8 жылы қызметкерлерге шолуды тиімді өткізуге арналған 2024 кеңес

Қызметкерлерді шолу кез келген ұйымның адам ресурстарын басқарудың маңызды аспектісі болып табылады. Бұл шолулар ұйымдарға өз қызметкерлерінің жұмысын бағалауға, кері байланыс беруге және жақсарту үшін мақсаттар қоюға мүмкіндік береді. 

Дегенмен, табысты жүргізу қызметкерлер үшін шолу қиын міндет болуы мүмкін. Сондықтан, осында blog мақалада қызметкерлерге пайдалы шолу жасауға көмектесетін пайдалы кеңестер мен мысалдарды қарастырамыз. 

Қосымша жұмыс кеңестері AhaSlides

• Қызметкерлердің жұмысын бағалау
• Жұмыс мақсаттары бағалауға арналған мысалдар
• Өнімділікті бағалау мысалдары
• Өзін-өзі бағалау мысалдары

Мазмұны

• Қызметкерге шолу дегеніміз не?
• Қызметкерлерге шолуды тиімді өткізуге арналған кеңестер
• Негізгі тағамдар 

Қызметкерлер үшін шолу дегеніміз не?

Қызметкерді тексеру - бұл жұмыс беруші белгілі бір уақыт аралығындағы қызметкердің жұмысын бағалайтын процесс. Бұл ұйымдардың өз қызметкері туралы пікірлерімен бөлісу, мақсаттарды белгілеу және қызметкерлердің жетілдіру бағыттарын анықтау мүмкіндігі.

Сонымен қатар, қызметкерлерді шолу қызметкерлерге өз рөлдерін өсіруге және дамытуға көмектесу үшін өте маңызды, сонымен қатар жұмыс берушілерге олардың командасы ұйымның мақсаттарына сәйкес келетінін тексеруге мүмкіндік береді.

Сондай-ақ шолу ашық қарым-қатынас пен үздіксіз жетілдіру мәдениетін ынталандыру арқылы оң және өнімді жұмыс ортасын құруға көмектеседі.

Қызметкерлерге шолуды тиімді өткізуге арналған кеңестер

Міне, қызметкерге тиімді шолу жүргізуге көмектесетін бірнеше практикалық кеңестер:

1/ Нақты мақсаттар мен күтулерді анықтаңыз - Қызметкер үшін шолу

Нақты мақсаттар мен күтулерді қою арқылы сіз және қызметкер шолудың мақсатына жетуге назар аудара аласыз. Бұл шолудың екі жаққа да тиімді болуын қамтамасыз етуге көмектеседі. 

Қарау үшін нақты мақсаттарды қалай қоюға болатыны туралы бірнеше қадамдар:

Тексерудің мақсатын анықтаңыз

«Бұл шолудың мақсаты қандай?» Деген сұраққа жауап беруден бастау керек. Белгілі бір кезеңдегі (3 ай, 6 ай, жыл соңы) қызметкерлердің жұмысын бағалау, жақсарту бағыттарын анықтау немесе болашаққа мақсат қою үшін ме? Немесе жоғарыда айтылғандардың бәрі? Қызметкерлермен байланысыңыз, олар шолудың не үшін екенін түсінуі үшін.

Нақты мақсаттарды белгілеңіз

Шолудың мақсатын анықтағаннан кейін, қол жеткізгіңіз келетін нақты мақсаттарды белгілеңіз. Бұл мақсаттар ұйымның және SMART мақсаттарымен (нақты, өлшенетін, қол жеткізуге болатын, өзекті және уақытпен шектелген) сәйкес келуі керек.

Мысалға, Қызметкердің жұмысын тексерудің мақсаты мен нақты мақсаттары болады, мысалы: 

Мақсаты: Қызметкердің соңғы алты айдағы жұмысын бағалау және жақсарту бағыттарын анықтау.

Арнайы мақсаттар:

• Қызметкердің соңғы алты айдағы жұмысын қарап шығыңыз, соның ішінде сату жоспары, тұтынушылардың қанағаттану рейтингі және т.б.
• Қызметкердің жетістіктері бар аймақтарды және оларға қосымша қолдау қажет болуы мүмкін аймақтарды анықтаңыз.
• Жақсарту керек бағыттар бойынша сындарлы кері байланыс беріңіз және келесі 6 айға нақты мақсаттарды қою үшін қызметкермен бірлесіп жұмыс жасаңыз.

2/ Алдын ала дайындалыңыз - Қызметкерге шолу

Қызметкерді тексерудің мақсатын анықтағаннан кейін қызметкердің жұмысының толық бейнесін алу үшін ақпарат пен деректерді дайындау қажет.

• Қызметкерлердің лауазымдық сипаттамаларын қарастырыңыз: Сіздің бағалауыңыз олардың міндеттері мен мақсаттарына сәйкес келетініне көз жеткізу үшін қызметкердің лауазымдық сипаттамаларын қарап шығыңыз.

• Деректерді жинау: Өнімділік көрсеткіштері, айлық есептер, уақытты есепке алу жазбалары және тұтынушы пікірі сияқты барлық сәйкес қызметкерлер деректерін жинаңыз. Бұл ақпарат жақсартуды қажет ететін қызметкерлердің күшті және әлсіз жақтарын анықтауға көмектеседі.

• Алдыңғы пікірлерді қарап шығыңыз: Олардың қай жерде жақсарғанын және қай жерде мәселелер қайталанатынын анықтау үшін алдыңғы қызметкерлердің шолуларын қараңыз.

• Басқалардан кері байланыс алыңыз: Қызметкерлеріңіздің жұмысы туралы түсінік алу үшін олардың әріптестерімен, бағыныштыларымен немесе тұтынушыларымен сөйлесіңіз.

• Күн тәртібін орнату: Қарау үшін күн тәртібін жасаңыз, талқылағыңыз келетін негізгі салаларды белгілеңіз және оны дайындау үшін қызметкерге жіберіңіз.

• Уақыт пен орынды жоспарлаңыз: Талқылауды қажет ететін барлық нәрсені қамту үшін жеткілікті уақытты жоспарлауды ұмытпаңыз. Ал шолу ыңғайлы және тыныш жерде, алаңдатусыз немесе үзіліссіз өтуі керек.

3/ Нақты мысалдарды келтіріңіз - Қызметкерге шолу

Тексеру кезінде нақты мысалдар мен нақты ақпаратты ұсына отырып, қызметкерлерге олардың нені жақсы істеп жатқанын және нені жақсарту керек екенін түсінуге көмектесе аласыз. Сіз келесідей жауап бере аласыз:

Нақты мысалдарды қолданыңыз

Жалпылаудың орнына, қызметкерлердің жетістіктері мен жақсарту бағыттарын көрсету үшін нақты мысалдарды пайдаланыңыз. 

• Мысалы, қызметкердің тамаша қарым-қатынас дағдыларын атап өткіңіз келсе, олардың тұтынушылармен сөйлесу немесе басқа бөлімдердегі әріптестерімен бірлесіп жұмыс істеу кезінде қалай тиімді сөйлескеніне нақты мысалдар келтіріңіз. 

Арнайы деректерді пайдаланыңыз

Мүмкіндігінше, пікіріңізді қолдау үшін деректерді пайдаланыңыз. 

• Мысалы, егер сіз қызметкермен оның сату жазбасы туралы сөйлесіп жатсаңыз, салыстыру үшін нақты сандарды бере аласыз. Мысалы, олардың сату рекорды алдыңғы айға қарағанда жоғары немесе олар әкелген жаңа тұтынушылар саны немесе олардың конверсия жылдамдығы.

Түсініксіз тілден аулақ болыңыз

Кері байланыс жасағанда түсініксіз сөздерді пайдаланбаңыз. 

• «Сіз өнімдірек болуыңыз керек» деудің орнына қызметкерлердің қай жерде өнімдірек болуы және олардың қалай жақсаруы мүмкін екендігі туралы нақты мысалдар келтіріңіз, мысалы, «Мерзімдерді өткізіп алмау үшін уақытты басқару құралын пайдалану керек»

4/ Конструктивті кері байланыс беріңіз - Қызметкерге шолу

Конструктивті кері байланысты қамтамасыз ету арқылы сіз қызметкерлердің өз рөлдерінде өсуіне және дамуына көмектесе аласыз. Бұл конструктивті кері байланыс беруге арналған нұсқаулық:

• Адамға емес, мінез-құлыққа назар аударыңыз: Қызметкерлеріңіздің жеке басына немесе жеке басына емес, мінез-құлқы мен әрекеттеріне назар аудару сіздің пікіріңізді сындарлы ұстауға көмектесетінін және кез келген қақтығыстарды, жеке шабуылдарды немесе сынды болдырмайтынын есте сақтаңыз.

• Қолдау және құрметтеу үнін қолданыңыз: Қолдау мен құрметті сезіну сіз бен қызметкерлеріңіздің арасындағы жағымды жұмыс қарым-қатынасын сақтауға көмектеседі. Сонымен қатар, бұл қызметкерлердің өзін жайлы сезінуін және жақсартуға ынталы болуын қамтамасыз етеді.

• Арнайы кері байланыс беріңіз: Жоғарыда айтылғандай, кері байланыс бергенде нақты болыңыз және ойыңызды түсіндіру үшін мысалдар келтіріңіз.

• Іске асырылатын қадамдарды қамтамасыз етіңіз: Қызметкерлер өнімділігін жақсарту үшін қандай нақты қадамдар жасау керек екенін білу үшін жақсарту үшін әрекет ететін қадамдарды қамтамасыз етіңіз.

• Позитивті нотамен аяқтаңыз: Пікірді қызметкердің күшті жақтары мен жақсарту мүмкіндігін көрсете отырып, оң нотамен аяқтаңыз. Бұл қызметкерлердің мотивациясын және өзгерістерге оң көзқарасын сақтауға көмектеседі.

5/ Іс-әрекет жоспарын әзірлеу - Қызметкер үшін шолу

Жақсарту бағыттарын анықтағаннан кейін немесе жаңа мақсаттар қойғаннан кейін сіз және қызметкер олар үшін әрекет жоспарын келісуіңіз керек. Іс-шаралар жоспары келесі ақпаратты қажет етеді:

• Нақты әрекеттерді анықтаңыз: Мақсаттарды қызметкер оларға жету үшін жасай алатын нақты әрекеттерге бөліңіз. Бұл әрекеттер қызметкердің өз мақсаттарына жетуін жеңілдететін айқындық пен назар аударуға көмектеседі.

• Уақыт кестелерін орнату: Шұғыл жасауға көмектесетін және мақсаттарға жетуде ілгерілеушілікті қамтамасыз ететін әрбір әрекет үшін нақты уақыт кестелерін анықтаңыз.

• Қажетті ресурстарды анықтау: Қызметкерге өз мақсаттарына жету үшін қандай ресурстар қажет болатынын анықтаңыз. Бұл оқыту, тәлімгерлік немесе әріптестер немесе менеджерлердің қосымша қолдауын қамтуы мүмкін.

• Прогресті бақылау: Іс-әрекет жоспарының жұмыс істеп тұрғанын және қажет болған жағдайда түзетулер енгізілуін қамтамасыз ету үшін прогресті жүйелі түрде бақылаңыз.

Бұл жоспарды олармен біріктіруге болады жеке даму жоспары кейбір кезеңдерде жұмыстағы дамуға назар аударады.

6/ Жетістіктерді тану - Қызметкерге шолу

Қызметкерлердің жетістіктерін тану тиімді тексеру үдерісін жүргізудің маңызды бөлігі болып табылады. Бұл моральдық жағдайды қалыптастырып, қызметкерлерді жоғары деңгейде жұмысын жалғастыруға ынталандырады. Қызметкерлердің жетістіктерін тануға арналған кейбір кеңестер төмендегідей:

• Нақты болыңыз: Қызметкерлердің жетістіктерін мойындаған кезде олардың нені жақсы орындағанын және бұл не үшін маңызды екенін нақты көрсетіңіз. Қызметкерлер өз үлестері үшін өздерін бағалайды және бағалай алады.
• Жетістіктерді мақсаттармен сәйкестендіру: Жетістіктерді мойындау кезінде оларды қызметкердің алдына қойған мақсаттарымен сәйкестендіріңіз. Бұл қызметкерлерге олардың күш-жігері қалаған нәтижелерге қол жеткізуде айтарлықтай өзгеріс әкелетінін көруге көмектеседі.
• Табысты тойлау: Тексеру барысында қызметкерлердің жетістіктерін атап өту ауызша тану, жазбаша марапаттау немесе басқа да марапаттау және мадақтау нысандары арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.
• Шынайы болыңыз: Қызметкерлердің жетістіктерін мойындаған кезде мадақтау мен бағалауда шынайы болыңыз. 

7/ Ашық қарым-қатынасты ынталандырыңыз - Қызметкерге шолу

Тексеру кезінде ашық қарым-қатынасты ынталандыру қызметкерлердің өздерін тыңдайтынын және бағаланғанын сезінуін қамтамасыз ету үшін маңызды. Міне, ашық қарым-қатынасты қалай ынталандыруға болатын бірнеше қадамдар:

• Қауіпсіз және ыңғайлы кеңістік жасаңыз: Қызметкерге өз пікірін білдіру және сұрақтар қою үшін қауіпсіз және жайлы жағдай жасаңыз. Бұл сенімді нығайтуға көмектеседі және ашық қарым-қатынасты ынталандырады.

• Белсенді тыңдаңыз: Қызметкердің сөзін бөлмей және сынамай белсенді түрде тыңдаңыз. Олар өз ойлары мен сезімдерін ашық айту үшін тыңдалған және бағаланған сезінетін болады.

• Ашық сұрақтар қойыңыз: Ашық сұрақтар қою қызметкерге толығырақ кері байланыс беруге көмектеседі. Бұл мазмұнды әңгімені жеңілдету мүмкіндігі және қызметкерді шолуда шыншыл болуға шақырады.

8/ Бақылау - Қызметкерге шолу

Қарап шыққаннан кейін жүйелі түрде қадағалау арқылы қызметкердің өз мақсаттарына жетуіне және кез келген мәселелердің уақтылы шешілетініне көз жеткізе аласыз. 

Сонымен қатар, тексеруден кейін жүйелі түрде бақылау жұмыс орнында есеп беру мәдениетін және үздіксіз жетілдіруді қалыптастыруға көмектеседі.

Негізгі тағамдар 

Қызметкерге сараптама жүргізу – салауатты және өнімді жұмыс күшін сақтау мен дамытудың маңызды бөлігі. Осы мақалада талқылаған кеңестерді орындау арқылы сіз тексеру процесінің тиімді, әділ және қызметкер үшін де, ұйым үшін де пайдалы екеніне көз жеткізе аласыз.

Әр күн сайын қызметкерлеріңізді шабыттандырып, мотивациялауды ұмытпаңыз алдын ала дайындалған шаблондар -дан AhaSlides. Оқыту бағдарламаларын, жиналыстың күн тәртібін, жобаның басталу кездесулерін, қызметкерлерге сауалнама жүргізуді және ТОЛЫҚТЫ істерді әзірлеу бұрын-соңды соншалықты қызықты болған емес. Байқап көруге тұрарлық!

*Сілтеме: Джош Берсин