8 ráð til að framkvæma endurskoðun fyrir starfsmenn á áhrifaríkan hátt árið 2024

Umsagnir starfsmanna eru mikilvægur þáttur í mannauðsstjórnun hvers fyrirtækis. Þessar umsagnir gefa stofnunum tækifæri til að meta frammistöðu starfsmanna sinna, veita endurgjöf og setja sér markmið um umbætur. 

Hins vegar að framkvæma árangursríkt endurskoðun fyrir starfsmenn getur verið krefjandi verkefni. Því í þessu blog færslu, munum við skoða nokkur gagnleg ráð og dæmi til að hjálpa þér að fá gagnlega umsögn fyrir starfsmenn. 

Fleiri vinnuráð með AhaSlides

• Frammistöðumat starfsmanna
• Vinnumarkmið Dæmi fyrir mat
• Dæmi um árangursmat
• Sjálfsmatsdæmi

Efnisyfirlit

• Hvað er endurskoðun starfsmanna?
• Ráð til að framkvæma endurskoðun fyrir starfsmenn á áhrifaríkan hátt
• Lykilatriði 

Hvað er umsögn fyrir starfsmenn?

Starfsmannaúttekt er ferli þar sem vinnuveitandi metur frammistöðu starfsmanns yfir ákveðið tímabil. Það er tækifæri fyrir stofnanir til að deila endurgjöf um starfsmann sinn, setja sér markmið og bera kennsl á svið starfsmanna til umbóta.

Að auki er endurskoðun starfsmanna mikilvæg til að aðstoða starfsmenn við að vaxa og þroskast í hlutverkum sínum, ásamt því að leyfa vinnuveitendum að athuga hvort teymi þeirra standist markmið stofnunarinnar.

Endurskoðunin getur einnig hjálpað til við að skapa jákvætt og gefandi vinnuumhverfi með því að hvetja til opinna samskipta og menningu stöðugra umbóta.

Ráð til að framkvæma endurskoðun fyrir starfsmenn á áhrifaríkan hátt

Hér eru nokkur hagnýt ráð til að hjálpa þér að framkvæma skilvirka endurskoðun fyrir starfsmann:

1/ Skilgreindu skýr markmið og væntingar - Endurskoðun fyrir starfsmann

Með því að setja skýr markmið og væntingar getur þú og starfsmaðurinn einbeitt þér að því sem endurskoðunin miðar að. Þetta getur hjálpað til við að tryggja að endurskoðunin sé gagnleg fyrir báða aðila. 

Hér eru nokkur skref um hvernig á að setja skýr markmið fyrir endurskoðunina:

Skilgreindu tilgang endurskoðunarinnar

Þú þarft að byrja á því að svara spurningunni "Hver er tilgangurinn með þessari umfjöllun?". Er það til að meta frammistöðu starfsmanna á tilteknu tímabili (3 mánuðir, 6 mánuðir, áramót), til að greina svæði til úrbóta eða setja sér markmið fyrir framtíðina? Eða allt ofangreint? Hafðu samband við starfsmenn svo þeir geti skilið til hvers endurskoðunin er.

Gerðu grein fyrir sérstökum markmiðum

Þegar þú hefur skilgreint tilgang endurskoðunarinnar skaltu útlista þau sérstöku markmið sem þú vilt ná. Þessi markmið ættu að vera í samræmi við markmið stofnunarinnar og SMART (sértæk, mælanleg, náanleg, viðeigandi og tímabundin).

Til dæmis, Frammistöðumat starfsmanns mun hafa tilgang og ákveðin markmið eins og: 

Tilgangur: Að leggja mat á frammistöðu starfsmannsins undanfarna sex mánuði og finna svæði til úrbóta.

Sérstök markmið:

• Farið yfir frammistöðu starfsmannsins undanfarna sex mánuði, þar á meðal sölumarkmið, einkunnagjöf viðskiptavina o.s.frv.
• Þekkja svæði þar sem starfsmaðurinn hefur skarað fram úr og svæði þar sem hann gæti þurft viðbótarstuðning.
• Gefðu uppbyggilega endurgjöf á sviðum til úrbóta og hafðu samvinnu við starfsmanninn til að setja sér raunhæf markmið fyrir næstu 6 mánuði.

2/ Undirbúa fyrirfram - endurskoðun fyrir starfsmann

Þegar þú hefur ákveðið markmið starfsmannaskoðunarinnar þarftu að útbúa upplýsingar og gögn til að hafa heildstæða mynd af frammistöðu starfsmannsins.

• Farið yfir starfslýsingar starfsmanna: Skoðaðu starfslýsingar starfsmanna til að ganga úr skugga um að mat þitt sé í takt við ábyrgð og markmið þeirra.

• Gagnasafn: Safnaðu öllum viðeigandi starfsmannagögnum, svo sem framleiðnimælingum, mánaðarlegum skýrslum, tímatökuskrám og endurgjöf viðskiptavina. Þessar upplýsingar munu hjálpa þér að bera kennsl á styrkleika og veikleika starfsmanna sem þarfnast úrbóta.

• Skoðaðu fyrri umsagnir: Skoðaðu fyrri umsagnir starfsmanna til að komast að því hvar þær hafa batnað og hvar vandamál koma upp aftur.

• Fáðu endurgjöf frá öðrum: Talaðu við samstarfsmenn, undirmenn eða viðskiptavini starfsmanna þinna til að fá innsýn í frammistöðu þeirra.

• Stillt dagskrá: Búðu til dagskrá fyrir endurskoðunina, gerðu grein fyrir helstu sviðum sem þú vilt ræða og sendu það til starfsmannsins svo hann undirbúi hana.

• Skipuleggðu tíma og stað: Gakktu úr skugga um að skipuleggja nægan tíma til að ná yfir allt sem þarf að ræða. Og endurskoðunin verður að fara fram á þægilegum og rólegum stað, laus við truflanir eða truflanir.

3/ Komdu með sérstök dæmi - Endurskoðun fyrir starfsmann

Með því að gefa tiltekin dæmi og sérstakar upplýsingar meðan á endurskoðuninni stendur geturðu hjálpað starfsmönnum að skilja nákvæmlega hvað þeir eru að gera vel og hvað þeir þurfa að bæta. Þú getur svarað sem hér segir:

Notaðu ákveðin dæmi

Í stað þess að alhæfa, notaðu ákveðin dæmi til að sýna fram á árangur starfsmanna og svæði til umbóta. 

• Til dæmis, ef þú vilt varpa ljósi á framúrskarandi samskiptahæfileika starfsmanns, gefðu tiltekin dæmi um hvernig hann miðlaði á áhrifaríkan hátt á meðan hann talaði við viðskiptavini eða í samstarfi við samstarfsmenn í öðrum deildum. 

Notaðu ákveðin gögn

Þegar mögulegt er skaltu nota gögn til að styðja álit þitt. 

• Til dæmis, ef þú ert að ræða við starfsmann um söluskrá hans, gætirðu gefið upp sérstakar tölur til að bera saman. Svo sem eins og sölumet þeirra er hærra en fyrri mánuð, eða fjöldi nýrra viðskiptavina sem þeir komu með eða viðskiptahlutfall þeirra.

Forðastu óljós orðalag

Forðastu að nota óljós orð þegar þú gefur álit. 

• Í stað þess að segja: "Þú þarft að vera afkastameiri," gefðu upp ákveðin dæmi um hvar starfsmenn gætu verið afkastameiri og hvernig þeir gætu bætt sig, eins og "Þú ættir að nota tímastjórnunartæki til að forðast að missa af fresti"

4/ Gefðu uppbyggilega endurgjöf - umsögn fyrir starfsmann

Með því að veita uppbyggilega endurgjöf geturðu hjálpað starfsmönnum að vaxa og þroskast í hlutverkum sínum. Þetta er leiðarvísir til að gefa uppbyggilega endurgjöf:

• Einbeittu þér að hegðun, ekki manneskjunni: Mundu að einblína á hegðun og gjörðir starfsmanna þinna, frekar en persónuleika þeirra eða persónuleika, hjálpar til við að halda endurgjöf þinni uppbyggjandi og forðast hvers kyns árekstra, persónulegar árásir eða gagnrýni.

• Notaðu styðjandi og virðingarfullan tón: Að finna fyrir stuðningi og virðingu mun hjálpa til við að viðhalda jákvæðu samstarfi milli þín og starfsmanna þinna. Að auki tryggir það að starfsmönnum líði vel og hvetji til að bæta sig.

• Gefðu sérstaka endurgjöf: Eins og getið er hér að ofan, vertu nákvæmur þegar þú gefur endurgjöf og gefðu dæmi til að skýra mál þitt.

• Gefðu aðgerðahæf skref: Gefðu aðgerðalausar skref til umbóta, svo starfsmenn viti hvaða sérstök skref þeir þurfa að taka til að bæta árangur sinn.

• Enda á jákvæðum nótum: Endið endurgjöfina á jákvæðum nótum, undirstrikið styrkleika starfsmannsins og möguleika til umbóta. Það hjálpar starfsmönnum að viðhalda hvatningu og jákvæðu viðhorfi til breytinga.

5/ Þróa aðgerðaáætlun - endurskoðun fyrir starfsmann

Eftir að hafa skilgreint svæði til úrbóta eða sett ný markmið þarftu að koma þér saman um aðgerðaráætlun fyrir þau. Aðgerðaráætlun mun þurfa eftirfarandi upplýsingar:

• Tilgreina sérstakar aðgerðir: Brjóta niður markmiðin í sérstakar aðgerðir sem starfsmaðurinn getur gripið til til að ná þeim. Þessar aðgerðir hjálpa til við að veita skýrleika og einbeitingu, sem auðveldar starfsmanni að vinna að markmiðum sínum.

• Stilltu tímalínur: Ákveðið sérstakar tímalínur fyrir hverja aðgerð, sem hjálpar til við að skapa brýnt og tryggir að framfarir náist í átt að markmiðunum.

• Finndu úrræði sem þarf: Ákvarða hvaða úrræði starfsmaðurinn mun þurfa til að ná markmiðum sínum. Þetta gæti falið í sér þjálfun, leiðsögn eða viðbótarstuðning frá samstarfsmönnum eða stjórnendum.

• Fylgstu með framvindu: Fylgstu reglulega með framvindu til að tryggja að aðgerðaáætlunin virki og hægt sé að gera breytingar ef þörf krefur.

Þessi áætlun er hægt að samþætta við þeirra áætlun um persónulega þróun á sumum stigum með áherslu á þróun í starfi.

6/ Viðurkenna afrek - Endurskoðun fyrir starfsmann

Að viðurkenna árangur starfsmanna er mikilvægur hluti af því að framkvæma skilvirkt endurskoðunarferli. Þetta getur byggt upp starfsanda og hvatt starfsmenn til að halda áfram að standa sig á háu stigi. Nokkur ráð til að viðurkenna árangur starfsmanna eru eftirfarandi:

• Vertu nákvæmur: Þegar þú viðurkennir árangur starfsmanna skaltu vera nákvæmur um hvað þeir gerðu vel og hvers vegna það er mikilvægt. Starfsmönnum gæti fundist að þeir séu metnir og metnir fyrir framlag þeirra.
• Samræma afrek við markmið: Þegar þú viðurkennir árangur skaltu samræma þau markmiðum sem sett eru fyrir starfsmanninn. Þetta hjálpar starfsmönnum að sjá að viðleitni þeirra gerir áþreifanlegan mun til að ná tilætluðum árangri.
• Fagna árangri: Að fagna árangri starfsmanna á meðan á endurskoðunarferlinu stendur er hægt að gera með munnlegri viðurkenningu, skriflegum verðlaunum eða annars konar verðlaunum og hvatningu.
• Vertu einlægur: Þegar þú viðurkennir árangur starfsmanna skaltu vera einlægur í hrósi þínu og þakklæti. 

7/ Hvetja til opinna samskipta - Endurskoðun fyrir starfsmann

Það er mikilvægt að hvetja til opinna samskipta meðan á endurskoðun stendur til að tryggja að starfsmenn upplifi að þeir heyrist og sé metnir. Hér eru nokkur skref um hvernig á að hvetja til opinna samskipta:

• Búðu til öruggt og þægilegt rými: Búðu til öruggt og þægilegt umhverfi fyrir starfsmanninn til að tjá athugasemdir sínar og spyrja spurninga. Þetta hjálpar til við að byggja upp traust og hvetur til opinna samskipta.

• Hlustaðu virkan: Hlustaðu virkan á það sem starfsmaðurinn er að segja, án þess að trufla hann eða dæma hann. Þeir munu finna að þeir heyrist og eru metnir og hvattir til að tjá hugsanir sínar og tilfinningar opinskátt.

• Spyrðu opinna spurninga: Spyrðu opinna spurninga getur hjálpað starfsmanni að veita ítarlegri endurgjöf. Það er tækifæri til að auðvelda innihaldsríkara samtal og hvetur starfsmanninn til að vera heiðarlegri í endurskoðuninni.

8/ Eftirfylgni - umsögn fyrir starfsmann

Með því að fylgjast reglulega með eftir endurskoðun geturðu tryggt að starfsmaðurinn sé að ná árangri í átt að markmiðum sínum og að tekið sé á öllum málum á réttum tíma. 

Að auki, eftirfylgni reglulega eftir endurskoðun hjálpar til við að skapa menningu um ábyrgð og stöðugar umbætur á vinnustaðnum.

Lykilatriði 

Að framkvæma endurskoðun fyrir starfsmann er mikilvægur hluti af því að viðhalda og þróa heilbrigt og afkastamikið vinnuafl. Með því að fylgja ráðunum sem við höfum fjallað um í þessari grein geturðu tryggt að endurskoðunarferlið þitt sé skilvirkt, sanngjarnt og gagnlegt fyrir bæði starfsmanninn og stofnunina.

Og ekki gleyma að hvetja og hvetja starfsmenn þína á hverjum degi með fyrirfram gerð sniðmát frá AhaSlides. Það hefur aldrei verið jafn spennandi að hanna þjálfunaráætlanir, fundardagskrár, upphafsverkefnisfundi, starfsmannakannanir og FLEIRA. Vel þess virði að prófa!

*Tilvísun: Josh bersin