Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման վերջնական ստուգաթերթ | 15 պարտադիր պայման՝ միջոցառման հաջողությունն ապահովելու համար

Ձեր սիրտը արագանում է, երբ պատկերացնում եք ամենավատ սցենարները.

❗️ Բանախոսը հիվանդանում է բեմ բարձրանալուց րոպեներ առաջ։

❗️ Միջոցառման օրը ձեր վայրը հանկարծակի հոսանքազրկվում է:

❗️ Կամ ամենավատը, ինչ-որ մեկը վիրավորվում է ձեր միջոցառման ժամանակ:

Գիշերը ձեզ արթուն են պահում ստամոքսը ցնցող մտքերը:

Բայց նույնիսկ ամենաքաոսային իրադարձությունները կարելի է կառավարել, եթե նախապես պլանավորեք ուշադիր և համակարգված:

Պարզ իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթկարող է օգնել ձեզ բացահայտել, նախապատրաստվել և մեղմել հնարավոր խնդիրները՝ նախքան դրանք շեղել ձեր միջոցառումը: Եկեք պարզենք ստուգաթերթի 10 պարտադիր կետերը՝ անհանգստությունը լավ մշակված գործողությունների ծրագրի վերածելու համար:

Աղյուսակ Բովանդակության

• Overview
• Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկերի կառավարումը:
• Հինգ քայլ ռիսկը կառավարելու համար որպես իրադարձություն պլանավորող
• Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթ
• Ռիսկերի կառավարման հինգ տարրեր
• Միջոցառումների կառավարման ստուգաթերթ
• Takeaways
• Հաճախակի տրվող հարցեր

Overview

Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկը:	Անսպասելի և չնախատեսված խնդիրներ, որոնք բացասաբար են անդրադառնում կազմակերպիչների և ընկերության բրենդինգի վրա:
Իրադարձությունների ռիսկի օրինակներ.	Ծայրահեղ եղանակ, սննդամթերքի անվտանգություն, հրդեհ, անկարգություններ, անվտանգության սպառնալիքներ, ֆինանսական ռիսկ,…

Ի՞նչ է իրադարձության ռիսկերի կառավարումը:

Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարումը ներառում է պոտենցիալ ռիսկերի կամ խնդիրների բացահայտում, որոնք կարող են սպառնալ իրադարձությանը, այնուհետև գործընթացների և նախազգուշական միջոցների ներդրումը՝ այդ ռիսկերը մեղմելու համար: Սա օգնում է միջոցառումների կազմակերպիչներին ունենալ արտակարգ իրավիճակների պլաններ, որոնք պատրաստ են նվազագույնի հասցնել խափանումները և արագ վերականգնել, եթե խնդիրներ առաջանան: Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթը նաև օգտագործվում է յուրաքանչյուր պոտենցիալ սպառնալիքի հատումը ապահովելու համար:

Ռիսկի կառավարման հինգ քայլերը որպես իրադարձությունների պլանավորող

Մենք գիտենք, որ դա սթրեսային է որպես իրադարձությունների պլանավորող՝ բոլոր հնարավորություններով, որոնք կարող են առաջանալ: Չափից շատ մտածելուց ձեզ փրկելու համար հետևեք մեր պարզ 5 քայլերին՝ իրադարձությունների համար ռիսկերի կառավարման կատարյալ պլան կազմելու համար.

• Բացահայտեք ռիսկերը- Մտածեք բոլոր հնարավոր բաների մասին, որոնք կարող են սխալ լինել ձեր միջոցառման ժամանակ: Հաշվի առեք այնպիսի գործոններ, ինչպիսիք են՝ վայրի խնդիրները, վատ եղանակը, տեխնոլոգիական խափանումները, բարձրախոսների չեղարկումը, սննդի հետ կապված խնդիրները, վնասվածքները, ցածր հաճախելիությունը և այլն: Մտածեք լայնորեն և դրեք դրա վրա: ուղեղային գրոհի գործիքգաղափարները անձեռնմխելի պահելու համար:

Ուղեղային գրոհի նոր ուղիների կարիք ունե՞ք:

Օգտագործեք ուղեղային գրոհի գործիքը AhaSlides ավելի շատ գաղափարներ առաջացնել աշխատանքում և միջոցառում կազմակերպելիս:

🚀 Գրանցվեք անվճար ☁️

• Գնահատեք հավանականությունը և ազդեցությունը - Յուրաքանչյուր հայտնաբերված իրադարձության ռիսկի համար գնահատեք, թե որքանով է հավանական այն տեղի ունենալ և ինչ պոտենցիալ ազդեցություն այն կարող է ունենալ ձեր իրադարձության վրա: Սա օգնում է որոշել, թե որ ռիսկերն են պահանջում մեղմացման առավել մանրակրկիտ պլաններ:

•Մշակել արտակարգ իրավիճակների պլաններ - Ավելի առաջնահերթ ռիսկերի համար ստեղծեք հատուկ պահուստային պլաններ, լուծումներ և չնախատեսված իրավիճակներ, որպեսզի նվազագույնի հասցնեք խափանումները, եթե այդ ռիսկերը իրականանան: Սա կարող է ներառել այլընտրանքային վայրերի, մատակարարների, ժամանակացույցի հաստատում և այլն:

• Հանձնարարեք պարտականություններ- Ստիպեք մեկ անձին հաշվետու դարձնել յուրաքանչյուր արտակարգ իրավիճակների պլանի կատարման համար և հստակորեն փոխանցեք դերերը ձեր թիմին: Սա երաշխավորում է, որ ինչ-որ մեկը միջոցներ կձեռնարկի, եթե իրականում ռիսկ առաջանա:

•Կիրառեք ձեր ծրագրերը - Վերցրեք հնարավոր սցենարները՝ ձեր իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման պլաններում բացթողումները հայտնաբերելու համար: Ձեր թիմին վարժեցնելը, թե ինչպես արձագանքել տարբեր իրավիճակներում, վստահություն կստեղծի, որպեսզի նրանք կարողանան հաջողությամբ կառավարել իրադարձության օրը ծագած խնդիրները:

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Միջոցառումների կազմակերպում
• Միջոցառումների ձևավորում
• Բիզնեսի ցանցավորում

Իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթ

Որո՞նք են այն ընդհանուր կետերը, որոնք պետք է ներառի իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթը: Ոգեշնչում փնտրեք մեր իրադարձությունների ռիսկերի ստուգաթերթի օրինակներով ստորև:

# 1 - անցկացման վայրը
☐ Կնքված է պայմանագիր
☐ Ստացված թույլտվություններ և լիցենզիաներ
☐ Հաստատված են հատակագծի և տեղադրման պայմանավորվածությունները
☐ Նշված են սննդի և տեխնիկական պահանջներ
☐ Նշված է պահեստային վայր և գտնվում է սպասման վիճակում

# 2 - Եղանակ
☐ Եղանակի խիստ մոնիտորինգ և ծանուցման պլան
☐ Անհրաժեշտության դեպքում առկա է վրան կամ այլընտրանքային կացարան
☐ Ձեռնարկված պայմանավորվածություններ՝ անհրաժեշտության դեպքում միջոցառումը տան ներսում տեղափոխելու համար

#3 - Տեխնոլոգիա
☐ A/V և այլ տեխնիկական սարքավորումներ փորձարկված
☐ ՏՏ աջակցության կոնտակտային տվյալներ են ձեռք բերվել
☐ Նյութերի թղթային տպագրություններ, որոնք հասանելի են որպես պահեստային
☐ Արտակարգ իրավիճակների պլան ինտերնետի կամ էլեկտրաէներգիայի անջատման համար

#4 - Բժշկական/անվտանգություն
☐ Առկա են առաջին օգնության փաթեթներ և AED
☐ Վթարային ելքերը հստակ նշված են
☐ Անձնակազմ, որը վերապատրաստվել է արտակարգ իրավիճակների ընթացակարգերին
☐ Անվտանգության/ոստիկանության կոնտակտային տվյալներ ձեռքի տակ

# 5 - խոսնակներ
☐ Ստացվել են կենսագրություններ և լուսանկարներ
☐ Որպես պահեստային ընտրված այլընտրանքային բարձրախոսներ
☐ Զեկուցվել է խոսնակի արտակարգ իրավիճակների պլանը

# 6 - հաճախում
☐ Հաճախումների նվազագույն շեմը հաստատված է
☐ Հաղորդվել է չեղարկման քաղաքականության մասին
☐ Փոխհատուցման պլանը գործում է, եթե միջոցառումը չեղարկվի

#7 - Ապահովագրություն
☐ Գործում է ընդհանուր պատասխանատվության ապահովագրության քաղաքականություն
☐ Ձեռք բերված ապահովագրության վկայական

#8 - Փաստաթղթեր
☐ Պայմանագրերի, թույլտվությունների և լիցենզիաների պատճենները
☐ Կոնտակտային տվյալներ բոլոր վաճառողների և մատակարարների համար
☐ Միջոցառումների ծրագիր, օրակարգ և/կամ երթուղի

#9 - Անձնակազմ/Կամավորներ
☐ Անձնակազմին և կամավորին վերապահված դերեր
☐ Կրկնօրինակները հասանելի են լրացնելու համար, եթե չցուցադրվեն
☐ Արտակարգ իրավիճակների ընթացակարգերի և արտակարգ իրավիճակների պլանների վերապատրաստումն ավարտված է

#10 - Սնունդ և խմիչք
☐ Մատչելի պահեք ցանկացած փչացող պաշարների համար
☐ Սննդի այլընտրանքային տարբերակներ՝ պատրաստված ուշացած/սխալ պատվերի դեպքում/ալերգիկ հյուրերի դեպքում
☐ Առկա են լրացուցիչ թղթե արտադրանք, սպասք և սպասք

#11 - Թափոններ և վերամշակում
☐ Բաշխվել են աղբամաններ և վերամշակման տարաներ
☐ Միջոցառման ընթացքում և հետո աղբ հավաքելու դերերը

#12 - Բողոքների քննարկման ընթացակարգեր
☐ Անձնակազմի անդամ, որը նշանակված է ներկաների բողոքները լուծելու համար
☐ Արձանագրություն՝ խնդիրների լուծման և անհրաժեշտության դեպքում գումարի վերադարձ/փոխհատուցում առաջարկելու համար

#13 - Արտակարգ իրավիճակների տարհանման պլան
☐ Պատրաստված են տարհանման ուղիները և հանդիպման կետերը
☐ Թող անձնակազմի անդամները տեղակայվեն ելքերի մոտ

#14 - Կորած անձի արձանագրություն
☐ Նշանակված է կորցրած երեխաների/տարեցների/հաշմանդամների համար պատասխանատու անձնակազմ
☐ Ստացված են անչափահասների ծնողների/խնամակալների կոնտակտային տվյալները

#15 - Միջադեպի մասին հաղորդում
☐ Միջադեպի մասին հաշվետվության ձևաթուղթ, որը ստեղծվել է անձնակազմի համար՝ ցանկացած արտակարգ իրավիճակները փաստաթղթավորելու համար

Ռիսկերի կառավարման հինգ տարրերը

Ռիսկը միայն վատ բախտը չէ, այն յուրաքանչյուր ձեռնարկության մի մասն է: Սակայն իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ճիշտ պլանով դուք կարող եք ընտելացնել ստեղծված քաոսի ռիսկը և սպառնալիքները վերածել հնարավորությունների: Ռիսկերի կառավարման հինգ մոտեցումները ներառում են.

• Ռիսկերի նույնականացում- Մտածեք փոքր բաների մասին, ինչպիսիք են տեխնոլոգիական անսարքությունները… ընդհուպ մինչև ամբողջական աղետ: Ռիսկերի ցուցակագրումը դրանք դուրս է բերում ձեր գլխից և թղթի վրա, որտեղ դուք կարող եք դիմակայել դրանց:

• Ռիսկերի գնահատում- Գնահատեք յուրաքանչյուր ռիսկ՝ հասկանալու համար, թե որն է ամենամեծ վտանգը: Մտածեք. որքանո՞վ է հավանական դա տեղի ունենալ։ Ի՞նչ վնաս կարող է հանգեցնել, եթե դա տեղի ունենա: Ռիսկերի առաջնահերթությունը ձեր ջանքերը կենտրոնացրեք այն հարցերի վրա, որոնք իսկապես կարևոր են:

• Ռիսկերի նվազեցում-Պլաններ ունե՞ք հակահարված տալու: Մտածեք ռիսկի առաջացման հավանականությունը նվազեցնելու ուղիները, նվազեցնել ցանկացած ազդեցություն, եթե դա տեղի ունենա, կամ երկուսն էլ: Որքան ավելի շատ կարողանաք նախօրոք թուլացնել ռիսկերը, այնքան դրանք ավելի քիչ կխանգարեն ձեզ:

• Ռիսկերի մոնիտորինգ- Երբ ձեր սկզբնական ծրագրերը լինեն, զգոն եղեք: Հետևեք նշաններին, որ նոր ռիսկեր են ի հայտ գալիս կամ հին ռիսկերը փոխվում են: Անհրաժեշտության դեպքում կարգավորեք ձեր ռազմավարությունները՝ զարգացող սպառնալիքների լանդշաֆտին հետևելու համար:

• Ռիսկերի հաշվետվություն- Կիսվեք ռիսկերով և պլաններով ձեր թիմի հետ: Ուրիշներին ներդնելը նպաստում է, բացահայտում է թույլ կողմերը, որոնք դուք կարող եք բաց թողել և պատասխանատվություն է բաշխում ռիսկերի կառավարման համար:

Ի՞նչ է ստուգաթերթը իրադարձությունների կառավարման մեջ:

Միջոցառումների կառավարման ստուգաթերթը վերաբերում է իրերի կամ առաջադրանքների ցանկին, որոնք միջոցառման կազմակերպիչները ստուգում են, որ նախապատրաստվել, կազմակերպվել կամ պլանավորվել են միջոցառումից առաջ:

Ռիսկերի կառավարման համապարփակ ստուգաթերթը օգնում է համոզվել, որ ոչ մի կարևոր բան անտեսված չէ, երբ դուք կազմակերպում եք բոլոր մանրամասները, որոնք անհրաժեշտ են իրադարձությունը հաջողությամբ իրականացնելու համար:

Ստուգաթերթերը օգտակար են իրադարձությունների կառավարման համար, քանի որ դրանք.

• Տրամադրել հստակություն և կառուցվածք- Նրանք դասավորել են հերթականությամբ՝ մանրամասնելով այն ամենը, ինչ պետք է անել, այնպես որ ոչինչ չի ընկնում ճեղքերից:

• Խրախուսեք մանրակրկիտ նախապատրաստումը- Նյութերի անջատումը դրդում է կազմակերպիչներին ապահովելու բոլոր պայմանավորվածություններն ու նախազգուշական միջոցները մինչ միջոցառման մեկնարկը:

• Բարելավել հաղորդակցությունը- Թիմերը կարող են բաժանել և նշանակել ստուգաթերթի կետեր՝ ապահովելու համար, որ բոլորը հասկանում են իրենց դերերն ու պարտականությունները:

• Աջակցեք հետևողականությանը- Կրկնվող իրադարձությունների համար նույն ստուգաթերթի օգտագործումը օգնում է պահպանել ստանդարտները և ամեն անգամ բարելավել տարածքները:

• Բացահայտեք բացերը կամ թույլ կողմերը- Չստուգված տարրերը ընդգծում են մոռացված բաները կամ պահանջում են ավելի շատ պլանավորում՝ հնարավորություն տալով լուծել դրանք նախքան խնդիրների առաջացումը:

• Հեշտացնել հանձնումները- Ստուգաթերթը նոր կազմակերպիչներին հանձնելը օգնում է նրանց հասկանալ այն ամենը, ինչ արվել է նախորդ հաջող միջոցառումները պլանավորելու համար:

Takeaways

Ձեր իրադարձությունների ռիսկերի կառավարման ստուգաթերթի այս հավելումներով դուք լավ պատրաստված եք մարտի դաշտին: Պատրաստությունը պոտենցիալ քաոսը վերածում է հանգիստ վստահության: Այսպիսով, ավելացրեք յուրաքանչյուր տարր ձեր ցուցակում: Անջատեք դրանք մեկ առ մեկ: Դիտեք, թե ինչպես է անհանգստությունը վերածվում իշխանության: Որովհետև որքան շատ ակնկալեք, այնքան ավելի լավ ռիսկերը կհանձնվեն ձեր մանրակրկիտ պլանավորմանն ու նախապատրաստմանը:

Հաճախակի տրվող հարցեր