世の中で最も規律のある企業でさえ、プロジェクトが失敗していると感じることがあります。 多くの場合、問題は次のXNUMXつです。 準備. ソリューション？ よく構造化され、完全にインタラクティブ プロジェクトキックオフミーティング!
単なる華やかさと儀式以上に、うまく実行されたキックオフミーティングは本当に右足で何か美しいものを手に入れることができます。 興奮を高め、得るプロジェクトキックオフミーティングを開催するための8つのステップは次のとおりです。 誰も 同じページに。
キックオフタイム！
覚えておくべき会議のヒント
事前にキックオフ ミーティングの議題を用意する必要があります。 プロジェクトのキックオフ メールを早期に送信することは非常に重要です。 それでは、キックオフ ミーティングのアジェンダのサンプルをいくつか見てみましょう。
キックオフ セッションは、AhaSlides が非常に便利になるため、多くのゲームやアクティビティを使用して、短く簡潔にする必要があります。 以下のヒントをご覧ください。
キック-会話を開始します。
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プロジェクトキックオフミーティングとは何ですか？
缶に書かれているように、プロジェクトのキックオフミーティングは プロジェクトを開始する会議.
通常、プロジェクトのキックオフ ミーティングは、プロジェクトを発注したクライアントと、プロジェクトを実現する会社との間の最初のミーティングです。 双方が一緒に座り、プロジェクトの基礎、目的、目標、アイデアから実現までの方法について話し合います。
一般的に言えば、 2タイプ キックオフ ミーティングの次の点に注意してください。
- 外部プロジェクトのキックオフ– 開発チームはからの誰かと一緒に座ります 外側 クライアントや利害関係者のように、会社は共同プロジェクトの計画について話し合います。
- 内部PKM– からチーム 以内 会社は一緒に座って、新しい内部プロジェクトの計画について話し合います。
これらのタイプは両方とも異なる結果をもたらす可能性がありますが、 手順 ほぼ同じです。 本質的にあります パーツなし 内部プロジェクトのキックオフの一部ではない外部プロジェクトのキックオフの場合–唯一の違いは、それを誰のために保持するかです。
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プロジェクトキックオフミーティングが非常に重要なのはなぜですか？
キックオフ ミーティングの目的は大声で明確にする必要があります。 特にカンバンボードに夢中になっている今日の職場では、適切な人材に大量のタスクを割り当てるだけでプロジェクトを開始するのは簡単なことのように思えるかもしれません。 ただし、これではチームが継続的に道を見失い続ける可能性があります。
あなたが上にいるという理由だけで覚えておいてください 同じボード あなたが上にいるという意味ではありません 同じページ.
その中心にあるのは、プロジェクトのキックオフミーティングは正直でオープンなことです。 対話 クライアントとチームの間。 それは プロジェクトがどのように機能するかについての一連の発表ですが、 会話 無制限の議論によって到達した計画、期待、目標について。
プロジェクトキックオフミーティングを開催するメリットのいくつかを次に示します。
- それはみんなを取得します 準備 – 「木を切り倒すのにXNUMX時間与えてください。最初のXNUMX時間は、斧を研ぐのに費やします」。 エイブラハムリンカーンが今日生きていたとしたら、彼はプロジェクトキックオフミーティングで4プロジェクト時間のうち最初の6時間を費やしていると確信できます。 これは、これらの会議に次のものが含まれているためです。 を プロジェクトを右足で進めるために必要な手順。
- それは含まれます すべての主要プレーヤー –キックオフミーティングは、マネージャー、チームリーダー、クライアント、およびプロジェクトに関係する他のすべての人が参加しない限り、開始できません。 キックオフミーティングを明確にせずに、誰が何を担当しているかを見失うことは簡単です。
- 信じられないほどシンプル オープンで協調的 – 前述したように、プロジェクトのキックオフ ミーティングは討論です。 最高のものは関与します を 参加者とみんなから最高のアイデアを引き出します。
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Kickassプロジェクトキックオフミーティングへの8つのステップ
では、プロジェクトキックオフミーティングの議題には正確に何が含まれていますか？ 以下の8つのステップに絞り込みましたが、常に覚えておく必要があります。 このタイプの会議のセットメニューはありません.
これらの8つのステップをガイドとして使用しますが、最終的な議題は次のとおりであることを忘れないでください あなた！
ステップ1–紹介と砕氷船
当然のことながら、キックオフ ミーティングを開始する唯一の方法は、参加者がお互いに慣れ親しむことです。 プロジェクトの長さや規模に関係なく、クライアントとチーム メンバーは、効率的に共同作業を行う前に、お互いにファースト ネームの関係にある必要があります。
人々に名前を知ってもらうには、単純な「テーブルを巡る」タイプの紹介で十分ですが、砕氷船は別のレイヤーを追加できます。 人格 & 気分を明るくする プロジェクトのキックオフに先立って。
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にいくつかの簡単な紹介トピックをレイアウトします スピナーホイール、次に各チーム メンバーにそれを回してもらい、ホイールが着地したトピックに答えてもらいます。 面白い質問は歓迎されますが、多かれ少なかれプロフェッショナルなものにしてください。
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ステップ2–プロジェクトの背景
手続きやお祭り騒ぎは一段落し、いよいよ極寒のビジネスを始める時が来ました。 会議を成功裏に開始するには、キックオフ ミーティングの議題を明確にする必要があります。
すべての素晴らしいストーリーがそうであるように、最初から始めるのが最善です。 すべての通信の概要 あなたとあなたのクライアントの間で、これまでに何が起こったのかを完全に把握するために、プロジェクトに全員を完全に関与させることができます。
これは、電子メール、テキスト、以前の会議の議事録、または会社とクライアントにあらゆる種類のコンテキストを追加するリソースのスクリーンショットである可能性があります。 タイムラインを作成して、誰もが簡単に視覚化できるようにします。
ステップ3–プロジェクトの需要
通信の背景に加えて、深く掘り下げたいと思うでしょう の詳細に なぜ このプロジェクトはそもそも開始されています。
これは、プロジェクトが解決しようとしている問題点の明確な概要を提供するため、重要なステップです。これは、チームとクライアントの両方が常に最前線に立っておく必要があることです。
原型 👊
このような段階は議論の余地があります。 クライアントに尋ねる & あなたのチームは、なぜこのプロジェクトが夢見られたと思うのかについて彼らのアイデアを提案します。
該当する場合は、常にチャネル化を試みる必要があります お客様の声 このセクションで。 クライアントと協力して、プロジェクトが修正しようとしている問題点に言及している消費者の実例を入手します。 彼らの意見は、チームがプロジェクトに取り組む方法を形作るはずです。
ステップ4–プロジェクトの目標
だからあなたは調べました 過去 プロジェクトの、今それは見る時間です 未来.
プロジェクトの直接的な目標と成功の明確な定義を持つことは、チームがそれに向けて取り組むのに本当に役立ちます。 それだけでなく、それはあなたが仕事に真剣であり、それがどのように進むかについて同様に高い利害関係を持っていることをあなたのクライアントに示します。
キックオフミーティングの参加者に質問する 「成功はどのように見えるでしょうか？」 それはより多くの顧客ですか？ その他のレビュー？ より良い顧客満足率？
目標に関係なく、それは常にあるべきです…
- 達成可能な –自分を伸ばしすぎないでください。 あなたの限界を知り、あなたの目標を考え出す 実際に 達成するチャンスがあります。
- 測定可能な –データで目標を支えます。 特定の数を目指して、それに向けた進捗状況を追跡します。
- Timed –終了日を自分で決めます。 その期限までに目標を達成するためにできる限りのことをしてください。
ステップ5–作業範囲記述書
「肉」を「キックオフミーティング」に入れると、作業範囲記述書（SoW）は、プロジェクトの詳細とその実行方法について深く掘り下げます。 それは 主な請求 キックオフミーティングの議題にあり、あなたの注意のほとんどを受け取る必要があります。
作業範囲記述書に何を含めるかについては、次のインフォグラフィックを確認してください。
作業範囲記述書は、プロジェクトのキックオフミーティングの残りの議題ほど議論に関するものではないことに注意してください。 これは本当にプロジェクトリードが単純に 行動計画を立てる 次のプロジェクトのために、次にディスカッションを保存します。 会議の次の項目.
キックオフミーティングの他の部分と同様に、作業範囲記述書は次のとおりです。 スーパー変数。 作業範囲記述書の詳細は、プロジェクトの複雑さ、チームの規模、関係する部分などによって常に異なります。
詳細をお知りになりたいですか？ 💡これをチェックしてください 作業範囲記述書の作成に関する包括的な記事.
ステップ6– Q＆Aセクション
Q＆Aセクションを最後まで残さなければならないと感じるかもしれませんが、実際にはそれを保持することをお勧めします 作業範囲記述書の直後.
そのような頑丈なセグメントは、確かにあなたのクライアントとあなたのチームの両方からの質問を引き起こすでしょう。 会議の大部分はみんなの心の中でとても新鮮なので、アイロンが熱いうちに打つのが最善です。
インタラクティブなプレゼンテーションソフトウェアを使用してQ＆Aをホストすると、特にプロジェクトのキックオフミーティングの出席者数が多い場合に、すべてをスムーズに進めることができます。
- 信じられないほどシンプル 組織された –質問は、人気（賛成票による）または時間で整理され、「回答済み」としてマークするか、上部に固定することができます。
- 信じられないほどシンプル モデレート –質問は、画面に表示される前に承認および却下できます。
- 信じられないほどシンプル 匿名の –質問は匿名で送信できます。つまり、誰もが発言権を持っています。
ステップ7–潜在的な問題
前に言ったように、プロジェクトのキックオフミーティングは、可能な限りオープンで正直であることです。 これは１日あたり どのように構築するか 信頼感 最初からクライアントと一緒に。
そのためには、プロジェクトが途中で直面する可能性のある潜在的な問題について話し合うことが最善です。 ここで将来を予測するように求めている人は誰もいません。ただ、遭遇する可能性のある障壁の暫定的なリストを考え出すためです。
あなた、あなたのチーム、そしてあなたのクライアントは異なる利害関係でこのプロジェクトにアプローチするので、 誰も 潜在的な問題の議論に関与します。
ステップ8–チェックイン
クライアントに定期的にチェックインすることは、両者間の信頼を固めるもうXNUMXつの方法です。 プロジェクトのキックオフミーティングでは、いくつか質問があります。 何、 いつ誰 & の これらのチェックインが行われます。
チェックインは、 透明 & 努力。 可能な限りオープンで透過的であることは素晴らしいことですが、実際に利用できる範囲内でこれを管理する必要があります be オープンで透明。
会議が終了する前に、次の質問に回答してください。
- 何？ –クライアントは正確にどの程度詳細に更新する必要がありますか？ 彼らは進歩の細部について知る必要がありますか、それとも重要なのは大きなサインオフだけですか？
- いつ？ –チームはどのくらいの頻度でクライアントを更新する必要がありますか？ 彼らは毎日行ったことを中継するべきですか、それとも週末に管理したことを要約するべきですか？
- 誰ですか？ –どのチームメンバーがクライアントと連絡を取りますか？ 各チームのメンバー、各段階、またはプロジェクト全体を通してXNUMX人の特派員だけがいますか？
- 方法は？ –クライアントと特派員はどのような方法で連絡を取り合うのですか？ 定期的なビデオ通話、電子メール、または継続的に更新されるライブドキュメント？
プロジェクトキックオフミーティングの議題のほとんどの項目と同様に、オープンで議論するのが最善です。 大規模なチームやクライアントの大規模なグループの場合、 ライブ投票 オプションを絞り込んで、可能な限り最良のチェックイン方式を確立するため。
詳細をお知りになりたいですか？ 💡いくつかチェックしてください クライアントにチェックインするためのベスト プラクティス.
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専門的に計画されたキックオフミーティングが会議室で頭を悩ませるのを待っているので、最後の仕上げは少しかもしれません 相互作用 それをすべてまとめる。
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