8 passaggi chiave per scrivere l'agenda della riunione con esempi e modelli gratuiti

Allora, qual è il file Agenda delle riunioni? La verità è che abbiamo tutti partecipato a riunioni in cui ci sentiamo privi di significato, senza nemmeno capire perché dobbiamo incontrarci per discutere informazioni che possono essere risolte tramite e-mail. Alcune persone potrebbero persino dover partecipare a riunioni che si trascinano per ore senza risolvere alcun problema.

Tuttavia, non tutte le riunioni sono improduttive e, se vuoi lavorare in modo efficace con il tuo team, una riunione con un ordine del giorno ti salverà da questi disastri.

Un'agenda ben congegnata stabilisce obiettivi e aspettative chiari per la riunione, assicurando che tutti conoscano il loro scopo e cosa deve accadere prima, durante e dopo.

Pertanto, questo articolo ti guiderà sull'importanza di avere un ordine del giorno della riunione, i passaggi per crearne uno efficace e fornire esempi (+ modelli) da utilizzare nella tua prossima riunione.

• Perché ogni riunione ha bisogno di un'agenda
• 8 passaggi chiave per scrivere un'agenda di riunioni efficace
• Esempi di agenda delle riunioni e modelli gratuiti
• Imposta l'agenda della tua riunione con AhaSlides
• Punti chiave 

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Perché ogni riunione ha bisogno di un'agenda

Ogni riunione ha bisogno di un'agenda per garantire che sia produttiva ed efficiente. Un ordine del giorno della riunione fornirà i seguenti vantaggi:

• Chiarire lo scopo e gli obiettivi della riunionee aiutano a mantenere la discussione focalizzata e sulla giusta strada.
• Gestisci il tempo e il ritmo delle riunioni, assicurati che non ci siano argomenti inutili e risparmia più tempo possibile.
• Stabilisci le aspettative per i partecipantie garantire che tutte le informazioni e gli elementi di azione pertinenti siano coperti.
• Promuove la responsabilità e l'organizzazione, portando a riunioni più efficaci ed efficienti.

8 passaggi chiave per scrivere un'agenda di riunioni efficace

Ecco alcuni suggerimenti chiave per aiutarti a scrivere un'agenda della riunione efficace:

1/ Determinare il tipo di riunione 

Poiché diversi tipi di riunioni possono coinvolgere partecipanti, formati e obiettivi diversi, è importante scegliere quella appropriata per la situazione.

• Incontro di lancio del progetto: Un incontro che fornisce una panoramica del progetto, i suoi obiettivi, la tempistica, il budget e le aspettative.
• Incontro di tutte le mani: un tipo di riunione a livello aziendale a cui tutti i dipendenti sono invitati a partecipare. Informare tutti sulle prestazioni, sugli obiettivi e sui piani dell'azienda e promuovere un senso di scopo e direzione comuni all'interno dell'organizzazione.
• Riunione comunale: una riunione del municipio aziendale in cui i dipendenti possono porre domande, ricevere aggiornamenti e fornire feedback al senior management e ad altri leader.
• Riunione di gestione strategica: un incontro in cui i dirigenti senior oi dirigenti si riuniscono per discutere e pianificare la direzione a lungo termine. 
• Riunione del team virtuale: il formato delle riunioni virtuali del team può includere presentazioni, discussioni e attività interattive e può essere condotto utilizzando software di videoconferenza, messaggistica istantanea o altri strumenti di comunicazione digitale. 
• Sessione di brainstorming: Un incontro creativo e collaborativo in cui i partecipanti generano e discutono nuove idee.
• Incontro individuale: Un incontro privato tra due persone, spesso utilizzato per revisioni delle prestazioni, coaching o sviluppo personale.

2/ Definire lo scopo e gli obiettivi della riunione

Indica chiaramente il motivo per cui si tiene la riunione e ciò che tu o il tuo team sperate di ottenere.

3/ Identificare gli argomenti chiave 

Elenca gli argomenti chiave che devono essere trattati, comprese eventuali decisioni importanti che devono essere prese.

4/ Assegna un limite di tempo

Assegna una quantità di tempo adeguata a ciascun argomento e all'intera riunione per garantire che la riunione rimanga nei tempi previsti.

5/ Identificare i partecipanti e i loro ruoli

Fai un elenco di chi parteciperà alla riunione e specifica i loro ruoli e responsabilità.

6/ Preparare materiali e documenti giustificativi

Raccogli tutte le informazioni o i materiali pertinenti che saranno necessari durante la riunione.

7/ Distribuire l'ordine del giorno in anticipo

Invia l'ordine del giorno della riunione a tutti i partecipanti per assicurarti che tutti siano pronti e preparati.

8/ Rivedere e rivedere l'ordine del giorno secondo necessità

Esamina l'ordine del giorno prima della riunione per assicurarti che sia completo e accurato e apporta le modifiche necessarie.

Esempi di agenda delle riunioni e modelli gratuiti 

Di seguito sono riportati alcuni esempi di ordini del giorno delle riunioni che possono essere utilizzati per diversi tipi di riunioni:

1/ Ordine del giorno della riunione di gruppo

Data: 

Sede: 

partecipanti: 

Obiettivi della riunione di gruppo:

• Per aggiornare lo stato di avanzamento dell'implementazione del progetto
• Per rivedere i problemi e le soluzioni attuali

Ordine del giorno della riunione di squadra: 

• Introduzione e benvenuto (5 minuti) | @Chi
• Revisione della riunione precedente (10 minuti) | @Chi
• Aggiornamenti del progetto e rapporti sullo stato di avanzamento (20 minuti) | @Chi
• Problem-solving e decision-making (20 minuti) | @Chi
• Discussione aperta e feedback (20 minuti) | @Chi
• Azione e prossimi passi (15 minuti) | @Chi
• Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti) | @Chi

Modello di riunione mensile gratuito con AhaSlides

2/ Ordine del giorno della riunione generale

Data: 

Sede: 

Attfini: 

Obiettivi dell'incontro:

• Aggiornare le performance aziendali e introdurre nuove iniziative e piani per i dipendenti.

Un ordine del giorno della riunione: 

• Benvenuto e presentazione (5 minuti)
• Aggiornamento sulle prestazioni aziendali (20 minuti)
• Presentazione di nuove iniziative e progetti (20 minuti)
• Sessione di domande e risposte (30 minuti)
• Riconoscimento e premi dei dipendenti (15 minuti)
• Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti)

Modello di riunione di tutte le mani

3/ Agenda della riunione di avvio del progetto

Data: 

Sede: 

partecipanti:

Obiettivi dell'incontro:

• Stabilire obiettivi e aspettative chiari per il progetto
• Per presentare il team di progetto
• Discutere le sfide e i rischi del progetto

Un ordine del giorno della riunione: 

• Benvenuto e presentazione (5 minuti) | @Chi
• Panoramica del progetto e obiettivi (15 minuti) | @Chi
• Presentazione dei membri del team (5 minuti) | @Chi
• Incarichi di ruolo e responsabilità (20 minuti) | @Chi
• Panoramica del programma e della sequenza temporale (15 minuti) | @Chi
• Discussione delle sfide e dei rischi del progetto (20 minuti) | @Chi
• Elementi di azione e passaggi successivi (15 minuti) | @Chi
• Disposizioni per la chiusura e la prossima riunione (5 minuti) | @Chi

Tieni presente che questi sono solo esempi e che i punti e il formato dell'ordine del giorno possono essere adattati in base alle esigenze e agli obiettivi specifici della riunione. 

Imposta l'agenda della tua riunione con AhaSlides 

Per impostare un ordine del giorno della riunione con AhaSlides, Segui questi passi:

• Crea un account: Se non l'hai già fatto, iscriviti AhaSlides e crea un account. Oppure vai al nostro Libreria pubblica di modelli.

• Scegli un modello di agenda della riunione: Abbiamo una varietà di modelli di agenda per riunioni che puoi utilizzare come punto di partenza. Basta scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze e fare clic "Ottieni modello".

• Personalizza il modello: Dopo aver scelto un modello, puoi personalizzarlo aggiungendo o rimuovendo elementi, regolando la formattazione e modificando lo schema dei colori.

• Aggiungi i tuoi punti all'ordine del giorno: Usa l'editor di diapositive per aggiungere gli elementi dell'agenda. Puoi aggiungere testo, una ruota che gira, sondaggi, immagini, tabelle, grafici e altro ancora.

• Collabora con il tuo team: Se lavori con un team, puoi collaborare all'ordine del giorno. Invita semplicemente i membri del team a modificare la presentazione e loro potranno apportare modifiche, aggiungere commenti e suggerire modifiche.

• Condividi l'ordine del giorno: Quando sei pronto, puoi condividere l'agenda con il tuo team o con i partecipanti. Puoi condividere un link o tramite un codice QR.

Con AhaSlidespuoi creare facilmente un ordine del giorno professionale e ben strutturato per la tua riunione, che ti aiuterà a rimanere concentrato e a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Punti chiave 

Seguendo questi passaggi chiave ed esempi con l'aiuto di AhaSlides modelli, ci auguriamo che tu possa creare un ordine del giorno della riunione ben strutturato che ti prepari al successo.

Domande frequenti