Geriausios schemos, kaip visada laikytis terminų | 2024 m. atskleidžia

Versle yra tabu praleisti terminus. Terminų laikymasis yra būtinas norint išlaikyti veiksmingą ir produktyvią darbo eigą ir palaikyti santykius su darbdaviais ir klientais. Taigi, kaip galite lengvai ir efektyviai laikytis terminų? Terminų valdymas yra menas. Tai ne tik apie laiko planavimo įgūdžius, bet ir su vadovavimu bei kitomis savybėmis. Pažvelkime į 14 patikrintų būdų, kaip padėti griežtai laikytis terminų ir gauti aukštos kokybės rezultatus.

*Ar sunku laikytis terminų? - Vaizdas: JAV šiandien*

Patarimai iš AhaSlides

Kodėl svarbu laikytis terminų?

Yra keletas priežasčių, kodėl terminai svarbūs, ir mes turime jų laikytis.

Įsitikinkite, kad baigėte savo darbą: Daugelis žmonių linkę atidėlioti kuo ilgiau. Tiesą sakant, terminai skatina mus nuveikti daugiau per ribotą laiką. Įsipareigojimas laikytis terminų, jei pirmasis būdas užtikrinti aiškų tikslą ir skubos jausmą gali paskatinti jus nedelsiant imtis veiksmų.
Įgykite pagarbos ir pasitikėjimo: dažnai terminų praleidimas paliks neigiamą įvaizdį apie asmenį ir įmonę, kurioje jie dirba. Ilgainiui niekas nenori dirbti ir bendradarbiauti su tais, kurie visada praleidžia terminus, nes jie turi įtakos darbo našumui ir komandų pasiekimams, santykiams tarp firmų ir klientų.
Venkite neigiamų pasekmių: daugelis pramonės šakų reikalauja griežto terminų valdymo, nes nesilaikydami jų pažeisite įstatymus ir galite gauti finansines nuobaudas.
Anksti atraskite problemas: kai tik baigsite užduotis iki terminų, turėsite daugiau laiko pakartotinai patikrinti, o tai pagerins darbo kokybę ir sulauksite vadovų pripažinimo.

14 veiksmingų būdų laikytis terminų

Kad padėtumėte laikytis galutinių terminų, čia pateikiami keli naudingi patarimai, kurių reikia laikytis:

Žinokite savo terminą

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, jei norite laikytis terminų, yra suprasti reikalavimus, kad darbas būtų atliktas per nustatytą terminą, kiek liko dienų, ar jų užtenka laiku baigti darbą, kiek žmonių reikia atlikti užduotis ir taip vieną. Jei projektai neturi aiškių pabaigos datų, nedvejodami klauskite nedelsdami.

Derėtis dėl aiškaus termino

Dviprasmiškumas yra produktyvumo priešas. Kaip vadovui labai svarbu aiškiai nustatyti terminus, kuriuos nurodote savo darbuotojams. Kalbant apie darbuotojus, jei jums atrodo, kad terminas yra nepriimtinas, pabandykite derėtis arba atvirai bendrauti su savo darbdaviais. Per trumpas terminas arba perkrova gali lemti prastos kokybės darbą ir atliktus rezultatus.

Niekada neįsipareigokite

Būkite realistiški dėl to, ką galite padaryti per tam tikrą laikotarpį. Per didelis įsipareigojimas gali sukelti stresą, kokybės pablogėjimą ir praleistus terminus. Siekiamų tikslų nustatymas užtikrina sveikesnį darbo tempą, mažina stresą ir skatina nuolatos kokybiškus rezultatus.

Suteikite užduočių prioritetus

Norėdami laikytis terminų, kai reikia atlikti kelias užduotis maždaug tuo pačiu metu, pirmiausia nustatykite užduotis pagal skubumą ir svarbą. Prioritetų nustatymas užtikrina, kad svarbiausi elementai būtų sprendžiami pirmiausia, taip sumažinama pagrindinių komponentų nepastebėjimo rizika. Šis požiūris padeda išlaikyti strateginį dėmesį viso projekto metu.

Nustatykite užduočių priklausomybes

Taip pat svarbu atpažinti užduočių tarpusavio priklausomybę. Projekte kai kurias užduotis reikia atlikti prieš pereinant prie kitos, o kai kurias galima atlikti savarankiškai. Vadovo vaidmuo yra suprasti, kaip kiekviena užduotis yra susijusi su kitomis, kad padėtų sukurti logišką ir veiksmingą darbo eigą. Paeiliui sprendžiant priklausomas užduotis išvengiama kliūčių ir skatinamas sklandus progresas.

Sukurkite kontrolinį sąrašą

Prieš imantis veiksmų, kontrolinio sąrašo sudarymas gali turėti daug privalumų. Kontrolinis sąrašas yra vertinga priemonė, padedanti išlaikyti tvarką ir tikslą, stebėti savo pažangą ir neatliktą veiklą. Kontrolinį sąrašą galite sudaryti ryte arba dienos pabaigoje.

*Patarimai, kaip laikytis terminų – vaizdas: sąvoka*

Atidėkite bet kokius trukdžius

Vienas iš veiksmingiausių patarimų, kaip laikytis termino, yra kiek įmanoma labiau susikaupti ir nepertraukiant dalykų, tokių kaip nuolatiniai pranešimai el. paštu, įspėjimai socialiniuose tinkluose ir nereikalingi susitikimai. Galite apsvarstyti galimybę naudoti Pomodoro efekto laiką, kad atliktumėte trumpas intensyvaus darbo serijas, po kurių būtų daromos trumpos pertraukėlės, arba pertvarkyti darbo vietą, kad nebūtų be reikalo blaškytis.

Suplanuokite savo laiką

Viskas gali suklysti be kruopštaus plano. Stenkitės kruopščiai planuoti savo laiką nuo projekto pradžios. Sudarant visapusišką laiko biudžetą, reikia suskaidyti visą projektą į valdomas užduotis, įvertinti kiekvienai atlikti reikalingą laiką ir apgalvotai paskirstyti išteklius.

Pridėti buferio laiką

„Tik 37 % komandų projektus užbaigia laiku, dažniau nei ne.Taigi, dar vienas puikus būdas užtikrinti, kad visada laikysitės termino, yra pridėti buferio laiką, o tai reiškia, kad kiekvienai užduočiai reikia skirti papildomo laiko, viršijančio numatytą trukmę. Buferio laikas suteikia galimybę lanksčiai prisitaikyti prie kintančių aplinkybių nekeliant pavojaus projekto terminui. Tai leidžia koreguoti nesukuriant domino efekto dėl vėlavimo atliekant vėlesnes užduotis.

Ieškokite motyvacijos

Motyvacijos, tokios kaip apčiuopiamas ar neapčiuopiamas atlygis, labai padeda paskatinti laikytis terminų. Nustatykite projekto aspektus, kurie atitinka jūsų aistrą ir interesus. Susitelkimas į tai, kas jums patinka darbe, gali vėl sužadinti entuziazmą ir veržlumą. Jei įmanoma, žiūrėkite į iššūkius kaip į mokymosi patirtį, kurioje galite atskleisti savo potencialą ir gebėjimus.

Pirmiausia žaisk pagal savo stipriąsias puses

Kurdami planą arba nustatydami užduotis prioritetus, nustatykite užduotis, atitinkančias jūsų įgūdžius ir žinias. Sprendžiant užduotis, kurias atliekate puikiai, iš pradžių ugdomas pasitikėjimas savimi, suteikiamas impulsas ir teigiamas tonas likusiai projekto daliai. Išryškinus stipriąsias puses, jums tampa lengviau spręsti sudėtingesnius aspektus su pasiekimo jausmu, o ne našta.

Dirbkite tada, kai esate produktyviausias

Kažkaip teisinga sakyti, kad kai jūsų smegenys yra šviežios ir energingos, jūs dirbate produktyviau. Produktyvumo pikas skirtingiems žmonėms skiriasi. Nesvarbu, ar esate ryto žmogus, ar esate efektyvesnis po pietų, darbo suderinimas su biologiniu laikrodžiu padidina efektyvumą, užtikrinant, kad užduotys būtų atliktos optimaliai sutelkus dėmesį ir energiją.

Sverto įrankiai

Niekada nepraleiskite progos pasinaudoti įrankiais. Pavyzdžiui, nustatykite pasikartojančias užduotis savo darbo eigoje ir ieškokite automatizavimo įrankių, kad supaprastintumėte šiuos procesus. Kai kurias užduotis galima atlikti sutaupant išlaidų ir laiko naudojant nemokamus įrankius. Pavyzdžiui, naudojant internetinius pristatymo įrankius, pvz AhaSlides padėti kurti patrauklias ir interaktyvias skaidres, susitikimus, ledlaužius ir renginius.

Prašyti pagalbos

Norėdami efektyviai laikytis terminų, nedvejodami kreipkitės pagalbos į savo kolegas komandos narius ir patyrusius specialistus. Pagalbos ieškojimas yra strateginis ir iniciatyvus būdas įveikti iššūkius, valdyti darbo krūvius ir užtikrinti projekto sėkmę. Atminkite, kad prašydami pagalbos turėtumėte aiškiai nurodyti, kokios konkrečios pagalbos jums reikia. Pateikite kontekstą, išsamią informaciją ir bet kokią svarbią informaciją, kad asmuo suprastų užduoties ar iššūkio pobūdį.

*Bendradarbiavimas siekiant laikytis terminų – vaizdas: Shutterstock*

Pagrindiniai taksieji

💡Jei kitam renginiui ruošiatės paskutinę minutę arba terminas jau arti, pabandykite AhaSlides. Šis interaktyvus pristatymo įrankis yra puikus įrankių rinkinys, padėsiantis sukurti įsimintinus virtualius ledlaužius, minčių šturmą, viktorinas ir kt.

DUK

Kaip parodote savo sugebėjimą laikytis terminų?

Gebėjimą laikytis terminų galima apibūdinti keliais pagrindiniais požymiais ir elgesiu, pvz., užduočių atskyrimu pagal jų skubumą ir poveikį bendriems projekto tikslams, sveikos darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros palaikymą, kruopštų dėmesį detalėms, puikų prisitaikymą ir problemų sprendimą. sprendimas ir kt.

Kaip galėčiau geriau dirbti laikantis terminų?

Naudokite Pomodoro efekto laikmatį
Sukurkite idealią darbo vietą
Suplanuokite valdomą darbų sąrašą ir laikykitės jo
Venkite daugybinių užduočių
Sunkias užduotis palikite vėliau
Pašalinkite nerimą

Kaip elgiatės su griežtais atsakymų terminais?

Susitikimų metu klausimų ir atsakymų sesijų rengimas yra įprasta veikla, o daugelis jų organizuojami laikantis griežtų laiko tarpų, kiekvienam klausimui skiriamo laiko, klausimų rinkimo ir kt. Taigi, naudojant internetinius klausimų ir atsakymų įrankius, pvz AhaSlidesgali padėti supaprastinti šį procesą ir padidinti bendrą jūsų susitikimų efektyvumą. Dalyviai gali pateikti savo klausimus tiesiogiai per platformą, todėl nebereikia fizinių klausimų kortelių ar pakelti rankų. Taip ne tik sutaupoma laiko, bet ir užtikrinama, kad kiekvienas dalyvis turėtų lygias galimybes prisidėti, skatinant labiau įtraukią ir bendradarbiavimo aplinką.

Nuoroda: iš tikrųjų | Mindtools