Contoh Perencanaan Skenario Utama | 5 Langkah Mudah untuk Mendorong Hasil

Pernahkah Anda merasa masa depan tidak dapat diprediksi?

Seperti yang diketahui oleh siapa pun yang telah menonton Back to the Future II, mengantisipasi apa yang akan terjadi bukanlah tugas yang mudah. Namun beberapa perusahaan yang berpikiran maju mempunyai trik tersendiri – perencanaan skenario.

Mencari Contoh Perencanaan Skenario? Hari ini kita akan mengintip di balik tirai untuk melihat bagaimana perencanaan skenario menghasilkan keajaiban, dan menjelajah contoh perencanaan skenario untuk berkembang dalam waktu yang tidak terduga.

Daftar Isi

• Apa itu Perencanaan Skenario?
• Jenis Perencanaan Skenario
• Contoh dan Proses Perencanaan Skenario
  • #1. Brainstorming Skenario Masa Depan
  • #2. Analisis Skenario
  • #3. Pilih Indikator Utama
  • #4. Kembangkan Strategi Respons
  • #5. Terapkan Rencana
• Pengambilan Kunci
• Tanya Jawab Umum (FAQ)

Kiat untuk Keterlibatan yang Lebih Baik

• Keterampilan berpikir strategis
• Contoh rencana strategis

Apa itu Perencanaan Skenario?

Bayangkan Anda seorang sutradara film yang mencoba merencanakan blockbuster berikutnya. Ada begitu banyak variabel yang dapat memengaruhi hasil akhir – apakah aktor utama Anda akan terluka? Bagaimana jika anggaran efek khusus dipangkas? Anda ingin filmnya berhasil, apa pun yang terjadi dalam hidup Anda.

Di sinilah peran perencanaan skenario. Daripada hanya berasumsi segala sesuatunya akan berjalan sempurna, Anda membayangkan beberapa kemungkinan versi berbeda tentang bagaimana segala sesuatunya bisa berjalan.

Mungkin salah satu bintang Anda mengalami cedera pergelangan kaki di minggu pertama pembuatan film. Di sisi lain, anggaran dampaknya dipotong setengahnya. Mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang realitas alternatif ini membantu Anda bersiap.

Anda menyusun strategi bagaimana Anda menghadapi setiap skenario. Jika pemeran utamanya mengalami cedera, Anda telah menyiapkan jadwal syuting cadangan dan pengaturan pemain pengganti.

Perencanaan skenario memberi Anda pandangan ke depan dan fleksibilitas yang sama dalam bisnis. Dengan memikirkan berbagai kemungkinan masa depan, Anda dapat membuat strategi yang membangun ketahanan, apa pun yang terjadi.

Jenis Perencanaan Skenario

Ada beberapa jenis pendekatan yang dapat digunakan organisasi untuk perencanaan skenario:

• Skenario kuantitatif: Model keuangan yang memungkinkan versi kasus terbaik dan terburuk dengan mengubah sejumlah variabel/faktor. Mereka digunakan untuk perkiraan tahunan. Misalnya, perkiraan pendapatan dengan kasus terbaik/terburuk berdasarkan +/- 10% pertumbuhan penjualan atau proyeksi pengeluaran menggunakan biaya variabel seperti bahan dengan harga tinggi/rendah

• Skenario normatif: Jelaskan keadaan akhir yang disukai atau dapat dicapai, lebih fokus pada tujuan daripada perencanaan objektif. Bisa dipadukan dengan tipe lain. Misalnya, skenario 5 tahun untuk mencapai kepemimpinan pasar dalam kategori produk baru atau skenario kepatuhan terhadap peraturan yang menguraikan langkah-langkah untuk memenuhi standar baru.

• Skenario manajemen strategis: 'Masa depan alternatif' ini berfokus pada lingkungan di mana produk/jasa dikonsumsi, sehingga memerlukan pandangan luas terhadap industri, ekonomi, dan dunia. Misalnya, skenario industri yang sudah matang dimana teknologi baru akan mentransformasikan kebutuhan pelanggan, skenario resesi global dengan berkurangnya permintaan di pasar-pasar utama, atau skenario krisis energi yang memerlukan sumber daya alternatif dan konservasi.

• Skenario operasional: Jelajahi dampak langsung dari suatu peristiwa dan berikan implikasi strategis jangka pendek. Misalnya, skenario penutupan pabrik yang merencanakan transfer/penundaan produksi atau skenario bencana alam yang merencanakan strategi pemulihan TI/operasi.

Proses Perencanaan Skenario dan Contohnya

Bagaimana organisasi dapat membuat rencana skenarionya sendiri? Cari tahu dalam langkah-langkah mudah ini:

#1. Pikirkan skenario masa depan

Pada langkah pertama dalam mengidentifikasi isu/keputusan utama, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas pertanyaan utama atau skenario keputusan yang akan membantu memberikan informasi.

Isu tersebut harus cukup spesifik untuk memandu pengembangan skenario, namun juga cukup luas untuk memungkinkan eksplorasi masa depan yang beragam.

Permasalahan utama yang umum mencakup ancaman persaingan, perubahan peraturan, pergeseran pasar, gangguan teknologi, ketersediaan sumber daya, siklus hidup produk Anda, dan sebagainya – bertukar pikiran dengan tim Anda untuk mengeluarkan ide sebanyak yang Anda bisa.

Jelajahi ide tanpa batas dengan AhaSlides

Fitur curah pendapat AhaSlides membantu tim mengubah ide menjadi tindakan.

Evaluasi apa yang paling tidak pasti dan berdampak perencanaan strategis selama horizon waktu yang dimaksudkan. Dapatkan masukan dari berbagai fungsi sehingga isu tersebut dapat menangkap perspektif berbeda di seluruh organisasi.

Tetapkan parameter seperti hasil utama yang menjadi perhatian, batasan analisis, dan bagaimana skenario dapat memengaruhi keputusan.

Tinjau kembali dan perbaiki pertanyaan sesuai kebutuhan berdasarkan penelitian awal untuk memastikan skenario akan memberikan panduan yang berguna.

💡 Contoh isu fokus spesifik:

• Strategi pertumbuhan pendapatan – Pasar/produk mana yang harus kita fokuskan untuk mencapai pertumbuhan penjualan tahunan sebesar 15-20% selama 5 tahun ke depan?
• Ketahanan rantai pasokan – Bagaimana kita dapat mengurangi gangguan dan memastikan pasokan yang konsisten selama krisis ekonomi atau keadaan darurat nasional?
• Adopsi teknologi – Bagaimana perubahan preferensi pelanggan terhadap layanan digital berdampak pada model bisnis kami selama 10 tahun ke depan?
• Tenaga kerja masa depan – Keterampilan dan struktur organisasi apa yang kita perlukan untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik dalam dekade berikutnya?
• Target keberlanjutan – Skenario apa yang memungkinkan kita mencapai emisi nol bersih pada tahun 2035 sambil mempertahankan profitabilitas?
• Merger dan akuisisi – Perusahaan pelengkap manakah yang sebaiknya kita pertimbangkan untuk diakuisisi guna mendiversifikasi sumber pendapatan hingga tahun 2025?
• Ekspansi geografis – 2-3 pasar internasional manakah yang menawarkan peluang terbaik untuk pertumbuhan yang menguntungkan pada tahun 2030?
• Perubahan peraturan – Bagaimana undang-undang privasi baru atau penetapan harga karbon dapat berdampak pada pilihan strategis kita dalam 5 tahun ke depan?
• Gangguan industri – Bagaimana jika pesaing berbiaya rendah atau teknologi pengganti mengikis pangsa pasar secara signifikan dalam 5 tahun?

# 2. Analisis skenario

Anda perlu mengabaikan implikasi setiap skenario di seluruh departemen/fungsi, dan bagaimana dampaknya terhadap operasional, keuangan, SDM, dan sebagainya.

Menilai peluang dan tantangan yang mungkin timbul dari setiap skenario bagi bisnis. Pilihan strategis apa yang dapat memitigasi risiko atau memanfaatkan peluang?

Identifikasi poin-poin keputusan dalam setiap skenario ketika koreksi arah mungkin diperlukan. Tanda-tanda apa yang menunjukkan pergeseran ke lintasan yang berbeda?

Petakan skenario berdasarkan indikator kinerja utama untuk memahami dampak finansial dan operasional secara kuantitatif jika memungkinkan.

Lakukan brainstorming potensi efek tingkat kedua dan efek berjenjang dalam skenario. Bagaimana dampak-dampak ini dapat mempengaruhi ekosistem bisnis dari waktu ke waktu?

Mengadakan stress testing dan analisis sensitivitas untuk mengevaluasi kerentanan skenario. Faktor internal/eksternal apa yang dapat mengubah skenario secara signifikan?

Diskusikan penilaian probabilitas setiap skenario berdasarkan pengetahuan saat ini. Manakah yang tampaknya lebih besar atau lebih kecil kemungkinannya?

Dokumentasikan semua analisis dan implikasi untuk menciptakan pemahaman bersama bagi para pengambil keputusan.

💡 Contoh analisis skenario:

Skenario 1: Permintaan meningkat karena masuknya pendatang baru di pasar

• Potensi pendapatan per wilayah/segmen pelanggan
• Kebutuhan kapasitas produksi/pemenuhan tambahan
• Persyaratan modal kerja
• Keandalan rantai pasokan
• Mempekerjakan kebutuhan berdasarkan peran
• Risiko kelebihan produksi/kelebihan pasokan

Skenario 2: Biaya material utama meningkat dua kali lipat dalam 2 tahun

• Kenaikan harga yang mungkin terjadi per lini produk
• Efektivitas strategi pemotongan biaya
• Risiko retensi pelanggan
• Opsi diversifikasi rantai pasokan
• Prioritas penelitian dan pengembangan untuk mencari penggantinya
• Strategi likuiditas/pembiayaan

Skenario 3: Gangguan industri karena teknologi baru

• Dampak pada portofolio produk/jasa
• Investasi teknologi/bakat yang diperlukan
• Strategi respons kompetitif
• Inovasi model penetapan harga
• Opsi Kemitraan/M&A untuk memperoleh kemampuan
• Risiko paten/kekayaan intelektual akibat gangguan

#3. Pilih indikator utama

Indikator utama adalah metrik yang dapat memberi sinyal jika suatu skenario mungkin terjadi lebih awal dari perkiraan.

Anda harus memilih indikator yang mampu mengubah arah sebelum hasil keseluruhan skenario terlihat jelas.

Pertimbangkan metrik internal seperti perkiraan penjualan serta data eksternal seperti laporan ekonomi.

Tetapkan ambang batas atau rentang indikator yang akan memicu peningkatan pemantauan.

Tetapkan akuntabilitas untuk secara rutin memeriksa nilai indikator terhadap asumsi skenario.

Tentukan waktu tunggu yang tepat antara sinyal indikator dan dampak skenario yang diharapkan.

Kembangkan proses untuk meninjau indikator secara kolektif untuk konfirmasi skenario. Metrik tunggal mungkin tidak meyakinkan.

Melakukan uji coba pelacakan indikator untuk menyempurnakan sinyal peringatan yang paling dapat ditindaklanjuti, dan menyeimbangkan keinginan untuk memberikan peringatan dini dengan potensi tingkat “alarm palsu” dari indikator.

💡Contoh indikator utama:

• Indikator ekonomi – tingkat pertumbuhan PDB, tingkat pengangguran, inflasi, suku bunga, perumahan baru, output manufaktur
• Tren industri – Pergeseran pangsa pasar, kurva adopsi produk baru, harga input/bahan, survei sentimen pelanggan
• Pergerakan kompetitif – Masuknya pesaing baru, merger/akuisisi, perubahan harga, kampanye pemasaran
• Regulasi/kebijakan – Kemajuan undang-undang baru, usulan/perubahan peraturan, kebijakan perdagangan

#4. Mengembangkan strategi respons

Cari tahu apa yang ingin Anda capai dalam setiap skenario masa depan berdasarkan analisis implikasi.

Pikirkan berbagai pilihan tindakan yang dapat Anda ambil seperti mengembangkan area baru, memangkas biaya, bermitra dengan pihak lain, berinovasi, dan sebagainya.

Pilih opsi yang paling praktis dan lihat seberapa cocok opsi tersebut dengan setiap skenario masa depan.

Buatlah rencana terperinci untuk 3-5 respons terbaik Anda untuk jangka pendek dan jangka panjang untuk setiap skenario. Sertakan juga opsi cadangan jika skenario tidak berjalan sesuai harapan.

Putuskan dengan tepat tanda-tanda apa yang akan memberi tahu Anda bahwa inilah saatnya untuk menerapkan setiap respons. Perkirakan apakah respons yang diberikan akan bermanfaat secara finansial untuk setiap skenario di masa depan dan periksa apakah Anda memiliki apa yang diperlukan untuk melaksanakan respons dengan sukses.

💡Contoh strategi respons:

Skenario: Kemerosotan ekonomi mengurangi permintaan

• Pangkas biaya variabel melalui PHK sementara dan pembekuan pengeluaran diskresioner
• Alihkan promosi ke paket bernilai tambah untuk mempertahankan margin
• Negosiasikan persyaratan pembayaran dengan pemasok untuk fleksibilitas inventaris
• Tenaga kerja lintas pelatihan untuk mendapatkan sumber daya yang fleksibel di seluruh unit bisnis

Skenario: Teknologi disruptif memperoleh pangsa pasar dengan cepat

• Mengakuisisi startup baru dengan kemampuan yang saling melengkapi
• Meluncurkan program inkubator internal untuk mengembangkan solusi disruptifnya sendiri
• Alokasikan kembali belanja modal ke arah produksi dan platform digital
• Mengupayakan model kemitraan baru untuk memperluas layanan berbasis teknologi

Skenario: Pesaing memasuki pasar dengan struktur biaya lebih rendah

• Restrukturisasi rantai pasokan ke wilayah dengan biaya terendah
• Menerapkan program perbaikan proses yang berkesinambungan
• Targetkan segmen pasar khusus dengan proposisi nilai yang menarik
• Penawaran layanan paket untuk klien tetap yang kurang sensitif terhadap harga

#5. Terapkan rencana tersebut

Untuk melaksanakan strategi respons yang dikembangkan secara efektif, mulailah dengan menentukan akuntabilitas dan jadwal pelaksanaan setiap tindakan.

Mengamankan anggaran/sumber daya dan menghilangkan segala hambatan dalam implementasi.

Kembangkan pedoman untuk opsi darurat yang memerlukan tindakan lebih cepat.

Tetapkan pelacakan kinerja untuk memantau kemajuan respons dan KPI.

Membangun kemampuan melalui perekrutan, pelatihan, dan perubahan desain organisasi.

Komunikasikan hasil skenario dan respons strategis terkait di seluruh fungsi.

Pastikan pemantauan dan evaluasi ulang skenario yang berkelanjutan terhadap strategi respons dilakukan sambil mendokumentasikan pembelajaran dan pengetahuan yang diperoleh melalui pengalaman implementasi respons.

💡Contoh perencanaan skenario:

• Sebuah perusahaan teknologi meluncurkan inkubator internal (alokasi anggaran, penugasan pemimpin) untuk mengembangkan solusi yang selaras dengan skenario potensi gangguan. Tiga startup diujicobakan dalam 6 bulan.
• Seorang pengecer melatih manajer toko tentang proses perencanaan tenaga kerja darurat untuk mengurangi/menambah staf dengan cepat jika permintaan berubah seperti dalam satu skenario resesi. Hal ini diuji dengan memodelkan beberapa simulasi penurunan permintaan.
• Sebuah perusahaan manufaktur industri mengintegrasikan tinjauan belanja modal ke dalam siklus pelaporan bulanan mereka. Anggaran untuk proyek-proyek yang sedang direncanakan dialokasikan berdasarkan jadwal skenario dan titik pemicu.

Pengambilan Kunci

Meskipun masa depan pada dasarnya tidak pasti, perencanaan skenario membantu organisasi menavigasi berbagai kemungkinan hasil secara strategis.

Dengan mengembangkan kisah-kisah yang beragam namun konsisten secara internal tentang bagaimana faktor-faktor pendorong eksternal dapat terungkap, dan mengidentifikasi respons-respons yang dapat mendorong kemajuan dari masing-masing faktor tersebut, perusahaan dapat secara proaktif menentukan nasib mereka daripada menjadi korban dari perubahan-perubahan yang tidak diketahui.

Tanya Jawab Umum (FAQ)

Apa saja 5 langkah proses perencanaan skenario?

5 langkah proses perencanaan skenario adalah 1. Brainstorming skenario masa depan – 2. Menganalisis skenario – 3. Memilih indikator utama – 4. Mengembangkan strategi respons – 5. Mengimplementasikan rencana tersebut.

Apa contoh perencanaan skenario?

Contoh perencanaan skenario: Di sektor publik, lembaga seperti CDC, FEMA, dan WHO menggunakan skenario untuk merencanakan respons terhadap pandemi, bencana alam, ancaman keamanan, dan krisis lainnya.

Apa saja 3 jenis skenario?

Tiga jenis skenario utama adalah skenario eksplorasi, normatif, dan prediktif.