Ռազմավարական կառավարման հաջող հանդիպում անցկացնելու 11 քայլ

A ռազմավարական կառավարման հանդիպում լավագույն մեթոդներից մեկն է, որն օգնում է բարձր արդյունավետությամբ թիմերին վերանայել և բարելավել աշխատանքի որակը, ինչպես նաև արտադրողականությունը՝ բիզնեսի համար լավագույն արդյունքներ ստեղծելու համար: Այս հոդվածը ձեզ կտրամադրի այն ամենը, ինչ դուք պետք է իմանաք ռազմավարական կառավարման հանդիպման մասին և ինչպես արդյունավետ կերպով բացել հանդիպումը: 

Բառը

• #1 - Ի՞նչ է ռազմավարական կառավարման հանդիպումը:
• #2 - Ռազմավարական կառավարման հանդիպման առավելությունները
• #3 - Ո՞վ պետք է մասնակցի ռազմավարական կառավարման հանդիպմանը: 
• #4 - Ինչպես անցկացնել արդյունավետ ռազմավարական կառավարման հանդիպում (SMM պլան)

Ի՞նչ է ռազմավարական կառավարման հանդիպումը:

Ռազմավարական հանդիպումների կառավարում (SMM) Հանդիսանում է կառավարման մոդել, որը կենտրոնանում է ընկերության ընդհանուր ռազմավարության վրա, որը ներառում է գործընթացի կառավարում, բյուջե, որակ, ստանդարտներ և մատակարարներ՝ աշխատանքի արդյունավետությունը և բիզնեսի կատարողականը գնահատելու համար:

Այս հանդիպումը կարող է տեղի ունենալ յուրաքանչյուր եռամսյակում և կարող է անհրաժեշտ լինել մարքեթինգային ռազմավարության հանդիպումից, բիզնես ռազմավարության հանդիպումից կամ վաճառքի ռազմավարության հանդիպումից հավաքված տվյալներից:

Մի խոսքով, Ռազմավարական հանդիպումների նպատակն է պարզել, թե ինչպես կարելի է առավել արդյունավետ օգտագործել ընկերության ռեսուրսները կոնկրետ նպատակներին և խնդիրներին հասնելու համար:

Ռազմավարական կառավարման հանդիպման առավելությունները

Ռազմավարական կառավարման հանդիպումը ոչ միայն օգնում է մասնակիցներին ավելի նախաձեռնող լինել իրենց աշխատանքում՝ ժամանակին ժամանելուց և ռազմավարական պլանավորման ընթացքում տրվող փաստաթղթերն ու հարցերը նախապատրաստելուց, այլ նաև բերում է 5 առավելություններ՝ հետևյալ կերպ.

Նվազեցնել ծախսերը

Շատ կազմակերպություններ անցել են ռազմավարական կառավարման հանդիպման շրջանակին: SMM պլանն օգնում է ընկերություններին այժմ օգտագործել էժան (նույնիսկ անվճար) գործիքներն ու ծառայությունները՝ հանդիպումների միջև տվյալները խաչաձև վերլուծելու համար՝ տեսնելու, թե ինչն է աշխատում, ինչը ոչ և ինչը կարող է լավ անել: 

Սա օգնում է ծախսել, բաշխել և ներդնել ռեսուրսները հնարավորինս իմաստուն և արդյունավետ:

Խնայեցեք ժամանակը և էներգիան

Արդյունավետ հանդիպումների պլանավորումը բաժանմունքներին կամ մասնակիցներին թույլ է տալիս հասկանալ ռազմավարական քննարկման նպատակը և այն, ինչ նրանք պետք է պատրաստեն և նպաստեն:

Օրինակ՝ ինչ փաստաթղթեր են բերելու, ինչ թվեր ներկայացնել, ինչ խնդիրներ կամ լուծումներ պետք է գծել հանդիպումից հետո։

Հանդիպմանը նախապատրաստվելու համար առաջադրանքները բաժանելը խնայում է շատ ժամանակ և ջանք՝ չխոսելով կամ քննադատող դառնալով, թե ում մեղքով, բայց մոռանալով հանդիպման նպատակը:

Բարձրացնել բանակցային ուժը

Հանդիպման ընթացքում վեճերից կամ տարաձայնություններից չեն խուսափելու։ Այնուամենայնիվ, սա մեծացնում է թիմի անդամների բանակցային ուժը՝ ստիպված լինելով քննարկել և գտնել հաճախորդների և բիզնեսի խնդիրները լուծելու լավագույն լուծումը: Դուք կարող եք զարմանալ, երբ կգտնեք հիանալի բանակցող ձեր թիմում:

Կառավարեք ռիսկերը 

Ոչ ոք չի ցանկանում մասնակցել հանդիպման, որը կչեղարկվի կես ճանապարհին, քանի որ տվյալներ կամ խնդիրներ չկան:

Հետևաբար, հետագա հանդիպումը նշանակում է, որ բոլորը պետք է պլանավորեն, հավաքեն և տրամադրեն տվյալներ անցյալ հանդիպումներից, վերլուծեն այդ տվյալները և օգնեն այդ վերլուծությունը վերածել գործող հաջորդ քայլերի: Այս գործողությունները վստահեցնում են, որ ավելի լավ են կառավարում ռիսկերը: Կամ նույնիսկ հանդիպումը դարձնել ավելի արդյունավետ կամ ավելի նպատակային, քան նախորդը: 

Ուշադիր հետևեք բյուջեներին և ռեսուրսներին

Արդյունավետ թիմային հանդիպումների անցկացումը ձեզ հնարավորություն կտա վերահսկել և ճշգրտել ռեսուրսները և կայացնել տեղեկացված բյուջետային որոշումներ: Ռազմավարության վերանայման հանդիպումները կօգնեն ընդգծել այն բաժինները կամ ծրագրերը, որոնք կարող են լրացուցիչ ֆինանսավորման կարիք ունենալ հաջողության հասնելու համար: Դրանք նաև լավ տեղ են՝ տեսնելու համար, թե արդյոք անհրաժեշտ է ավելացնել/նվազեցնել ձեր բյուջեն կամ աշխատուժը:

Ո՞վ պետք է մասնակցի ռազմավարական կառավարման հանդիպմանը: 

Հանդիպմանը ներկայանալու համար պահանջվող մարդիկ կլինեն այնպիսի բարձրաստիճան անձինք, ինչպիսիք են գործադիր տնօրենը (գործադիր տնօրեն, գործադիր տնօրեն, քաղաքային կառավարիչ և այլն) և ծրագրի անմիջական ղեկավարը:

Հիմնական խաղացողներից պահանջվում է ասելիք պլանավորման հարցում, բայց ոչ բոլորն են բառացիորեն սեղանի շուրջ:

Սենյակում չափազանց շատ մարդկանց ներկայությունը կարող է հանգեցնել սթրեսի, քաոսի և շփոթության: Եթե ունեք մի քանի մարդ, ովքեր ցանկանում են ներգրավվել այս գործընթացում, ներգրավեք նրանց՝ հարցումների միջոցով աշխատակիցների կարծիքները հավաքագրելով և հանդիպմանը մեկին ներգրավելով՝ ապահովելու համար, որ այս տվյալները հասնեն սեղանին և համարվեն գործընթացի մաս:

Ինչպես անցկացնել արդյունավետ ռազմավարական կառավարման հանդիպում (SMM պլան) 

Համոզվեք, որ ձեր ռազմավարական կառավարման հանդիպումները գրավիչ և արդյունավետ են, սկսվում են պատշաճ պլանավորմամբ: Այս քայլերով

Հանդիպման նախապատրաստում

Հիշեք, որ հետևեք այս ուղեցույցներին՝ 4 քայլով հանդիպում պլանավորելու համար.

• Պլանավորեք ժամանակ և հավաքեք անհրաժեշտ տվյալները/զեկույցը

Պլանավորեք և անպայման հրավիրեք բոլոր ղեկավարներին և հիմնական աշխատակիցներին, ովքեր պետք է ներկա գտնվեն այս հանդիպմանը: Համոզվեք, որ սենյակում գտնվող մարդիկ այն մարդիկ են, ովքեր կարող են ակտիվորեն մասնակցել հանդիպմանը:

Միևնույն ժամանակ հավաքեք անհրաժեշտ տվյալներ և հաշվետվություններ, թարմացրեք կարգավիճակի ցուցիչները և նույնիսկ հարցերը, որոնց պետք է պատասխանել հանդիպմանը: Համոզվեք, որ ներկայացումները շատ մոտ չեն հանդիպման ամսաթվին, որպեսզի բոլորը կարողանան ուսումնասիրել ամենավերջին տվյալները և վերլուծություն գրել զարգացող միտումների կամ խնդիրների վերաբերյալ:

• Պլանի օրակարգի ձևանմուշ

Օրակարգն օգնում է ձեզ և մասնակիցներին մնալ ուղու վրա: Հանդիպման օրակարգային գաղափարները կապահովեն հարցերի պատասխանները.

• Ինչու՞ ենք մենք ունենում այս հանդիպումը:
• Ի՞նչ պետք է անենք, երբ հանդիպումն ավարտվի։
• Որո՞նք են հաջորդ քայլերը, որոնք մենք պետք է անենք:

Հիշեք, որ ա ռազմավարական կառավարման հանդիպման օրակարգը կարող է նմանվել նպատակների, միջոցառումների և նախաձեռնությունների վերանայմանը, ռազմավարության վավերացմանը և ընթացիկ ռազմավարական ուղղություններին և նախագծերին:

Ահա օրակարգի օրինակ.

1. 9.00 - 9.30. հանդիպման նպատակի ակնարկ
2. 9.30 - 11.00. վերագնահատեք ամբողջ գործընթացը
3. 1.00 PM - 3.00 PM. Բաժանմունքների և ղեկավարների թարմացումներ
4. 3.00 - 4.00. չլուծված խնդիրներ
5. 4.00 - 5.00. Տրված լուծումներ
6. 5.00 - 6.00. Գործողությունների պլան
7. 6.00 - 6.30՝ QnA նիստ
8. 6.30 - 7.00՝ ամփոփում

• Սահմանեք հիմնական կանոնները

Դուք կարող եք կանոններ սահմանել, որպեսզի բոլորը նախապատրաստվեն հանդիպումից առաջ:

Օրինակ, եթե նրանք չեն կարող մասնակցել, նրանք պետք է փոխարենը օգնական ուղարկեն: 

Կամ ներկաները պետք է կարգուկանոն պահպանեն, հարգեն բանախոսին, չընդհատեն (և այլն)

• Ամսական Ամբողջական հանդիպումներ

Ինչպես նշվեց վերևում, ռազմավարական կառավարման համաժողովը մեծ իրադարձություն է, որը սովորաբար անցկացվում է յուրաքանչյուր եռամսյակ: Այսպիսով, եթե ցանկանում եք, որ ձեր անձնակազմը ծանոթանա այս գործելակերպին և հնարավորինս պատրաստ լինի: Դուք պետք է վերանայեք հանդիպումը և կազմակերպեք ամենամսյա հանդիպումներ՝ անձնակազմին թարմացնելու ցանկացած նոր հայտարարություններով, որոնք չեն համապատասխանում էլ.

• Կատարել Ծրագրի մեկնարկային հանդիպում

Եթե ​​համակողմանի հանդիպումը կօգնի անձնակազմին ծանոթանալ և պատրաստել ռազմավարական կառավարման տվյալները այնուհետև նախագծի մեկնարկային հանդիպումը նախագիծ պատվիրած հաճախորդի և այն կյանքի կոչող ընկերության միջև առաջին հանդիպումն է: Այս հանդիպմանը անհրաժեշտ կլինեն միայն հիմնական խաղացողները՝ քննարկելու ծրագրի հիմքերը, նպատակը և նպատակները:

Հանդիպումը

• Սահմանեք հանդիպման նպատակը և ցանկալի արդյունքները

Ռազմավարական պլանավորման հանդիպումը կարող է լիովին սխալ լինել, եթե այն անցկացվի առանց բոլորին սահմանված նպատակներ տալու և արդյունքներ պահանջելու: Այդ իսկ պատճառով առաջին քայլը հանդիպման համար հստակ, շոշափելի նպատակ սահմանելն է:

Հստակ նպատակների մի քանի օրինակ.

• Ռազմավարություն սոցիալական ցանցերում՝ ավելի երիտասարդ լսարանին հասնելու համար: 
• Նոր արտադրանք, նոր առանձնահատկություն մշակելու ծրագիր:

Դուք կարող եք նաև սահմանել ռազմավարական կառավարման հանդիպման հատուկ թեմաներ՝ որպես ձեր նպատակների մաս, օրինակ՝ բիզնեսի աճը տարվա երկրորդ կիսամյակում:

Ձեր նպատակին հնարավորինս կոնկրետ եղեք։ Այդպես բոլորի համար ավելի հեշտ է շարունակել աշխատել և ճիշտ որոշումներ կայացնել։

• Կոտրել սառույցը 

Համաճարակի երկու տարի անց աշխատելու ձևի փոփոխությամբ ընկերությունները միշտ պետք է պատրաստ լինեն վիրտուալ հանդիպումներին և ավանդական հանդիպումներին համակցված։ Մարդիկ, ովքեր շփվում են համակարգչի էկրանների միջոցով, մինչդեռ մյուսները նստած են գրասենյակում, երբեմն կստիպի ձեր գործընկերներին զգալ ավելի քիչ հուզված և անջատված:

Հետևաբար, հանդիպման սկզբում ձեզ անհրաժեշտ է թիմային հանդիպում՝ սառույցը կոտրող և միավորող միջոցառումներով, որպեսզի տաքացնեք մթնոլորտը։

• Հանդիպումը դարձրեք ինտերակտիվ

Ռազմավարության նիստում ձեր թիմը ամբողջությամբ ներդրելու համար անհրաժեշտ է խթանել իրական ինտերակտիվությունը: Ինքնուրույն ներկայացումների փոխարեն, փորձեք բաժանվել ընդմիջումների, որտեղ տարբեր բաժիններ կարող են մտածել վերջին խոչընդոտների լուծումները:

Յուրաքանչյուր խմբին հանձնարարեք մարտահրավեր, որի հետ բախվում է ձեր ընկերությունը: Այնուհետև թողեք նրանց ստեղծագործական գործունեությունը, անկախ նրանից թիմային խաղեր, արագ հարցումներ կամ մտածված քննարկման հարցեր. Ավելի ցածր ճնշման ձևաչափով հեռանկարների այս փոխանակումը կարող է անսպասելի պատկերացումներ առաջացնել:

Երբ նորից հավաքվում եք, պահանջեք կառուցվածքային, բայց բաց հետադարձ կապ յուրաքանչյուր ճեղքվածքից: Հիշեցրեք բոլորին, որ այս փուլում «սխալ» գաղափարներ չկան: Ձեր նպատակն է հասկանալ բոլոր հեռանկարները՝ ի վերջո միասին հաղթահարելու խոչընդոտները:

• Բացահայտեք պոտենցիալ մարտահրավերները

Ի՞նչ կլինի, եթե հանդիպումը գերազանցի հատկացված ժամանակը: Իսկ եթե ղեկավար թիմը պետք է բացակայի այլ անսպասելի հարցերով զբաղվելու համար: Եթե ​​բոլորը զբաղված են ուրիշներին մեղադրելով և ցանկալի արդյունք չստանալով:

Խնդրում ենք թվարկել բոլոր հնարավոր ռիսկերը լուծումներով՝ լավ պատրաստվելու համար:

Օրինակ՝ հաշվի առեք հատուկ օրակարգային կետերի կամ ներկայացումների համար օգտագործել հետհաշվարկի ժամանակաչափ: 

• Օգտագործեք առցանց գործիքներ 

Պատկերների և գործիքների օգտագործումը պարտադիր է այսօր հանդիպման ժամանակ, եթե ցանկանում եք հեշտությամբ և արագ փոխանցել գաղափարները: Հաշվետվություններն ու վիճակագրությունը նույնպես կներկայացվեն տեսողականորեն և հեշտ հասկանալի կլինեն այս գործիքների շնորհիվ: Այն նաև խրախուսում է մարդկանց իրենց կարծիքը հայտնել և օգնում է ձեզ արագ որոշումներ կայացնել՝ իրական ժամանակում արձագանք ստանալով: Դուք կարող եք գտնել անվճար գործիքներ և ձևանմուշների մատակարարներ, ինչպիսիք են AhaSlide-ը, Miro-ն և այլն: Google Slides.

• Ամփոփում քաղաքապետարանի ժողովի ձևաչափով 

Եկեք ամփոփենք հանդիպումը հարց ու պատասխանի միջոցով՝ քաղաքապետարանի նիստ։

Մասնակիցները կարող են բարձրացնել իրենց ուզած հարցերը և ստանալ ակնթարթային պատասխաններ առաջնորդներից: Այն ապացուցում է, որ առաջնորդները ոչ միայն անդեմ որոշումներ կայացնողներ են, այլ խոհուն մտածողներ են, ովքեր ոչ միայն առաջին տեղում են դնում ընկերության շահերը, այլև մտածում են իրենց աշխատակիցների շահերի մասին:

• Խորհուրդներ ռազմավարական կառավարման հանդիպմանը նպաստելու համար

Բացի վերը նշված քայլերից, ահա մի քանի փոքր նշումներ, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի լավ կազմակերպել ռազմավարական պլանավորման նիստը.

• Համոզվեք, որ բոլորը մասնակցում են քննարկմանը:
• Համոզվեք, որ բոլորն ակտիվորեն լսում են:
• Համոզվեք, որ բոլորը կիրառում են թիմային աշխատանքի իրենց հմտությունները:
• Աշխատեք հնարավորինս նեղացնել տարբերակները։
• Մի վախեցեք քվեարկության կոչ անել, որպեսզի տեսնեք կարծիքի և կոնսենսուսի մակարդակը:
• Եղեք ստեղծագործ: Ռազմավարական պլանավորումը ստեղծագործական ունակություններն ուսումնասիրելու և ամբողջ թիմի իրավիճակների արձագանքներն ու լուծումները տեսնելու ժամանակ է:

Արդյունքում

Հաջող ռազմավարական կառավարման հանդիպում անցկացնելու համար դուք պետք է լավ նախապատրաստվեք յուրաքանչյուր քայլին, ներառյալ մարդկանց, փաստաթղթերը, տվյալները և գործիքները: Կազմեք օրակարգ և հետևեք դրան, որպեսզի մասնակիցները իմանան, թե ինչ են անելու և ինչ առաջադրանքներ են տրվելու: 

AhaSlide-ը հույս ունի տրամադրել ձեր բոլոր հարցերի պատասխանները, թե ինչպես վարել ռազմավարական պլանավորման նիստը: Հուսով ենք, որ ձեզ դուր կգա այս հոդվածում նկարագրված խորհուրդներն ու օգնական տեխնիկան՝ ռազմավարական կառավարման հանդիպումները և խմբային գործունեությունը ակտիվ և արդյունավետ պահելու համար՝ անցանց, թե առցանց:

Հաճախակի տրվող հարցեր