Grandi promemoria scomparsi? Nuovo personale in attesa di essere presentato? Squadre che infrangono i loro obiettivi ma non ottengono riconoscimenti? Sembra un incontro di tutte le mani è all'ordine del giorno!
Un'azienda a tutto tondo è forse il modo migliore per unire l'intero team in un incontro informale ma intensamente produttivo.
Ecco come farlo nel modo giusto, con un esempio di agenda e un modello interattivo gratuito!
Che cos'è una riunione a tutte le mani?
An incontro di tutte le mani è semplicemente un incontro coinvolgente tutto il personale di un'azienda. Si tratta di un incontro regolare, che avviene forse una volta al mese, e di solito è gestito dai capi dell'azienda.
Un incontro collettivo cerca di realizzare alcune cose fondamentali...
- per aggiornare il personale con qualsiasi nuovi annunci non adatto per e-mail.
- per impostare obiettivi aziendali e monitorare i progressi verso quelli esistenti.
- premiare risultati incredibili da individui e squadre.
- a riconoscere il personale chi si è unito così come chi è partito.
- rispondere domande dei dipendenti da ogni angolo del business.
Secondo un uno studio del 2013 Le riunioni plenarie possono ispirare conversazioni sincere. I leader hanno l'opportunità di ascoltare direttamente le persone a vari livelli all'interno di un'organizzazione.
Con tutto ciò, il ultimo l'obiettivo di un incontro a tutti è quello di iniettare un senso di unità in un'azienda. Non sorprende che, di questi tempi, si tratti di qualcosa che è sempre più richiesto e che gli incontri collettivi stanno godendo di un'impennata di popolarità tra le aziende che cercano di mantenere forti i legami tra i loro ranghi.
Fatto Divertente ⚓ Il significato di "riunione di tutti" deriva dal vecchio richiamo navale, "tutti sul ponte", utilizzato per portare tutti i membri dell'equipaggio di una nave sul ponte superiore per aiutare a superare una tempesta.
Perché organizzare una riunione a tutti gli effetti?
Capisco; stiamo tutti cercando di evitare la sindrome del "non un'altra riunione". Aggiungerne un'altra al programma di riunioni settimanali, mensili e annuali può sembrare un buon modo per mettere i dipendenti contro di voi, ma in realtà potrebbe... ridurre il numero di riunioni che si tengono.
Come? Perché un incontro collettivo è totalizzante. Prende le parti importanti di molte delle altre riunioni che avrai nel tuo mese lavorativo e le condensa in una fascia oraria ristretta di 1 ora.
Secondo un uno studio del 2013 Le riunioni plenarie possono ispirare conversazioni sincere. I leader hanno l'opportunità di ascoltare direttamente le persone a vari livelli all'interno di un'organizzazione.
In definitiva, questo può davvero liberare un po’ di tempo nel tuo programma. Ecco alcuni degli altri vantaggi di una riunione collettiva...
- Sii inclusivo - È difficile esprimere quanto possa significare per la tua squadra il fatto che tu sia disposto a sederti con loro ogni settimana o mese. Dare loro la possibilità di porre le loro domande scottanti attraverso una sessione di domande e risposte ed essere il più aperti e onesti possibile con loro crea una meravigliosa cultura aziendale.
- Siate una squadra - Così come è bello sentire il parere del capo, è anche bello vedere i volti dei colleghi. Il lavoro remoto e gli uffici segmentati possono spesso isolare le persone che dovrebbero collaborare maggiormente. Un incontro collettivo offre loro la possibilità informale di vedersi e chiacchierare di nuovo.
- Non perdere nessuno - L'idea alla base di un incontro collettivo è che lo è tutte le mani sul ponte. Anche se potresti avere alcune assenze, puoi consegnare i tuoi messaggi con la consapevolezza che tutti, compresi i lavoratori remoti, stanno ascoltando ciò di cui hanno bisogno.
Alzi la mano per Tutte le mani!
Se ci saranno tutti, mettere su uno spettacolo. Prendi questo modello di presentazione interattivo gratuito per il tuo prossimo incontro a tutte le mani!
Agenda dell'incontro a tutte le mani
Hai bisogno di un esempio di agenda per riunioni a tutte le mani per capire davvero cosa effettivamente succede a tutte le mani?
Ecco 6 argomenti tipici che potresti vedere all'ordine del giorno, oltre a limiti di tempo consigliati per mantenere tutto snello 1 ora.
1. Rompighiaccio
⏰ 5 minuti
Trattandosi di un incontro a livello aziendale con potenzialmente alcuni volti nuovi, ci sono buone probabilità che alcuni colleghi non abbiano avuto la possibilità di sedersi e chiacchierare tra loro da un po'. Utilizzare 1 o 2 rompighiaccio per mantenere spirito di squadra forte e riscalda quei bei cervelli prima che inizi il peso della riunione.
Sono essenziali all'inizio delle riunioni plenarie, perché rompono l'atmosfera formale che può influenzare il coinvolgimento dei dipendenti, aiutando al contempo i colleghi a scoprire connessioni inaspettate tra i vari reparti.
Prova alcune di queste idee:
- Quale GIF descrive il tuo stato d'animo? - Presenta a tutti alcune GIF e chiedi loro di votare quella che meglio rappresenta il loro stato d'animo.
- Condividi una storia imbarazzante Eccone uno che ha dimostrato di generare buone idee. Chiedete a tutti di scrivere una breve storia imbarazzante e di inviarla in forma anonima. Leggerla ad alta voce può essere un inizio esilarante per l'ordine del giorno della vostra riunione plenaria.
- Fai un quiz! - Non c'è situazione che non possa essere arricchita con un po' di curiosità. Un rapido quiz di 5 minuti sugli eventi attuali o sulle pratiche aziendali può ispirare la creatività e iniziare le tue attività con un po' di divertimento pulito.
💡 Controlla 10 rompighiaccio per ogni incontro - online o altrove!
2. Aggiornamenti della squadra
⏰ 5 minuti
C'è la possibilità che vedrai alcuni volti nuovi in questo incontro, oltre a perderti un paio di partenze recenti. È meglio farlo affrontare questo presto nell'ordine del giorno in modo che nessuno rimanga seduto goffamente in attesa di essere presentato.
Ringraziare lo staff che se n'è appena andato non è solo una buona leadership, ma ti umanizza di fronte alla tua gente. Allo stesso modo, presentare presto nuovi volti all'azienda è un ottimo modo per aiutarli a sentirsi inclusi e mettere tutti a proprio agio per il resto della riunione.
Solo un rapido ringraziamento e saluto andranno bene per questo, ma puoi fare uno sforzo in più facendo una breve presentazione.
È fondamentale inserire questa parte all'inizio dell'ordine del giorno (entro i primi 10 minuti) per dimostrare rispetto per gli ex colleghi e al contempo garantire una conclusione ai restanti membri del team.
Ciò aiuta anche i nuovi dipendenti a sentirsi veramente accolti, anziché considerati come un ripensamento, creando in definitiva un tono positivo che riduce l'ansia in tutti i presenti.
3. Notizie dall'azienda
⏰ 5 minuti
Un altro punto rapido ma essenziale all'ordine del giorno della riunione plenaria è l'aggiornamento del team sulle attività aziendali. Perché è importante? Serve a mantenere tutti allineati e informati sugli sviluppi aziendali più ampi, sugli eventi e sulle note logistiche che riguardano tutti.
Tenete presente che non si tratta di progetti e obiettivi (di cui parleremo tra un minuto), ma piuttosto di annunci che riguardano l'intera azienda. Possono riguardare nuovi accordi conclusi, nuovi piani di team building in cantiere e anche tutte quelle noiose questioni di routine, come il giorno in cui l'idraulico verrà a ritirare la tazza di caffè lasciata l'ultima volta.
Questa attività mira a garantire trasparenza e allineamento su quanto accade in tutta l'azienda, mantenendo al contempo un tono leggero e informativo.
4. Progresso dell'obiettivo
⏰ 20 minuti
Ora siamo nel vivo del tuo tuttofare. Qui è dove mostrerai gli obiettivi e ti vanterai con orgoglio (o piangerai pubblicamente) dei progressi della tua squadra verso di essi.
Questo segmento solitamente segue gli annunci generali ed è spesso guidato dai responsabili di reparto o dai responsabili di team, con l'ospite o il moderatore che ne guidano il flusso.
Questa è forse la sezione più importante della tua riunione, quindi dai un'occhiata a questi suggerimenti rapidi...
- Usa dati visivi - Ciò potrebbe non sorprendere, ma i grafici e le tabelle fanno a molti lavoro migliore nel chiarire i dati rispetto al testo. Mostra i progressi di ciascun dipartimento come punto su un grafico per dare loro un'indicazione più chiara di da dove provengono e dove stanno (si spera) andando.
- Congratulazioni e spingi - Per la tua squadra, questa potrebbe essere la parte più snervante dell'intero programma della riunione collettiva. Dissipa le paure congratulandoti con i team per il loro buon lavoro e dando una leggera spinta ai team che hanno prestazioni inferiori chiedendo loro di cosa avrebbero bisogno per avere maggiori possibilità di raggiungere i loro obiettivi.
- Rendilo interattivo - Essendo la parte più lunga della riunione collettiva, e poiché molti aspetti non si applicano direttamente a tutti, potresti voler mantenere l'attenzione nella stanza con un po' di interattività. Prova un sondaggio, una scala di valutazione, una nuvola di parole o anche un quiz per vedere come in pista la tua squadra pensa di esserlo.
Una volta terminata questa parte del discorso, è una buona idea mettere i team nelle stanze di lavoro in modo che possano fare un brainstorming su una risposta su tre fronti...
- Cosa gli è piaciuto del loro aggiornamento sui progressi.
- Cosa non gli è piaciuto del loro aggiornamento sui progressi.
- Un blocco che sta ostacolando un migliore progresso.
Questa attività mira a promuovere la trasparenza e la responsabilità, motivando al contempo i team attraverso riconoscimenti o incoraggiamenti costruttivi.
5. Riconoscimento del personale
⏰ 10 minuti
Il riconoscimento è un potente fattore motivante e la riunione plenaria è il momento perfetto per mettere in luce gli eroi poco conosciuti della tua organizzazione.
Non è necessario mettere su un'intera canzone e ballare (molti membri del personale potrebbero comunque sentirsi a disagio con questo), ma un po' di riconoscimento e possibilmente un piccolo premio possono fare molto, non solo per l'individuo, ma per il vostro incontro come un'intera.
In generale, ci sono due modi per farlo:
- Prima dell'incontro, tutti i team leader inviano il nome di qualcuno nel loro team che è andato ben oltre nel proprio ruolo. Utilizza l'incontro per riconoscere il nome più presentato da ciascuna squadra.
- Durante la riunione - Crea una nuvola di parole in diretta per l'"eroe silenzioso" di tutti. Il nome più inviato dal tuo pubblico apparirà al centro della nuvola di parole, dandoti l'opportunità di riconoscerlo pubblicamente, chiunque sia.
Il rituale di riconoscimento del personale può aumentare il morale, creare rispetto tra i membri del team e aggiungere un tocco emotivo positivo alla riunione plenaria.
Consiglio 💡 Una ruota girevole è lo strumento perfetto per distribuire premi. Non c'è niente di meglio per coinvolgere il pubblico!
6. Apri Domande e risposte
⏰ 15 minuti
Concludiamo con quella che molti considerano la priorità più importante in una riunione plenaria: la sessione di domande e risposte in diretta.
Questa è un'opportunità per chiunque, di qualunque dipartimento, di rivolgere domande ai vertici. Aspettatevi di tutto da questo segmento, e accoglietelo anche con favore, poiché il vostro team potrebbe ritenere che sia l'unica volta in cui può ottenere una risposta diretta a una preoccupazione valida.
Se hai un team numeroso, un modo per gestire le domande e risposte in modo efficiente è porre domande qualche giorno prima della riunione generale, quindi filtrarle per trovare quelle a cui vale la pena rispondere di fronte al pubblico.
Lo scopo di questo segmento non è solo quello di fornire risposte, ma anche quello di dare voce al tuo team, dimostrare che la leadership sta ascoltando e chiudere la riunione con un tono di apertura e rispetto.
Ma se vuoi essere più trasparente sull'intero processo, lascia semplicemente che il tuo team ti ponga domande tramite una piattaforma di domande e risposte in tempo reale. In questo modo, puoi tenere tutto sotto controllo. organizzato, moderato e 100% amichevole per i lavoratori a distanza.
Come condurre una riunione plenaria utilizzando AhaSlides
1. Prepara la tua presentazione
- Crea una nuova presentazione su AhaSlides.
- Struttura le tue diapositive con gli argomenti chiave che vuoi trattare: aggiornamenti aziendali, risultati del team, annunci, domande e risposte, ecc.
- Utilizzare un mix di diapositive informative (testo, immagini, grafici) e diapositive interattive (sondaggi, quiz, nuvole di parole, domande e risposte).
2. Aggiungi elementi interattivi
- sondaggi: Raccogli opinioni o feedback rapidi su nuove iniziative.
- Diapositive di domande e risposte: Consenti ai dipendenti di inviare domande in tempo reale, alle quali potrai rispondere durante o dopo la presentazione.
- Nuvole di parole: Cattura i sentimenti del team o evidenzia i temi chiave.
- quiz: Coinvolgi il team con divertenti verifiche delle conoscenze o quiz aziendali.
3. Condividi l'accesso
- Prima dell'incontro, condividi il collegamento o codice di adesione univoco con tutti i partecipanti in modo che possano partecipare utilizzando i loro smartphone o dispositivi.
- Si consiglia a tutti di partecipare qualche minuto prima per evitare ritardi.
4. Durante la riunione
- Presenta le tue diapositive, alternando contenuti informativi ed attività interattive.
- Utilizza i risultati dei sondaggi in tempo reale e le risposte alle domande e risposte per stimolare le discussioni.
- Mantenere la sessione dinamica coinvolgendo tutti anziché creare una comunicazione unidirezionale.
5. Coinvolgimento e follow-up
- Utilizza i risultati dei sondaggi e delle sessioni di domande e risposte per affrontare le preoccupazioni e celebrare i risultati ottenuti.
- Salva le risposte e i risultati per riferimento futuro o per condividerli con il resto del team.
- Facoltativamente, puoi condividere la presentazione completa o il riepilogo dopo la riunione.
Aiuti extra per un incontro a tutti i costi
Se stai cercando di concentrare le tue capacità in qualcosa di un po' più lungo di 1 ora, prova queste attività extra...
1. Storie di clienti
I momenti in cui la tua azienda ha toccato un cliente possono essere una motivazione estremamente potente per il tuo team.
Prima o durante la riunione, chiedi al tuo team di inviarti le recensioni positive dei clienti. Leggili per l'intero team o fai anche un quiz in modo che tutti possano indovinare quale cliente ha dato quale recensione.
2. Discorsi di squadra
Siamo onesti, i membri del team sono spesso molto più vicini ai loro team leader che al loro CEO.
Fai sentire a tutti una voce familiare invitando i leader di ogni squadra a salire sul palco e presentare la loro versione del progresso dell'obiettivo fare un passo. È più probabile che sia riconoscibile e preciso e dà agli altri una pausa dalla tua voce!
3. L'ora del quiz!
Ravviva le tue mani con un quiz competitivo. Puoi inserire ogni squadra in... squadre, quindi farle sfidare per la classifica attraverso domande relative al lavoro.
Qual è il contenuto previsto per quest'anno? Qual è stato il tasso di adozione della nostra funzionalità più importante lo scorso anno? Domande come queste non solo insegnano alcuni importanti parametri aziendali, ma rendono anche più coinvolgenti le riunioni e aiutano a creare i team desiderati.
