Assicurarti di avere le persone giuste con le competenze adeguate pronte a partire quando ne avrai bisogno: questa è la pianificazione della forza lavoro.
Non importa se sei una startup o un'azienda affermata, avere un piano del personale intelligente e ben congegnato fa un'enorme differenza nel raggiungere i tuoi obiettivi.
In questa guida, tratteremo le basi per capire il tuo processo di pianificazione della forza lavoro, perché è importante e come creare un piano che aiuti la tua azienda ad avere successo, indipendentemente da cosa sta cambiando là fuori.
Quindi mettiti comodo, stiamo entrando nel mondo delle strategie per il personale!
Sommario
- Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
- Quali sono gli elementi chiave del processo di pianificazione della forza lavoro?
- Qual è lo scopo della pianificazione del personale nelle risorse umane?
- Quali sono le 4 fasi del processo di pianificazione della forza lavoro?
- Esempio di pianificazione della forza lavoro
- Conclusione
- Domande frequenti
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Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
Pianificazione della forza lavoro o Pianificazione delle risorse umane è il processo di previsione delle future esigenze di risorse umane di un'organizzazione e di determinazione di come soddisfare tali esigenze. Implica:
• Analizzando l'attuale forza lavoro – le loro abilità, competenze, posti di lavoro e ruoli
• Previsione delle future esigenze di risorse umane in base agli obiettivi aziendali, alla strategia e alla crescita prevista
• Determinazione di eventuali gap tra bisogni attuali e futuri – in termini di quantità, qualità, competenze e ruoli
• Sviluppare soluzioni per colmare tali lacune, attraverso assunzioni, formazione, programmi di sviluppo, adeguamenti retributivi, ecc.
• Creazione di un piano per implementare tali soluzioni, nei tempi e nei budget desiderati
• Monitorare l'esecuzione e apportare modifiche al piano di manodopera secondo necessità
Quali sono gli elementi chiave del processo di pianificazione della forza lavoro?
I componenti principali del processo di pianificazione della forza lavoro sono tipicamente:
Ambito: coinvolge sia l'analisi quantitativa che qualitativa. L'analisi quantitativa include il calcolo dei livelli di personale attuali e futuri sulla base delle proiezioni del carico di lavoro. L'analisi qualitativa considera le capacità, le competenze ei ruoli necessari.
Durata: un piano di manodopera copre in genere un orizzonte di 1-3 anni, con proiezioni anche a lungo termine. Bilancia le esigenze tattiche a breve termine con obiettivi strategici a lungo termine.
Fonti: i dati provenienti da varie fonti vengono utilizzati come input per il processo di pianificazione, inclusi piani aziendali, previsioni di mercato, tendenze di logoramento, analisi retributive, misure di produttività, ecc.
Metodo: i metodi di previsione possono variare dalla semplice analisi delle tendenze a tecniche più sofisticate come la simulazione e la modellazione. Spesso vengono valutati più scenari "what if".
Utilizzo: il piano di manodopera specifica le soluzioni per colmare le lacune di competenze, tra cui reclutamento, formazione, modifiche retributive, esternalizzazione/offshoring e riassegnazione del personale esistente. Vengono creati piani d'azione per implementare le soluzioni entro i tempi e i limiti di costo. Le responsabilità e le responsabilità sono assegnate.
Il piano del personale è costantemente monitorato. I piani di emergenza vengono sviluppati nel caso in cui le proiezioni non si materializzino come previsto.
Una pianificazione efficace della manodopera richiede input e collaborazione da tutte le aree funzionali chiave, in particolare operazioni, finanza e diverse unità aziendali.
Gli strumenti tecnologici possono aiutare nella pianificazione della forza lavoro, in particolare per l'analisi quantitativa e la modellazione della forza lavoro. Ma il giudizio umano rimane essenziale.
Qual è lo scopo della pianificazione del personale nelle risorse umane?
#1 – Allineare le esigenze delle risorse umane con gli obiettivi e la strategia aziendale: La pianificazione della forza lavoro aiuta a determinare il numero e il tipo di dipendenti necessari per supportare gli obiettivi, i piani di crescita e le iniziative strategiche dell'azienda. Garantisce che le risorse umane siano impiegate dove possono avere il maggiore impatto.
#2 – Identificare e colmare le lacune di competenze: Prevedendo i futuri requisiti di competenze, la pianificazione della forza lavoro può identificare eventuali lacune tra le attuali competenze dei dipendenti e le esigenze future. Quindi determina come colmare tali lacune attraverso programmi di reclutamento, formazione o sviluppo.
#3 – Ottimizza i costi della forza lavoro: La pianificazione della manodopera mira a far corrispondere i costi del lavoro con le richieste del carico di lavoro. Può identificare aree di personale in eccesso o insufficiente in modo da poter impiegare il giusto numero di dipendenti con le giuste competenze. Questo aiuta a controllare i costi del lavoro.
#4 – Migliora la produttività dei talenti: Garantendo che le persone giuste svolgano il lavoro giusto con le giuste competenze, la pianificazione della manodopera può aumentare la produttività e l'efficienza complessive. I dipendenti sono più adatti ai loro ruoli e l'organizzazione massimizza il loro capitale umano.
#5 – Anticipare le esigenze future: La pianificazione della forza lavoro aiuta ad anticipare i cambiamenti nell'ambiente aziendale e le esigenze dei dipendenti. Di conseguenza, le risorse umane possono preparare strategie in anticipo per garantire che i requisiti della forza lavoro siano soddisfatti. Questo approccio proattivo aiuta a creare una forza lavoro agile e adattabile, che è fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione.
#6 – Migliora la motivazione dei dipendenti: Prevedendo e soddisfacendo con precisione i requisiti delle risorse umane, l'azienda può ridurre al minimo qualsiasi ambiguità relativa alle mansioni lavorative, ai carichi di lavoro travolgenti e alle carenze di competenze, tutti elementi potenzialmente in grado di influire negativamente sulla soddisfazione dei dipendenti.
Quali sono le 4 fasi del processo di pianificazione della forza lavoro?
Le organizzazioni possono pianificare un'efficace pianificazione della forza lavoro processo considerando questi quattro semplici passaggi, senza esagerare:
#1. Previsione della domanda
- Sulla base di obiettivi, strategie e proiezioni aziendali per la crescita, l'espansione, il lancio di nuovi prodotti, ecc.
- Considera fattori come l'organizzazione dell'azienda, quali nuove tecnologie possono utilizzare e quanto utilizzano i propri dipendenti.
- Determina il numero di persone necessarie, per ruolo, set di competenze, famiglia professionale, livello, posizione, ecc.
- Spesso vengono valutati più scenari per creare una certa flessibilità.
#2. Analisi dell'offerta
- Inizia con il numero attuale di dipendenti e le loro mansioni/ruoli.
- Analizza le tendenze di logoramento, le previsioni di pensionamento e i tassi di posti vacanti per determinare quante persone rimarranno.
- Considera le tempistiche di reclutamento esterno e la disponibilità delle competenze necessarie nel mercato del lavoro.
- Valuta le possibilità di ricollocazione, job sharing, lavoro part-time e outsourcing.
#3. Analisi degli scostamenti
- Confronta le proiezioni di ciò di cui le persone avranno bisogno in futuro con ciò che già abbiamo. In questo modo, possiamo vedere se è necessario colmare eventuali lacune.
- Quantifica le lacune in termini di numero di persone e competenze specifiche.
- Identifica le lacune in dimensioni come competenze, livelli di esperienza, ruoli lavorativi, sedi, ecc.
- Aiuta a determinare la portata delle soluzioni richieste, ad esempio il numero di nuove assunzioni, tirocinanti e riprogettazioni del lavoro.
#4. Pianificazione
- Specifica soluzioni come reclutamento, formazione, promozioni, programmi di premi, ecc.
- Imposta le tempistiche di implementazione, assegna le responsabilità e stima i budget.
- Sviluppa piani di emergenza in caso di logoramento inferiore al previsto, maggiore domanda, ecc.
- Definisce gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare il successo del piano di manodopera.
- Guida l'adeguamento e il miglioramento continui del processo di pianificazione della forza lavoro nel tempo.
Esempio di pianificazione della forza lavoro
Non hai ancora un quadro chiaro? Ecco un esempio del processo di pianificazione della forza lavoro seguendo i 4 passaggi essenziali per aiutarti a comprendere meglio il concetto:
Una società di sviluppo software prevede una crescita del 30% nei prossimi 2 anni sulla base di nuovi contratti e progetti in cantiere. Devono sviluppare un piano di manodopera per assicurarsi di avere abbastanza sviluppatori per soddisfare questa domanda.
Passaggio 1: previsione della domanda
Calcolano che per supportare la prevista crescita del 30%, avranno bisogno di:
• 15 sviluppatori senior aggiuntivi
• 20 sviluppatori aggiuntivi di medio livello
• 10 sviluppatori junior aggiuntivi
In base alla struttura attuale e ai requisiti del progetto.
Fase 2: analisi dell'offerta
Attualmente hanno:
• 50 sviluppatori senior
• 35 sviluppatori di medio livello
• 20 sviluppatori junior
Sulla base delle tendenze di logoramento, si aspettano di perdere:
• 5 sviluppatori senior
• 3 sviluppatori di medio livello
• 2 sviluppatori junior
Nei prossimi 2 anni.
Passaggio 3: analisi del divario
Domanda e offerta a confronto:
• Hanno bisogno di altri 15 sviluppatori senior, ma ne guadagneranno solo 5, lasciando un gap di 10
• Hanno bisogno di altri 20 sviluppatori di medio livello con solo guadagno 2, lasciando un gap di 18
• Hanno bisogno di altri 10 sviluppatori junior perdendone solo 2, lasciando un gap di 12
Fase 4: Pianificazione dell'azione
Sviluppano un piano per:
• Assumere esternamente 8 sviluppatori senior e 15 sviluppatori di medio livello
• Promuovi 5 sviluppatori interni di medio livello a livello senior
• Assumere 10 tirocinanti entry-level per un programma di sviluppo di 2 anni
Assegnano reclutatori, stabiliscono tempistiche e stabiliscono KPI per misurare i risultati.
Questo è solo un esempio di come un'organizzazione potrebbe affrontare la pianificazione della manodopera per soddisfare le proprie future esigenze di risorse umane in base alla domanda aziendale prevista. La chiave è disporre di un processo sistematico basato sui dati che identifichi le lacune e sviluppi soluzioni intelligenti.
Conclusione
Nel frenetico mondo degli affari di oggi, è fondamentale stare al passo con i tempi. E il processo di pianificazione della forza lavoro è potente per prevedere le esigenze future della tua azienda e pianificare di conseguenza, contribuendo così a rimanere competitivo e assicurandoti di essere preparato per tutto ciò che ti aspetta.
Domande frequenti
Quali sono i 4 scopi principali della gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro garantisce che un'organizzazione abbia il giusto numero di persone con le giuste capacità e competenze per raggiungere i suoi obiettivi. Mira a utilizzare le persone in modo produttivo, sviluppare il loro potenziale e costruire un rapporto positivo tra i dipendenti e l'azienda. Ciò si ottiene attraverso pratiche come il reclutamento, la formazione, la gestione delle prestazioni e la gestione delle retribuzioni.
Quali sono i 6 passaggi nella pianificazione delle risorse umane?
Le 5 fasi di un efficace processo di pianificazione della forza lavoro sono · Previsione della domanda · Valutazione della forza lavoro attuale · Analisi delle lacune · Pianificazione delle soluzioni per colmare le lacune · Implementazione e revisione.
