10 tegundir funda í viðskiptum með bestu starfsvenjum

Fundir í viðskiptum are familiar to those in leadership positions like project managers or senior roles within a company. These gatherings are essential for enhancing communication, encouraging collaboration, and advancing success within the organization. 

Hins vegar eru kannski ekki allir meðvitaðir um skilgreiningar, gerðir og tilgang þessara funda. Þessi grein þjónar sem alhliða leiðarvísir og veitir ráð til að halda afkastamikla fundi í viðskiptum.

• Hvað er viðskiptafundur?
• Tegundir funda í viðskiptum
• Hvernig á að halda fundi í viðskiptum
• Lykilatriði 

What Is a Business Meeting?

Viðskiptafundur er fundur einstaklinga sem koma saman til að ræða og taka ákvarðanir um tiltekin efni sem tengjast viðskiptum. Tilgangur þessa fundar getur falið í sér að uppfæra liðsmenn um núverandi verkefni, skipuleggja framtíðarviðleitni, leysa vandamál eða taka ákvarðanir sem hafa áhrif á allt fyrirtækið. 

Meetings in business can be conducted in person, virtual, or a combination of both and can be formal or informal.

Markmið viðskiptafundar er að skiptast á upplýsingum, samræma liðsmenn og taka ákvarðanir sem hjálpa fyrirtækinu að ná markmiðum sínum.

Tegundir funda í viðskiptum

Það eru nokkrar tegundir af fundum í viðskiptum, en 10 algengustu tegundirnar eru:

1/ Mánaðarlegir liðsfundir

Mánaðarlegir teymisfundir eru reglulegir fundir liðsmanna fyrirtækis til að ræða áframhaldandi verkefni, úthluta verkefnum og halda fólki upplýstum og samræmdu. Þessir fundir fara venjulega fram mánaðarlega, sama dag og standa frá 30 mínútum upp í nokkrar klukkustundir (fer eftir stærð hópsins og magn upplýsinga sem fjallað er um).

Mánaðarlegir teymisfundir veita liðsmönnum tækifæri og leiðbeiningar til að skiptast á upplýsingum og hugmyndum, ræða framvindu verkefna og ganga úr skugga um að allir vinni að sama markmiði. 

Þessa fundi er einnig hægt að nota til að takast á við allar áskoranir eða vandamál sem teymið stendur frammi fyrir, finna lausnir og taka ákvarðanir sem hafa áhrif á stefnu verkefnisins eða vinnu teymisins.

An allsherjarfundur er einfaldlega fundur með öllu starfsfólki fyrirtækis, með öðrum orðum, mánaðarlegur teymisfundur. Þetta er venjulegur fundur – kannski einu sinni í mánuði – og er venjulega stjórnað af yfirmönnum fyrirtækisins.

2/ Uppistandsfundir

The stand-up meeting, also known as daily stand-up or daily scrum meeting, is a type of short meeting, usually lasting no more than 15 minutes, and held daily to give the team quick updates on the progress of the project, or completed workload, plan to work on today.

Jafnframt hjálpar það að greina og leysa þær hindranir sem liðsmenn standa frammi fyrir og hvernig þær hafa áhrif á sameiginleg markmið liðsins. 

3/ Stöðuuppfærslufundir

Stöðuuppfærslufundir leggja áherslu á að veita uppfærslur frá liðsmönnum um framvindu verkefna þeirra og verkefna. Þeir geta gerst oftar en mánaðarlegir fundir, svo sem vikulega. 

Tilgangurinn með stöðuuppfærslufundum er að sjálfsögðu að veita gagnsæja sýn á framvindu hvers verkefnis og greina hvers kyns áskoranir sem geta haft áhrif á árangur verkefnisins. Þessir fundir munu ekki festast í málum eins og umræðum eða lausnum.

Fyrir stærri fundi er einnig hægt að nefna stöðuuppfærslufundinn 'Ráðhúsfundur', Ráðhúsfundur er einfaldlega fyrirhugaður fundur alls fyrirtækis þar sem áhersla er lögð á að stjórnendur svara spurningum starfsmanna. Þess vegna fólst þessi fundur í sér spurninga- og svörunarlotu, sem gerði hann opnari og minna formúlulegri en nokkur önnur tegund fundar!

4/ Vandamálafundir

Þetta eru fundir sem snúast um að greina og leysa áskoranir, kreppur eða vandamál sem stofnun stendur frammi fyrir. Þeir eru oft óvæntir og þurfa að fá einstaklinga úr mismunandi deildum eða teymum til samstarfs og finna lausnir á sérstökum vandamálum.

Á þessum fundi munu þessir fundarmenn deila skoðunum sínum, greina sameiginlega rót vandamála og bjóða upp á hugsanlegar lausnir. Til að þessi fundur skili árangri ætti að hvetja þá til að ræða opinskátt og heiðarlega, forðast sök og einbeita sér að því að finna svör.

5/ Ákvarðanafundir

Þessir fundir hafa það að markmiði að taka mikilvægar ákvarðanir sem hafa áhrif á stefnu verkefnisins, teymið eða allt skipulagið. Viðstaddir eru venjulega einstaklingar með nauðsynlegar ákvarðanatökuvald og sérfræðiþekkingu.

Þessum fundi þarf að veita fyrirfram allar viðeigandi upplýsingar, þarf hagsmunaaðila. Síðan, til að tryggja að þær ákvarðanir sem teknar voru á fundinum, séu framkvæmdar, eru framhaldsaðgerðir settar á með verklokunartíma. 

6/ Hugarflugsfundir

Hugmyndaflugsfundir leggja áherslu á að búa til nýjar og nýstárlegar hugmyndir fyrir fyrirtækið þitt. 

Það besta við hugarflugslotu er hvernig það stuðlar að teymisvinnu og uppfinningum á sama tíma og hún nýtir sameiginlega greind og ímyndunarafl hópsins. Öllum er heimilt að segja sínar skoðanir, draga út frá hugmyndum hvers annars og koma með frumlegar og háþróaðar lausnir.

7/ Stefnumótandi stjórnunarfundir

Strategic management meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

Á þessum fundum er skipulagið endurskoðað og metið sem og samkeppnishæfni eða greint ný tækifæri til vaxtar og umbóta.

8/ Verkefnafundir

A upphafsfundur verkefnis er fundur sem markar formlega upphaf nýs verkefnis. Þar koma saman lykilaðilar úr verkefnahópnum, þar á meðal verkefnastjórar, liðsmenn og hagsmunaaðila úr öðrum deildum, til að ræða markmið, markmið, tímalínur og fjárhagsáætlanir.

Það gefur einnig verkefnisstjóra tækifæri til að koma á skýrum samskiptaleiðum, setja væntingar og tryggja að liðsmenn skilji hlutverk sitt og ábyrgð.

Þetta eru nokkrar af algengustu tegundum funda í viðskiptum og snið og uppbygging geta breyst eftir stærð og gerð stofnunarinnar.

9/ Kynningarfundir

An kynningarfundur er í fyrsta skipti sem liðsmenn og leiðtogar þeirra hittast opinberlega, til að ákvarða hvort viðkomandi einstaklingar vilji byggja upp samstarf og skuldbinda sig til liðsins í framtíðinni.

This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings, formal or informal, depending on different contexts.

10/ Ráðhúsfundir

Þetta hugtak er upprunnið á bæjarfundum í Nýja Englandi þar sem stjórnmálamenn hittu kjósendur til að ræða málefni og löggjöf.

Í dag, a bæjarstjórnarfundur er fyrirhugaður félagsfundur þar sem stjórnendur svara spurningum beint frá starfsmönnum. Það gerir kleift að opna samskipti og gagnsæi milli forystu og starfsfólks. Starfsmenn geta spurt spurninga og fengið strax endurgjöf.

svar allt mikilvægu spurningunum

Ekki missa af takti með AhaSlides' ókeypis Q&A tól. Vertu skipulagður, gagnsær og frábær leiðtogi.

Hvernig á að halda fundi í viðskiptum

Að halda árangursríka fundi í viðskiptum krefst vandaðrar skipulagningar og undirbúnings til að tryggja að fundurinn sé árangursríkur og nái tilætluðum markmiðum. Eftirfarandi ráð geta hjálpað þér að halda afkastamikla viðskiptafundi:

1/ Skilgreindu tilgang og markmið

Að skilgreina tilgang og markmið viðskiptafundar er mikilvægt til að tryggja að fundurinn sé árangursríkur og skili tilætluðum árangri. Þeir þurfa að tryggja eftirfarandi:

• Tilgangurinn. Gakktu úr skugga um að fundurinn hafi þann tilgang að ræða tiltekin efni, taka ákvarðanir eða veita uppfærslur. Skilgreina þarf hvers vegna fundurinn er nauðsynlegur og væntanleg niðurstaða.
• Markmið. Markmið viðskiptafundar eru ákveðin, mælanleg niðurstaða sem þú vilt ná í lok fundarins. Þeir ættu að vera í samræmi við heildartilgang fundarins með tímalínunni, KPI o.s.frv.

Til dæmis ætti fundur til að ræða nýja vörukynningu að hafa markmið sem samræmast heildarmarkmiðinu um að auka sölu eða bæta markaðshlutdeild.

2/ Undirbúa dagskrá fundar

A fundardagskrá þjónar sem vegvísir fyrir fundinn og hjálpar til við að halda umræðunni einbeittum og á réttri leið.

Þess vegna, með því að undirbúa árangursríka dagskrá, geturðu tryggt að viðskiptafundir séu gefandi og markvissir og að allir séu meðvitaðir um hvað á að ræða, hverju má búast við og hverju þarf að ná fram. 

3/ Bjóddu réttum þátttakendum

Íhugaðu hverjir ættu að mæta á fundinn út frá hlutverki sínu og þeim efnum sem á að ræða. Bjóddu aðeins þeim sem þurfa að vera viðstaddir til að tryggja að fundurinn gangi snurðulaust fyrir sig. Sumir þættir sem þarf að hafa í huga til að hjálpa til við að velja réttu fundarmenn eru hæfi, sérfræðistig og vald.

4/ Úthlutaðu tíma á áhrifaríkan hátt

Gakktu úr skugga um að þú úthlutar nægum tíma fyrir hvert efni á dagskránni þinni, að teknu tilliti til mikilvægis og flókins máls. Þetta mun hjálpa til við að tryggja að öll efni fái fulla athygli og að fundurinn fari ekki í yfirvinnu.

Einnig ættir þú að halda þig við áætlunina eins mikið og mögulegt er, en einnig vera nógu sveigjanlegur til að gera breytingar ef þörf krefur. Þú gætir líka íhugað að taka stutt hlé til að hjálpa þátttakendum að endurhlaða sig og einbeita sér aftur. Þetta getur viðhaldið krafti og áhuga fundarins.

5/ Gerðu fundina gagnvirkari og grípandi

Gerðu viðskiptafundi gagnvirkari og grípandi með því að hvetja alla þátttakendur til að tjá sig og deila hugsunum sínum og hugmyndum. Auk þess að nota gagnvirka starfsemi, eins og lifandi skoðanakannanir or hugarflugsfundir og snúningshjól hjálpa til við að halda þátttakendum við efnið og einbeita sér að umræðunni.

6/ Fundargerð

Taking meeting minutes during a business meeting is an important task that helps document the main discussions and decisions made during the meeting. It also helps improve transparency and ensures that everyone is on the same page before going into the next meeting.

7/ Fylgstu með aðgerðaatriðum

Með því að fylgja eftir aðgerðaatriðum er hægt að tryggja að þær ákvarðanir sem teknar voru á fundinum komist í framkvæmd og að hver og einn sé meðvituð um sína ábyrgð.

Og safnaðu ALLTAF viðbrögðum frá þátttakendum til að gera komandi viðskiptafundi enn betri - þú getur deilt endurgjöfinni eftir að þeim er lokið, með tölvupósti eða kynningarglærum. Það gerir fundina ekki leiðinlega og allir skemmta sér💪

Lykilatriði 

Vonandi, með þessari grein af AhaSlides, er hægt að greina á milli tegunda funda í viðskiptum og tilgangi þeirra. Einnig með því að fylgja þessum skrefum og bestu starfsvenjum geturðu hjálpað til við að tryggja að viðskiptafundir þínir séu skilvirkir, einbeittir og skili tilætluðum árangri.

Að halda viðskiptafundi á áhrifaríkan hátt getur hjálpað til við að bæta samskipti, samvinnu og árangur innan stofnunar og er lykilþáttur í farsælli viðskiptastjórnun.

Algengar spurningar