոցառման տարբեր ասպեկտներին, ներառյալ վայրը, սննդի կազմակերպումը, դեկորացիաները, մարքեթինգը և լոգիստիկան: 

Պարբերաբար հետևեք ծախսերին և համոզվեք, որ մնաք բյուջեի սահմաններում: Ռազմավարական միջոցներ հատկացրեք ցանկալի արդյունքներին հասնելու համար՝ միաժամանակ առաջնահերթություն տալով ծախսարդյունավետ տարբերակներին:

3/ Ռազմավարական պլանավորում և ժամանակացույց. 

Ստեղծեք համապարփակ պլան, որը նախանշում է բոլոր առաջադրանքները, պարտականությունները և ժամկետները: Պլանավորման գործընթացը բաժանեք կառավարելի քայլերի՝ սկզբնական հայեցակարգի մշակումից մինչև իրադարձություններից հետո գնահատումներ: 

Մանրամասն ժամանակացույցը ապահովում է սահուն համակարգումը և թույլ է տալիս անհրաժեշտության դեպքում ճշգրտումներ կատարել:

4/ Միջոցառումների ձևավորում և թեմատիկա. 

Ստեղծեք համահունչ և գրավիչ միջոցառման ձևավորում, որն արտացոլում է ցանկալի մթնոլորտը կամ թեման: Սա ներառում է այնպիսի տարրեր, ինչպիսիք են դեկորացիաները, ցուցանակները, լուսավորությունը և ընդհանուր գեղագիտությունը, որոնք նպաստում են միջոցառման մթնոլորտին:

5/ Լոգիստիկա և գործառնություններ. 

Ուշադիր ուշադրություն դարձրեք լոգիստիկ մանրամասներին, ներառյալ իրադարձությունների գրանցումը, տոմսերի վաճառքը, տրանսպորտը, կայանատեղին, տեսալսողական պահանջները և տեղում կառավարումը: Ապահովել անխափան գործողությունները՝ արդյունավետորեն համակարգելով բոլոր անհրաժեշտ ռեսուրսները:

6/ Գնահատում և հետադարձ կապ. 

Գնահատեք միջոցառման հաջողությունը՝ հավաքելով արձագանքներ և գնահատելով դրա ազդեցությունը: 

Վերլուծեք ներկաների գոհունակությունը, չափեք արդյունքները սահմանված նպատակներին համապատասխան և բացահայտեք ապագա իրադարձությունների բարելավման ոլորտները:

Իրադարձությունների պլանավորման անվճար ձևանմուշ 

Ահա միջոցառումների պլանավորման ձևանմուշ, որը ներառում է միջոցառումների պլանավորման յոթ փուլերը.

Հիմնական տուփեր 

Միջոցառումների պլանավորումը դինամիկ գործընթաց է, որը պահանջում է մանրակրկիտ հետազոտություն, ռազմավարական պլանավորում և անթերի կատարում՝ հաջող և անմոռանալի իրադարձությունների հասնելու համար: Լինի դա կորպորատիվ կոնֆերանս, հարսանիք կամ համայնքային հավաք, միջոցառումների արդյունավետ պլանավորումն ապահովում է նպատակների իրագործումը, մասնակիցների ակտիվ ներգրավվածությունը և դրական փորձի փոխանցումը:

Ավելին, AhaSlides- ըկարող է օգնել ձեզ ստեղծել եզակի իրադարձություններ ինտերակտիվ հնարավորություններով: Ներգրավիչ շնորհանդեսներից մինչև լսարանի իրական ժամանակում փոխազդեցություն, AhaSlides-ն առաջարկում է մի շարք գործիքներ, որոնք կարող են բարձրացնել ձեր միջոցառումը նոր բարձունքների: Բացահայտեք մեր գրադարանը պատրաստի կաղապարներհիմա և ականատես եղեք, որ ձեր ներկաների ոգևորությունը բարձրանում է:

Ref: Վայրի ծիրան | Ծրագրի ղեկավար