Bahkan perusahaan yang paling disiplin di luar sana terkadang merasa proyek mereka tersesat. Lebih sering daripada tidak, masalahnya adalah salah satu dari persiapan. Solusi? Terstruktur dengan baik dan sepenuhnya interaktif pertemuan awal proyek!
Lebih dari sekadar kemegahan dan upacara, pertemuan awal yang dilaksanakan dengan baik benar-benar dapat menghasilkan sesuatu yang indah dengan langkah yang tepat. Berikut adalah 8 langkah untuk mengadakan pertemuan awal proyek yang membangun kegembiraan dan mendapat semua orang dihalaman yang sama.
Waktu Kickoff!
Kiat Pertemuan untuk Diingat
Anda harus memiliki agenda pertemuan kickoff sebelumnya. Mengirim email awal proyek sangat penting! Jadi, mari kita lihat beberapa contoh agenda pertemuan awal!
Sesi kickoff harus singkat dan ringkas, dengan banyak permainan dan aktivitas, karena pada saat inilah AhaSlides sangat berguna! Lihat lebih banyak tips dengan kami seperti di bawah ini:
Mulai Percakapan.
Dapatkan masukan berharga dari tim dan klien Anda selama pertemuan awal proyek. Gunakan polling langsung, Tanya Jawab, dan alat bertukar ide dengan template gratis ini!
Lihat templatnya
Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?
Seperti yang tertulis di kaleng, pertemuan awal proyek adalah pertemuan di mana Anda memulai proyek Anda.
Biasanya, pertemuan kickoff proyek adalah pertemuan pertama antara klien yang memesan proyek dan perusahaan yang akan mewujudkannya. Kedua belah pihak akan duduk bersama dan mendiskusikan dasar-dasar proyek, tujuannya, sasarannya, dan bagaimana hal itu akan mulai dari ide hingga membuahkan hasil.
Secara umum, ada Jenis 2 pertemuan awal yang harus diperhatikan:
- Kickoff Proyek Eksternal – Sebuah tim pengembangan duduk dengan seseorang dari di luar perusahaan, seperti klien atau pemangku kepentingan, dan mendiskusikan rencana proyek kolaboratif.
- PKM internal – Sebuah tim dari dalam perusahaan duduk bersama dan mendiskusikan rencana proyek internal baru.
Meskipun kedua jenis ini mungkin memiliki hasil yang berbeda, prosedur hampir sama. dasarnya ada There tidak ada bagian dari kickoff proyek eksternal yang bukan bagian dari kickoff proyek internal – satu-satunya perbedaan adalah untuk siapa Anda memegangnya.
Lebih Banyak Keterlibatan dengan pertemuan Anda
Mengapa Rapat Pembukaan Proyek begitu Penting?
Tujuan Kickoff Meeting harus jelas dan jelas! Tampaknya cukup sederhana untuk memulai sebuah proyek hanya dengan menugaskan banyak tugas kepada orang yang tepat, terutama di tempat kerja yang terobsesi dengan dewan Kanban saat ini. Namun, hal ini dapat menyebabkan tim terus-menerus kehilangan arah.
Ingat, hanya karena Anda berada di papan yang sama tidak berarti Anda berada di halaman yang sama.
Pada intinya, pertemuan awal proyek adalah pertemuan yang jujur dan terbuka Dialog antara klien dan tim. Nya tidak serangkaian pengumuman tentang bagaimana proyek ini akan bekerja, tetapi a percakapan tentang rencana, harapan, dan tujuan yang dicapai melalui perdebatan yang tak terkendali.
Berikut adalah beberapa manfaat dari mengadakan pertemuan awal proyek:
- Itu membuat semua orang siap - "Beri saya enam jam untuk menebang pohon dan saya akan menghabiskan empat jam pertama untuk mengasah kapak". Jika Abraham Lincoln masih hidup hari ini, Anda dapat yakin bahwa dia akan menghabiskan 4 dari 6 jam proyek pertama dalam pertemuan awal proyek. Itu karena pertemuan ini berisi semua langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan langkah yang tepat.
- Ini melibatkan semua pemain kunci – Rapat kickoff tidak dapat dimulai kecuali semua orang ada di sana: manajer, pemimpin tim, klien, dan siapa pun yang memiliki kepentingan dalam proyek. Sangat mudah untuk kehilangan jejak siapa yang bertanggung jawab atas apa tanpa kejelasan pertemuan awal untuk mengetahui semuanya.
- Nya terbuka dan kolaboratif – Seperti yang kami katakan, pertemuan awal proyek adalah perdebatan. Yang terbaik terlibat semua hadirin dan keluarkan ide-ide terbaik dari semua orang.
Lebih Banyak Keterlibatan dengan pertemuan Anda
8 Langkah untuk Rapat Kickoff Proyek Kickass
Jadi, apa sebenarnya yang termasuk dalam agenda pertemuan kickoff proyek? Kami telah mempersempitnya menjadi 8 langkah di bawah ini, tetapi Anda harus selalu ingat bahwa ada tidak ada menu yang ditetapkan untuk jenis pertemuan ini.
Gunakan 8 langkah ini sebagai panduan, tetapi jangan pernah lupa bahwa agenda terakhir terletak pada Anda!
Langkah #1 – Perkenalan dan Pemecah Kebekuan
Secara alami, satu-satunya cara untuk memulai pertemuan awal adalah dengan membuat para peserta saling mengenal satu sama lain. Tidak peduli panjang atau besarnya proyek Anda, klien dan anggota tim harus memiliki nama depan satu sama lain sebelum mereka dapat bekerja sama secara efisien.
Sementara pengenalan tipe 'go-round-the-table' yang sederhana sudah cukup untuk membuat orang terbiasa dengan nama, pemecah es dapat menambahkan lapisan lain dari kepribadian dan meringankan suasana menjelang dimulainya proyek.
Coba yang ini: Putar rodanya 🎡
Letakkan beberapa topik pengantar sederhana di a spinner wheel, lalu mintalah setiap anggota tim untuk memutarnya dan menjawab topik apa pun yang menjadi tujuan roda tersebut. Pertanyaan lucu dianjurkan, tetapi pastikan untuk membuatnya lebih atau kurang profesional!
Ingin lebih seperti ini? Kita punya 10 pemecah es untuk setiap pertemuan di sini.
Langkah #2 – Latar Belakang Proyek
Dengan tidak adanya formalitas dan perayaan, sekarang saatnya untuk memulai dengan memulai bisnis yang sedingin es. Agar rapat dapat diluncurkan dengan sukses, Anda harus memiliki agenda yang jelas untuk rapat awal!
Seperti semua cerita hebat, yang terbaik adalah memulai dari awal. Garis besar semua korespondensi antara Anda dan klien Anda untuk membuat semua orang yang terlibat dalam proyek sepenuhnya mengetahui apa yang telah terjadi sejauh ini.
Ini bisa berupa tangkapan layar email, teks, notulen rapat sebelumnya, atau sumber daya apa pun yang menambahkan konteks apa pun untuk perusahaan dan klien Anda. Permudah semua orang untuk memvisualisasikannya dengan membuat garis waktu.
Langkah #3 – Permintaan Proyek
Selain latar belakang korespondensi, Anda pasti ingin menyelam lebih dalam ke dalam rincian mengapa proyek ini sedang dimulai di tempat pertama.
Ini adalah langkah penting karena memberikan gambaran yang jelas tentang masalah yang ingin dipecahkan oleh proyek, yang merupakan sesuatu yang harus selalu diingat oleh tim dan klien.
Protip 👊
Tahapan seperti ini sudah matang untuk didiskusikan. Tanyakan klien Anda dan tim Anda untuk mengajukan ide-ide mereka tentang mengapa mereka berpikir proyek ini diimpikan.
Jika berlaku, Anda harus selalu mencoba menyalurkan suara pelanggan di bagian ini. Berkolaborasi dengan klien untuk mendapatkan contoh dunia nyata dari konsumen yang menyebutkan masalah yang coba diperbaiki oleh proyek Anda. Pendapat mereka harus membentuk cara tim Anda mendekati proyek.
Langkah #4 – Tujuan Proyek
Jadi Anda telah melihat ke dalam lalu proyek, sekarang saatnya untuk melihat masa depan.
Memiliki tujuan langsung dan definisi kesuksesan yang jelas untuk proyek Anda akan sangat membantu tim Anda bekerja ke arah itu. Tidak hanya itu, itu akan menunjukkan kepada klien Anda bahwa Anda serius dengan pekerjaan itu dan memiliki taruhan tinggi yang sama dalam cara kerjanya.
Tanyakan kepada peserta rapat awal Anda 'seperti apa kesuksesan itu?' Apakah lebih banyak pelanggan? Lebih banyak ulasan? Tingkat kepuasan pelanggan yang lebih baik?
Apapun tujuannya, harus selalu…
- Achievable - Jangan terlalu memaksakan diri. Ketahui batas Anda dan buat tujuan Anda sebenarnya memiliki peluang untuk berprestasi.
- Terukur – Dukung tujuan Anda dengan data. Bidik nomor tertentu dan lacak kemajuan Anda ke arah itu.
- Waktunya - Beri diri Anda tanggal akhir. Lakukan semua yang Anda bisa untuk mencapai tujuan Anda sebelum tenggat waktu itu.
Langkah #5 – Pernyataan Kerja
Menempatkan 'daging' di 'pertemuan kickoff', Pernyataan Kerja (SoW) adalah penyelaman yang besar dan kuat ke dalam spesifikasi proyek dan bagaimana hal itu akan dilakukan. Ini adalah penagihan utama pada agenda pertemuan awal dan harus menerima sebagian besar perhatian Anda.
Lihat infografis ini tentang apa yang harus disertakan dalam pernyataan kerja Anda:
Ingatlah bahwa pernyataan kerja tidak sebanyak diskusi seperti agenda rapat awal proyek lainnya. Ini benar-benar waktu untuk memimpin proyek dengan sederhana menyusun rencana aksi untuk proyek yang akan datang, kemudian simpan diskusi untuk item pertemuan berikutnya.
Sama seperti sisa rapat awal Anda, pernyataan kerja Anda adalah variabel super. Spesifik pernyataan kerja Anda akan selalu bergantung pada kompleksitas proyek, ukuran tim, bagian yang terlibat, dll.
Ingin tahu lebih banyak? Lihat ini artikel komprehensif tentang menyusun pernyataan kerja.
Langkah #6 – Bagian Tanya Jawab
Meskipun Anda mungkin merasa harus meninggalkan bagian Tanya Jawab sampai akhir, kami sebenarnya merekomendasikan untuk menahannya holding langsung setelah pernyataan kerja Anda.
Segmen gemuk seperti itu pasti akan menimbulkan pertanyaan dari klien Anda dan tim Anda. Dengan sebagian besar pertemuan yang begitu segar di benak semua orang, yang terbaik adalah menyerang saat setrika masih panas.
Menggunakan perangkat lunak presentasi interaktif untuk menjadi tuan rumah Tanya Jawab Anda dapat membantu menjaga semuanya berjalan lancar, terutama jika rapat awal proyek Anda memiliki jumlah kehadiran yang tinggi….
- Nya terorganisir – Pertanyaan disusun berdasarkan popularitas (melalui upvotes) atau berdasarkan waktu dan dapat ditandai sebagai 'terjawab' atau disematkan ke atas.
- Nya dimoderasi – Pertanyaan dapat disetujui dan diberhentikan sebelum ditampilkan di layar.
- Nya anonim – Pertanyaan dapat diajukan secara anonim, artinya setiap orang memiliki suara.
Langkah #7 – Potensi Masalah
Seperti yang kami katakan sebelumnya, rapat awal proyek adalah tentang bersikap seterbuka dan sejujur mungkin. Itu bagaimana Anda membangun rasa percaya dengan klien Anda sejak awal.
Untuk itu, yang terbaik adalah mendiskusikan potensi masalah yang mungkin dihadapi proyek di sepanjang jalan. Tidak ada yang meminta Anda untuk memprediksi masa depan di sini, hanya untuk membuat daftar tentatif hambatan yang mungkin Anda hadapi.
Saat Anda, tim, dan klien Anda akan mendekati proyek ini dengan taruhan yang berbeda, sangat ideal untuk mendapatkan semua orang terlibat dalam diskusi masalah potensial.
Langkah #8 – Check In
Memeriksa dengan klien Anda secara teratur adalah cara lain untuk memperkuat kepercayaan antara kedua belah pihak. Pada pertemuan awal proyek Anda, Anda memiliki beberapa pertanyaan untuk dijawab apa, kapan, siapa dan bagaimana check-in ini akan terjadi.
Check-in adalah tindakan penyeimbang yang cukup baik antara transparansi dan usaha. Meskipun menyenangkan untuk bersikap seterbuka dan setransparan mungkin, Anda harus mengelola ini dalam lingkup seberapa tersedia Anda sebenarnya. be terbuka dan transparan.
Pastikan Anda telah menjawab pertanyaan-pertanyaan ini sebelum akhir pertemuan:
- Apa? – Persis dalam detail apa yang perlu diperbarui klien? Apakah mereka perlu tahu tentang setiap detail kecil dari kemajuan, atau hanya tanda besar yang penting?
- Kapan? – Seberapa sering tim Anda harus memperbarui klien Anda? Haruskah mereka menyampaikan apa yang telah mereka lakukan setiap hari, atau hanya merangkum apa yang telah mereka kelola di akhir minggu?
- Siapa? – Anggota tim mana yang akan menjadi penghubung dengan klien? Akankah ada anggota dari setiap tim, pada setiap tahap, atau hanya satu koresponden tunggal di seluruh proyek?
- Bagaimana? – Dengan metode apa klien dan koresponden akan tetap berhubungan? Panggilan video reguler, email, atau dokumen langsung yang terus diperbarui?
Seperti halnya dengan sebagian besar item dalam agenda pertemuan awal proyek, sebaiknya diskusikan secara terbuka. Untuk tim besar dan kelompok besar klien, Anda mungkin merasa lebih mudah untuk melakukan a jajak pendapat langsung untuk mengurangi opsi untuk menetapkan formula check-in terbaik.
Ingin tahu lebih banyak? Lihat beberapa praktik terbaik untuk menghubungi klien Anda.
Survei Secara Efektif dengan AhaSlides
Templat Agenda Rapat Pembukaan Proyek
Dengan pertemuan kickoff yang direncanakan dengan ahli Anda hanya menunggu untuk meledakkan beberapa pikiran di ruang rapat, sentuhan terakhir mungkin sedikit interaksi untuk menyatukan semuanya.
Tahukah Anda itu saja 29% bisnis merasa terhubung dengan klien mereka (Gallup)? Disengagement adalah sebuah epidemi di tingkat B2B, dan hal ini dapat membuat pertemuan awal terasa seperti proses yang datar dan tidak menarik jika hanya melalui formalitas.
Melibatkan klien dan tim Anda melalui slide interaktif benar-benar dapat meningkatkan partisipasi dan tingkatkan rentang perhatian.
AhaSlides memiliki gudang alat termasuk jajak pendapat langsung, Tanya Jawab dan slide curah pendapat, dan bahkan kuis langsung dan permainan untuk menyalakan proyek Anda dengan cara yang benar.
Klik di bawah ini untuk mendapatkan template gratis tanpa unduhan untuk rapat awal Anda. Ubah apa pun yang Anda inginkan dan sajikan tanpa biaya!
Klik di bawah ini untuk membuat akun AhaSlides gratis dan mulai buat rapat menarik Anda sendiri melalui interaktivitas!
