10 Jenis Rapat Dalam Bisnis dengan Praktik Terbaik

Pertemuan dalam bisnis akrab bagi mereka yang berada di posisi kepemimpinan seperti manajer proyek atau peran senior dalam perusahaan. Pertemuan ini sangat penting untuk meningkatkan komunikasi, mendorong kolaborasi, dan memajukan kesuksesan dalam organisasi. 

Namun, tidak semua orang mengetahui definisi, jenis, dan tujuan pertemuan ini. Artikel ini berfungsi sebagai panduan komprehensif dan memberikan tips untuk melakukan pertemuan produktif dalam bisnis.

• Apa itu Pertemuan Bisnis?
• Jenis Rapat Dalam Bisnis
• Bagaimana Melakukan Rapat Dalam Bisnis
• Pengambilan Kunci 

Apa itu Pertemuan Bisnis?

Pertemuan bisnis adalah pertemuan individu yang berkumpul untuk membahas dan membuat keputusan tentang topik tertentu yang terkait dengan bisnis. Tujuan pertemuan ini mungkin termasuk memperbarui anggota tim tentang proyek saat ini, merencanakan upaya di masa mendatang, memecahkan masalah, atau membuat keputusan yang memengaruhi seluruh perusahaan. 

Pertemuan dalam bisnis dapat dilakukan secara langsung, maya, atau kombinasi keduanya dan dapat bersifat formal atau informal.

Tujuan pertemuan bisnis adalah untuk bertukar informasi, menyelaraskan anggota tim, dan membuat keputusan yang membantu bisnis mencapai tujuannya.

Jenis Rapat Dalam Bisnis

Ada beberapa jenis rapat dalam bisnis, namun 10 jenis yang umum antara lain:

1/ Rapat Tim Bulanan

Rapat tim bulanan adalah pertemuan rutin anggota tim perusahaan untuk membahas proyek yang sedang berjalan, menetapkan tugas, dan menjaga agar orang-orang tetap mendapat informasi dan selaras. Pertemuan-pertemuan ini biasanya diadakan setiap bulan, pada hari yang sama, dan berlangsung selama 30 menit hingga beberapa jam (tergantung pada ukuran kelompok dan jumlah informasi yang dicakup).

Pertemuan tim bulanan memberikan kesempatan dan panduan bagi anggota tim untuk bertukar informasi dan ide, mendiskusikan kemajuan proyek, dan memastikan semua orang bekerja menuju target yang sama. 

Pertemuan-pertemuan ini juga dapat digunakan untuk mengatasi setiap tantangan atau permasalahan yang dihadapi tim, mengidentifikasi solusi, dan mengambil keputusan yang mempengaruhi arah proyek atau kerja tim.

An pertemuan semua pihak hanyalah pertemuan yang melibatkan semua staf perusahaan, dengan kata lain, pertemuan tim bulanan. Ini adalah pertemuan rutin – mungkin terjadi sebulan sekali – dan biasanya dijalankan oleh pimpinan perusahaan.

2/ Rapat Berdiri

pertemuan stand-up, juga dikenal sebagai rapat stand-up harian atau rapat scrum harian, adalah jenis rapat singkat, biasanya berlangsung tidak lebih dari 15 menit, dan diadakan setiap hari untuk memberikan pembaruan cepat kepada tim tentang kemajuan proyek, atau menyelesaikan beban kerja, berencana untuk kerjakan hari ini.

Pada saat yang sama, hal ini membantu untuk mengidentifikasi dan memecahkan hambatan yang dihadapi anggota tim dan bagaimana pengaruhnya terhadap tujuan bersama tim. 

3/ Rapat Pembaruan Status

Rapat pembaruan status berfokus pada penyediaan pembaruan dari anggota tim tentang kemajuan proyek dan tugas mereka. Mereka mungkin terjadi lebih sering daripada pertemuan bulanan, seperti mingguan. 

Tujuan dari pertemuan pembaruan status, tentu saja, adalah untuk memberikan pandangan yang transparan tentang kemajuan setiap proyek dan untuk mengidentifikasi tantangan yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Pertemuan ini tidak akan terjebak dalam isu-isu seperti diskusi atau pemecahan masalah.

Untuk pertemuan berskala lebih besar, Rapat Pembaruan Status juga dapat diberi nama 'Rapat Balai Kota', Rapat balai kota hanyalah pertemuan terencana seluruh perusahaan yang fokusnya adalah manajemen menjawab pertanyaan dari karyawan. Oleh karena itu, pertemuan ini melibatkan sesi tanya jawab, sehingga lebih terbuka dan tidak terlalu dirumuskan dibandingkan jenis pertemuan lainnya!

4/ Pertemuan Pemecahan Masalah

Ini adalah pertemuan yang berputar di sekitar mengidentifikasi dan menyelesaikan tantangan, krisis, atau masalah yang dihadapi organisasi. Mereka seringkali tidak terduga dan perlu membawa individu dari berbagai departemen atau tim untuk berkolaborasi dan mencari solusi untuk masalah tertentu.

Pada pertemuan ini, para peserta akan membagikan pandangan mereka, bersama-sama mengidentifikasi akar penyebab masalah, dan menawarkan solusi potensial. Agar pertemuan ini efektif, mereka harus didorong untuk berdiskusi secara terbuka dan jujur, menghindari kesalahan, dan fokus untuk mencari jawaban.

5/ Rapat Pengambilan Keputusan

Pertemuan ini bertujuan untuk membuat keputusan penting yang memengaruhi arah proyek, tim, atau seluruh organisasi. Peserta biasanya individu dengan otoritas dan keahlian pengambilan keputusan yang diperlukan.

Pertemuan ini perlu disediakan terlebih dahulu dengan semua informasi yang relevan, membutuhkan pemangku kepentingan. Kemudian, untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil selama rapat dilakukan, tindak lanjut ditetapkan dengan waktu penyelesaian. 

6/ Rapat Brainstorming

Rapat curah pendapat berfokus pada menghasilkan ide-ide baru dan inovatif untuk bisnis Anda. 

Bagian terbaik dari sesi curah pendapat adalah bagaimana sesi ini mendorong kerja sama tim dan penemuan sambil memanfaatkan kecerdasan kolektif dan imajinasi kelompok. Setiap orang diperbolehkan mengutarakan pendapatnya, memanfaatkan ide satu sama lain, dan menghasilkan solusi orisinal dan mutakhir.

7/ Rapat Manajemen Strategis

Rapat manajemen strategis adalah pertemuan tingkat tinggi yang berfokus pada peninjauan, analisis, dan pengambilan keputusan mengenai tujuan, arah, dan kinerja jangka panjang suatu organisasi. Eksekutif senior dan tim kepemimpinan menghadiri pertemuan ini, yang diadakan setiap triwulan atau tahunan.

Selama pertemuan ini, organisasi ditinjau dan dievaluasi, serta daya saing atau mengidentifikasi peluang baru untuk tumbuh dan berkembang.

8/ Pertemuan Awal Proyek

A pertemuan awal proyek adalah pertemuan yang menandai dimulainya proyek baru secara resmi. Ini menyatukan orang-orang kunci dari tim proyek, termasuk manajer proyek, anggota tim, dan pemangku kepentingan dari departemen lain, untuk membahas tujuan, sasaran, jadwal, dan anggaran.

Ini juga memberikan kesempatan bagi manajer proyek untuk membangun saluran komunikasi yang jelas, menetapkan ekspektasi, dan memastikan anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

Ini adalah beberapa jenis rapat yang paling umum dalam bisnis, dan format serta strukturnya dapat berubah bergantung pada ukuran dan jenis organisasi.

9/ Pertemuan Pendahuluan

An pertemuan perkenalan adalah pertama kalinya anggota tim dan pemimpin mereka bertemu secara resmi, untuk menentukan apakah individu yang terlibat ingin membangun hubungan kerja dan berkomitmen terhadap tim di masa depan.

Pertemuan ini bertujuan untuk memberikan waktu kepada anggota tim untuk tetap bersama guna mengenal latar belakang, minat, dan tujuan masing-masing peserta. Bergantung pada preferensi Anda dan tim Anda, Anda dapat menyiapkan rapat perkenalan secara formal atau informal, bergantung pada konteks yang berbeda.

10/ Rapat Balai Kota

Konsep ini berasal dari pertemuan kota lokal di New England di mana para politisi bertemu dengan konstituen untuk membahas isu-isu dan undang-undang.

Hari ini, a pertemuan balai kota adalah pertemuan terencana seluruh perusahaan di mana manajemen menjawab pertanyaan langsung dari karyawan. Hal ini memungkinkan adanya komunikasi terbuka dan transparansi antara pimpinan dan staf. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan umpan balik langsung.

Menjawab semua pertanyaan penting

Jangan lewatkan satu ketukan pun dengan AhaSlides' alat tanya jawab gratis. Bersikaplah terorganisir, transparan, dan menjadi pemimpin yang hebat.

Bagaimana Melakukan Rapat Dalam Bisnis

Agar selamat bertemu, pertama, Anda harus mengirim a email undangan rapat.

Melakukan rapat yang efektif dalam bisnis memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang untuk memastikan bahwa rapat tersebut produktif dan mencapai tujuan yang diinginkan. Saran berikut dapat membantu Anda menjalankan rapat bisnis yang produktif:

1/ Tentukan maksud dan tujuan

Menentukan maksud dan tujuan pertemuan bisnis sangat penting untuk memastikan bahwa pertemuan itu produktif dan menghasilkan hasil yang diinginkan. Mereka perlu memastikan hal-hal berikut:

• Tujuan. Pastikan rapat memiliki tujuan untuk membahas topik tertentu, membuat keputusan, atau memberikan pembaruan. Anda perlu menentukan mengapa rapat itu perlu dan hasil yang diharapkan.
• Tujuan. Sasaran rapat bisnis adalah hasil spesifik dan terukur yang ingin Anda capai di akhir rapat. Mereka harus selaras dengan tujuan keseluruhan pertemuan dengan garis waktu, KPI, dll.

Misalnya, rapat untuk membahas peluncuran produk baru harus memiliki tujuan yang sejalan dengan tujuan keseluruhan untuk meningkatkan penjualan atau meningkatkan pangsa pasar.

2/ Menyiapkan agenda rapat

A agenda pertemuan berfungsi sebagai peta jalan untuk rapat dan membantu menjaga diskusi tetap fokus dan pada jalurnya.

Oleh karena itu, dengan menyiapkan agenda yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa rapat bisnis menjadi produktif dan terfokus serta setiap orang mengetahui apa yang harus didiskusikan, apa yang diharapkan, dan apa yang perlu dicapai. 

3/ Undang peserta yang tepat

Pertimbangkan siapa yang harus menghadiri rapat berdasarkan peran mereka dan topik yang akan dibahas. Undang hanya mereka yang perlu hadir untuk memastikan rapat berjalan lancar. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk membantu memilih peserta yang tepat meliputi kesesuaian, tingkat keahlian, dan otoritas.

4/ Alokasikan waktu secara efektif

Pastikan Anda mengalokasikan cukup waktu untuk setiap topik dalam agenda Anda, dengan mempertimbangkan pentingnya dan kompleksitas setiap masalah. Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua topik mendapat perhatian penuh dan rapat tidak berlangsung lembur.

Selain itu, Anda harus sebisa mungkin mematuhi jadwal, namun juga cukup fleksibel untuk melakukan perubahan jika diperlukan. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengambil istirahat sejenak untuk membantu peserta memulihkan energi dan fokus kembali. Hal ini dapat menjaga energi dan minat rapat.

5/ Jadikan rapat lebih interaktif dan menarik

Jadikan rapat bisnis lebih interaktif dan menarik dengan mendorong semua peserta untuk angkat bicara dan berbagi pemikiran dan ide mereka. Serta menggunakan kegiatan interaktif, seperti jajak pendapat langsung or sesi curah pendapat dan roda pemintal membantu menjaga peserta tetap terlibat dan fokus pada diskusi.

Atau gunakan AhaSlides pustaka templat yang sudah jadi untuk mengucapkan selamat tinggal pada pertemuan yang membosankan dan mata berkaca-kaca.

Lihat: 20+ Hiburan Online Game Pemecah Kebekuan for Better Engagement, atau 14 Inspiring Game untuk Pertemuan Virtual, dengan 6 terbaik peretasan rapat Anda dapat menemukan pada tahun 2024!

6/ Risalah Rapat

Pengambilan menit rapat selama rapat bisnis adalah tugas penting yang membantu mendokumentasikan diskusi utama dan keputusan yang dibuat selama rapat. Ini juga membantu meningkatkan transparansi dan memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama sebelum pergi ke pertemuan berikutnya.

7/ Tindak lanjuti item tindakan

Dengan menindaklanjuti butir-butir tindakan, Anda dapat memastikan bahwa keputusan yang dibuat selama rapat dilaksanakan dan bahwa setiap orang memiliki tanggung jawab yang jelas.

Dan SELALU kumpulkan masukan dari para peserta untuk menjadikan pertemuan bisnis mendatang menjadi lebih baik - Anda dapat membagikan masukan tersebut setelah selesai, melalui email atau slide presentasi. Itu membuat rapat tidak membosankan dan semua orang bersenang-senang💪

Pengambilan Kunci 

Semoga dengan artikel ini AhaSlides, Anda dapat membedakan jenis pertemuan dalam bisnis dan tujuannya. Juga dengan mengikuti langkah-langkah dan praktik terbaik ini, Anda dapat membantu memastikan bahwa rapat bisnis Anda efisien, fokus, dan memberikan hasil yang diinginkan.

Melakukan pertemuan bisnis secara efektif dapat membantu meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan kesuksesan dalam suatu organisasi dan merupakan komponen kunci dari manajemen bisnis yang sukses.

Pertanyaan yang Sering Diajukan