Verbali delle riunioni: migliore guida alla scrittura, esempi (+ modello gratuito) nel 2025

Le riunioni svolgono un ruolo cruciale nelle aziende e nelle organizzazioni, fungendo da piattaforma per discutere e affrontare problemi e gestire gli affari interni per favorire il progresso. Per catturare l'essenza di questi incontri, virtuali o di persona, verbale della riunione or verbale della riunione (Mensile) sono fondamentali per prendere appunti, riassumere i principali argomenti discussi e tenere traccia delle decisioni e dei propositi raggiunti.

Questo articolo ti guiderà nella stesura di verbali di riunione efficaci, con esempi e modelli da utilizzare, nonché best practice da seguire.

Sommario

• Cosa sono i verbali delle riunioni?
• Chi è il Minute-Taker?
• Come scrivere i verbali delle riunioni
• Esempi di verbali di riunioni (+ modelli)
• Suggerimenti per creare buoni verbali di riunione
• Punti chiave

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e degli elementi di azione che si verificano durante una riunione. 

• Servono come riferimento e fonte di informazioni per tutti i partecipanti e coloro che non possono partecipare.
• Aiutano a garantire che le informazioni importanti non vengano dimenticate e che tutti siano sulla stessa pagina su ciò che è stato discusso e sulle azioni da intraprendere.
• Forniscono inoltre responsabilità e trasparenza documentando le decisioni e gli impegni presi durante la riunione.

Chi è il Minute-Taker?

Il Minute-Taker è responsabile della registrazione accurata delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione.

Possono essere un funzionario amministrativo, un segretario, un assistente o un dirigente o un membro del team di volontari che svolge l'attività. È essenziale che chi prende i minuti abbia una buona organizzazione e capacità di prendere appunti e sia in grado di riassumere le discussioni in modo efficace.

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Come scrivere i verbali delle riunioni

Per verbali di riunione efficaci, in primo luogo, dovrebbero essere oggettivi, costituire una registrazione fattuale dell'incontroed evitare opinioni personali o interpretazioni soggettive delle discussioni. Prossimo, dovrebbe essere breve, chiaro e di facile comprensione,concentrati solo sui punti principali ed evita di aggiungere dettagli non necessari. Finalmente, deve essere accurato e garantire che tutte le informazioni registrate siano aggiornate e pertinenti.

Entriamo nel dettaglio della stesura del verbale di una riunione seguendo i passaggi seguenti!

8 componenti essenziali del verbale della riunione

1. Data, ora e luogo dell'incontro
2. Elenco dei partecipanti ed eventuali scuse per l'assenza
3. Ordine del giorno e scopo dell'incontro
4. Sintesi delle discussioni e delle decisioni prese
5. Eventuali voti presi e relativi esiti
6. Elementi di azione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento
7. Eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up
8. Osservazioni di chiusura o aggiornamento della riunione

Passaggi per scrivere verbali di riunione efficaci

1/ Preparazione

Prima della riunione, familiarizza con l'ordine del giorno della riunione e tutti i materiali di base pertinenti. Assicurati di avere tutti gli strumenti necessari, come un laptop, un blocco note e una penna. È anche una buona idea rivedere i verbali delle riunioni precedenti per avere un'idea di quali informazioni includere e come formattarne una.

2/ Prendere appunti

Durante la riunione prendere appunti chiari e concisi sulle discussioni e sulle decisioni prese. Dovresti concentrarti sull'acquisizione di punti chiave, decisioni e azioni, piuttosto che trascrivere l'intero incontro alla lettera. Assicurati di includere i nomi dei relatori o eventuali citazioni chiave e qualsiasi azione o decisione. Ed evita di scrivere con abbreviazioni o abbreviazioni che non facciano capire agli altri.

3/ Organizzare i verbali

Rivedi e organizza i tuoi appunti per creare un riepilogo coerente e conciso dei tuoi minuti dopo la riunione. Puoi utilizzare intestazioni e elenchi puntati per facilitare la lettura dei minuti. Non prendere opinioni personali o interpretazioni soggettive della discussione. Concentrati sui fatti e su ciò che è stato concordato durante l'incontro.

4/ Registrare i dettagli

I verbali della riunione devono includere tutti i dettagli rilevanti, come la data, l'ora, il luogo e i partecipanti. E menziona tutti gli argomenti importanti discussi, le decisioni e gli elementi di azione assegnati. Assicurati di registrare tutti i voti che sono stati presi e l'esito di qualsiasi discussione.

5/ Elementi di azione

Assicurati di elencare tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati, incluso chi è responsabile e la scadenza per il completamento. Questa è una parte cruciale del verbale della riunione, in quanto garantisce che tutti conoscano le proprie responsabilità e la tempistica per il loro completamento.

6/ Revisione e distribuzione

È necessario esaminare i verbali per verificarne l'accuratezza e la completezza e apportare le modifiche necessarie. Assicurati che tutti i punti chiave e le decisioni siano annotati. Quindi, puoi distribuire i verbali a tutti i partecipanti, di persona o via e-mail. Archivia una copia dei verbali in una posizione centralizzata per un facile accesso, come un'unità condivisa o una piattaforma di archiviazione basata su cloud.

7/ Seguito

Assicurarsi che gli elementi di azione della riunione siano seguiti e completati tempestivamente. Utilizza i minuti per tenere traccia dei progressi e assicurarti che le decisioni vengano attuate. Ti aiuta a mantenere la responsabilità e garantisce che la riunione sia produttiva ed efficace.

Esempi di verbali di riunioni (+ modelli)

1/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione semplice

Il livello di dettaglio e la complessità dei semplici verbali delle riunioni dipenderanno dallo scopo della riunione e dalle esigenze della tua organizzazione. 

In generale, i verbali delle riunioni semplici vengono utilizzati per scopi interni e non devono essere formali o completi come altri tipi di verbali delle riunioni. 

Quindi, se hai un bisogno urgente e la riunione ruota attorno a contenuti semplici e non troppo importanti, puoi utilizzare il seguente modello:

Titolo dell'incontro:[Inserisci il titolo della riunione]   Data: [Inserisci data]  Orari:[Inserisci ora]   Sede:[Inserisci posizione]   partecipanti:[Inserire i nomi dei partecipanti]   Scusate per l'assenza: [Inserisci nomi] Ordine del giorno: [Inserire punto 1 dell'ordine del giorno] [Inserire punto 2 dell'ordine del giorno] [Inserire punto 3 dell'ordine del giorno] Resoconto dell'incontro: [Inserire un riepilogo delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione, compresi i punti chiave o gli elementi di azione.] Elementi di azione:  [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento.] Passi successivi:  [Inserire eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up che sono stati discussi durante la riunione.] Commenti finali:  [Inserire qualsiasi commento di chiusura o aggiornamento della riunione.] Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

2/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione del consiglio di amministrazione

I verbali delle riunioni del consiglio sono registrati e distribuiti a tutti i membri, fornendo un resoconto delle decisioni prese e della direzione dell'organizzazione. Pertanto, dovrebbe essere chiaro, completo, dettagliato e formale. Ecco un modello di verbale della riunione del consiglio:

Titolo dell'incontro:Consiglio di amministrazione Data: [Inserisci data] Orari: [Inserisci ora] Sede:[Inserisci posizione] partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza] Ordine del giorno: 1. Approvazione del verbale della seduta precedente  2. Revisione della relazione finanziaria  3. Discussione del piano strategico 4. Varie ed eventuali Resoconto dell'incontro: 1. Approvazione del verbale della riunione precedente: [I punti salienti della riunione precedente sono stati esaminati e approvati] 2. Revisione del rapporto finanziario: [Inserire i punti salienti dell'attuale situazione finanziaria e le raccomandazioni per la futura pianificazione finanziaria] 3. Discussione del piano strategico: [Inserire quale consiglio ha discusso e apportato aggiornamenti al piano strategico dell'organizzazione] 4. Qualsiasi altra questione: [Inserire eventuali altre questioni importanti che non sono state incluse nell'ordine del giorno] Elementi di azione: [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento] Passi successivi: Il consiglio terrà una riunione di follow-up in [Insert Date]. Commenti finali: La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento]. Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

Questo è solo un modello di riunione del consiglio di amministrazione di base e potresti voler aggiungere o rimuovere elementi a seconda delle esigenze della riunione e dell'organizzazione.

3/ Verbale della riunione Esempio: modello di gestione del progetto 

Ecco un esempio di verbale di riunione per un modello di gestione del progetto:

Titolo dell'incontro: Riunione del team di gestione del progetto  Data: [Inserisci data] Orari: [Inserisci ora] Sede:[Inserisci posizione] partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza] Ordine del giorno: 1. Revisione dello stato del progetto 2. Discussione sui rischi del progetto 3. Revisione dei progressi del team 4. Varie ed eventuali Resoconto dell'incontro: 1. Revisione dello stato del progetto: [inserire eventuali aggiornamenti sullo stato di avanzamento ed evidenziare eventuali problemi che devono essere affrontati] 2. Discussione sui rischi del progetto: [Inserire i rischi potenziali per il progetto e un piano per mitigarli] 3. Revisione dei progressi del team: [Inserire i progressi esaminati e discutere eventuali problemi sorti] 4 Varie e varie: [Inserire qualsiasi altra questione importante non inclusa nell'ordine del giorno] Elementi di azione: [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento] Passi successivi: Il team terrà una riunione di follow-up in [Insert Date]. Commenti finali: La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento]. Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

Suggerimenti per creare buoni verbali di riunione

Non preoccuparti di catturare ogni parola, concentrati sulla registrazione degli argomenti, dei risultati, delle decisioni e delle azioni principali. Metti le discussioni su una piattaforma live in modo da poter raccogliere tutte le parole in una grande rete🎣 -AhaSlides'idea board è uno strumento intuitivo e semplice affinché tutti possano presentare rapidamente le proprie idee. Ecco come farlo:

Crea una nuova presentazione con il tuo AhaSlides account, quindi aggiungi la diapositiva Brainstorm nella sezione "Sondaggio".

Scrivi il tuo argomento di discussione, quindi premi "Presente" in modo che tutti i partecipanti alla riunione possano partecipare e inviare le proprie idee.

Sembra facile, vero? Prova subito questa funzione: è solo una delle funzioni utili per facilitare le tue riunioni con discussioni vivaci e approfondite.

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Punti chiave

Lo scopo del verbale della riunione è quello di fornire una panoramica di alto livello della riunione per coloro che non hanno potuto partecipare, nonché di tenere traccia dei risultati della riunione. Pertanto, i verbali devono essere organizzati e di facile comprensione, evidenziando le informazioni più importanti in modo chiaro e conciso.

Tag: Incontro d'affari

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