会議議事録: 2024 年のベスト ライティング ガイド、例 (+ 無料テンプレート)

会議は、ビジネスや組織において重要な役割を果たし、問題を議論して対処し、進歩を促進するための内部問題を管理するためのプラットフォームとして機能します。 バーチャルであろうと対面であろうと、これらの集まりの本質をとらえるために、 会議議事録 or 会議議事録 (MoM) メモを取り、議論された重要なトピックを要約し、到達した決定と解決策を追跡する上で非常に重要です。

この記事では、効果的な議事録を作成するためのガイドとして、使用する例とテンプレート、および従うべきベスト プラクティスを紹介します。

目次

• 議事録とは
• ミニッツテイカーは誰ですか？
• 議事録の書き方
• 議事録の例 (+ テンプレート)
• 優れた議事録を作成するためのヒント
• 主要な取り組み

この記事が、議事録作成の難しさを感じなくなる助けになれば幸いです。また、各会議で以下の点に留意して、創造的かつインタラクティブな対応を忘れないでください。

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議事録とは

議事録は、会議中に発生した議論、決定、およびアクション アイテムの書面による記録です。 

• これらは、すべての出席者および出席できない人々の参照および情報源として機能します。
• それらは、重要な情報が忘れられないようにし、議論された内容と取るべき行動について全員が同じページにいることを保証するのに役立ちます.
• また、会議中に行われた決定とコミットメントを文書化することにより、説明責任と透明性を提供します。

ミニッツテイカーは誰ですか？

議事録担当者は、会議中に行われた議論と決定を正確に記録する責任があります。

彼らは、管理責任者、秘書、アシスタントまたはマネージャー、またはタスクを実行するボランティア チーム メンバーである可能性があります。 議事録作成者が優れた構成とメモ取りを持ち、議論を効果的に要約できることが不可欠です。

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議事録の書き方

効果的な会議議事録のために、 まず、客観的であり、会議の事実の記録である必要があります。、個人的な意見や議論の主観的な解釈は避けてください。 次、 短く、明確で、理解しやすいものにする必要があります。 要点のみに焦点を当て、不必要な詳細を追加することは避けてください。 ついに、 正確で、記録されたすべての情報が新鮮で関連性があることを確認する必要があります。

以下の手順に従って、議事録の書き方を詳しく見ていきましょう。

議事録の 8 つの重要な要素

1. 会議の日時と場所
2. 出席者リストと欠席のお詫び
3. 会議の議題と目的
4. 議論と決定の要約
5. 行われた投票とその結果
6. 責任者と完了期限を含むアクション アイテム
7. 次のステップまたはフォローアップ項目
8. 閉会の辞または会議の延期

効果的な議事録を作成する手順

1/ 準備

会議の前に、会議の議題と関連する背景資料をよく理解しておいてください。 ラップトップ、メモ帳、ペンなど、必要なツールがすべて揃っていることを確認してください。 以前の会議の議事録を見直して、どのような情報を含め、どのように書式設定すればよいかを理解することもお勧めします。

2/ メモ取り

会議中は、議論や決定事項について明確かつ簡潔なメモを取りましょう。 会議全体を逐語的に書き起こすのではなく、重要なポイント、決定事項、およびアクション アイテムを記録することに集中する必要があります。 講演者の名前や重要な引用、アクション アイテムや決定事項を必ず含めてください。 また、他の人が理解できないような略語や速記は避けてください。

3/ 議事録を整理する

メモを確認して整理し、会議後に議事録の首尾一貫した簡潔な要約を作成します。 議事録を読みやすくするために、見出しと箇条書きを使用できます。 個人的な意見や議論の主観的な解釈をとらないでください。 事実と、会議中に合意された内容に焦点を当てます。

4/ 詳細の記録

議事録には、日付、時刻、場所、出席者など、関連するすべての詳細を含める必要があります。 また、議論された重要なトピック、決定事項、割り当てられたアクション アイテムについても言及します。 行われた投票と議論の結果を必ず記録してください。

5/ アクションアイテム

担当者や完了期限など、割り当てられたアクション アイテムをすべてリストアップしてください。 これは議事録の重要な部分であり、全員が自分の責任と議事録を完了するためのタイムラインを確実に把握できるようにします。

6/レビューと配布

議事録の正確性と完全性を確認し、必要な修正を行う必要があります。 すべての重要なポイントと決定が記録されていることを確認してください。 次に、議事録を直接または電子メールですべての出席者に配布できます。 共有ドライブやクラウドベースのストレージ プラットフォームなど、簡単にアクセスできるように、議事録のコピーを一元化された場所に保存します。

7/ フォローアップ

会議のアクション アイテムがフォローアップされ、迅速に完了するようにします。 議事録を使用して進捗状況を追跡し、決定が確実に実施されるようにします。 説明責任を維持するのに役立ち、会議が生産的で効果的であることを保証します。

議事録の例 (+ テンプレート)

1/ 会議議事録の例: シンプルな会議テンプレート

単純な議事録の詳細度と複雑さは、会議の目的と組織のニーズによって異なります。 

一般に、簡単な会議議事録は内部目的で使用され、他の種類の会議議事録ほど形式的または包括的である必要はありません。 

したがって、緊急の必要があり、会議が単純であまり重要でない内容を中心に展開する場合は、次のテンプレートを使用できます。

2/ 議事録の例: 取締役会のテンプレート

理事会の議事録は記録され、すべてのメンバーに配布され、下された決定と組織の方向性の記録を提供します。 したがって、明確で、完全で、詳細で、正式なものでなければなりません。 取締役会の議事録テンプレートは次のとおりです。

これは基本的な取締役会のテンプレートにすぎません。会議や組織のニーズに応じて、要素を追加または削除することができます。

3/ 議事録の例: プロジェクト管理テンプレート 

プロジェクト管理テンプレートの会議議事録の例を次に示します。

優れた議事録を作成するためのヒント

すべての単語を記録することにストレスを感じず、主要なトピック、結果、決定、およびアクション項目を記録することに集中してください。ライブプラットフォームで議論を展開して、すべての単語を 1 つの大きなネットにまとめることができます🎣 - AhaSlides'アイデアボードは直感的でシンプルなツールです 誰もがすぐにアイデアを提出できるようにします。方法は次のとおりです。

を使って新しいプレゼンテーションを作成します。 AhaSlides アカウント次に、「アンケート」セクションにブレインストーミング スライドを追加します。

あなたの書いて 議論のトピックをクリックし、「プレゼンテーション」をクリックすると、会議の参加者全員が参加してアイデアを提出できるようになります。

とても簡単そうに聞こえませんか? 今すぐこの機能をお試しください。これは、活発で充実した議論で会議を促進するのに役立つ便利な機能の 1 つにすぎません。

主要な取り組み

議事録の目的は、出席できなかった人に会議の概要を説明し、会議の結果を記録することです。 したがって、議事録は、最も重要な情報を明確かつ簡潔に強調して、整理して理解しやすくする必要があります。