Sebagian besar data survei tidak menghasilkan apa-apa. Tim jalankan surveiKemudian, kumpulkan angka-angka tersebut, dan buat presentasi hasil survei yang mencantumkan setiap pertanyaan dan persentase jawabannya. Para pemangku kepentingan mengangguk selama rapat, presentasi disimpan, dan tidak ada yang berubah. Kedengarannya familiar?
Masalahnya jarang terletak pada datanya. Masalahnya adalah penyajiannya. Panduan ini membahas cara menyusun, memvisualisasikan, dan menyampaikan hasil survei sehingga temuan tersebut mendorong pengambilan keputusan dan bukan hanya mengisi folder arsip. Sebuah laporan McKinsey Global Institute menemukan bahwa organisasi yang digerakkan oleh data 23 kali lebih mungkin untuk mendapatkan pelanggan dan 19 kali lebih mungkin untuk menghasilkan keuntungan, namun sebagian besar temuan survei tidak pernah diterjemahkan menjadi keputusan karena disajikan tanpa narasi yang jelas [5].
Apa yang sebenarnya perlu dilakukan dalam presentasi hasil survei?
Sebelum memilih jenis grafik atau membuat slide judul, pahami dengan jelas tujuan presentasi tersebut. Presentasi hasil survei harus melakukan tiga hal:
- Ceritakan kepada audiens apa yang Anda temukan.
- Jelaskan mengapa hal itu penting bagi mereka secara spesifik.
- Arahkan ke apa yang seharusnya terjadi selanjutnya.
Segala hal lainnya hanyalah hiasan. Para eksekutif duduk mendengarkan presentasi tentang... keterlibatan karyawan Data yang ada bukan untuk meninjau metodologi. Mereka ingin mengetahui apa yang dikatakan angka-angka tentang kondisi organisasi dan apa yang perlu diubah. Para profesional SDM yang meninjau hasil evaluasi pelatihan ingin mengetahui program mana yang berhasil dan mana yang perlu dirancang ulang. Kerangka kerja sangat penting sebelum slide pertama.
Langkah 1: Kenali audiens Anda sebelum membangun apa pun
Data survei yang sama perlu dikemas secara berbeda tergantung pada siapa yang hadir. Rincian lebih lanjut tentang skala likert Pembagian informasi ke dalam sepuluh pertanyaan sudah tepat untuk tim analis SDM. Informasi yang sama yang disajikan kepada CFO perlu diringkas menjadi dua atau tiga temuan utama yang terkait langsung dengan hasil bisnis.
Sebelum menyusun presentasi atau laporan Anda, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Keputusan apa yang perlu diambil oleh audiens ini?
- Seberapa banyak konteks yang sudah mereka miliki tentang survei dan tujuannya?
- Berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk meninjau atau mengikuti presentasi tersebut?
- Seberapa rinci informasi statistik yang akan mereka anggap bermanfaat dibandingkan dengan yang akan terasa berlebihan?
Untuk audiens pimpinan, mulailah dengan temuan terpenting. Untuk audiens praktisi, Anda dapat menambahkan detail lebih lanjut. Untuk audiens campuran, susun presentasi sehingga temuan utama muncul terlebih dahulu dan data pendukung muncul kemudian, sehingga pemangku kepentingan dapat keluar setelah poin-poin penting dan tim analitis dapat tetap tinggal untuk bagian lainnya.
Langkah 2: Saring data sebelum Anda memvisualisasikannya
Survei 30 pertanyaan menghasilkan 30 poin data, tetapi itu tidak berarti Anda harus menyajikan semuanya. Sebagian besar survei hanya memiliki tiga hingga lima temuan yang benar-benar penting untuk keputusan yang sedang diambil. Sisanya hanyalah konteks, atau bahkan gangguan.
Telusuri hasil Anda dan tanyakan: temuan mana yang mengejutkan, signifikan, atau dapat ditindaklanjuti? Pertanyaan di mana 94% responden memberikan jawaban yang sama hampir tidak memberi Anda informasi yang berguna: pertanyaan tersebut mungkin dapat dihilangkan. Pertanyaan di mana tanggapan terbagi tajam antar departemen, atau di mana tren telah bergeser secara signifikan sejak siklus survei terakhir, biasanya perlu dimasukkan dalam presentasi.
Langkah penyaringan inilah yang seringkali kurang diperhatikan oleh sebagian besar presenter. Menampilkan semuanya memang terasa menyeluruh, tetapi cara kerjanya seperti menandai setiap baris dalam buku teks: ketika semuanya ditandai sebagai penting, justru tidak ada yang penting.
Langkah 3: Pilih jenis grafik yang sesuai dengan data.
Format pertanyaan yang berbeda memerlukan visualisasi yang berbeda pula. Menggunakan jenis grafik yang salah akan mempersulit pemahaman data yang akurat.
Pertanyaan pilihan tunggal dan pilihan ganda Bagan batang horizontal cocok digunakan. Bagan batang mudah dipindai, dapat menangani sejumlah kategori, dan memungkinkan Anda untuk mengurutkan respons berdasarkan frekuensi sehingga pola langsung terlihat [1]. Bagan pai cocok untuk pertanyaan pilihan tunggal dengan empat pilihan atau kurang di mana proporsi terhadap keseluruhan cerita adalah poin utamanya, tetapi menjadi sulit dibaca dengan lebih dari lima irisan.
Skala penilaian dan pertanyaan Likert paling baik ditampilkan sebagai bagan batang bertumpuk, di mana setiap batang mewakili satu pertanyaan dan segmen menunjukkan distribusi respons di seluruh skala [2]. Hal ini memungkinkan Anda membandingkan pola respons di beberapa pertanyaan dalam satu visual.
Data trenGrafik perbandingan hasil dari siklus ini dengan siklus sebelumnya, paling efektif jika disajikan sebagai grafik garis sederhana atau perbandingan batang berdampingan. Tujuannya adalah untuk membuat arah perubahan terlihat jelas sekilas.
Jawaban teks terbuka Tidak perlu disajikan sebagai kutipan mentah (meskipun beberapa kutipan yang dipilih dengan baik dapat sangat ampuh). Awan kata dapat memunculkan istilah yang paling sering digunakan dengan cepat, yang berguna untuk menemukan tema dalam kumpulan respons yang besar.
Satu aturan yang konsisten di semua jenis grafik: beri label data langsung pada grafik daripada mengandalkan legenda. Audiens seharusnya tidak perlu merujuk silang pada kunci warna untuk memahami apa yang mereka lihat.
Langkah 4: Bangun narasi, bukan daftar
Perbedaan antara presentasi yang bermanfaat dan presentasi yang mudah dilupakan seringkali terletak pada apakah penyaji mencoba menceritakan sebuah kisah atau hanya melaporkan angka-angka [3].
Struktur naratif untuk hasil survei biasanya terlihat seperti ini:
konteks: Survei tersebut tentang apa, siapa yang menjawab, dan kapan survei itu dilakukan? Sampaikan ini dalam satu slide atau beberapa kalimat saja. Audiens hanya membutuhkan informasi yang cukup untuk mempercayai data, bukan laporan metodologi lengkap.
Menemukan kunci: Mulailah dengan hasil yang paling penting. Rumuskan sebagai pernyataan, bukan pertanyaan. "Enam puluh dua persen karyawan mengatakan mereka tidak memiliki cukup informasi tentang keputusan yang memengaruhi pekerjaan mereka" adalah sebuah temuan. "Apa pendapat karyawan tentang komunikasi internal?" adalah sebuah pemicu, bukan sebuah temuan.
Detail pendukung: Dua atau tiga poin data yang menambah kedalaman temuan utama. Di sinilah slide yang sarat dengan grafik mendapatkan tempatnya.
Perbandingan atau konteks: Bagaimana perbandingannya dengan periode survei sebelumnya, dengan tolok ukur industri, atau dengan tim atau departemen yang berbeda? Angka-angka akan lebih bermakna jika dikaitkan dengan sesuatu.
Implikasi: Apa arti temuan ini dalam praktiknya? Di sinilah Anda menghubungkan data dengan keputusan yang perlu diambil oleh audiens.
Rekomendasi: Apa yang seharusnya terjadi selanjutnya? Bahkan jika pembicara tidak memiliki jawaban akhir, presentasi harus diakhiri dengan pilihan yang jelas daripada membiarkan audiens mencari tahu implikasinya sendiri.
Langkah 5: Hubungkan temuan dengan tujuan bisnis
Data survei yang terlepas dari prioritas organisasi jarang mendorong tindakan. Jika survei tersebut tentang efektivitas pelatihan, hubungkan temuan tersebut dengan kesenjangan keterampilan yang memengaruhi kinerja atau retensi. Jika survei tersebut tentang keterlibatan karyawan, hubungkan temuan tersebut dengan risiko pergantian karyawan atau indikator produktivitas.
Menyelaraskan data dengan hasil yang sudah menjadi perhatian organisasi bukanlah upaya manipulasi data. Itu adalah konteks. Temuan bahwa "38% karyawan di divisi distribusi jarang menerapkan keterampilan dari pelatihan ke pekerjaan sehari-hari mereka" akan lebih bermanfaat jika dipadukan dengan data pergantian karyawan dari divisi yang sama daripada jika disajikan secara terpisah.
Langkah 6: Tentukan format dan cara penyampaian
Cara Anda membagikan hasil harus sesuai dengan audiens dan urgensi temuan [4].
Presentasi langsung sangat efektif ketika temuannya signifikan, ketika Anda mengharapkan pertanyaan, atau ketika Anda ingin mendiskusikan implikasinya dengan kelompok secara langsung. Penyampaian langsung memungkinkan Anda untuk membaca suasana dan beradaptasi. Jika grafik membingungkan orang, Anda dapat mengklarifikasinya di tempat.
Laporan tertulis atau kumpulan slide yang dibagikan cocok untuk audiens yang perlu menyerap data dengan kecepatan mereka sendiri atau membagikannya dengan orang-orang yang tidak hadir dalam pertemuan awal. Laporan juga berguna sebagai dokumen referensi setelah presentasi langsung.
Untuk evaluasi pelatihan dan survei berkala yang dilakukan secara rutin, dasbor yang menampilkan hasil yang sedang berjalan dapat sepenuhnya menggantikan presentasi berkala. Tim dapat memeriksa tren tanpa harus menunggu tinjauan terjadwal.
Menggunakan AhaSlides untuk presentasi hasil survei secara langsung.
AhaSlides adalah platform keterlibatan audiens serba guna yang mencakup jajak pendapat, skala penilaian, awan kata, pertanyaan terbuka, dan tanya jawab dalam satu sesi. Untuk pelatih dan fasilitator yang menjalankan sesi secara langsung, AhaSlides Memungkinkan Anda menyajikan hasil survei secara real-time selama sesi berlangsung. Hasil jajak pendapat, respons skala penilaian, dan output word cloud diperbarui saat peserta merespons, sehingga Anda dapat membagikan temuan kepada peserta saat konten masih segar, alih-alih menyusun hasil ke dalam laporan yang baru tiba beberapa hari kemudian.
Hal ini sangat berguna untuk evaluasi pasca-pelatihan, di mana melihat skor kepercayaan agregat sebagai sebuah kelompok sering kali memicu diskusi yang lebih jujur daripada membaca laporan debriefing seminggu setelah sesi. Ketika 60% peserta menunjukkan kepercayaan diri yang rendah pada keterampilan kunci dan data tersebut muncul di layar selama diskusi penutup, hal itu mengubah apa yang terjadi selanjutnya: pelatih dapat segera mengatasi kesenjangan tersebut, dan peserta dapat melihat bahwa mereka tidak sendirian dalam hal yang mereka anggap sulit.
AhaSlides juga mengekspor respons sebagai data spreadsheet untuk analisis yang lebih detail setelah sesi berakhir, sehingga presentasi langsung dan pelaporan pasca-sesi menggunakan data yang sama tanpa langkah tambahan. Anggap saja ini bukan seperti laporan ringkasan, melainkan lebih seperti papan skor langsung. Orang merespons secara berbeda ketika mereka dapat melihat angka-angka secara real-time.
kesalahan umum untuk menghindari
Menyajikan setiap pertanyaan. Audiens tidak dapat menyerap 25 poin data dalam satu pertemuan. Lakukan kurasi dengan ketat. Pindahkan pertanyaan yang kurang penting ke lampiran agar data tersedia jika ditanyakan, tetapi tetap fokuskan presentasi utama pada tiga hingga lima temuan yang benar-benar layak mendapat perhatian audiens.
Menggunakan tipe grafik yang salah. Diagram lingkaran dengan delapan irisan tidak memberikan informasi apa pun. Diagram batang bertumpuk yang membandingkan distribusi Likert di lima pertanyaan memberikan banyak informasi. Sebelum menyelesaikan visualisasi apa pun, tanyakan kepada kolega apakah mereka yang tidak familiar dengan survei tersebut dapat menafsirkannya dengan benar dalam waktu kurang dari sepuluh detik. Jika tidak, sederhanakan atau ubah formatnya.
Melewatkan pertanyaan "lalu kenapa?" Data tanpa interpretasi memaksa audiens untuk menarik kesimpulan mereka sendiri, yang seringkali berarti mereka tidak menarik kesimpulan sama sekali. Setiap temuan harus diikuti oleh satu kalimat yang menjelaskan mengapa hal itu penting dalam praktik. Jika Anda tidak dapat menulis kalimat tersebut, temuan tersebut mungkin tidak perlu dimasukkan dalam presentasi.
Menyembunyikan judul berita. Memulai presentasi 20 menit dengan lima menit penjelasan metodologi sebelum sampai pada temuan utama adalah cara yang pasti untuk membuat audiens kehilangan minat. Mulailah dengan hasil terpenting pada slide kedua atau ketiga, kemudian berikan konteks dan detail setelahnya bagi mereka yang menginginkannya.
Menyajikan dengan tingkat detail yang salah. Tim kepemimpinan membutuhkan versi data yang berbeda dari tim yang merancang survei. Jika ragu, siapkan versi ringkasan dan simpan cadangan yang lebih detail untuk digunakan jika percakapan berlanjut lebih dalam.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa lama durasi presentasi hasil survei?
Untuk sebagian besar audiens pimpinan atau pemangku kepentingan, 15 hingga 20 menit adalah target yang tepat. Waktu tersebut biasanya cukup untuk membahas tiga hingga lima temuan utama, memberikan konteks pendukung untuk masing-masing temuan, dan diakhiri dengan rekomendasi. Jika temuannya kompleks atau audiens mengharapkan penjelasan rinci, 30 menit adalah batas waktu yang wajar. Waktu yang lebih lama sebaiknya disusun sebagai lokakarya atau sesi kerja, bukan presentasi.
Apa yang harus dimasukkan ke dalam lampiran?
Sertakan semua yang Anda hilangkan dari presentasi utama tetapi mungkin ditanyakan oleh pemangku kepentingan yang ingin tahu: rincian lengkap pertanyaan demi pertanyaan, pembagian demografis, tanggapan terbuka verbatim, dan catatan metodologi apa pun. Lampiran ini membuat presentasi utama lebih singkat tanpa membuat data yang mendasarinya sulit diakses.
Bagaimana Anda menyajikan hasil ketika temuannya tidak memuaskan?
Laporkan data secara akurat dan sertakan konteksnya. Jika skor keterlibatan turun secara signifikan, nyatakan dengan jelas, sertakan faktor-faktor yang mungkin berkontribusi, dan siapkan rencana respons yang diusulkan. Audiens umumnya merespons lebih baik terhadap temuan jujur dengan rencana yang jelas daripada hasil yang diperhalus yang tidak menyebutkan masalah sebenarnya.
Untuk mempraktikkannya, AhaSlides pembuat survei gratis Memungkinkan Anda membuat, berbagi, dan menganalisis survei dalam hitungan menit — langsung dalam sesi atau dikirim sebagai tautan terpisah.
sumber
[1] Alchemer. Diagram lingkaran atau grafik batang? Menyajikan hasil survei. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Berkembang. 5 cara efektif untuk memvisualisasikan respons survei. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Balas dendam. Bagaimana cara menyajikan hasil survei secara efektif. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Wawasan7. Metode-metode terbaik untuk menyajikan data survei kepada para pemangku kepentingan. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. Era analitik: Bersaing di dunia yang digerakkan oleh data. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
