E-mail di invito alla riunione | I migliori suggerimenti, esempi e modelli (100% gratuiti)

Ciò che è buono e-mail di invito alla riunione esempio?

Le riunioni possono essere un elemento essenziale dell’efficacia, del coordinamento e dell’unità del team. Molte aziende organizzano una riunione almeno una volta alla settimana, può essere una riunione informale per semplicemente parlare approfonditamente con i propri dipendenti o una riunione più formale del consiglio di amministrazione per discutere il piano futuro di un'azienda e la relazione annuale di fine anno. È obbligatorio per i funzionari amministratori o i leader inviare lettere di invito alla riunione ai partecipanti o agli ospiti.

Un invito a una riunione è importante per gestire le riunioni ufficiali in modo efficace e senza intoppi. Esistono molti modi per inviare inviti alle riunioni. In questo articolo, ci concentriamo sulla gestione e-mail di invito alla riunione, il metodo più conveniente e popolare per invitare le persone a partecipare alle tue riunioni.

Sommario

• Che cos'è l'e-mail di invito alla riunione?
• Perché l'e-mail di invito alla riunione è importante?
• Scrivi l'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo
• Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi
• Conclusione

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Che cos'è l'e-mail di invito alla riunione?

Una parte fondamentale delle attività aziendali, un'e-mail di invito a una riunione è un messaggio scritto con una dimostrazione dello scopo della riunione e una richiesta alle persone di partecipare alla riunione dopo la data e il luogo specifici, oltre ad eventuali allegati più dettagliati. Può essere scritto in stili formali o informali a seconda delle caratteristiche degli incontri. Dovrebbero essere scritti con un tono e uno stile appropriati per soddisfare l'etichetta della posta elettronica aziendale.

Tuttavia, non confondere un'e-mail di invito alla riunione con un'e-mail di richiesta di riunione. La differenza fondamentale tra queste e-mail è che un'e-mail di richiesta di riunione ha lo scopo di fissare un appuntamento con qualcuno mentre un'e-mail di invito a una riunione ha lo scopo di invitarti a una riunione nelle date e nel luogo annunciati

Perché l'e-mail di invito alla riunione è importante?

L'uso degli inviti via e-mail porta molti vantaggi. I vantaggi degli inviti via e-mail sono elencati di seguito:

• Si collega direttamente ai calendari. Quando i destinatari accettano un invito, questo viene aggiunto nuovamente al loro calendario aziendale e riceverai un promemoria uguale agli altri eventi annotati nel calendario.
• È comodo e veloce. I tuoi destinatari possono raggiungere l'e-mail immediatamente dopo aver fatto clic sul pulsante di invio. Poiché va direttamente al destinatario, se l'indirizzo e-mail è sbagliato, puoi ricevere subito l'annuncio e cercare rapidamente ulteriori soluzioni.
• Fa risparmiare tempo. Puoi inviare e-mail di gruppo con migliaia di indirizzi e-mail contemporaneamente.
• È un risparmio sui costi. Non è necessario spendere un budget per la spedizione.
• Può essere generato direttamente dalla tua piattaforma webinar preferita. A meno che tu non stia tenendo un incontro faccia a faccia, la tua prima scelta sarà probabilmente Zoom, Microsoft Teams, o qualcosa di equivalente. Quando RSVP viene confermato, tutti i link e gli intervalli di tempo vengono sincronizzati tramite e-mail, così il partecipante può evitare confusione con altri eventi.

È un dato di fatto che ogni giorno vengono inviati miliardi di e-mail e molti di essi sono spam. Poiché tutti utilizzano almeno un'e-mail per scambiare messaggi importanti per lavoro, acquisti, riunioni e altro ancora. Tuttavia, poiché devi leggere tonnellate di e-mail al giorno, non sorprende che a volte ti imbatti nel fenomeno della "fatica della posta elettronica". Pertanto, inviare una buona e-mail di invito può evitare inutili incomprensioni o ignoranza da parte dei destinatari.

Scrivi un'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo

Una buona email di invito alla riunione è essenzialee, di norma, influisce su un  consegna e-mailVota. 

Ci sono etichette e principi a cui tutti devono obbedire per completare un'e-mail di invito a una riunione di lavoro rispetto ai destinatari. Puoi imparare a scrivere un'e-mail di invito a una riunione standard seguendo questi passaggi:

Passaggio 1: scrivi un oggetto forte

È un dato di fatto che il 47% dei destinatari di e-mail legge le e-mail con un oggetto chiaro e conciso. La prima impressione è importante. Ciò può garantire che i ricevitori provino un senso di urgenza o importanza, che porta a un tasso di apertura più elevato.

• Breve, mirato. Sii fattuale, non enigmatico.
• È possibile richiedere la conferma della presenza nell'oggetto come segno di urgenza.
• Oppure aggiungi un tono sentimentale come non dimenticare l'importanza, l'urgenza,...
• Aggiungi Time se vuoi enfatizzare il problema del tempo 

Per esempio: "Riunione 4/12: sessione di brainstorming sul progetto" o "Importante. Si prega di rispondere: riunione sulla strategia del nuovo prodotto 10/6"

Passaggio 2: inizia con una breve introduzione

Nella primissima riga, è una buona idea fare un brief su chi sei, qual è la tua posizione nell'organizzazione e perché ti stai rivolgendo a loro. Quindi puoi mostrare direttamente lo scopo dell'incontro. Molte persone commettono l’errore di fornire uno scopo vago dell’incontro poiché presumono che i partecipanti debbano saperlo.

• Rendi la tua introduzione gradevole o correlata al lavoro
• Ricorda ai partecipanti se devono portare a termine qualsiasi attività o portare qualcosa con sé alla riunione.

Per esempioCiao membro del team, non vedo l'ora di vederti al lancio del nuovo prodotto lunedì prossimo.

Passaggio 3: condividi ora e posizione

Dovresti includere l'ora esatta della riunione. Dovresti anche dire loro come e dove si svolge l'incontro, di persona o online, e offrire linee guida o collegamenti alla piattaforma nel caso ne abbiano bisogno.

• Aggiungi il fuso orario se qualche dipendente lavora in diverse aree del mondo
• Indicare una durata stimata della riunione
• Quando istruisci le indicazioni, sii il più dettagliato possibile o allega una linea guida per la mappatura

Per esempio: Unisciti a noi venerdì 6 ottobre alle 1:00 nella sala riunioni 2, al secondo piano dell'edificio amministrativo.

Passaggio 4: delineare l'ordine del giorno della riunione

Coprire gli obiettivi chiave o l'ordine del giorno della riunione proposto. Non menzionare i dettagli. Puoi semplicemente indicare l'argomento e la sequenza temporale. Per gli incontri formali è possibile allegare un documento dettagliato. Ciò è particolarmente utile per aiutare i partecipanti a preparare in anticipo.

Per esempio, puoi iniziare con: Abbiamo intenzione di discutere..../Vogliamo affrontare alcuni dei problemi O secondo la seguente sequenza temporale:

• 8:00-9:30: Introduzione al Progetto
• 9:30-11:30: presentazioni di Howard (IT), Nour (marketing) e Charlotte (vendite)

Passaggio 5: chiedi un RSVP

Richiedere un RSVP può aiutarti a confermare una risposta da parte dei tuoi destinatari. Per evitare ambivalenza, è necessario includere nell'e-mail una risposta preferita e un limite di tempo entro il quale i partecipanti possono informarti della loro presenza o assenza. In questo modo, se non hai ricevuto la loro risposta al momento della regolazione, puoi eseguire rapide azioni di follow-up.

Per esempio: Si prega di rispondere entro il [data] a [indirizzo email o numero di telefono]

Passaggio 6: aggiungi una firma e-mail e un marchio professionali

Una firma e-mail aziendale deve contenere nome completo, titolo della posizione, nome dell'azienda, informazioni di contatto, siti web personalie altri indirizzi con collegamenti ipertestuali. 

Puoi personalizzare facilmente la tua firma con Gmail.

Per esempio:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, settore Inco

555-9577-990

Esistono tantissimi creatori di firme e-mail gratuiti che ti fanno risparmiare tempo e fatica, ad esempio La mia firma.

Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi

Tieni presente che diversi tipi di riunioni avranno standard e stili di scrittura diversi da seguire. Di solito, separiamo le e-mail di invito alle riunioni in base al loro livello formale o informale, includendo o escludendo riunioni virtuali o riunioni puramente online. In questa parte raccogliamo e presentiamo alcuni tipi tipici di inviti alle riunioni e i modelli di ciascun tipo comunemente utilizzati nelle e-mail di invito alle riunioni di lavoro.

#1. L'e-mail di richiesta di riunione formale

L'e-mail di richiesta di riunione formale viene utilizzata per riunioni di grandi dimensioni che di solito si svolgono da una a tre volte l'anno. Si tratta di un incontro formale numeroso, quindi la tua email dovrebbe essere scritta in uno stile di scrittura formale. Le appendici allegate sono necessarie per rendere più chiaro al partecipante come partecipare all'incontro, come trovare il luogo e l'ordine del giorno dettagliato.

Gli incontri formali prevedono:

• Riunione della direzione
• Riunione del comitato
• Riunione del consiglio di amministrazione 
• Assemblea degli azionisti 
• Riunione strategica 

Esempio 1: Azionisti modello di email di invito

Riga dell'oggetto: Importante. Sei invitato all'assemblea generale annuale. [Ora]

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Signori Azionisti,

Siamo lieti di invitarvi all'Assemblea Generale Annuale che si terrà il [Ora], [Indirizzo]

L'Assemblea Annuale degli Azionisti è un'eccezionale occasione di informazione, scambio e confronto tra [Nome della ditta]e tutti i nostri azionisti.

È anche l'opportunità di esprimersi e votare per svolgere un ruolo attivo nel prendere decisioni importanti per [Nome della ditta],indipendentemente dal numero di azioni che possiedi. L'incontro riguarderà i seguenti punti chiave:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Troverai le istruzioni su come partecipare a questa assemblea, l'ordine del giorno e il testo delle deliberazioni da sottoporre alla tua approvazione nel documento allegato di seguito

Vorrei ringraziarvi, a nome del consiglio, per il vostro contributo e la vostra fedeltà al [Nome della ditta] e non vedo l'ora di darvi il benvenuto al Meeting on [Data]

Distinti saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

Esempio 2: Riunione strategica modello di email di invito

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Linea tematica: Lancio del progetto Campagna di marketing Incontro: 2/28

Per conto di [Nome della ditta], Vorrei invitarvi a partecipare a un incontro di lavoro che si tiene a [Nome della Sala Conferenze, Nome dell'Edificio] [Data e Ora]. L'incontro durerà per [Durata].

È un piacere darti il ​​benvenuto nella prima fase del nostro progetto per discutere la nostra prossima proposta [Dettagli] e apprezziamo i tuoi preziosi approfondimenti al riguardo. Ecco un breve riassunto del nostro programma della giornata:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Questa proposta è considerata da tutto il nostro team come una delle più cruciali. Per suo ulteriore riferimento, abbiamo allegato alla presente lettera un documento che le fornisce informazioni più dettagliate in modo che possa trovare conveniente prepararsi per l'incontro in anticipo.

Non vediamo l'ora di avere una conversazione con te per discutere cos'altro possiamo fare per far funzionare con successo questa proposta. Si prega di inviare eventuali domande o raccomandazioni per la riunione prima [Scadenza]a me direttamente rispondendo a questa email.

Buona giornata.

Ringraziandovi,

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

#2. L'e-mail di invito alla riunione informale

Con l'e-mail di invito formale alla riunione, se si tratta semplicemente di una riunione con personale di livello inferiore o membri all'interno del team. È molto più facile per te pensare a come scrivere in modo appropriato. Puoi scrivere in uno stile informale con un tono amichevole e gioioso.

Gli incontri informali prevedono:

• Incontro di brainstorming
• Incontro di risoluzione dei problemi
• Formazione
• Riunione di controllo
• Riunione di team building
• Chiacchiere al caffè 

Esempio 3: modello di email di invito alla riunione di check-in

Oggetto: urgente. [Nome del progetto]aggiornamenti. [Data]

Cari Team,

Saluti!

È stato piacevole e divertente lavorare con te per quanto riguarda [Nome del progetto]. Tuttavia, per poter procedere efficacemente con i nostri piani, credo che sia giunto il momento per noi di riferire sui progressi compiuti e apprezzerei l'opportunità di incontrarvi a [Posizione]per discutere ulteriormente la questione a [Data e ora].

Ho anche allegato un elenco di tutti gli ordini del giorno che dobbiamo discutere. Non dimenticare di preparare il rapporto di completamento dell'attività. Per favore usa questo [Link]per farmi sapere se sarai in grado di farcela. 

Per favore mandami una email di conferma al più presto.

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

Esempio 4: Squadra building modello di email di invito

Cari membri del team,

La presente per informarLa che il [Nome Dipartimento]sta organizzando un  Team Building Meeting per tutto il nostro staffmembri su  [Data e ora]

Per un ulteriore sviluppo professionale, è estremamente importante che cresciamo insieme e ciò può avvenire solo se lavoriamo come una squadra in modo che le nostre capacità e i nostri talenti possano essere sfruttati per ottenere prestazioni migliori. Questo è il motivo per cui il nostro dipartimento continua a promuovere mensilmente varie attività di team building.

Per favore, vieni e partecipa all'evento in modo che possiamo ascoltare la tua voce su come possiamo migliorare per darti un supporto migliore. Ce ne saranno anche alcuni giochi di squadra insieme a bevande e spuntini leggeri saranno forniti dall'azienda.

Non vediamo l'ora di trascorrere momenti divertenti in questo evento di team building che è stato organizzato per aiutare ognuno di noi a crescere. Nel caso in cui riteniate di non poter partecipare a questo incontro, siete pregati di informarlo [Nome coordinatore] at [Numero di telefono]

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

#3. E-mail di invito al relatore ospite

L'e-mail di invito di un relatore ospite dovrebbe includere informazioni rilevanti per il relatore per quanto riguarda l'incontro e l'opportunità di parlare. È fondamentale che il relatore conosca il modo in cui può contribuire al tuo evento e quali sono i vantaggi che può ricevere partecipando al tuo evento.

Esempio 5: modello di email di invito del relatore ospite

caro [altoparlante],

Speriamo che questo messaggio ti trovi bene! Stiamo raggiungendo oggi con una fantastica opportunità di parlare per la tua contemplazione. Vorremmo chiederle di essere gentilmente il nostro onorevole relatore per il [Nome della riunione], un evento incentrato su [Descrizione dello scopo e del pubblico del tuo evento]. L'intero [Nome della riunione]team è ispirato dai tuoi risultati e ritiene che saresti l'esperto perfetto per rivolgerti al nostro pubblico di professionisti che la pensano allo stesso modo.

[Nome della riunione]avrà luogo in [Sede, incluse città e stato] on [Date]. Il nostro evento dovrebbe ospitare fino a circa [Numero di partecipanti stimato#]. Il nostro obiettivo è quello di[Obiettivi dell'incontro] .

Riteniamo che tu sia un oratore formidabile e la tua voce sarebbe un'aggiunta fondamentale a quella conversazione dato il tuo vasto lavoro [Area di competenza].Puoi considerare di presentare le tue idee fino a [Durata] minuti relativi al campo di [Argomento della riunione]. Puoi inviare la tua proposta prima della [scadenza] segui il [link] in modo che il nostro team possa ascoltare le tue idee e determinare in anticipo i dettagli del tuo discorso.

In ogni caso, se non puoi partecipare, ti chiediamo umilmente di contattarci tramite [link]. Grazie per il vostro tempo e considerazione, non vediamo l'ora di sentire una vostra risposta positiva.

Migliore,
[Nome]
[Titolo di lavoro]
[Informazioni sui contatti]
[Indirizzo del sito web dell'azienda]

#4. E-mail di invito al webinar

Secondo le tendenze odierne, sempre più persone organizzano riunioni online poiché consentono di risparmiare tempo e costi, soprattutto per i team che lavorano a distanza. Se utilizzi piattaforme per conferenze, ci sono messaggi di invito ben personalizzati che vengono inviati direttamente al tuo partecipante prima dell'inizio della riunione, come il modello di email di invito Zoom. Per un webinar virtuale, è possibile fare riferimento al seguente esempio.

suggerimenti: Utilizza parole chiave come "Congratulazioni", "Presto", "Perfetto", "Aggiorna", "Disponibile", "Ultimamente", "Top", "Speciale", "Unisciti a noi", "Gratis", " ecc.

Esempio 6: Modello di email di invito al webinar

Oggetto: Congratulazioni! Sei invitato a [Nome webinar]

caro [Nome del candidato],

[Nome della ditta]è così felice di organizzare un webinar per [ Argomento webinar] SU [Data] A [Ora], con l'obiettivo di [[Fini del webinar]

Sarà una buona opportunità per ottenere enormi vantaggi dai tuoi esperti invitati nel campo degli [argomenti dei webinar] e ricevere regali gratuiti. Il nostro team è così entusiasta della tua presenza.

Nota: questo webinar è limitato a [Numero di persone]. Per salvare il tuo posto, registrati [Collegamento] e sentiti libero di condividerlo con i tuoi amici. 

Spero di vedervi lì!

Vi auguro una buona giornata,

[Il tuo nome]

[Firma]

Conclusione

Fortunatamente, su Internet sono disponibili molti modelli di inviti a riunioni di lavoro che puoi personalizzare e inviare ai tuoi partecipanti in pochi secondi. Non dimenticare di salvarne alcuni nel tuo cloud così potrai preparare la tua email con una scrittura perfetta, soprattutto in caso di urgenza.

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Domande frequenti

Rif: Infatti | Sherpany

Tag: Incontro d'affari

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