Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ | Քայլ առ քայլ ուղեցույց հիանալի օրինակներով

Պատրա՞ստ եք դառնալ միջոցառումների կազմակերպման մասնագետ: Նայեք ոչ ավելի, քան միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ— վերջնական գործիք յուրաքանչյուր իրադարձություն պլանավորողի համար:  

Այս blog գրառմանը, մենք կբացահայտենք քայլ առ քայլ ուղեցույց՝ օրինակներով միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու համար: Կարևոր առաջադրանքների գագաթնակետին մնալուց մինչև ամեն ինչ սահուն ընթանալու ապահովումը, պարզեք, թե ինչպես լավ մշակված ստուգաթերթը կարող է լինել ձեր գաղտնի զենքը հաջող միջոցառումներ անցկացնելու համար: 

Եկեք սկսենք!

Բառը

• Overview
• Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:
• Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց
• Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ
• Հիմնական տուփեր
• Հաճ. տրվող հարցեր

Overview

Ի՞նչ է նշանակում «ստուգման ցուցակ»:	Ստուգաթերթը առաջադրանքների կամ բաների ցանկն է, որոնք դուք պետք է ստուգեք և ավարտեք:
Ստուգաթերթերի առավելությունները	Հեշտ է հետևել, խնայելով ժամանակ և անգիր ջանք, բարելավելով արտադրողականությունը, ստացեք ավելի շատ էնդորֆիններ ցանկացած առաջադրանք կատարելիս:

Ի՞նչ է Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթը:

Պատկերացրեք, որ պատրաստվում եք ֆանտաստիկ իրադարձություն կազմակերպել, օրինակ՝ ծննդյան խնջույք կամ ընկերության հավաքույթ: Դուք ցանկանում եք, որ ամեն ինչ հարթ ընթանա և մեծ հաջողություն ունենա, չէ՞: Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթը կարող է օգնել դրան:

Մտածեք դրա մասին որպես անելիքների ցանկ, որը հատուկ ստեղծված է միջոցառումների պլանավորողների համար: Այն ընդգրկում է միջոցառումների կազմակերպման տարբեր ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ վայրի ընտրությունը, հյուրերի ցուցակի կառավարումը, բյուջետավորումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, դեկորացիաները, սննդի կազմակերպումը, ժամանցը և այլն: Ստուգաթերթը գործում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ապահովելով քայլ առ քայլ շրջանակ, որը պետք է հետևել սկզբից մինչև վերջ:

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ունենալը ձեռնտու է մի քանի պատճառներով: 

• Այն թույլ է տալիս հետևել առաջընթացին, նշել ավարտված առաջադրանքները և հեշտությամբ տեսնել, թե դեռ ինչ է պետք անել:
• Այն օգնում է ձեզ ծածկել բոլոր հիմքերը և ստեղծել լիարժեք իրադարձության փորձ:
• Այն թույլ է տալիս սահմանել իրատեսական ժամկետներ և ժամանակ հատկացնել յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար:
• Այն նպաստում է միջոցառումների պլանավորման թիմի արդյունավետ համագործակցությանը և համակարգմանը:

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Միջոցառումների կառավարման ուղեցույց
• Միջոցառումների տեսակները
• Ցանցային հարցեր

Փնտրու՞մ եք ինտերակտիվ միջոց՝ ձեր միջոցառումների երեկույթները թեժացնելու համար:

Ստացեք անվճար ձևանմուշներ և վիկտորինաներ՝ ձեր հաջորդ հավաքույթների համար խաղալու համար: Գրանցվեք անվճար և վերցրեք այն, ինչ ուզում եք AhaSlides!

🚀 Ձեռք բերեք անվճար հաշիվ

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ ստեղծելու քայլ առ քայլ ուղեցույց

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ կազմելը պարտադիր չէ, որ բարդ լինի: Դուք կարող եք ստեղծել համապարփակ և հաջող ստուգաթերթ ձեր կոնկրետ իրադարձության համար՝ հետևելով քայլ առ քայլ ուղեցույցին.

Քայլ 1. Սահմանեք իրադարձության շրջանակը և նպատակները 

Սկսեք հասկանալով ձեր միջոցառման նպատակն ու խնդիրները: Որոշեք միջոցառման տեսակը, որը նախատեսում եք, լինի դա համաժողով, հարսանիք կամ կորպորատիվ երեկույթ: Հստակեցրեք միջոցառման նպատակները, թիրախային լսարանը և ցանկացած կոնկրետ պահանջ: Այս տեղեկատվությունը կօգնի ձեզ համապատասխանաբար հարմարեցնել ստուգաթերթը և միջոցառումների պլանավորման առաջադրանքները: 

Սահմանելու համար կարող եք օգտագործել որոշ հարցեր հետևյալ կերպ. 

• Ո՞րն է ձեր միջոցառման նպատակը: 
• Որո՞նք են ձեր միջոցառման նպատակները: 
• Ով է ձեր թիրախային լսարանը:
• Կա՞ն որևէ կոնկրետ պահանջ, որը դուք պետք է բավարարեք:

Քայլ 2. Բացահայտեք պլանավորման հիմնական կատեգորիաները 

Հաջորդը, բաժանեք պլանավորման գործընթացը տրամաբանական կատեգորիաների: Հաշվի առեք այնպիսի ասպեկտներ, ինչպիսիք են՝ անցկացման վայրը, բյուջեն, հյուրերի կառավարումը, նյութատեխնիկական ապահովումը, մարքեթինգը, դեկորացիաները, սնունդն ու խմիչքը, ժամանցը և ցանկացած այլ համապատասխան ոլորտներ: Այս կատեգորիաները կծառայեն որպես ձեր ստուգաթերթի հիմնական բաժինները:

Քայլ 3. մտահղացում և թվարկել հիմնական առաջադրանքները 

Պլանավորման յուրաքանչյուր կատեգորիայի շրջանակներում մտահղացում կատարեք և թվարկեք բոլոր այն հիմնական խնդիրները, որոնք պետք է կատարվեն: 

• Օրինակ, վայրի կատեգորիայի ներքո կարող եք ներառել այնպիսի առաջադրանքներ, ինչպիսիք են վայրերի ուսումնասիրությունը, վաճառողների հետ կապ հաստատելը և պայմանագրերի ապահովումը: 

Եղեք կոնկրետ և ոչինչ բաց մի թողեք: Որո՞նք են այն հիմնական խնդիրները, որոնք դուք պետք է կատարեք յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար:

Քայլ 4. Կազմակերպել առաջադրանքները ժամանակագրական կարգով 

Երբ դուք ունեք առաջադրանքների համապարփակ ցանկ, դասավորեք դրանք տրամաբանական և ժամանակագրական հաջորդականությամբ: 

Սկսեք առաջադրանքներից, որոնք պետք է կատարվեն պլանավորման գործընթացի սկզբում, ինչպիսիք են միջոցառման ամսաթիվը սահմանելը, վայրի ապահովումը և բյուջեի ստեղծումը: Այնուհետև շարժվեք դեպի այն առաջադրանքները, որոնք կարող են ավարտվել իրադարձության ամսաթվին ավելի մոտ, ինչպես օրինակ՝ հրավերներ ուղարկելը և միջոցառման ծրագրի ավարտը:

Քայլ 5. նշանակեք պարտականություններ և ժամկետներ 

Յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար պատասխանատվություններ վերապահեք միջոցառումների պլանավորման գործընթացում ներգրավված անհատներին կամ թիմի անդամներին: 

• Հստակ սահմանեք, թե ով է պատասխանատու յուրաքանչյուր առաջադրանքի կատարման համար: 
• Իրատեսական ժամկետներ սահմանեք յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար՝ հաշվի առնելով կախվածությունները և իրադարձության ընդհանուր ժամանակացույցը: 
• Ինչպե՞ս եք բաշխելու առաջադրանքները ձեր թիմի միջև:

Այս գործունեությունը երաշխավորում է առաջադրանքների բաշխումը թիմի միջև և առաջընթացի արդյունավետ մոնիտորինգը:

Քայլ 6. Քայլ ետ արա և վերանայիր քո ստուգաթերթը 

Միջոցառումների ստուգաթերթը կազմակերպելիս դուք պետք է համոզվեք, որ այն ընդգրկում է բոլոր անհրաժեշտ խնդիրները և լավ կառուցված է: Մտածեք միջոցառումների պլանավորման այլ մասնագետներից կամ գործընկերներից տեղեկատվություն փնտրել՝ արժեքավոր պատկերացումներ և առաջարկներ հավաքելու համար: Հստակեցրեք ստուգաթերթը՝ հիմնվելով հետադարձ կապի և իրադարձությունների ձեր հատուկ պահանջների վրա:

Քայլ 7. Ավելացնել լրացուցիչ մանրամասներ և նշումներ

Ընդլայնեք ձեր ստուգաթերթը լրացուցիչ մանրամասներով և նշումներով: Ներառեք վաճառողների կոնտակտային տվյալները, կարևոր հիշեցումները և ցանկացած հատուկ հրահանգ կամ ուղեցույց, որը պետք է հետևել: Ի՞նչ լրացուցիչ տեղեկատվություն կարող է օգտակար լինել առաջադրանքի սահուն կատարման համար:

Քայլ 8. Թարմացրեք և փոփոխեք ըստ անհրաժեշտության

Հիշեք, որ ձեր ստուգացանկը քարացած չէ: Դա դինամիկ փաստաթուղթ է, որը կարող է թարմացվել և փոփոխվել ըստ անհրաժեշտության: Թարմացրեք այն, երբ նոր առաջադրանքներ են առաջանում կամ երբ անհրաժեշտ է ճշգրտումներ կատարել: Պարբերաբար վերանայեք և վերանայեք ստուգաթերթը՝ ցանկացած փոփոխություն արտացոլելու համար: 

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակներ

1/ Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ կատեգորիաների

Ահա իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակ՝ ըստ կատեգորիայի.

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթ.

A. Սահմանեք Իրադարձությունների շրջանակը և նպատակները

• Որոշեք միջոցառման տեսակը, նպատակները, թիրախային լսարանը և հատուկ պահանջները:

B. Վայրը

• Հետազոտեք և ընտրեք հնարավոր վայրեր:
• Այցելեք վայրեր և համեմատեք տարբերակները:
• Վերջնականացրեք անցկացման վայրը և ստորագրեք պայմանագիրը:

Գ. Բյուջե

• Որոշեք միջոցառման ընդհանուր բյուջեն:
• Միջոցներ հատկացնել տարբեր կատեգորիաների համար (միջոցառման վայր, սննդի կազմակերպում, դեկորացիաներ և այլն):
• Հետևեք ծախսերին և անհրաժեշտության դեպքում կարգավորեք բյուջեն:

D. Հյուրերի կառավարում

• Ստեղծեք հյուրերի ցուցակ և կառավարեք RSVP-ները:
• Ուղարկեք հրավերներ:
• Հետևեք հյուրերին՝ հաստատելու համար:
• Կազմակերպեք նստատեղերի կազմակերպում և անունների պիտակներ

E. Լոգիստիկա

• Անհրաժեշտության դեպքում կազմակերպել հյուրերի տեղափոխումը:
• Համակարգել տեսալսողական սարքավորումները և տեխնիկական աջակցությունը:
• Պլանավորեք միջոցառման կարգավորումը և խզումը:

D. Մարքեթինգ և առաջխաղացում

• Մշակել մարքեթինգային պլան և ժամանակացույց:
• Ստեղծեք գովազդային նյութեր (թռուցիկներ, սոցիալական ցանցերում գրառումներ և այլն):

E. դեկորացիաներ

• Որոշեք միջոցառման թեման և ցանկալի մթնոլորտը:
• Աղբյուր և պատվիրեք զարդեր, ինչպիսիք են ծաղիկները, կենտրոնական մասերը և ցուցանակները:
• Կազմակերպեք միջոցառման ցուցանակներ և պաստառներ:

F. Սնունդ և ըմպելիք

• Ընտրեք սննդի ծառայություն կամ պլանավորեք ընտրացանկը:
• Ընդունեք սննդակարգի սահմանափակումները կամ հատուկ պահանջները:

G. Ժամանց և ծրագիր

• Որոշեք միջոցառման ծրագիրը և ժամանակացույցը:
• Վարձեք զվարճանքի, ինչպիսիք են նվագախումբը, դիջեյը կամ խոսնակները:
• Պլանավորեք և փորձեք ցանկացած ներկայացում կամ ելույթ:

Հ. Տեղում համակարգում

• Ստեղծեք մանրամասն ժամանակացույց միջոցառման օրվա համար:
• Տեղեկացրեք ժամանակացույցը և սպասելիքները միջոցառման թիմի հետ:
• Հանձնարարեք հատուկ պարտականություններ թիմի անդամներին կարգավորելու, գրանցելու և տեղում այլ խնդիրների համար:

I. Հետևում և գնահատում

• Ուղարկեք շնորհակալական գրառումներ կամ էլ-նամակներ հյուրերին, հովանավորներին և մասնակիցներին:
• Հավաքեք արձագանքներ մասնակիցներից:
• Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման ոլորտները:

2/ Իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթ՝ ըստ առաջադրանքի և ժամանակացույցի 

Ահա իրադարձությունների պլանավորման ստուգաթերթի օրինակ, որը ներառում է ինչպես առաջադրանքներ, այնպես էլ ժամանակացույցի հետհաշվարկ՝ ձևաչափված որպես աղյուսակ.

Խրոնոլոգիա	Խնդիրներ
8 - 12 ամիս	- Սահմանեք միջոցառման նպատակները, խնդիրները և թիրախային լսարանը:
Միջոցառումից առաջ	- Որոշեք միջոցառման ամսաթիվը և ժամը:
	- Ստեղծել նախնական բյուջե:
	- Ուսումնասիրեք և ընտրեք անցկացման վայր:
	- Սկսեք թիմ կառուցել կամ վարձել միջոցառումների պլանավորող:
	- Սկսեք նախնական քննարկումներ վաճառողների և մատակարարների հետ:
6 - 8 ամիս	- Ավարտել վայրի ընտրությունը և ստորագրել պայմանագիրը:
Միջոցառումից առաջ	- Մշակել միջոցառման թեման և հայեցակարգը:
	- Ստեղծեք մանրամասն միջոցառումների պլան և ժամանակացույց:
	- Սկսեք մարքեթինգը և միջոցառման խթանումը:
2 - 4 ամիս	- Վերջնականացրեք միջոցառումների ժամանակացույցը և ծրագիրը:
Միջոցառումից առաջ	- Համակարգել վաճառողների հետ կոնկրետ պահանջների վերաբերյալ:
	- Կազմակերպել անհրաժեշտ թույլտվություններ կամ լիցենզիաներ:
	- Պլանավորեք իրադարձությունների լոգիստիկա, ներառյալ տեղադրումը և խափանումը:
1 Ամիս	- Վերջնականացրեք մասնակիցների ցուցակը և նստատեղերի կազմակերպումը:
Միջոցառումից առաջ	- Հաստատեք մանրամասները զվարճանքի կամ խոսնակների միջոցով:
	- Ստեղծեք տեղում միջոցառումների մանրամասն պլան և պատվիրակեք պարտականություններ:
	- Իրականացնել վերջին քայլարշավը միջոցառման վայրում:
1 շաբաթ	- Հաստատեք բոլոր մանրամասները վաճառողների և մատակարարների հետ:
Միջոցառումից առաջ	- Անցկացրեք մարդկանց վերջնական հաշվարկը և կիսվեք այն վայրի և սննդի սպասարկողների հետ:
	- Պատրաստեք միջոցառման նյութեր, անունների պիտակներ և գրանցման նյութեր:
	- Կրկնակի ստուգեք տեսալսողական սարքավորումների և տեխնոլոգիայի պահանջները:
	- Ստեղծեք արտակարգ և արտակարգ իրավիճակների պլան:
Միջոցառման օր	- Վաղ ժամանեք հանդիպման վայր՝ վերահսկելու կարգավորումը:
	- Համոզվեք, որ բոլոր վաճառողները և մատակարարները ժամանակացույցի մեջ են:
	- Ժամանելուն պես ողջունեք և գրանցեք ներկաներին:
	- Վերահսկեք իրադարձությունների հոսքը և կառավարեք վերջին րոպեի ցանկացած փոփոխություն կամ խնդիր:
	- Ավարտեք միջոցառումը, շնորհակալություն հայտնեք ներկաներին և հավաքեք արձագանքներ:
Հետընտրական իրադարձություն	- Ուղարկեք շնորհակալական գրառումներ կամ էլ-նամակներ ներկաներին և հովանավորներին:
	- Հավաքեք իրադարձության հետադարձ կապը ներկաներից և շահագրգիռ կողմերից:
	- Իրականացնել միջոցառումից հետո գնահատում և ամփոփում:
	- Վերջնականացրեք միջոցառման ֆինանսները և կարգավորեք չմարված վճարումները:
	- Վերանայեք միջոցառման հաջողությունը և բարելավման ոլորտները:

Հիշեք, որ հարմարեցնեք ձեր միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթը՝ հիմնվելով ձեր հատուկ միջոցառումների կարիքների վրա և կարգավորեք ժամանակացույցը ըստ պահանջի:

Հիմնական տուփեր

Միջոցառումների պլանավորման ստուգաթերթի օգնությամբ միջոցառումների պլանավորողները կարող են վերահսկել իրենց առաջադրանքները, հետևել առաջընթացին և խուսափել կարևոր մանրամասների ուշադրությունից: Միջոցառումների ստուգաթերթը ծառայում է որպես ճանապարհային քարտեզ՝ ուղղորդելով պլանավորողներին միջոցառումների պլանավորման գործընթացի յուրաքանչյուր փուլով և օգնելով նրանց մնալ կազմակերպված, արդյունավետ և կենտրոնացած:

Բացի այդ, AhaSlidesառաջարկում է ինտերակտիվ հնարավորություններ հանդիսատեսի ներգրավման համար, ինչպիսիք են ուղիղ քվեարկություն, Հարց ու պատասխան նիստերև ինտերակտիվ ներկայացում կաղապարներ. Այս հատկանիշները կարող են ավելի բարձրացնել միջոցառման փորձը, խթանել ներկաների մասնակցությունը և հավաքել արժեքավոր պատկերացումներ և կարծիքներ:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Ref: Վրաստան տեխնոլոգիական ինստիտուտ

Tags: Միջոցառումների կազմակերպում

Կիսվել