Nail Project басталу жиналысының 8 қадамдағы парақшасы (+Тегін үлгі!)

Тіпті ондағы ең тәртіпті компаниялардың өзі кейде жобаларының адасып жатқанын сезеді. Көбінесе проблема бірі болып табылады дайындық. Шешім?Жақсы құрылымдалған және толық интерактивті жоба бастау кездесуі!

Тек салтанат пен рәсімнен гөрі, жақсы басталған жиналыс оң аяғыңызға әдемі нәрсе әкелуі мүмкін. Көңіл көтеретін және бастайтын жобаны бастау үшін кездесуді өткізуге арналған 8 қадам Әр адам сол бетте.

Бастау уақыты!

Жобаны бастау кездесуі дегеніміз не?
Неге жобалық кездесулер өте маңызды?
Кикасс жобасын бастау үшін 8 қадам
Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі үлгісі

Есте сақтау керек жиналыс кеңестері

Сізде алдын ала басталатын жиналыстың күн тәртібі болуы керек. Жобаны ерте бастайтын электрондық поштаны жіберу өте маңызды! Сонымен, кездесудің күн тәртібінің бірнеше үлгілерін қарастырайық!

Бастау сессиясы қысқа және қысқа болуы керек, көптеген ойындар мен іс-әрекеттер бар, өйткені дәл осы кезде AhaSlides өте пайдалы! Төмендегідей бізбен қосымша кеңестерді қараңыз:

Балама мәтін

Әңгімені бастаңыз.

Жобаның басталу кездесуі кезінде командаңыз бен клиенттеріңізден құнды ақпарат алыңыз. Осы тегін үлгімен тікелей сауалнама, сұрақ-жауап және идея алмасу құралдарын пайдаланыңыз!

🚀 Үлгіні қараңыз

Жобаны бастау кездесуі дегеніміз не?

Қалайда айтылғандай, жобаны бастау кездесуі - бұл жобаңызды бастайтын кездесу.

Әдетте жобаны бастау кездесуі жобаға тапсырыс берген клиент пен оны жүзеге асыратын компания арасындағы алғашқы кездесу болып табылады. Екі тарап бірге отырып, жобаның негіздерін, оның мақсатын, мақсаттарын және идеядан нәтижеге жету жолын талқылайды.

Жалпы айтқанда, бар 2 түрлері Бастапқы кездесулер туралы білу керек:

Сыртқы жобаның басталуы -Даму тобы біреумен бірге отырады сыртындакомпания, клиент немесе мүдделі тұлға сияқты және бірлескен жобаның жоспарын талқылайды.
Ішкі PKM - Қайдан команда ішінде компания бірге отырып, жаңа ішкі жобаның жоспарын талқылайды.

Бұл екі түрдің де нәтижелері әр түрлі болуы мүмкін, рәсімбірдей. Негізінде бар бөлім жоқжобаның ішкі бастамасының бөлігі болып табылмайтын сыртқы жобаның басталуы - жалғыз айырмашылық сіз оны кім үшін өткізіп жатқаныңызда болады.

Жиналыстарыңызға көбірек қатысу

Неге жобалық кездесулер өте маңызды?

Kickoff Meetings мақсаты шулы және анық болуы керек! Жобаны дұрыс адамдарға, әсіресе бүгінгі күндегі Канбан кеңесі жұмыс орнында көптеген тапсырмалар беру арқылы бастау оңай болып көрінуі мүмкін. Дегенмен, бұл командалардың үнемі өз жолдарын жоғалтуына әкелуі мүмкін.

Есіңізде болсын, сіз осы жерде болғандықтан ғана сол тақтабар екеніңізді білдірмейді бірдей бет.

Оның негізінде жобаның басталатын кездесуі адал және ашық диалог клиент пен команда арасында. Бұл емес жобаның қалай жұмыс істейтіні туралы бірқатар хабарландырулар, бірақ а әңгімежоспарсыз күтулер мен мақсаттар туралы.

Жобаны бастау кездесуін өткізудің кейбір артықшылықтары:

Бұл бәрін алады дайындалған - «Маған ағашты кесуге алты сағат беріңіз, мен алғашқы төртеуін балта қайрауға жұмсаймын».Егер Авраам Линкольн бүгін тірі болса, ол жобаның 4 сағатының алғашқы 6 сағатын жобаның басталу жиналысында өткізетініне сенімді бола аласыз. Себебі бұл кездесулер бар барлық кез-келген жобаны оң аяқпен алып тастау үшін қажетті қадамдар.
Ол қамтиды барлық негізгі ойыншылар- Бастапқы кездесулер барлығы: менеджерлер, топ жетекшілері, клиенттер және жобаға қатысу үлесі бар кез келген басқа адам болмаса, басталуы мүмкін емес. Барлығын анықтау үшін басталатын кездесудің анықтығынсыз кімнің нені басқаратынын бақылауды жоғалту өте оңай.
ол ғой ашық және ынтымақтастық – Жоғарыда айтқанымыздай, жобаның басталу кездесулері – дебат. Ең жақсылары айналысады барлық барлық қатысушылардан ең жақсы идеяларды ұсыну.

Жиналыстарыңызға көбірек қатысу

Кикасс жобасын бастау үшін 8 қадам

Сонымен, жобаның басталу отырысының күн тәртібіне нақты не кіреді? Біз оны төмендегі 8 қадамға дейін қысқарттық, бірақ бар екенін әрқашан есте сақтау керек кездесулердің осы түріне арналған мәзір жоқ.

Осы 8 қадамды нұсқаулық ретінде пайдаланыңыз, бірақ соңғы күн тәртібі туралы ешқашан ұмытпаңыз сен!

№1 қадам - Кіріспелер және мұзжарғыштар

Әрине, кез келген кездесуді бастаудың жалғыз жолы - қатысушыларды бір-бірімен таныстыру. Жобаңыздың ұзақтығына немесе көлеміне қарамастан, бірге тиімді жұмыс істеу үшін клиенттер мен топ мүшелері бір-бірімен аты-жөні бойынша болуы керек.

Адамдарды атаулармен таныстыру үшін қарапайым «үстелге бару» түріндегі кіріспе жеткілікті болғанымен, мұзжарғыш басқа қабат қоса алады. жеке адам және көңіл-күйді жеңілдетужобаның басталуы алдында.

Мынаны қолданып көріңіз:Дөңгелекті айналдырыңыз 🎡

А қарапайым кіріспе тақырыптарын орналастырыңыз айналдыру дөңгелегі, содан кейін әр топ мүшесін айналдыруға және дөңгелек кез келген тақырыпқа жауап беруін сұраңыз. Күлкілі сұрақтар ұсынылады, бірақ оны азды-көпті кәсіби түрде сақтауды ұмытпаңыз!

Мұз жарғыш ретінде пайдаланылатын айналдырғыш дөңгелегі.

Осыған ұқсас көбірек керек пе?💡 Бізде бар Кез келген кездесуге арналған 10 мұзжарғышосы жерде.

№2 қадам – Жобаның фоны

Ресми рәсімдер мен мерекелік шаралардан бас тартудың сәті түсті. Кездесуді сәтті бастау үшін сізде бастапқы кездесудің нақты күн тәртібі болуы керек!

Барлық тамаша оқиғалар сияқты, басынан бастаған дұрыс. Барлық хат-хабарларды көрсетіңізСіз және сіздің клиенттеріңіздің арасында жобаға барлығын толығымен қатыстыру үшін осы уақытқа дейін не болғанын білуге болады.

Бұл электрондық пошта скриншоттары, мәтіндер, алдыңғы кездесулерден алынған минуттар немесе сіздің компанияңыз бен сіздің клиентіңіз үшін кез-келген контекстті қосатын кез-келген ресурстар болуы мүмкін. Уақыт кестесін құру арқылы барлығына көрінуді жеңілдетіңіз.

№3 қадам – Жобаға сұраныс

Корреспонденция фонынан басқа, сіз терең сүңгіңіз келеді егжей-тегжейіне дейін неге бұл жоба бірінші кезекте басталады.

Бұл өте маңызды қадам, өйткені ол жоба шешуге тырысатын ауыртпалықтарға нақты шолу жасайды, бұл команда да, клиенттер де әрқашан өздерінің назарында болуы керек.

Протоп ????

Осындай кезеңдер талқылауға дайын. Клиенттеріңізден сұраңыз және Сіздің командаңыз бұл жобаны не үшін армандады деп ойлайтындығы туралы өз идеяларын ұсынуға.

Егер қажет болса, сіз әрқашан арнаны арнап көріңіз тапсырыс берушінің дауысыосы бөлімде. Сіздің жобаңыз түзетуге тырысып жатқан ауыртпалықтарды атап өткен тұтынушылардың нақты мысалдарын алу үшін клиентпен бірлесіп жұмыс жасаңыз. Олардың пікірлері сіздің командаңыздың жобаға қалай қарайтынын анықтауы керек.

№4 қадам – Жоба мақсаттары

Сонымен, сіз оны қарап шықтыңыз өткен жобаның, енді қараудың уақыты келді келешек.

Тікелей мақсаттарға ие болу және жобаңыздың табыстылығын нақты анықтау сіздің командаңызға осы мақсатқа жетуге көмектеседі. Бұл ғана емес, бұл сіздің клиентіңізге жұмысқа байсалды екеніңізді және оның қалай жүріп жатқанында жоғары үлеске ие екеніңізді көрсетеді.

Жиналысқа қатысушылардан сұраңыз 'табыс қалай болады?'Клиенттер көп пе? Қосымша шолулар? Клиенттердің қанағаттану деңгейі жақсы ма?

Мақсатқа қарамастан, ол әрқашан болуы керек ...

Қол жетімді- Өздеріңді тым көп ұстамаңдар. Өз шектеулеріңізді біліп, мақсат қойыңыз шынында қол жеткізуге мүмкіндік бар.
Өлшенетін - Мақсатыңызды деректермен бекітіңіз. Белгілі бір санды мақсат етіңіз және оған жету барысын бақылаңыз.
Мерзімі аяқталды - Өзіңізге аяқталу күнін беріңіз. Осы мерзімге дейін мақсаттарыңызға жету үшін қолдан келгеннің бәрін жасаңыз.

№5 қадам – Жұмыс туралы мәлімдеме

«Етті» «бастапқы кездесуге» қою, Жұмыс туралы мәлімдеме (SoW) жобаның ерекшеліктеріне және оның қалай жүзеге асырылатынына терең бойлау болып табылады. Бұл негізгі есеп-қисапжиналыстың күн тәртібі бойынша және сіздің назарыңыздың көп бөлігі болуы керек.

Жұмыс туралы мәлімдемеге не кіретіні туралы мына инфографиканы қараңыз:

Жобаның басталу отырысында жұмыс туралы мәлімдеме жариялауға қатысатын 6 шағын қадамды түсіндіретін инфографика.

Есіңізде болсын, жұмыс туралы мәлімдеме жобаның басталу жиналысының қалған күн тәртібіндегідей талқылауға жатпайды. Бұл шынымен де жоба әкелетін уақыт іс-шаралар жоспарын құруалдағы жоба үшін, содан кейін талқылауды сақтаңыз кездесудің келесі тармағы.

Басқа кездесудегі сияқты, сіздің жұмыс туралы мәлімдемеңіз де солай супер айнымалы. Сіздің жұмыс мәлімдемесінің ерекшелігі әрдайым жобаның күрделілігіне, топтың құрамына, қатысатын бөліктерге және т.б. байланысты болады.

Көбірек білгіңіз келе ме?Out Мұны тексеріңіз жұмыс туралы мәлімдеме жасау туралы толық мақала.

№6 қадам – Сұрақ-жауап бөлімі

Сұрақ-жауап бөлімін соңына дейін қалдыруға мәжбүр болуыңыз мүмкін, бірақ біз оны ұстап тұруды ұсынамыз тікелей сіздің жұмыс туралы мәлімдемеңізден кейін.

Мұндай ірі сегмент сіздің клиентіңізден де, сіздің командаңыздан да сұрақтар туғызатыны сөзсіз. Кездесудің негізгі бөлігі бәрінің жадында жаңа болғандықтан, үтік қызып тұрғанда ұрған дұрыс.

Сұрақ-жауапты орналастыру үшін интерактивті презентация бағдарламалық құралын пайдалану, әсіресе жобаның басталу жиналысында қатысу саны жоғары болса, барлығын біркелкі өткізуге көмектеседі....

ол ғой ұйымдастырылған- Сұрақтар танымалдығы бойынша (жақсы дауыс беру арқылы) немесе уақыт бойынша реттеледі және оларды «жауап берілді» деп белгілеуге немесе жоғарғы жағына бекітуге болады.
ол ғой модерацияланған- Сұрақтар экранда көрсетілмес бұрын мақұлдануы және қабылданбауы мүмкін.
ол ғой Аноним - Сұрақтарды анонимді түрде беруге болады, яғни әркімнің дауысы бар.

№7 қадам – Ықтимал проблемалар

Бұрын айтқанымыздай, жобаны бастау кездесуі мүмкіндігінше ашық және шынайы болу туралы. Яғниқалай саласыз сенім сезімі сіздің клиентіңізбен бірге.

Осы мақсатта жобаның жол бойында кездесуі мүмкін ықтимал проблемаларды талқылаған дұрыс. Бұл жерде ешкім сізден болашақты болжауды сұрамайды, тек сіз кездесетін кедергілердің алдын ала тізімін жасау үшін.

Сіз, сіздің командаңыз және сіздің клиентіңіз бұл жобаға әртүрлі үлестермен жақындайтындықтан, оны алу өте ыңғайлы Әр адамықтимал проблеманы талқылауға қатысады.

№8 қадам – Тіркелу

Клиентпен жүйелі түрде хабарласу - екі тарап арасындағы сенімді нығайтудың тағы бір жолы. Жобаны бастау жиналысында сізде шешуге болатын бірнеше сұрақтар бар қандай қашан, кім және қалай бұл тексерулер болады.

Тіркеу - бұл өте жақсы тепе-теңдік әрекеті Ашықтықжәне күш. Мүмкіндігінше ашық және мөлдір болу жақсы болғанымен, сіз мұны қаншалықты қол жетімді болатыныңызды ескере отырып басқаруыңыз керек. beашық және мөлдір.

Кездесу аяқталғанға дейін осы сұрақтарға жауап бергеніңізге көз жеткізіңіз:

Қандай?- Клиентке нақты қандай детальды жаңарту қажет? Олар прогрестің әрбір ұсақ-түйегі туралы білуі керек пе, әлде бұл маңызды белгілер ғана ма?
Қашан?- Сіздің командаңыз клиентті қаншалықты жиі жаңартуы керек? Олар күн сайын не істегендерін айтып беруі керек пе, әлде аптаның соңында жасағандарын қорытындылауы керек пе?
Кім? - Клиентпен байланыс жасайтын команданың қай мүшесі болады? Әр топтың мүшесі, әр кезеңде немесе бүкіл жобада бір ғана жеке тілші бола ма?
Қалай? - Клиент пен корреспондент қандай әдіспен байланыста болады? Тұрақты бейне қоңырау, электрондық пошта немесе үздіксіз жаңартылатын тікелей құжат?

Жобаның алғашқы отырысының күн тәртібіндегі көптеген мәселелер сияқты, ашық түрде талқылаған дұрыс. Үлкен команда мен клиенттердің үлкен тобы үшін сізге бұл әрекетті орындау оңайырақ болуы мүмкін сауалнамамүмкін болатын ең жақсы тіркеу формуласын белгілеу үшін опцияларды азайту үшін.

Көбірек білгіңіз келе ме? Some Кейбірін тексеріңіз клиенттермен тексерудің ең жақсы тәжірибелері.

Сауалнама тиімді AhaSlides

Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі үлгісі

Басқару бөлмесінде ақыл-ойды күтуді күтіп отырған сіздің шебер жоспарланған кездесуіңізбен, соңғы байланыс сәл болуы мүмкін өзара әрекеттесубәрін біріктіру.

Сіз мұны білесіз бе Бизнестің 29%өз клиенттерімен байланысты сезіну ( Gallup)? Ажырату B2B деңгейіндегі эпидемия болып табылады және ол формальдылықтар арқылы басталатын кездесулерді тегіс, шабыттандырмайтын процесс сияқты сезінуі мүмкін.

Сіздің клиенттеріңіз бен командаларыңызды интерактивті слайдтар арқылы тарту шынымен де мүмкін қатысуды күшейтужәне зейінді күшейту.

AhaSlides бар құралдардың арсеналытірі сауалнамалар, сұрақ -жауап және миға шабуыл слайдтары, тіпті тірі викториналаржәне сіздің жобаңызды дұрыс жолға қою үшін ойындар.