Sebagian besar masalah survei bukanlah tentang teknologi. Masalah tersebut terjadi sebelum siapa pun membuka tautan: tujuan yang tidak jelas, pertanyaan yang dirumuskan dengan buruk, atau tidak ada rencana tentang apa yang harus dilakukan dengan data tersebut. Panduan ini mencakup seluruh proses, mulai dari mendefinisikan apa yang sebenarnya ingin Anda pelajari, hingga desain pertanyaan, distribusi, dan analisis menggunakan AhaSlides.
Mengapa harus melakukan survei online?
Sebelum membahas caranya, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu konsekuensi dan kerugiannya.
Survei online menghilangkan biaya pencetakan dan distribusi serta memungkinkan Anda menjangkau tenaga kerja yang tersebar secara instan. Hasilnya muncul di dasbor, bukan di spreadsheet yang harus Anda buat secara manual. Untuk sebagian besar kasus penggunaan SDM dan Pengembangan & Pelatihan: evaluasi pelatihan, survei berkala, umpan balik pasca-acara, kesederhanaan operasional tersebut sudah cukup menjadi alasan untuk beralih ke digital.
Namun, pertukaran tingkat respons memang nyata. Penelitian menunjukkan survei online rata-rata memiliki tingkat penyelesaian sekitar 33–44%, dibandingkan dengan 56–75% untuk survei berbasis kertas [1]. Kesenjangan ini paling penting untuk penelitian tingkat populasi. Untuk survei internal di mana Anda mengontrol konteksnya (akhir sesi pelatihan, pertemuan seluruh karyawan perusahaan, rapat tim), tingkat respons cenderung jauh lebih tinggi karena peserta sudah berada di ruangan dan terlibat.
Pasar perangkat lunak survei online global bernilai sekitar $3.6 miliar pada tahun 2023, dan lebih dari 78% perusahaan sekarang menggunakan platform ini untuk umpan balik karyawan dan riset pasar [2]. Alat-alat tersebut telah mengikuti alur kerja.
Langkah 1: Tetapkan tujuan Anda terlebih dahulu
Kesalahan survei yang paling umum adalah memulai dengan pertanyaan alih-alih tujuan. Sebelum membuka alat survei apa pun, jawab tiga hal berikut:
Survei evaluasi pelatihan yang bertujuan untuk "memahami apakah peserta dapat menerapkan isi pelatihan di tempat kerja" menghasilkan pertanyaan yang sangat berbeda dibandingkan dengan survei yang bertujuan untuk "memeriksa apakah peserta menikmati sesi tersebut." Keduanya sah, tetapi menggabungkan keduanya menghasilkan survei yang tidak menjawab kedua pertanyaan tersebut dengan jelas.
Langkah 2: Buat akun AhaSlides Anda
Pergi ke ahaslides.com dan buat akun gratis. Dari dasbor, buka 'Survei'.
Langkah 3: Rancang pertanyaan Anda
AhaSlides Survey mendukung beberapa tipe pertanyaan yang sesuai dengan kebutuhan data yang berbeda:
Pilihan ganda Berfungsi untuk pertanyaan tertutup dengan kumpulan jawaban yang telah ditentukan: departemen, peran, kehadiran pada sesi sebelumnya.
Skala penilaian Skala 5 poin adalah format yang tepat untuk data sikap dan kepuasan. Anda menentukan jumlah poin dan labelnya. Gunakan skala 5 poin untuk sebagian besar konteks profesional; beralihlah ke skala 7 poin jika Anda perlu mendeteksi perbedaan yang lebih halus antar kelompok atau melacak perubahan dari waktu ke waktu.
Pertanyaan terbuka Biarkan responden menulis jawaban teks bebas. Berguna untuk pertanyaan lanjutan ("Apa yang akan Anda ubah tentang pelatihan ini?") di mana Anda menginginkan masukan kualitatif daripada angka.
Pertanyaan matriks Kelompokkan pernyataan serupa ke dalam satu tabel agar Anda tidak perlu menduplikasi pertanyaan.
Langkah 4: Sebarkan survei
AhaSlides menghasilkan tautan yang dapat dibagikan dan kode bergabung. Untuk sesi langsung, buka presentasi Anda dan tambahkan slide Survei. Tautkan Survei Anda di sini. Saat Anda melakukan presentasi di AhaSlides dan beralih ke slide ini, audiens akan dapat melihat semua pertanyaan dalam satu halaman.
Untuk distribusi asinkron, tempel tautan ke Slack, email, atau LMS Anda.
Langkah 6: Analisis dan tindak lanjuti hasilnya
AhaSlides menampilkan hasil secara real-time sebagai dasbor visual. Untuk sesi langsung, Anda dapat berbagi layar dan membahas hasil dengan peserta selagi konteks masih segar.
Untuk analisis yang lebih mendalam, ekspor respons ke Excel. Dari sana, Anda dapat membuat tabel silang berdasarkan departemen atau peran, menghitung skor rata-rata di seluruh kelompok, atau menjalankan data melalui alat AI untuk identifikasi tren di seluruh respons teks terbuka yang besar.
Integrasikan langkah analisis ke dalam alur kerja Anda sebelum menjalankan survei, bukan setelahnya. Jika tidak ada rencana tentang apa yang terjadi ketika hasilnya tiba, data tersebut hanya akan tersimpan di dasbor yang tidak akan dikunjungi siapa pun.
Salah satu pendekatan praktis: sebelum mendistribusikan survei, tuliskan dua atau tiga pertanyaan yang ingin Anda jawab dengan data tersebut. Kemudian, setelah hasilnya terkumpul, kaitkan temuan Anda langsung dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut. Ini menjaga analisis tetap fokus dan memudahkan penyampaian hasil kepada pemangku kepentingan dalam bahasa yang mudah dipahami, daripada mengirimkan ekspor data mentah yang sebagian besar orang tidak akan membukanya.
Tips praktis untuk mendapatkan data yang lebih baik.
Survei yang dirancang dengan baik pun masih dapat menghasilkan hasil yang kurang memadai atau tidak dapat diandalkan jika konteks di sekitarnya tidak tepat. Tips ini berlaku terlepas dari platform mana yang Anda gunakan.
Atur waktu survei dengan cermat. Mintalah umpan balik saat pengalaman masih segar dalam ingatan. Evaluasi pelatihan yang dikirim tiga hari setelah sesi akan bersaing dengan semua hal lain di kotak masuk dan ingatan peserta. Menjalankannya dalam 10 menit terakhir sesi, atau segera setelahnya, menghasilkan ingatan yang lebih akurat dan tingkat penyelesaian yang lebih tinggi secara konsisten.
Tuliskan pendahuluan yang jelas. Sebelum pertanyaan pertama, beri tahu peserta berapa lama survei berlangsung, apakah tanggapan bersifat anonim, dan untuk apa data tersebut akan digunakan. Satu atau dua kalimat sudah cukup. Peserta yang memahami tujuannya lebih cenderung memberikan jawaban yang bij thoughtful daripada terburu-buru menyelesaikan survei.
Cocokkan jenis pertanyaan dengan data yang Anda butuhkan. Skala penilaian bagus untuk membandingkan antar kelompok atau melacak perubahan dari waktu ke waktu. Pertanyaan terbuka memunculkan konteks dan nuansa. Pilihan ganda memberikan angka yang jelas. Kesalahan umum adalah menggunakan pertanyaan terbuka untuk semuanya karena terasa menyeluruh, padahal skala penilaian sebenarnya akan menghasilkan data yang lebih mudah dibandingkan dan digunakan di seluruh kelompok.
Gunakan bahasa yang sederhana. Tulis pertanyaan dengan tingkat pemahaman yang dapat dijangkau oleh berbagai responden, bukan hanya yang paling senior. Hindari jargon, akronim, dan kalimat negatif ganda. "Apakah sesi tersebut tidak memenuhi harapan Anda?" adalah jenis pertanyaan nyata yang muncul dalam survei perusahaan dan menghasilkan data yang tidak dapat diinterpretasikan oleh siapa pun. Bacalah setiap pertanyaan dengan lantang sebelum mempublikasikannya. Jika Anda berhenti atau tersandung, tulis ulang.
Kirim pengingat untuk survei asinkron. Tingkat respons untuk survei asinkron biasanya meningkat 10–20 poin persentase dengan satu pengingat tindak lanjut yang dikirim 48 jam sebelum tenggat waktu. Buat pengingat singkat dan nyatakan kembali tenggat waktu dengan jelas. Jangan mengirim lebih dari satu pengingat — hal itu akan menimbulkan rasa tidak senang yang akan berlanjut ke survei berikutnya.
Kesalahan umum yang perlu diperbaiki sebelum Anda meluncurkan produk.
Melewatkan episode pilot. Kirim survei tersebut ke satu atau dua kolega terlebih dahulu. Mereka akan menemukan kata-kata yang ambigu, tautan yang rusak, dan pertanyaan yang menghasilkan data yang tidak dapat digunakan — hal-hal yang tidak akan Anda perhatikan sendiri setelah menatap draf tersebut selama satu jam.
Terlalu banyak pertanyaan terbuka. Satu atau dua pertanyaan sudah cukup. Enam pertanyaan malah menjadi beban. Sebagian besar responden akan meninggalkan survei yang isinya seperti ujian tertulis.
Tidak ada tindak lanjut komunikasi. Jika orang-orang mengisi survei dan tidak pernah mendengar kabar tentang hasilnya, tingkat respons pada survei berikutnya akan menurun. Tutup siklusnya dengan ringkasan singkat: "Inilah yang kami dengar, inilah yang akan kami ubah."
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa banyak pertanyaan yang seharusnya ada dalam survei online?
Untuk sesi langsung di mana peserta menjawab secara real-time, targetkan 5 hingga 8 pertanyaan. Rentang tersebut biasanya membutuhkan waktu 3 hingga 5 menit dan menjaga tingkat penyelesaian mendekati 100% ketika orang-orang sudah terlibat dalam konteks tersebut. Untuk survei asinkron yang dikirim melalui tautan, 10 hingga 12 pertanyaan adalah batas yang wajar. Penelitian tentang kelelahan survei secara konsisten menunjukkan bahwa tingkat penyelesaian menurun setelah sekitar 10 menit waktu respons, jadi batasan praktisnya bukan tentang jumlah pertanyaan, tetapi lebih tentang berapa lama waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk menjawab. Ukur waktu survei Anda sendiri sebelum mendistribusikannya.
Haruskah survei dilakukan secara anonim?
Itu tergantung pada topiknya. Untuk pertanyaan tentang efektivitas manajemen, budaya tempat kerja, kompensasi, atau apa pun di mana responden mungkin khawatir identitas mereka terungkap, pengumpulan data secara anonim menghasilkan jawaban yang lebih jujur. Untuk evaluasi pelatihan di mana Anda perlu mengaitkan hasil dengan catatan penyelesaian individu atau menindaklanjuti dengan orang-orang tertentu, tanggapan yang mencantumkan nama adalah tepat. Kuncinya adalah transparansi: jika Anda memberi tahu peserta bahwa survei bersifat anonim, survei tersebut harus benar-benar anonim. Kepercayaan, begitu rusak pada poin tersebut, sulit untuk dibangun kembali dan akan memengaruhi setiap survei yang Anda lakukan setelahnya.
Apa yang harus saya lakukan dengan tanggapan teks terbuka?
Mulailah dengan membaca sampel 15 hingga 20 tanggapan untuk mendapatkan gambaran tentang beragam jawaban. Kemudian kelompokkan tanggapan ke dalam tema secara manual atau gunakan spreadsheet atau alat AI untuk menandai ide-ide yang berulang. Untuk survei kecil (kurang dari 50 tanggapan), pengkodean manual lebih cepat dan lebih akurat daripada pendekatan otomatis apa pun. Untuk kumpulan data yang lebih besar, alat seperti ChatGPT atau Claude dapat meringkas tema dari blok teks yang disalin dalam beberapa detik. Bagaimanapun, data teks terbuka paling berguna ketika Anda dapat mengaitkannya dengan sesuatu: "40% dari tanggapan terbuka menyebutkan pengaturan kecepatan sebagai masalah" lebih mudah ditindaklanjuti daripada sekumpulan kutipan.
Menjalankan survei dengan AhaSlides
AhaSlides dapat digunakan untuk survei yang difasilitasi secara langsung maupun survei asinkron yang dikirim sebelum atau setelah suatu acara. Skala penilaian, pilihan ganda, matriks, dan pertanyaan terbuka semuanya tersedia.
Bagi tim L&D yang menjalankan evaluasi pelatihan secara rutin, kombinasi pengaturan cepat, hasil langsung, dan ekspor ke Excel mencakup sebagian besar kebutuhan Anda tanpa memerlukan platform survei khusus.
sumber
[1] Nulty, DD (2008). "Kecukupan tingkat respons terhadap survei online dan survei kertas." Penilaian & Evaluasi di Pendidikan Tinggi. Universitas Alaska Fairbanks PDF — meta-analisis menunjukkan survei online rata-rata mencapai 33% dibandingkan 56% untuk survei berbasis kertas.
[2] Penelitian Grand View. Laporan Ukuran dan Pangsa Pasar Perangkat Lunak Survei Online, 2030. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/online-survey-software-market-report — data ukuran pasar dan adopsi perusahaan.
