Gerai parengta darbotvarkė nustato aiškius tikslus ir lūkesčius, kad visi žinotų savo tikslą ir kas turi įvykti prieš susitikimą, jo metu ir po jo. Šiame vadove aprašoma, kodėl darbotvarkės yra svarbios, aštuoni žingsniai, kaip parengti veiksmingą darbotvarkę, ir pateikiami pavyzdžiai (su šablonais), kuriuos galite naudoti kitame susitikime.
Kodėl kiekvienam susitikimui reikalinga darbotvarkė
Susitikimai užima daug darbo laiko. „Harvard Business Review“ tyrimas parodė, kad vadovai juose praleidžia beveik 23 valandas per savaitę, palyginti su mažiau nei 10 valandų septintajame dešimtmetyje.Perlow, Hadley ir Eun, „Sustabdykime susitikimų beprotybę“, 2017 m.). Dienotvarkė padeda jums tą laiką skirti tikslingai. Ji padės:
- Paaiškinkite tikslą ir uždavinius susitikimo ir palaikyti diskusiją eigoje.
- Valdykite laiką ir tempą, tad beprasmių ginčų mažiau.
- Nubrėžkite dalyvių lūkesčius ir įsitikinkite, kad kiekvienas sprendimo ir veiksmo elementas yra aptartas.
- Skatinti atskaitomybęnes kiekvienas daiktas turi savininką.
Vienas tyrimo įspėjimas: susitikimas su tyrėju Stevenu Rogelbergu teigia, kad jo tyrimai rodo, jog turint darbotvarkę pats savaime nieko nedaro, kad būtų pasiektas efektyvumasir kad vadovai dažnai tiesiog „įtraukia kitą datą į darbotvarkę“ ir pakartoja praėjusios savaitės datą. Toliau aprašyti veiksmai yra skirti darbotvarkės parengimui, kuri būtų sudaryta šiam susitikimui, o ne nukopijuota nuo ankstesnio.
8 pagrindiniai žingsniai, kaip parengti veiksmingą susitikimo darbotvarkę
1. Nustatykite susitikimo tipą
Skirtinguose susitikimuose dalyvauja skirtingi žmonės, jų formatai ir tikslai skiriasi, todėl pirmiausia pasirinkite tipą.
- Projekto pradžios susitikimasprojekto tikslų, terminų, biudžeto ir lūkesčių apžvalga.
- Visų rankų susitikimas: visos įmonės susitikimas, kuriame dalijamasi veiklos rezultatais, tikslais ir planais bei kuriama bendra kryptis.
- Rotušės susirinkimasdarbuotojai užduoda klausimus, išklauso naujausią informaciją ir teikia atsiliepimus vyresniesiems vadovams.
- Strateginio valdymo susitikimasVyresnieji vadovai planuoja ilgalaikę kryptį.
- Virtualus komandos susitikimaspristatymai, diskusijos ir interaktyvi veikla vaizdo įrašais arba pokalbiais.
- Protų šturmo sesijakūrybinis susitikimas, kuriame žmonės generuoja ir aptaria naujas idėjas.
- Individualus susitikimasprivatus pokalbis dėl veiklos įvertinimo, koučingo ar tobulėjimo.
2. Apibrėžkite tikslą ir uždavinius
Nurodykite, kodėl rengiamas susitikimas ir ko tikitės pasiekti. Jei negalite įvardyti rezultato, paklauskite, ar vietoj to tiktų žinutė. Rogelbergas pabrėžia tą patį: kartais galite išsiųsti informaciją ir skirti susitikimui penkias minutes klausimams (Interviu su „Knowledge at Wharton“).
3. Nustatykite pagrindines temas
Išvardykite temas, kurias reikia aptarti, įskaitant visus priimamus sprendimus. Svarbiausiam dalykui skirkite pirmąją vietą, o energija ir dėmesys – daugiausia.
4. Priskirkite laiko limitą
Kiekvienai temai nurodykite laiko tarpsnį, o visam susitikimui – pabaigos laiką, kad susitikimas vyktų pagal tvarkaraštį.
5. Nustatykite dalyvius ir jų vaidmenis
Išvardykite, kas dalyvaus ir už ką kiekvienas asmuo yra atsakingas, pavyzdžiui, pristatyti atnaujinimus, užsirašyti pastabas ar sekti laiką.
6. Parengti medžiagą ir patvirtinamuosius dokumentus
Surinkite, ko žmonėms reikės susitikimo metu, ir iš anksto pasidalykite tuo, ką reikia perskaityti.
7. Iš anksto išplatinkite darbotvarkę
Išsiųskite darbotvarkę visiems dalyviams, kad visi atvyktų pasiruošę. Paprašykite jų pridėti savo punktus prieš susitikimą.
8. Peržiūrėkite ir pataisykite pagal poreikį
Prieš susitikimą patikrinkite darbotvarkę, kad įsitikintumėte, jog ji išsami ir tiksli, ir ištrinkite viską, ko nereikia grupei kambaryje.
Susitikimų darbotvarkės pavyzdžiai ir nemokami šablonai
Pateikiame tris darbotvarkes, kurias galite pritaikyti. Darbotvarkės punktai ir laikas turėtų būti pritaikyti prie jūsų susitikimo poreikių ir tikslų.
1. Komandos susitikimo darbotvarkė
Data:
Vieta:
Dalyviai:
Tikslai: atnaujinti projekto eigą; peržiūrėti esamas problemas ir jų sprendimus.
- Įžanga ir pasveikinimas (5 minutės) | @PSO
- Ankstesnio posėdžio apžvalga (10 minučių) | @PSO
- Projekto atnaujinimai ir pažangos ataskaitos (20 minučių) | @PSO
- Problemų sprendimas ir sprendimų priėmimas (20 min.) | @PSO
- Atvira diskusija ir atsiliepimai (20 min.) | @PSO
- Veiksmai ir tolesni žingsniai (15 minučių) | @who
- Susitarimas dėl baigiamojo ir kito susitikimo (5 minutės) | @PSO
Nemokamas mėnesinių susitikimų šablonas
2. Visų dalyvių susirinkimo darbotvarkė
Data:
Vieta:
Dalyviai:
Tikslas: dalytis įmonės veiklos rezultatais ir pristatyti naujas iniciatyvas bei planus.
- Sveikinimai ir prisistatymas (5 min.)
- Įmonės veiklos atnaujinimas (20 minučių)
- Naujos iniciatyvos ir planai (20 minučių)
- Klausimų ir atsakymų sesija (30 minučių)
- Darbuotojų pripažinimas ir apdovanojimai (15 min.)
- Susitarimas dėl uždarymo ir kito susitikimo (5 min.)
3. Projekto pradinio susitikimo darbotvarkė
Data:
Vieta:
Dalyviai:
Tikslai: nustatyti aiškius tikslus ir lūkesčius; pristatyti komandą; aptarti iššūkius ir riziką.
- Sveikinimai ir prisistatymas (5 min.) | @PSO
- Projekto apžvalga ir tikslai (15 min.) | @PSO
- Komandos narių prisistatymai (5 min.) | @PSO
- Vaidmenų ir atsakomybės užduotys (20 min.) | @PSO
- Tvarkaraštis ir laiko juostos apžvalga (15 minučių) | @PSO
- Projekto iššūkiai ir rizika (20 minučių) | @who
- Veiksmo elementai ir tolesni veiksmai (15 minučių) | @PSO
- Susitarimas dėl baigiamojo ir kito susitikimo (5 minutės) | @PSO
Daugiau idėjų pradžiai rasite mūsų projekto pradžios susitikimo vadovas.
Sudarykite susitikimo darbotvarkę su AhaSlides
Norėdami darbotvarkę paversti tokia, kurią jūsų komanda galėtų matyti, balsuoti ir redaguoti kartu:
- Susikurti paskyrą. Užsiregistruoti AhaSlides arba naršykite viešųjų šablonų biblioteka.
- Pasirinkite susitikimo darbotvarkės šabloną ir spauskite Gaukite šabloną.
Pridėkite savo darbotvarkės punktus. Šablono sąrašo skaidrę pakeiskite savo darbotvarke. Tada pridėkite trumpą įžanginį klausimą, apklausą arba atvirą klausimą, kad žmonės galėtų dalyvauti nuo pirmos skaidrės.
Bendradarbiaukite ir dalinkitės. Pakvieskite komandos narius redaguoti pateiktį, o tada prieš susitikimą pasidalykite darbotvarke kaip nuoroda arba QR kodu.
Svarbiausi paėmimai
- Prieš išvardydami temas, pasirinkite susitikimo tipą ir aiškų tikslą.
- Svarbiausią daiktą dėkite į pirmą vietą ir kiekvienam daiktui paskirkite laiką bei savininką.
- Iš anksto išsiųskite darbotvarkę ir pakvieskite dalyvius ją papildyti.
- Kiekvieną kartą rašykite naują darbotvarkę. Vien darbotvarkė nepadaro susitikimo veiksmingo.
Dažnai užduodami klausimai
Kas vadinama posėdžio darbotvarke?
Darbotvarkė – tai suplanuotas susitikimo planas, kartais vadinamas tvarkaraščiu arba darbų tvarkaraščiu. Joje išvardijamos temos, laikas ir kas vadovauja kiekvienam klausimui.
Kas yra darbotvarkės nustatymo susitikimas?
Darbotvarkės nustatymo posėdis rengiamas siekiant suplanuoti ir nuspręsti dėl didesnio, būsimo posėdžio darbotvarkės.
Kokia yra projekto susitikimo darbotvarkė?
Projekto susitikimo darbotvarkėje išdėstomos su projektu susijusios temos, diskusijos ir veiksmai, pavyzdžiui, eiga, rizika ir tolesni veiksmai.
