Командаңызды табысқа жетелейтін жобаның басталу кездесуін қалай өткізуге болады

Жобалар сәтсіз болған кезде, әдетте, нашар коммуникация кінәлі болады. Командалар мақсаттарды дұрыс түсінбейді. Мүдделі тараптар жобаның ортасында ауқым мәселелерін анықтайды. Ешкім басынан бастап рөлдерді анық түсінбегендіктен, мерзімдер өзгереді.

Күрделі жобаларды ерте, үздіксіз өзара іс-қимыл жасау жолға қояды, ал бастамасы сол жерде басталады. Дегенмен, көптеген командалар бұл маңызды қадамды мүлдем өткізіп жібереді.

Жақсы ұйымдастырылған жобаны бастау кездесуі бәрін өзгертеді. Ол сіздің командаңызды мақсаттарға сәйкестендіреді, басталмас бұрын ауқымның кеңеюіне жол бермейді және жобаның бүкіл өмірлік циклі бойына таралатын серпін береді.

Міне, іс жүзінде жұмыс істейтін бастапқы кездесулерді өткізуге арналған толық нұсқаулық, сіз бірден қолдана алатын практикалық кеңестер және тегін интерактивті үлгі.

Жобаның басталу кездесуі дегеніміз не?

Жобаны бастау кездесуі - бұл сіздің жоба командаңыз, мүдделі тараптар және клиенттер (қажет болған жағдайда) сіз не құрып жатқаныңызды және оны қалай құратыныңызды келісу үшін бас қосатын алғашқы ресми жиын.

Бұл кездесу жобаны бастау кезеңінде өтеді. Жобаңыздың жарғысы бекітілгеннен кейін, бірақ оны орындау басталмас бұрын. Мұны абстрактілі жоспарлау нақты әрекетке айналатын сәт деп ойлаңыз. Жеке үлес қосқандар үйлестірілген командаға айналатын сәт.

Міне, пайдалы ұқсастық. Жобаны бастамай бастау - баратын жеріңізді, бағытыңызды немесе кімнің көлік жүргізіп бара жатқанын талқыламай жол сапарын бастаумен бірдей. Ақырында сіз бір жерге жетесіз. Тек мақсатыңызға жетпеген боларсыз. Әрине, уақытында емес. Және бақытты саяхатшылармен де емес.

Ішкі және сыртқы жобаның басталуы

Барлық бастапқы кезең бірдей мақсатқа қызмет етпейді. Кәсіби жоба менеджерлері екі түрлі түрді басқарады:

Кездесу алдында не істеу керек

Күшті бастамалар бейне қоңырауға қосылудан әлдеқайда бұрын басталады. Кездесудің өзі ақпарат жинауға емес, келіссөздер мен талқылауға бағытталуы керек. Дайындық жолы:

Алдымен мүдделі тараптармен жеке әңгімелесулер өткізіңіз

Бастапқы ойынға көз жұмып кіріспеңіз. Негізгі кездесу алдында негізгі ойыншылармен жеке әңгімелесуді жоспарлаңыз:

• Қаржыландыруды мақұлдаған жоба демеушілері
• Жеткізілген нәтижелерді бағалайтын тұтынушы шешім қабылдаушылары
• Командалары ресурстарға үлес қосатын бөлім басшылары
• Жоба нәтижелерімен өзара әрекеттесетін соңғы пайдаланушылар

Олардан не нәрсеге қол жеткізгісі келетінін сұраңыз. Оларды не алаңдатады? Бұл жобаның олардың көзқарасы бойынша айқын табысты болуына не себеп болады? Бұл әңгімелер топтық ортада көрінбеуі мүмкін басымдықтар мен ықтимал қақтығыстарды көрсетеді.

Күрделі жобалар үшін осы әңгімелерге бір-екі апта уақыт бөлу үлкен пайда әкеледі. Сіз қақтығыстарды ерте анықтап, табыс критерийлерін нақтылап, кейінірек қиындықтар туындаған кезде көмектесетін қарым-қатынастар орнатасыз.

Кездесу алдында SMART мақсаттарын анықтаңыз

Анық емес мақсаттар командаларды шатастырады. «Пайдаланушы тәжірибесін жақсарту» әр түрлі адамдар үшін әртүрлі мағына береді. Бастамас бұрын анық емес мақсаттарды SMART мақсаттарға айналдырыңыз:

Ерекше: Не істейтініңізді нақты көрсетіңіз. «Төлем ағынын қайта құру арқылы кассадан бас тартуды азайтыңыз».

Өлшенетін: Табысты қалай бақылайтыныңызды анықтаңыз. "Себеттен бас тарту деңгейін 68%-дан 50%-ға дейін төмендетіңіз."

Қолжетімді: Қолжетімді ресурстармен командаңызға нақты қол жеткізе алатын мақсаттар қойыңыз.

Тиісті: Мақсаттарды кеңірек бизнес мақсаттарымен байланыстырыңыз. Бұл жоба неліктен маңызды?

Уақыты шектелген: Нақты мерзімдерді белгілеңіз. «2-тоқсанның соңына дейін қайта жасалған төлемді бастаңыз».

Оларды бастамас бұрын жазып алыңыз. Уақыт шектеулі болғанда және топтық динамикасы дәлдікті қиындатқанда, кездесу кезінде оларды анықтауға тырыспаңыз.

Мақсатты күн тәртібін құрыңыз

Құрылым нәтижелерді анықтайды. A жақсы жасалған күн тәртібі талқылауларды дұрыс жолға қояды және маңызды тақырыптарды ақылға қонымды мерзімде қамтуыңызды қамтамасыз етеді.

Орташа күрделі жобалар үшін 60-90 минут жоспарлаңыз. Ұзақ кездесулер назарды аудармайды. Қысқа кездесулер маңызды талқылауларды асыға күтеді. Әр бөлімге нақты уақыт бөліңіз:

• Кіріспе және контекст: 10 минут
• Жобаның мақсаты мен міндеттері: 15 минут
• Ауқымы және нәтижелері: 15 минут
• Рөлдер мен міндеттер: 15 минут
• Уақыт шкаласы және кезеңдері: 10 минут
• Байланыс хаттамалары: 10 минут
• Сұрақ-жауап және келесі қадамдар: 15 минут

Күн тәртібін кездесуден кемінде 48 сағат бұрын бөлісіңіз. Қатысушылар қарап шығуы керек кез келген құжаттарды қосыңыз. Бұл адамдардың дайындықпен келуіне көмектеседі, бұл кездесудің өзін тиімдірек етеді.

Дұрыс адамдарды шақырыңыз (және тек дұрыс адамдарды)

Дұрыс емес адамдар қатысқан кезде бастамалар сәтсіз аяқталады. Қатысушылардың тым көп болуы хаос тудырады. Сыни пікірлердің болмауы кейінірек қайта қарауды қажет ететін шешімдерге әкеледі.

Ең көбі 8-12 қатысушыны мақсат етіңіз. Мыналарды қосыңыз:

• Жоба жетекшісі немесе менеджері
• Негізгі нәтижелерге иелік ететін негізгі команда мүшелері
• Клиенттің шешім қабылдаушылары (сыртқы ойындар үшін)
• Бекіту өкілеттігі бар мүдделі тараптар
• Техникалық шешімдер қабылдау бойынша сарапшылар

Тек нәтижелер туралы хабардар болуы керек адамдарды шақырмаңыз. Олардың орнына кездесу жазбаларын жіберіңіз. Бастапқы хабарыңыз ақпараттық хабар емес.

Логистиканы дұрыстап алыңыз

Негізгі мәліметтер сіз ойлағаннан да маңыздырақ. Растаңыз:

• Кездесу күні, уақыты және ұзақтығы
• Орналасқан жері немесе бейнеконференция сілтемесі
• Қажетті технология (экранды ортақ пайдалану, ақ тақтаға қол жеткізу)
• Жазбалар жасау тәсілі (белгіленген адам немесе жасанды интеллект құралы)
• Қатыспаған топ мүшелеріне арналған кездесулерді жазу жоспарлары

Бөлінген топтар үшін қатысушылардың көпшілігіне сәйкес келетін уақытты табыңыз. Сәйкес келмейтін уақыт белдеулеріндегілер үшін сессияны жазып алыңыз.

Сіздің стратегиялық кездесудің күн тәртібі

Мұқият дайындықтан кейін кездесудің өзі мақсатты түрде келісу сессиясына айналады. Бір жақты ақпарат жинауға емес. Міне, дәлелденген құрылым:

1. Шын мәнінде байланыс орнататын кіріспе сөздер (10 минут)

Зеріктіретін есімдер мен лауазымдарды таныстырудан аулақ болыңыз. Басынан бастап шынайы адами байланыс орнатыңыз.

Әр қатысушыдан мыналармен бөлісуді сұраңыз:

• Олардың аты-жөні мен рөлі
• Олар осы жоба арқылы бір нәрсеге қол жеткізгісі келеді
• Олар әкелетін тиісті дағды немесе тәжірибе

Бұл қарапайым әдіс команда мүшелеріне бір-бірін серіктес ретінде көруге көмектеседі. Ол тек тақырыптардан ғана көрінбеуі мүмкін тәжірибені көрсетеді. Бұл жоба барысында шынайы талқылау үшін қажетті психологиялық қауіпсіздікті қалыптастырады.

Оны қызықты етіңіз: A айналдыру дөңгелегі бірге жұмыс істемеген топтарға арналған кіріспе тақырыптарымен. Көңілді сұрақтар шақырылады, бірақ оны кәсіби деңгейде ұстаңыз. Немесе қашықтан жұмыс істесеңіз, барлығынан қазіргі орналасқан жері туралы ақпарат беруін сұраңыз. Іске кіріспес бұрын топты адамгершілікке бейімдейтін шағын мәліметтер.

2. Жобаның мақсаты және бизнес контексті (15 минут)

Не құрастыратыныңызды талқыламас бұрын, оның неліктен маңызды екенін түсіндіріңіз. Жобаны мынамен байланыстырыңыз ұйымдастырушылық стратегия, тұтынушылардың қажеттіліктері немесе нарықтық мүмкіндіктер.

Алдымен кең ауқымды әсерді анықтаңыз. Егер сіз қаржылық білім беру веб-сайтын қайта жобалап жатсаңыз, бизнес мақсаты қаржылық сауаттылықтағы алшақтықты жою және тұтынушыларға хабардар шешім қабылдауға көмектесу болуы мүмкін. Жоба деңгейінде бұл қолжетімді, пайдаланушыға ыңғайлы веб-сайт құруды білдіреді. blog бұл органикалық трафикті арттырады.

Бұл контекст жобаның мәнін береді. Команда мүшелері нәтижелерден тыс әсерді түсінген кезде, олар шынымен де табысқа ұмтылады.

Мына сұрақтарға жауап беріңіз:

• Неліктен бұл жоба қазір жүзеге асырылып жатыр?
• Ол қандай мәселені шешеді?
• Кімге және қалай пайда?
• Егер біз бұл жобаны жасамасақ не болады?

Ісіңізді тартымды ету үшін деректерді пайдаланыңыз. Тұтынушылардың пікірлерінен дәйексөздер. Нарықты зерттеу нәтижелері. Қажеттілікті көрсететін бизнес көрсеткіштері.

3. Қолдану аясы және нәтижелері (15 минут)

Қолдану аясының айқындығы кейінірек сансыз бас ауруларының алдын алады. Жобаға не кіретінін және ең бастысы, не нақты алынып тасталғанын анықтаңыз.

Қолжетімділік шеңберінде:

• Сіз жасайтын нақты мүмкіндіктер, нәтижелер немесе нәтижелер
• Сіз құратын функционалдылық
• Сіз жасайтын құжаттама
• Сіз жүргізетін сынақ немесе сапа кепілдігі

Қолданылу аясынан тыс:

• Қосылмайтын байланысты жұмыстар
• Кейінірек болуы мүмкін, бірақ осы жобаның бөлігі болып табылмайтын болашақ кезеңдер
• Келіп түскен, бірақ нақты қабылданбаған өтініштер

Шектеулерді анық айту болжамдардың алдын алады. Бұл сізге ауқымның кеңею әрекеттері сөзсіз орын алған кезде сілтеме жасайтын құжатталған шекараларды береді.

Көрнекі презентация өте жақсы көмектеседі. Инфографиканы пайдаланыңыз:

• Жобаның кезеңдері және негізгі нәтижелер
• Нәтижелер арасындағы тәуелділіктер
• Командалар арасындағы ұпайларды беру
• Уақыт шкаласы бойынша прогрессия

4. Рөлдер мен міндеттер (15 минут)

Кімнің не істейтіні туралы шатасу кедергілерді, қақтығыстарды және мерзімдерді өткізіп алуды тудырады. Қазір меншік құқығын анық орнатыңыз.

Анықтауға болатын негізгі рөлдер:

Жоба демеушісі: Қаржыландыруды қамтамасыз етеді, ұйымдастырушылық кедергілерді жояды, қажет болған жағдайда атқарушы шешімдер қабылдайды.

Жоба менеджері/жетекшісі: Жұмысты үйлестіреді, уақыт кестесін басқарады, қарым-қатынасты жеңілдетеді, мәселелерді шиеленістіреді.

Команда жетекшілері: Нақты жұмыс ағындарына немесе нәтижелерге иелік етіңіз, өз командасының үлесін басқарыңыз.

Тақырып бойынша сарапшылар: Белгілі бір салалар бойынша арнайы білім беру.

Мүдделі тараптар: Жұмысты қарап шығыңыз, кері байланыс беріңіз, негізгі қақпалардағы жеткізілімдерді мақұлдаңыз.

Клиентпен байланыс орны: Клиент шешімдері үшін шындықтың бірыңғай көзі (сыртқы жобалар).

Мұны ұйымдық диаграммада елестетіңіз. Әр түрлі салаларда шешім қабылдау құқығы кімнің қолында екенін анық көрсетіңіз. Бұл шешімдерді тез қабылдау қажет болған кезде кідірістердің алдын алады.

5. Уақыт шкаласы және маңызды кезеңдер (10 минут)

Әркім не істеу керектігін білуі үшін нақты кезеңдерді белгілеңіз. Мөлдір мерзімдер командаларға уақытты басқаруға және жауапкершілікті сақтауға көмектеседі.

Тиімді уақытша презентациялар мыналарды көрсетеді:

• Негізгі кезеңдер және олардың күндері
• Тәуелділіктер (басқа нәрсе басталмас бұрын аяқталуы керек нәрсе)
• Мүдделі тараптардың мақұлдауы қажет болатын шешім қабылдау нүктелері
• Клиенттің шолу циклдары
• Кідірістер соңғы мерзімге әсер ететін жобаның маңызды жолдары

Шынайы болыңыз. Уақыт шкалаларын сөзсіз тосынсыйларға аздап ауыстыру ақылдылық. Шындықты елемейтін тым оптимистік кестелер кездесулерді өткізіп алған кезде стресс тудырады және сенімді жоғалтады.

6. Байланыс хаттамалары (10 минут)

Бірлесіп жұмыс істеу тәсіліңіз не істесеңіз де маңызды. Кейінірек көңілсіздіктердің алдын алу үшін қазір қарым-қатынас нормаларын орнатыңыз.

Анық анықтаңыз:

Тұрақты тіркелулер: Әннің тембрі қандай? Күнделікті стенд-аптар ма? Апта сайынғы мәртебе кездесулері ме? Әрқайсысына кім қатысады?

Коммуникациялық құралдар: Қандай мақсаттар үшін қандай платформалар? Ресми жаңартулар үшін электрондық пошта қажет пе? Slack Жылдам сұрақтар үшін? Тапсырмаларды бақылауға арналған жобаны басқару бағдарламалық жасақтамасы?

Күй туралы есеп беру: Қаншалықты жиі? Қандай форматта? Кімдерді қосу керек?

Шешім қабылдау процесі: Мәселелерді қалай ушықтырасыз? Қандай шешімдер қабылдауға кімнің құқығы бар? Мүдделі тараптар келіспеген жағдайда не болады?

Құжатты сақтау: Файлдар қайда орналасқан? Нұсқаларды басқаруды қалай қамтамасыз етесіз? Кімге кіруге болады?

Нормалардың орындалуы: Уақытында басталып, аяқталады ма? Бейне қоңыраулар үшін камералар қосулы ма? Жоспарлаудағы келіспеушіліктерді қалай шешесіз?

Бұл мәліметтер ұсақ-түйек болып көрінгенімен, кейінірек сансыз қиындықтардың алдын алады. Барлығы хаттамаларды білген кезде, байланыс кедергісіз өтеді.

A сауалнама: Қатысушылардан тіркелу жиілігін таңдауды сұраңыз. Немесе олар қандай байланыс құралдарын пайдалануды ыңғайлы деп санайды. Бұл олардың келісімін қалыптастырады және қалауларын ерте анықтайды.

7. Тәуекелді анықтау (10 минут)

Әрбір жобаның ықтимал кедергілері болуы мүмкін. Техникалық қиындықтар. Ресурстардың шектеулері. Сыртқы тәуелділіктер. Бұл тәуекелдерді азайту стратегияларын жоспарлауға уақытыңыз болған кезде ерте анықтаңыз.

Топтан сұраңыз:

• Бізді не баяулатуы мүмкін?
• Қандай техникалық белгісіздіктер бар?
• Басқа командаларға тәуелділіктің қандай түрлері тәуекел тудырады?
• Біздің уақыт кестемізге қандай сыртқы факторлар әсер етуі мүмкін?

A сөз бұлты: Барлығынан жобаға қатысты ең үлкен алаңдаушылығын жасырын түрде білдіруді сұраңыз. Қандай тақырыптардың туындайтынын көріңіз. Бұл адамдардың көпшілік алдында көтеруден тартынуы мүмкін мәселелерді көрсетеді.

Әрбір анықталған тәуекелді, оның ықтималдығын, ықтимал әсерін, азайту стратегиясын және оны бақылауға жауапты адамдарды құжаттайтын тәуекелдер тізілімін жасаңыз.

Бұл ашықтық сенімді нығайтады. Клиенттер мен мүдделі тараптар қиындықтарға қатысты шынайылықты бағалайды. Командалар тәуекелдер ескерілгенін және жоспарланғанын біле отырып, өздерін сенімдірек сезінеді.

8. Сұрақ-жауап және келесі қадамдар (15 минут)

Сұрақтарға мағыналы уақыт бөліңіз. Егер уақыт қалса, бұл кейінге қалдыратын мәселе емес. Бұл шатасуды анықтау және үйлесімділікті қалыптастыру үшін өте маңызды.

Қатысушыларға шатасуларды анықтау, мәселелерді шешу және болжамдарға күмән келтіру мүмкіндіктері қажет. Сұрақтар шешілмеген жағдайда мәселелер тудыратын түсініспеушіліктерді ашады.

Сұрақ-жауапты тиімді етіңіз:

• Сезімтал тақырыптар үшін анонимді сұрақ жіберуді пайдаланыңыз
• Сұрақ қойылып жатқан нәрсені барлығы көруі үшін сұрақтарды экранда көрсетіңіз
• Уақытты тиімді пайдалану үшін ұқсас сұрақтарды топтастырыңыз
• Қиын сұрақтарға жауап ретінде қорғаныс жасамаңыз
• Егер сіз жауабын білмесеңіз, оны тауып, бақылауға алыңыз

Мамандандырылғанды ​​пайдаланыңыз Сұрақ-жауап платформасы барлық сұрақтарды оңай жинау үшін AhaSlides.

Қабылданған негізгі шешімдерді, тағайындалған іс-қимылдарды және келесі қадамдарды қорытындылау арқылы қорытынды жасаңыз. Нақты болыңыз:

• Келесі аптада не болады?
• Әрбір команда мүшесі алдымен не істеуі керек?
• Қосымша материалдарды қашан жібересіздер?
• Келесі кездесу немесе тіркелу қашан?

Іс-әрекеттерді бақылауда ұстайтын жеңілдету әдістері

Тиімді бастапқы ойынды өткізу үшін жақсы күн тәртібі жеткіліксіз. Осы жеңілдету принциптерін қолданыңыз:

Қатаң болмай, талқылауларды шоғырландырыңыз

Басталу кезеңдері ұсақ-түйектерге немесе жанама әңгімелерге терең үңілуге ​​оңай әкеледі. Сіздің міндетіңіз - маңызды талқылауларды тоқтатпай, назарыңызды шоғырландыру.

Көрінетін таймерлерді пайдаланыңыз: Күн тәртібінің әрбір бөлімі үшін кері санақ таймерлерін көрсету. Бұл кестеден ауытқымауға аздап қысым жасайды.

Тұрақ орнын жасаңыз: Маңызды, бірақ тақырыптан тыс идеяларды жазу үшін тақтаны немесе ортақ құжатты пайдаланыңыз. Пікірді мақұлдаңыз, кейінірек талқылау үшін жазып алыңыз және күн тәртібіне оралыңыз. Бұл серпінді сақтай отырып, үлестерді растайды.

Әдептілікпен қайта бағыттаңыз: «Бұл маңызды мәселе. Оны тұрақта түсіріп, уақыт шкаласын талқылауға оралайық, сонда бәрін қарастырамыз».

Инклюзивті қатысуды қалыптастыру

Кейбір команда мүшелері талқылауларда басымдыққа ие. Басқалары үнсіз қалады. Теңгерімді қатысу нәтижелерді жақсартады.

Тыныш дауыстарды шақырыңыз: «Джейми, сенің осындай жобалармен жұмыс істеу тәжірибең бар. Қандай қиындықтарды күтуіміз керек?»

Алдымен жазбаша енгізуді пайдаланыңыз: Адамдардан сұраңыз идеяларды жазып алыңыз талқыламас бұрын. Бұл ойластырылған процессорларға үлестерін тұжырымдауға уақыт береді.

Айналмалы енгізуді қолданып көріңіз: Маңызды шешімдер қабылдау үшін әр адамнан пікірін ашық сұраңыз. Бұл сізге әртүрлі көзқарастарды естуді қамтамасыз етеді.

Интерактивті құралдарды стратегиялық тұрғыдан пайдаланыңыз

Интерактивті өзара әрекеттесу құралдары қатысуды арттырады, әсіресе таратылған топтар үшін.

Тікелей сауалнамалар: Консенсусты тез бағалаңыз. «Осы уақыт шкаласы бойынша өз сеніміңізді 1-ден 5-ке дейін бағалаңыз». Нәтижелерді көрсетіп, олар нені көрсететінін талқылаңыз.

Сөз бұлттары: Енгізілген ақпаратты тиімді түрде жинаңыз. «Бұл жоба бойынша сізді ең көп алаңдататын нәрсе не?» Үлгілердің көрнекі түрде пайда болатынын көріңіз.

Анонимді сұрақ-жауап: Адамдар көпшілік алдында қоюдан тартынатын ашық сұрақтар. Ең көп таралған мәселелерді алдымен шешу үшін дауыс беруді қосыңыз.

Бұл құралдар талқылауды алмастырмай, оны жеңілдеткенде жақсы жұмыс істейді. Оларды түсінік қалыптастыру үшін пайдаланыңыз, содан кейін нәтижелердің нені білдіретіні туралы сөйлесіңіз.

Жоғары деңгейдегі мүдделі тараптардың динамикасын басқару

Басшылар ашылу салтанатына қатысқан кезде, кіші команда мүшелері көбінесе ашық сөйлеуден тартынады. Психологиялық қауіпсіздікті қамтамасыз етіңіз.

Кадр кірісі құнды: «Бізге алдыңғы қатардағы көзқарастар қажет, себебі сіз басшылықтың іске асыру шындығын жіберіп алуы мүмкін екенін көріп отырсыз».

Басшылардан алдымен тыңдауды сұраңыз: Басшылар пікірлерімен бөліспес бұрын топ мүшелеріне сөз беру үшін жиналыс алдында жоғары лауазымды қатысушыларға қысқаша ақпарат беріңіз.

Ойын басталғаннан кейінгі маңызды бақылау

Қозғалыссыз серпін жоғалады. Басталғаннан кейінгі әдейі жасалған әрекеттер арқылы энергияны сақтаңыз.

24 сағат ішінде толық шолу жіберіңіз

Кездесу барлығының есінде жаңа болса да, келесіні қамтитын егжей-тегжейлі қысқаша мазмұндама электрондық поштасын жіберіңіз:

Жиналыс қорытындысы: Қабылданған негізгі шешімдер, қол жеткізілген келісімдер, көтерілген мәселелер.

Келесі қадамдарды тазалаңыз: Әрбір адам мерзімдері көрсетілген нақты әрекеттерді орындауға міндеттенеді.

Уақыт шкаласының қысқаша мазмұны: Кездесу барысында маңызды кезеңдер мен күндер бекітілді.

Ресурс сілтемелері: Жобаны басқару бағдарламалық жасақтамасына, ортақ құжаттарға, байланыс арналарына қол жеткізу.

Жауап берілген сұрақтар: Зерттеуге бел буған сұрақтарыңызға жауаптар.

Тұрақ элементтері: Кездесу кезінде кейінге қалдырылған тақырыптарды қалай және қашан қарастыратыныңыз.

Бұл электрондық пошта барлығы сілтеме жасайтын шындықтың жалғыз көзіне айналады.

Келесі кездесулерді дереу жоспарлаңыз

Келесі тіркелуді жоспарлауды кешіктірмеңіз. 48 сағат ішінде кездесуге шақыруларды жіберіңіз:

• Тұрақты мәртебелік кездесулер
• Алғашқы кезеңге шолу
• Алдағы шешім қабылдау сәттері

Оларды күнтізбеге ерте енгізу жоспарлаудағы қақтығыстардың алдын алады және жобаның шынымен алға жылжып келе жатқанын білдіреді.

Орталық ақпараттық хабыңызды құрыңыз

Барлық жоба ақпараты сақталатын ортақ жұмыс кеңістігін орнатыңыз. Бұл келесідей болуы мүмкін:

• Тапсырмалар, мерзімдер және файлдар бар жобаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы
• Ұйымдастырылған ішкі қалталары бар ортақ қалта
• Жоба контекстіне арналған Wiki немесе құжаттама сайты
• Арнайы байланыс арнасы (Slack немесе командалар кеңістігі)

Кіру сілтемелерін дереу бөлісіңіз. Адамдар ақпаратты іздеуді есте сақтайды деп ойламаңыз.

Негізгі үлес қосушылармен жеке хабарласыңыз

Бірінші аптаның ішінде маңызды топ мүшелерімен қысқаша жеке әңгімелер жүргізіңіз. Сұраңыз:

• Ойынның басынан бастап түсініксіз нәрсе бар ма?
• Бастау үшін қажетті нәрсеңіз бар ма?
• Топта көтеруге ыңғайсыз сезінген мәселелеріңіз болды ма?

Бұл әңгімелер мәселелерді ерте кезден бастап байқатады және сіздің олардың табысына шынымен қызығушылық танытатыныңызды көрсетеді.

Жылдам жеңістерді тойлаңыз

Серпін серпін тудырады. Команданың алғашқы бір-екі аптада қол жеткізе алатын кейбір жылдам жеңістерін анықтаңыз. Осы алғашқы жетістіктерге жету сенімділікті арттырады және ойын басынан бастап күш-қуатты сақтайды.

Дұрыс жасалған бастапқы соққылардың нақты мысалдары

Бастапқы доптарды сәтті орындаған командалардан үйреніңіз.

Технологиялық компания: өнімнің тұсаукесері

Жаңа мобильді қосымшаны іске қосқан бағдарламалық жасақтама компаниясы ең жақсы тәжірибелерді көрсетті. Олар клиенттік жұмыс басталғанға дейін бір апта бойы команда ішіндегі үйлестіру сессияларын өткізді, бұл барлық команда мүшелерінің техникалық тәсілді және ықтимал қиындықтарды түсінгеніне көз жеткізді.

Сыртқы кіріспе тек презентациялар ғана емес, шынайы диалогтармен өтті. Өнім дизайнері пайдаланушылардың зерттеулерін ұсынды, бұл мүмкіндіктер туралы шешімдерге негіз болды. Инженерлік жетекші техникалық архитектураны және белгілі бір таңдаулардың неліктен жасалғанын түсіндірді. Жоба менеджері уақыт шкаласындағы ымыралар туралы талқылауды жүргізді.

Ең бастысы, олар техникалық шектеулерді анық айта отырып, басымдықты ретке келтіру бойынша клиенттердің пікірін сұрады. Бұл бірлескен тәсіл алғашқы күннен бастап сенімділік пен шынайы үміттерді қалыптастырды.

Дизайн агенттігі: веб-сайтты қайта жобалаудың басталуы

Дизайн агенттігі техникалық емес клиенттер үшін бастапқы кезеңдерді қалай қызықты ету керектігін көрсетті. Олар абстрактілі ұғымдарды сипаттаудың орнына ұқсас жобалардан бұрын/кейін салыстыруларды көрсетіп, көрнекі мысалдарды кеңінен пайдаланды.

Уақыт шкаласын талқылау үшін олар клиенттер жоба көлемін реттеп, оның күндерге қалай әсер ететінін көре алатын интерактивті визуалды жасады. Бұл клиенттерге ымыраға келуді нақты түсінуге көмектесті.

Олар бірлескен жаттығумен аяқтады, онда барлығы басты бетке арналған идеяларды сызып алды. Қолдануға болатын дизайндарды жасау үшін емес, әртүрлі мүдделі тараптардың табысты қалай елестеткенін түсіну және қарама-қайшы болжамдарды ерте кезден анықтау үшін.

Консалтингтік фирма: ұйымдастырушылық өзгерістер жобасы

Басқарушылық консалтингтік фирма мықты дайындық көрсетті. Олар саяси динамиканы және әртүрлі көзқарастарды түсіну үшін бастамас бұрын 15 мүдделі тараппен жеке-жеке сұхбат жүргізді.

Бастапқыда әртүрлі көзқарастар тікелей қарастырылды. Олар сұхбаттардан алынған синтезделген тақырыптарды ұсынды, бұл сәйкестік бар деп болжаудың орнына бәсекелес басымдықтар туралы шынайы талқылауға ықпал етті. Бұл ашықтық сенімді орнатты және шынайы үміттерді тудырды.

Олар алдын ала анықталған KPI ұсынбастан, клиентпен бірлесіп табыс көрсеткіштерін жасаумен аяқталды. Бұл бірлескен тәсіл клиенттің меншігін арттырды.

Тегін интерактивті кездесудің басталу үлгісі

Пассивті бақылаушылар емес, белсенді қатысушыларды қалайтын топ жетекшілері мен жоба менеджерлері үшін арнайы жасалған біздің тегін интерактивті жобаны бастау үлгісін алыңыз.

Үлгіге мыналар кіреді:

• Мұзжарғыштарды тартуға арналған интерактивті айналдыру дөңгелегі
• Басымдықты талқылаулар мен тез келісімге қол жеткізу үшін тікелей сауалнама
• Анонимді сұрақ-жауап функциясы
• Мәселелер туралы ақпаратты визуалды түрде жинауға арналған Word бұлты
• Тәуекелді анықтау жүйесі
• Кездесуден кейінгі бақылау тізімі

Үлгіні алыңыз және оны сіздің нақты жоба қажеттіліктеріңізге сәйкестендіріңіз. Кез келген құрылғыда жұмыс істейді.

Бастапқы соққыңыздың шынымен жұмыс істегенін өлшеу

Стратегиялық жоба менеджерлері тек іс-шараларды ғана емес, нәтижелерді де өлшейді. Бастаған ісіңіздің тиімді болғанын қалай білуге ​​болады:

Жедел сигналдар

• Қатысу көрсеткіші: Негізгі мүдделі тараптар шынымен келіп, қатысты ма?
• Сұрақ көлемі: Адамдар маңызды сұрақтар қойды ма, әлде енжарлық танытты ма?
• Кездесуден кейінгі кері байланыс: Қатысушылар түсініктілік пен пайдалылық туралы не ойлады?

Қысқа мерзімді индикаторлар (алғашқы 2 апта)

• Орындау жылдамдығы: Топ мүшелері жұмысты тез бастады ма, әлде қиындыққа тап болды ма?
• Түсіндіру сұраулары: Адамдар үнемі не істеу керектігін сұрай ма?
• Ауқымның шатасуы: Мүдделі тараптар не кіретініне күмәнданып жатыр ма?

Жоба деңгейіндегі нәтижелер

• Ауқымның кеңею оқиғалары: Қолданыс аясынан тыс сұраныстар қаншалықты жиі туындайды?
• Уақыт шкаласына сәйкестік: Жоспарланғандай маңызды кезеңдерге жетіп жатырсыз ба?
• Командамен ынтымақтастық сапасы: Команда мүшелері бірлесіп, үйлесімді жұмыс істей ме?
• Мүдделі тараптардың қанағаттануы: Клиенттер өздерін ақпараттандырылған және сенімді сезіне ме?

Күшті бастамалар жобаның бірқалыпты орындалуымен байланысты. Команда мүшелері жобаның көлемін, рөлдерін немесе мақсаттарын жиі қайта қарастырған кезде, бастамаңыз жеткілікті айқындық бермеді.

‍

‍