だから、何ですか 会議アジェンダ? 真実は、私たちは皆、メールで解決できる情報について話し合うためになぜ会わなければならないのかさえ理解せずに、意味がないと感じる会議に参加したことがあります. 何の問題も解決せずに何時間も会議に出席しなければならない人もいます。
ただし、すべての会議が非生産的であるわけではありません。チームと効果的に連携したい場合は、議題を定めた会議を行うことで、上記のような惨事から身を守ることができます。
綿密に作成された議題は、会議の明確な目標と期待を設定し、全員が自分の目的と、その前、最中、後に何をする必要があるかを確実に理解できるようにします。
したがって、この記事では、会議の議題を持つことの重要性、効果的な議題を作成する手順、次の会議で使用する例 (+ テンプレート) について説明します。
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すべての会議に議題が必要な理由
すべての会議には、生産性と効率性を確保するための議題が必要です。 会議の議題には、次の利点があります。
- 会議の目的と目標を明確にする、ディスカッションの焦点を絞って順調に進めるのに役立ちます。
- 会議の時間とペースを管理する、無意味な議論がないことを確認し、できるだけ多くの時間を節約してください。
- 参加者に期待を設定する、すべての関連情報とアクション アイテムが網羅されていることを確認します。
- 説明責任と組織を促進する、より効果的かつ効率的な会議につながります。
効果的な会議の議題を作成するための 8 つの重要なステップ
効果的な会議の議題を作成するのに役立つ重要なヒントをいくつか紹介します。
1/ 会議の種類を決定する
さまざまな種類の会議にはさまざまな参加者、形式、および目的が含まれる可能性があるため、状況に適した会議を選択することが重要です。
- プロジェクトキックオフミーティング: プロジェクト、その目標、タイムライン、予算、および期待の概要を説明する会議。
- 全員参加会議：全社員が参加する全社会議の一種。 会社の業績、目標、計画について全員に通知し、組織内の共通の目的と方向性を促進すること。
- 会館、学習センター等でのミーティング、会合、食事会、意見交換会、慈善活動等: 従業員が質問をしたり、最新情報を受け取ったり、上級管理職やその他のリーダーにフィードバックを提供したりできる、会社のタウン ホール ミーティング。
- 経営戦略会議: シニア リーダーまたはエグゼクティブが集まり、長期的な方向性について話し合い、計画する会議。
- バーチャルチームミーティング: 仮想チーム ミーティングの形式には、プレゼンテーション、ディスカッション、インタラクティブなアクティビティが含まれる場合があり、ビデオ会議ソフトウェア、インスタント メッセージング、またはその他のデジタル コミュニケーション ツールを使用して実施できます。
- ブレインストーミング セッション: 参加者が新しいアイデアを生み出し、議論する、創造的で協力的な会議。
- XNUMX 対 XNUMX のミーティング: パフォーマンス レビュー、コーチング、または自己啓発によく使用される XNUMX 人の個人的な会議。
2/ 会議の目的と目標を定義する
会議が開催される理由と、あなたまたはあなたのチームが達成したいことを明確に述べてください。
3/ 重要なトピックを特定する
重要な決定を下す必要がある場合など、カバーする必要がある主要なトピックをリストします。
4/ 時間制限を設ける
各トピックと会議全体に適切な時間を割り当てて、会議が予定どおりに進行するようにします。
5/ 出席者とその役割を特定する
ミーティングに参加する人のリストを作成し、その役割と責任を明確にします。
6/ 資料と補足書類を準備する
会議中に必要となる関連情報や資料を集めます。
7/事前に議題を配布する
会議の議題をすべての出席者に送信して、全員が準備ができていることを確認します。
8/ 議題を見直し、必要に応じて修正する
議題が完全かつ正確であることを確認するために会議の前に議題を見直し、必要な修正を加えます。
会議の議題の例と無料のテンプレート
さまざまな種類の会議に使用できる会議の議題の例をいくつか示します。
1/ チームミーティングの議題
日付：
住所
出席者：
チームミーティングの目的:
- プロジェクトの実施状況を更新するには
- 現在の問題と解決策を確認するには
チームミーティングの議題:
- 紹介と歓迎 (5 分) | @WHO
- 前回のミーティングの振り返り (10 分) | @WHO
- プロジェクトの最新情報と進捗レポート (20 分) | @WHO
- 問題解決と意思決定 (20 分) | @WHO
- 自由討論とフィードバック (20 分) | @WHO
- アクションと次のステップ (15 分) | @WHO
- 閉会と次の会議の手配 (5 分) | @WHO
AhaSlides を使用した無料の月例会議テンプレート
2/ オールハンズ ミーティングの議題
日付：
住所
ATTエンディー:
会議の目的:
- 会社の業績を更新し、従業員のための新しいイニシアチブと計画を紹介するため。
会議の議題:
- 歓迎と紹介 (5 分)
- 会社の業績の更新 (20 分)
- 新しい取り組みや計画の紹介（20分）
- 質疑応答（30分）
- 従業員の表彰と表彰 (15 分)
- 閉会と次のミーティングの手配 (5 分)
オールハンズミーティングテンプレート
3/ プロジェクトキックオフミーティングの議題
日付：
住所
出席者：
会議の目的:
- プロジェクトの明確な目標と期待を確立する
- プロジェクトチームの紹介
- プロジェクトの課題とリスクについて話し合う
会議の議題:
- 歓迎と自己紹介 (5 分) | @WHO
- プロジェクトの概要と目標 (15 分) | @WHO
- チームメンバーの紹介 (5 分) | @WHO
- 役割と責任の割り当て (20 分) | @WHO
- スケジュールとタイムラインの概要 (15 分) | @WHO
- プロジェクトの課題とリスクに関するディスカッション (20 分) | @WHO
- アクション アイテムと次のステップ (15 分) | @WHO
- 閉会と次の会議の手配 (5 分) | @WHO
これらは単なる例であり、会議の特定のニーズと目標に基づいて、議題項目と形式を調整できることに注意してください。
AhaSlides で会議の議題を設定する
AhaSlides で会議の議題を設定するには、次の手順に従います。
- アカウントを作成する： まだ登録していない場合は、サインアップしてください AhaSlides アカウントを作成します。 または私たちに向かいます 公開テンプレート ライブラリ.
- 会議の議題テンプレートを選択します。 開始点として使用できるさまざまな会議議題テンプレートを用意しています。 ニーズに最も適したものを選択してクリックするだけです 「テンプレートを取得」。
- テンプレートをカスタマイズします。 テンプレートを選択したら、アイテムを追加または削除したり、書式設定を調整したり、配色を変更したりして、テンプレートをカスタマイズできます。
- 議題項目を追加します。 スライド エディターを使用して議題項目を追加します。 テキスト、スピナー ホイール、アンケート、画像、表、グラフなどを追加できます。
- チームと協力してください: チームで作業している場合は、議題で共同作業できます。 チーム メンバーをプレゼンテーションの編集に招待するだけで、変更、コメントの追加、編集の提案を行うことができます。
- 議題を共有する: 準備ができたら、議題をチームまたは出席者と共有できます。 リンクまたは QR コードを介して共有できます。
AhaSlides を使用すると、順調に進み、会議の目的を達成するのに役立つ、適切に構成されたプロフェッショナルな会議議題を簡単に作成できます。
主要な取り組み
AhaSlides テンプレートを使用してこれらの主要な手順と例に従うことで、成功に向けて適切に構造化された会議の議題を作成できることを願っています。
よくある質問
会議の議題とは何を指しますか?
アジェンダは、会議カレンダー、スケジュール、またはドケットとも呼ばれます。 これは、会議中に行われる内容を構造化し、ガイドし、文書化するために作成される、計画された概要またはスケジュールを指します。
アジェンダ設定会議とは何ですか?
議題設定会議とは、今後の大規模な会議の議題を計画および決定する目的で開催される特定の種類の会議を指します。
プロジェクト会議の議題は何ですか?
プロジェクト ミーティングの議題は、プロジェクトに関連して対処する必要があるトピック、ディスカッション、アクション アイテムの計画された概要です。
