ほとんどの人は、レポートを書くのと同じようにプレゼンテーション資料を作成します。文書を開き、発表内容をリストアップし、構成を練り上げて、それを「台本」と呼びます。そしていざ発表しようとすると、何かがしっくりこないのです。文章が長すぎたり、話の切り替えがうまくいかなかったり。まるで読み上げているように聞こえてしまうのは、そもそも読み上げられるように書かれているからです。
プレゼンテーション原稿の作成は、全く異なる技術です。聴衆はあなたの言葉をリアルタイムで一度だけ聞くだけで、一時停止したり読み返したりすることはできません。一文で相手に伝わらなければ、その文章は消えてしまいます。そのため、文章の書き方に関するあらゆることが変わってきます。
このガイドでは、プレゼンテーションを上手に行うための方法を解説します。プレゼンテーションのスクリプトの構成方法、視覚ではなく聴覚を意識した書き方、そして演技ではなく自然な話し方を演出するコツなどです。
ほとんどのプレゼンターが予想していない課題
プレゼンテーション資料を作成する際の本能的な行動は、徹底的に行うことだ。重要なことはすべて含め、何も漏れがないようにする。
その本能は、質の悪いプレゼンテーションを生み出す。
聴衆は読者のように複雑な情報を吸収することはできません。ペースを落としたり、読み返したり、難しいアイデアをじっくりと理解するまで考えることもできません。聴衆は準備ができているかどうかに関わらず、あなたのペースに合わせて進んでいくのです。プレゼンテーションの台本の役割は、あなたの考えのすべてを盛り込むことではありません。厳選された内容を、論理的な順序で、聴衆がついていけるスピードで提示し、導くことなのです。
必要だと思うよりも少なめに書き、必要だと思うよりも丁寧に構成する。それが出発点だ。
プレゼンテーション原稿の書き方
まずはアウトラインから始めましょう。例外なく毎回です。アウトラインは、構成上の決定事項を決める場所です。つまり、中心となるメッセージは何か、3～5つの主要なポイントは何か、それぞれのポイントを裏付ける根拠は何か、そしてポイントからポイントへとどのように展開していくか、といったことです。スクリプトは、アウトラインに言葉を付け加えただけのものです。アウトラインを飛ばしていきなり書き始めると、10枚目のスライドあたりで構成の矛盾に気づき、最初からやり直さなければ修正できないという事態に陥ります。
始まり
聴衆は最初の30秒で、話を聞くかどうかを決めます。聴衆の注意を引くような内容で始めましょう。質問、意外な発見、短い話、あるいは聴衆が共感できる具体的なシナリオなどです。そして、話の方向性を明確に示しましょう。「今日は、プロジェクトの期間を短縮する3つの方法についてお話しします」というように、聴衆に何を期待すれば良いかを伝え、その後の内容を理解するための枠組みを与えます。プレゼンテーションの内容を聴衆に知らせるために、待たせるようなことは避けましょう。
体
各主要ポイントはそれぞれ独立したセクションに分けられます。各セクション内の構成は共通しており、ポイントを明確に述べ、証拠で裏付け、なぜそれが読者にとって重要なのかを説明し、次のポイントへと移行します。移行部分は多くの人が最後に書く部分ですが、本来は最初に書くべきものです。「なぜこれが重要なのかを説明したので、次はそれをどのように実現するかを見ていきましょう」という導入部分は、読者に新しいアイデアへと移行すること、そしてなぜその移行が理にかなっているのかを伝えます。移行部分がないと、セクションがただ積み重ねられているだけで、何かに向かって構築されているようには感じられません。
証拠の見え方は、対象となる人々によって異なります。技術的な知識を持つ人々はデータを求め、感情的な人々は物語を求めます。そして、ほとんどの人々は両方を求めています。つまり、物事の規模を明確にする数値と、それを現実味のあるものにする物語です。
結論
伝えたい核心的なメッセージを改めて述べましょう。これまで何を説明してきたのか、そしてそれがなぜ重要なのかを聴衆に思い出させてください。そして最後に、具体的な行動喚起で締めくくりましょう。聴衆にこの情報をどのように活用してほしいのかを明確に伝えましょう。政策を採用してほしい、手法を試してほしい、会議を予定してほしい、問題に対する考え方を変えてほしいなど、具体的な行動を促すメッセージです。曖昧な締めくくりは、曖昧な結果しか生みません。次に何を起こしたいのかを明確にすればするほど、それが実現する可能性が高まります。
プレゼンテーション作成の5つの原則
目で読むのではなく、耳で読むように書け
脚本を完成させる前に、声に出して読んでみましょう。紙面上では問題なく見える文章でも、声に出して読むと違和感があることがよくあります。「前述の意味合いを考慮すると」は読みやすいですが、聞き取りにくい表現です。「これは、私たちがこの問題に取り組む方法を変える」という表現は、同じことを言いながらも、実際に耳に残る表現です。脚本は、まるで誰かに話しかけているように聞こえるべきであり、文書を読み上げているように聞こえてはいけません。
大切なことを繰り返す
文章においては、繰り返しは文体上の失敗とみなされます。しかし、プレゼンテーションにおいては、それはテクニックです。聴衆はあなたの言葉を一度しか聞きません。重要なことであれば、複数回伝えるべきです。まずアイデアを提示し、例を用いて展開し、最後に要約するのです。文章を書いているときは、このパターンが冗長に感じられるかもしれませんが、聴衆が聞いているときは、明確に伝わるはずです。
数字は慎重に扱ってください。
聴衆は「効率を27.3%向上させました」という数字をじっくりと理解する時間はありません。数字を消化する頃には、あなたは次の話題に移っているでしょう。統計データは、耳で聞き取りやすいように言い換えましょう。「所要時間を4分の1以上短縮しました」とか、「以前は10日かかっていた作業が2日で済むようになりました」など。具体的な比較は伝わりますが、抽象的なパーセンテージは伝わりません。
構造を明確に示してください
聴衆には道しるべが必要です。「今日は3つの分野を取り上げます」という文言は、これから何を話すのかを聴衆に伝えます。「まず、次に、そして」という文言は、聴衆が今どの段階にいるのかを示します。「これで問題点は網羅しました。では、解決策を見ていきましょう」という文言は、話の方向が変わることを聴衆に伝えます。これらの文言は、書いているときは当然のことのように思えます。聴衆が話を聞いているときには、これらの文言は不可欠です。なぜなら、読者とは異なり、聴衆は見出しを振り返って自分の位置を確認することができないからです。
スクリプトに配信機能を組み込む
言葉だけのスクリプトは半分のスクリプトです。どこで間を置くかを記録しましょう。メモから顔を上げてアイコンタクトを取る場所を記録しましょう。強調するためにゆっくり話す場所を示しましょう。投票や質疑応答などのインタラクティブなツールを使用する場合は、中断ではなく、意図的な瞬間として書き込みましょう。「ここで少し間を置いて、何かについてご意見を伺います」は、後付けではなく、セリフです。書かれたスクリプトと準備されたスクリプトの違いは、 配達 口を開いた瞬間に現れる。
脚本から納品まで
脚本を書くことは最後のステップではない。最後から2番目のステップだ。
下書きができたら、最初から最後まで声に出して読んでみましょう。頭の中で読むのではなく、実際に話す時と同じペースで声に出して読んでください。どこで急いでいるか、どこでつまずいているか、どこで文章が長すぎて要点が伝わっていないかに気づいてください。そこが修正すべき箇所です。息切れせずに一文を読み終えられないなら、それは長すぎます。自分が理解しているか確認するために何度も読み返してしまうような文章は、聞き手にも理解できないでしょう。
脚本を書きながら、上演用に印を付けていた場合、ここでそれらの印が意味を持ち始めます。
多くの人は、台本を数回黙読するだけで練習が終わると思い込んでいますが、それは間違いです。声に出して話すための唯一の練習方法は、実際に声に出して話すことです。構成が馴染み深く感じられる程度に練習しましょう。ただし、暗記してしまうほど繰り返してはいけません。目指すべきは、どこへ向かうのかを知ることであって、そこへたどり着くまでの過程を暗唱することではありません。
AhaSlidesでさらに進化
台本があっても完全に対応できないことの一つは、自分が話そうと計画した内容と、聴衆が実際に聞きたい内容との間のギャップです。世界で最も明瞭で構成の優れたプレゼンテーションを作成したとしても、聴衆の現状、彼らが既に知っていること、あるいは彼らが最も混乱していることを誤って判断してしまう可能性があります。
インタラクティブなツールを使えば、そのギャップをリアルタイムで埋めることができます。メインセクションの前にアンケートを実施すれば、聴衆の考えを変えようと試みる前に、彼らが既に何を信じているかが分かります。プレゼンテーションの途中でワードクラウドを表示すれば、何が共感を呼び、何がそうでないかが明らかになります。自然な流れで質疑応答を行うことで、混乱が深刻化する前に対応できます。
これらの瞬間は、他のセクションと同じようにスクリプトに書き込んでください。「ここで簡単なアンケートを実施します」は、スクリプトに盛り込まれた瞬間であり、中断ではありません。AhaSlidesを使えば、これらのインタラクションをプレゼンテーションの流れに直接簡単に組み込むことができるため、コンテンツから参加型コンテンツへの移行が、後付けではなく意図的なものに感じられます。
優れたプレゼンテーション原稿は、単に話す内容を計画するだけではありません。聴衆がどのように反応するかを計画するのです。インタラクティブな要素は、それを実現するための鍵となります。
包み込む
情報を伝えるだけのプレゼンテーションと、実際に聴衆の心に響くプレゼンテーションの差は、その内容の書き方にかかっています。自信満々に話すか、スライドの見栄えが良いかではなく、一度しか聞けない、リアルタイムで聞くしかない聴衆に向けて言葉が書かれているかどうかが重要なのです。
耳で聞き取りやすい文章を書く。分かりやすい構成にする。聴衆がただ聞くだけではなく、参加できるような瞬間を盛り込む。
この3つのことをすれば、配送のほとんどは自動的に行われます。
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