綿密に作成された議題は、明確な目標と期待値を設定し、参加者全員が会議の目的と、会議前、会議中、会議後に何を行うべきかを把握できるようにします。このガイドでは、議題が重要な理由、効果的な議題を作成するための8つのステップ、そして次回の会議で活用できる例（テンプレート付き）について解説します。
なぜすべての会議に議題が必要なのか
会議は多くの労働時間を奪う。ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、経営幹部は週に約23時間を会議に費やしており、これは1960年代の10時間未満から増加している。パーロウ、ハドリー、ウン、「会議狂騒曲を止めよう」、2017年) アジェンダは、その時間を意図的に使うのに役立ちます。具体的には、以下の効果があります。
- 目的と目標を明確にする 会議の進行を円滑にし、議論を脱線させないようにする。
- 時間とペースを管理するそのため、無意味な議論が少なくなる。
- 参加者に期待を設定する そして、すべての決定事項と行動項目が網羅されていることを確認してください。
- 説明責任を促進するなぜなら、それぞれの物には持ち主がいるからです。
研究から得られる注意点：会議研究者のスティーブン・ローゲルバーグ氏は、アジェンダを持つことが会議の妨げになることを研究で示していると述べている。 それ自体では会議の有効性には何の役にも立たないそして、リーダーたちはしばしば「議題の一番上に日付を変えるだけ」で、先週の議題を繰り返すだけだという現状があります。以下の手順は、前回の議題をコピーするのではなく、今回の会議のために作成された議題を作成するためのものです。
効果的な会議アジェンダを作成するための8つの重要なステップ
1. 会議の種類を決定する
会議の種類によって、参加者、形式、目的が異なるため、まずは会議の種類を決めましょう。
- プロジェクトキックオフミーティングプロジェクトの目標、スケジュール、予算、期待事項の概要。
- 全員参加の会議業績、目標、計画を共有し、共通の方向性意識を醸成するための全社的な会議。
- 会館、学習センター等でのミーティング、会合、食事会、意見交換会、慈善活動等従業員は質問をしたり、最新情報を聞いたり、上級幹部にフィードバックを提供したりします。
- 戦略経営会議上級幹部が長期的な方向性を計画する。
- バーチャルチームミーティングプレゼンテーション、ディスカッション、ビデオまたはチャットによるインタラクティブなアクティビティ。
- ブレインストーミングセッション人々が新しいアイデアを生み出し、議論する創造的な会議。
- 一対一のミーティング業績評価、コーチング、能力開発のための非公開の会話。
2. 目的と目標を定義する
会議の目的と達成したいことを述べてください。成果を挙げられない場合は、メッセージで済ませられるかどうか尋ねてください。ロゲルバーグ氏も同じことを言っています。情報を送って、会議の時間を5分間の質疑応答に使うこともできます（ウォートン校での知識に関するインタビュー).
3. 主要なトピックを特定する
必ず取り上げるべき事項（決定事項を含む）をリストアップしてください。最も重要な事項を、エネルギーと注意力が最も高い段階で最初に記載してください。
4. 時間制限を設ける
各議題に時間枠を設定し、会議全体に終了時間を設定することで、会議が予定通りに進むようにします。
5. 出席者とその役割を特定する
参加者とそのそれぞれの役割（例えば、最新情報の発表、議事録作成、時間管理など）をリストアップしてください。
6．資料および関連書類を準備する
会議中に参加者が必要とするものを集め、事前に読んでおくべき資料があれば共有してください。
7．議題を事前に配布する
全員が準備万端で臨めるよう、議題を参加者全員に送付してください。会議前に各自で議題を追加できるように促してください。
8．必要に応じて見直し、修正する
会議前に議題を確認し、内容が完全かつ正確であることを確認し、参加者全員が出席する必要のない項目は削除してください。
会議の議題例と無料テンプレート
以下に、ご活用いただける3つの議題例を示します。議題項目と時間配分は、会議のニーズと目的に合わせて調整してください。
1. チームミーティングの議題
日付：
住所
出席者：
目的： プロジェクトの進捗状況を更新し、現在の問題点と解決策を検討する。
- 紹介と歓迎 (5 分) | @WHO
- 前回のミーティングの振り返り (10 分) | @WHO
- プロジェクトの最新情報と進捗レポート (20 分) | @WHO
- 問題解決と意思決定 (20 分) | @WHO
- 自由討論とフィードバック (20 分) | @WHO
- 行動と次のステップ（15分）｜@who
- 閉会と次の会議の手配 (5 分) | @WHO
無料の月例会議テンプレート
2. 全体会議の議題
日付：
住所
出席者：
目的： 会社の業績を共有し、新たな取り組みや計画を紹介する。
- 歓迎と紹介 (5 分)
- 会社の業績の更新 (20 分)
- 新たな取り組みと計画（20分）
- 質疑応答（30分）
- 従業員の表彰と表彰 (15 分)
- 閉会と次のミーティングの手配 (5 分)
3. プロジェクトキックオフミーティングの議題
日付：
住所
出席者：
目的： 明確な目標と期待値を設定し、チームを紹介し、課題とリスクについて話し合う。
- 歓迎と自己紹介 (5 分) | @WHO
- プロジェクトの概要と目標 (15 分) | @WHO
- チームメンバーの紹介 (5 分) | @WHO
- 役割と責任の割り当て (20 分) | @WHO
- スケジュールとタイムラインの概要 (15 分) | @WHO
- プロジェクトの課題とリスク（20分）｜@who
- アクション アイテムと次のステップ (15 分) | @WHO
- 閉会と次の会議の手配 (5 分) | @WHO
さらに多くのキックオフアイデアは、 プロジェクトキックオフミーティングガイド.
会議の議題を設定するには AhaSlides
議題をチームメンバーが閲覧、投票、共同編集できる形式にするには：
- アカウントを作成します。 サインアップする AhaSlides または閲覧する 公開テンプレート ライブラリ.
- 会議の議題テンプレートを選択してください をクリックし テンプレートを取得.
議題項目を追加してください。 テンプレートのリストスライドを、ご自身の議題に置き換えてください。次に、簡単なアイスブレイク、アンケート、または自由回答形式の質問を追加して、参加者が最初のスライドから積極的に参加できるようにしましょう。
協力し、共有しましょう。 チームメンバーにプレゼンテーションの編集を依頼し、会議前に議題をリンクまたはQRコードとして共有してください。
主要な取り組み
- 議題をリストアップする前に、会議の種類と明確な目標を決めましょう。
- 最も重要な項目を最初に置き、すべての項目に時間と担当者を割り当ててください。
- 事前に議題を送付し、参加者に議題の追加を依頼する。
- 毎回新しい議題を作成しましょう。議題だけでは会議は効果的になりません。
よくある質問
会議の議題とは何を指しますか？
議題とは、会議で何が行われるかを計画した概要であり、スケジュールや議事順序とも呼ばれます。議題には、各項目の議題、時間配分、担当者などが記載されています。
議題設定会議とは何ですか?
議題設定会議は、今後開催されるより大規模な会議の議題を計画し決定するために開催される。
プロジェクト会議の議題は何ですか？
プロジェクト会議の議題には、進捗状況、リスク、次のステップなど、プロジェクトに関連するトピック、議論、および行動項目が概説されます。
