Kvietimas į susitikimą el. paštas | Geriausi patarimai, pavyzdžiai ir šablonai (100 % nemokami)

Kas yra gėris kvietimo į susitikimą el pavyzdys?

Susitikimai gali būti esminis komandos efektyvumo, koordinavimo ir vienybės elementas. Daugelis įmonių bent kartą per savaitę rengia susirinkimą, tai gali būti neformalus susitikimas, skirtas tiesiog nuodugniai pasikalbėti su darbuotojais, arba oficialesnis valdybos posėdis, kuriame aptariamas įmonės ateities planas ir metinė metų pabaigos ataskaita. Administracijos pareigūnai ar vadovai privalo dalyviams ar svečiams išsiųsti kvietimo į susirinkimą laiškus.

Kvietimas į susitikimą yra svarbus norint veiksmingai ir sklandžiai vykti oficialūs susitikimai. Yra daugybė būdų, kaip išsiųsti kvietimus į susitikimą. Šiame straipsnyje mes sutelkiame dėmesį į susidorojimą su kvietimų į susitikimą el, patogiausias ir populiariausias būdas pakviesti žmones dalyvauti jūsų susitikimuose.

Turinys

• Kas yra kvietimo į susitikimą el. paštas?
• Kodėl svarbu gauti kvietimą į susitikimą el.
• Žingsnis po žingsnio rašykite kvietimą į susitikimą el
• Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai
• Bottom Line

Greiti susitikimų šablonai su AhaSlides

• Susitikimai versle
• Susitikimo minutės
• „Stand Up“ susitikimas

Kas yra kvietimo į susitikimą el. paštas?

Pagrindinė verslo veiklos dalis, kvietimo į susitikimą el. laiškas yra rašytinė žinutė su susitikimo tikslo demonstravimu ir prašymu žmonėms prisijungti prie susitikimo po konkrečios datos ir vietos bei išsamesnius priedus, jei jie turi. Jis gali būti parašytas oficialiu arba neformaliu stiliumi, atsižvelgiant į susitikimų ypatybes. Jie turėtų būti parašyti tinkamu tonu ir stiliumi, kad atitiktų verslo el. pašto etiketą.

Tačiau nepainiokite kvietimo į susitikimą el. laiško su susitikimo užklausos el. laišku. Pagrindinis skirtumas tarp šių el. laiškų yra tas, kad susitikimo užklausos el. laišku siekiama susitarti su kuo nors susitikti, o kvietimo į susitikimą el. paštu siekiama pakviesti jus į susitikimą paskelbtomis datomis ir vietomis.

Kodėl svarbu gauti kvietimą į susitikimą el.

Kvietimų el. paštu naudojimas suteikia daug naudos. Kvietimų el. paštu privalumai yra išvardyti toliau:

• Jis tiesiogiai jungiasi prie kalendorių. Kai gavėjai priima kvietimą, jis vėl įtraukiamas į jų verslo kalendorių ir gausite priminimą, kaip ir kiti kalendoriuje pažymėti įvykiai.
• Tai patogu ir greita. Jūsų gavėjai gali pasiekti el. laišką iškart po to, kai spustelėsite siuntimo mygtuką. Jei el. pašto adresas yra neteisingas, jis siunčiamas tiesiai gavėjui, galite iš karto gauti pranešimą ir greitai ieškoti tolesnių sprendimų.
• Tai taupo laiką. Vienu metu galite siųsti grupės el. laiškus su tūkstančiais el. pašto adresų.
• Tai taupo išlaidas. Jums nereikia išleisti biudžeto pašto siuntimui.
• Jį galima sugeneruoti tiesiai iš jūsų pageidaujamos internetinio seminaro platformos. Jei nerengiate susitikimo akis į akį, jūsų pirmasis pasirinkimas tikriausiai bus mastelio keitimas, Microsoft Teams, ar kažkas panašaus. Kai RSVP patvirtinama, visos nuorodos ir laiko intervalai sinchronizuojami el. paštu, todėl dalyvis gali išvengti painiavos su kitais įvykiais.

Faktas yra tai, kad kiekvieną dieną išsiunčiama milijardai el. laiškų ir daugelis jų yra šiukšlės. Kadangi visi naudojasi bent vienu el. paštu, kad apsikeistų svarbiomis žinutėmis apie darbą, pirkinius, susitikimus ir kt. Tačiau, kadangi per dieną tenka perskaityti daugybę el. laiškų, nenuostabu, kad kartais susiduri su „el. pašto nuovargio“ reiškiniu. Taigi, pristačius gerą kvietimą el. paštu galima išvengti nereikalingų nesusipratimų ar gavėjų nežinojimo.

Žingsnis po žingsnio parašykite kvietimo į susitikimą el. laišką

Geras kvietimo į susitikimą el. paštas yra būtinas ir, kaip taisyklė, tai daro įtaką pristatymas el norma.

Yra etiketo ir principų, kurių kiekvienas turi paklusti, kad užpildytų verslo susitikimo kvietimą el. paštu, atsižvelgiant į gavėjus. Galite sužinoti, kaip parašyti standartinį kvietimo į susitikimą el. laišką, atlikdami šiuos veiksmus:

1 veiksmas: parašykite aiškią temos eilutę

Faktas yra tai, kad 47% el. pašto gavėjų perskaitė el. laiškus, kurių temos eilutė yra aiški ir glausta. Pirmas įspūdis svarbus. Tai gali užtikrinti, kad imtuvai jaustų skubos ar svarbos jausmą, o tai padidins atidarymo dažnį.

• Trumpas, tikslingas. Būkite tikras, o ne mįslingas.
• Galite prašyti patvirtinimo apie dalyvavimą temos eilutėje kaip skubos ženklą.
• Arba pridėkite jausmų toną, pavyzdžiui, nepamirškite svarbos, skubumo,...
• Pridėkite laiką, jei norite pabrėžti laiko atžvilgiu svarbią problemą 

Pavyzdžiui: „Susitikimas 4-12-10: projekto minčių audros sesija“ arba „Svarbu. Atsakykite: Naujo produkto strategijos susitikimas 6-XNUMX“

2 veiksmas: pradėkite nuo greito įvado

Pačioje pirmoje eilutėje pravartu trumpai apibūdinti, kas esate, kokias pareigas užimate organizacijoje ir kodėl su jais susisiekiate. Tada galite tiesiogiai parodyti susitikimo tikslą. Daugelis žmonių daro klaidą nurodydami neaiškų susitikimo tikslą, nes mano, kad dalyviai turi apie tai žinoti.

• Padarykite savo prisistatymą malonų arba susijusį su darbu
• Priminkite dalyviams, jei jiems reikia atlikti kokias nors užduotis arba ką nors pasiimti su savimi į susitikimą.

Pavyzdžiui Sveiki, komandos nare, nekantriai laukiu jūsų naujo produkto pristatymo kitą pirmadienį.

3 veiksmas: bendrinkite laiką ir vietą

Turėtumėte nurodyti tikslų susitikimo laiką. Taip pat turėtumėte pasakyti jiems, kaip ir kur vyksta susitikimas asmeniškai arba internetu, ir pasiūlyti gaires ar platformos nuorodas, jei jiems jų prireiktų.

• Pridėkite laiko juostą, jei darbuotojai dirba skirtingose ​​pasaulio vietose
• Nurodykite numatomą susitikimo trukmę
• Nurodydami nuorodas būkite kuo išsamesni arba pridėkite žemėlapių sudarymo gaires

Pavyzdžiui: Prašome prisijungti prie mūsų penktadienį, spalio 6 d., 1:00 val. 2 posėdžių salėje, antrame aukšte administraciniame pastate.

4 veiksmas: aprašykite susirinkimo darbotvarkę

Apsvarstykite pagrindinius tikslus arba siūlomą susitikimo darbotvarkę. Neminėk detalių. Galite tiesiog nurodyti temą ir laiko juostą. Dėl oficialių susitikimų galite pridėti išsamų dokumentą. Tai ypač naudinga norint padėti dalyviams pasiruošti.

Pavyzdžiui, galite pradėti nuo: Mes planuojame aptarti.../ Norime išspręsti kai kurias problemas Arba tokia tvarka:

• 8:00-9:30: Įvadas į projektą
• 9:30–11:30: Howardo (IT), Nour (rinkodara) ir Charlotte (pardavimas) pristatymai

5 veiksmas: paprašykite RSVP

Reikalavimas gauti RSVP gali padėti patvirtinti gavėjų atsakymą. Siekiant išvengti dviprasmiškumo, el. laiške turėtų būti nurodytas pageidaujamas atsakymas ir laikas, per kurį dalyviai turi informuoti jus apie savo dalyvavimą ar neatvykimą. Taigi, jei negavote jų atsakymo tuo metu, kai reguliuojate, galite atlikti greitus tolesnius veiksmus.

Pavyzdžiui: Prašome atsakyti iki [data] adresu [el. pašto adresas arba telefono numeris]

6 veiksmas: pridėkite profesionalų el. pašto parašą ir prekės ženklą

Verslo el. pašto parašas turėtų apimti visą vardą, pavardę, pareigų pavadinimą, įmonės pavadinimą, kontaktinę informaciją, asmeninės svetainės ir kiti hipersaitais susieti adresai.

Galite lengvai tinkinti savo parašą naudodami "Gmail".

Pavyzdžiui:

Jessica Madison

Regiono rinkodaros vadovas, Inco Industry

555-9577-990

Yra daugybė nemokamų el. pašto parašų kūrėjų, kurie taupo jūsų laiką ir pastangas, pvz., Mano parašas.

Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai

Turėkite omenyje, kad skirtingų tipų susitikimuose bus taikomi skirtingi standartai ir rašymo stiliai. Įprastai atskiriame kvietimų į susitikimus el. laiškus pagal jų oficialų ar neoficialų lygį, įskaitant virtualius susitikimus ar tiesiog internetinius susitikimus arba jų neįtraukiant. Šioje dalyje mes renkame ir pristatome jums kai kuriuos tipinius kvietimų į susitikimus tipus ir kiekvieno tipo šablonus, kurie plačiai naudojami verslo susitikimų kvietimų el. laiškuose.

#1. Oficialaus susitikimo užklausos el. paštas

Oficialus susitikimo prašymo el. laiškas naudojamas dideliems susitikimams, kurie paprastai vyksta vieną ar tris kartus per metus. Tai didelis oficialus susitikimas, todėl jūsų el. laiškas turėtų būti parašytas oficialiu rašymo stiliumi. Pridedami priedai reikalingi tam, kad dalyviui būtų aiškiau, kaip dalyvauti susirinkime, kaip rasti vietą, detalizuoti darbotvarkę.

Oficialūs susitikimai apima:

• Vadovybės susirinkimas
• komiteto posėdis
• Direktorių valdybos posėdis 
• Akcininkų susirinkimas 
• Strateginis susitikimas 

Pavyzdys 1: akcininkų kvietimo el. pašto šabloną

Temos eilutė: Svarbu. Esate kviečiami į metinį visuotinį susirinkimą. [Laikas]

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Gerbiami akcininkai,

Džiaugiamės galėdami Jus pakviesti į eilinį visuotinį susirinkimą, kuris įvyks XNUMX m [Laikas], [Adresas]

Eilinis akcininkų susirinkimas yra išskirtinė proga informacijai, mainams ir diskusijoms [Įmonės pavadinimas] ir visi mūsų akcininkai.

Tai taip pat yra galimybė išreikšti save ir balsuoti už aktyvų vaidmenį priimant svarbius sprendimus [Įmonės pavadinimas], nepriklausomai nuo turimų akcijų skaičiaus. Susitikime bus aptariamos šios pagrindinės darbotvarkės:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Nurodymus, kaip dalyvauti šiame posėdyje, darbotvarkę ir nutarimų, kurie bus pateikti tvirtinti, tekstus rasite pridedamame dokumente žemiau

Valdybos vardu norėčiau padėkoti už jūsų indėlį ir lojalumą [Įmonės pavadinimas] ir aš laukiu jūsų susitikime [Data]

Geriausia,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

Pavyzdys 2: Strateginis susitikimas kvietimo el. pašto šabloną

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Temos eilutė: Projekto pradžios rinkodaros kampanija Susitikimas: 2/28

Vardu [įmonės pavadinimas], Norėčiau pakviesti jus dalyvauti verslo susitikime, kuris vyks š [Konferencijų salės pavadinimas, pastato pavadinimas] [Data ir laikas]. Susitikimas truks [Trukmė].

Džiaugiuosi galėdamas pasveikinti jus pirmame mūsų projekto etape ir aptarti būsimą pasiūlymą [Išsami informacija]. Dėkojame už jūsų vertingas įžvalgas. Pateikiame trumpą šios dienos darbotvarkės santrauką:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Šį pasiūlymą visa mūsų komanda laiko vienu svarbiausių. Norėdami sužinoti daugiau, prie šio laiško pridėjome dokumentą, kuriame pateikiama išsamesnė informacija, kad jums būtų patogu iš anksto pasiruošti susitikimui.

Mes visi laukiame pokalbio su jumis ir aptarsime, ką dar galime padaryti, kad šis pasiūlymas būtų sėkmingas. Visus klausimus ar rekomendacijas dėl susitikimo pateikite iš anksto [Terminas] man tiesiogiai atsakydami į šį el. laišką.

Geros ateinančios dienos.

Dėkoju tau,

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

#2. Neformalaus susitikimo kvietimo el. paštas

Su oficialaus susitikimo kvietimo el. paštu, jei tik susitikimas su nepakankamai vadovybės lygio darbuotojais ar komandos nariais. Jums daug lengviau sugalvoti, kaip tinkamai parašyti. Galite rašyti neformaliu stiliumi draugišku ir džiaugsmingu tonu.

Neoficialūs susitikimai apima:

• Protų šturmo susitikimas
• Problemų sprendimo susitikimas
• mokymas
• Registracijos susitikimas
• Komandos formavimo susitikimas
• Kavos pokalbiai 

3 pavyzdys: Registracijos susitikimo kvietimo el. pašto šablonas

Temos eilutė: skubu. [Projekto pavadinimas] atnaujinimai. [Data]

Mielos komandos,

Sveiki atvykę!

Buvo malonu ir smagu leisti laiką su jumis dirbti [Projekto pavadinimas]. Tačiau, kad galėtume veiksmingai tęsti savo planus, manau, kad pats laikas pranešti apie padarytą pažangą ir būčiau dėkingas už galimybę susitikti [vieta] toliau aptarti šį klausimą [Data ir laikas].

Taip pat pridėjau visų darbotvarkių, kurias turime aptarti, sąrašą. Nepamirškite paruošti savo užduoties atlikimo ataskaitos. Prašome naudoti tai [Nuoroda] kad praneščiau, ar pavyks.

Prašome kuo greičiau atsiųsti man savo patvirtinimą.

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

Pavyzdys 4: Komanda building kvietimo el. pašto šablonas

Mieli komandos nariai,

Taip norime jus informuoti, kad [Departamento pavadinimas] organizuoja a Komandos formavimo susitikimas visiems mūsų darbuotojams nariai įjungti [Data ir laikas]

Tolimesniam profesiniam tobulėjimui nepaprastai svarbu, kad augtume kartu, o tai gali įvykti tik dirbdami kaip komanda, kad mūsų įgūdžiai ir talentai būtų panaudoti siekiant geresnių rezultatų. Štai kodėl mūsų skyrius kas mėnesį reklamuoja įvairias komandos formavimo veiklas.

Prašome ateiti ir prisijungti prie renginio, kad galėtume išgirsti jūsų balsą apie tai, kaip galėtume tobulėti, kad suteiktume jums geresnę paramą. Taip pat bus keletas komandos formavimo žaidimai kartu su gėrimais ir lengvais užkandžiais pasirūpins įmonė.

Tikimės smagių akimirkų šiame komandos formavimo renginyje, kuris skirtas padėti kiekvienam iš mūsų augti. Jei manote, kad negalite dalyvauti šiame susitikime, maloniai praneškite [Koordinatoriaus vardas] at [Telefono numeris]

Pagarbiai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

#3. Svečio pranešėjo kvietimo el. paštas

Kviestinio pranešėjo el. laiške turėtų būti pateikta kalbėtojui svarbi informacija apie susitikimą ir galimybę kalbėti. Labai svarbu, kad pranešėjas žinotų, kaip gali prisidėti prie jūsų renginio ir kokią naudą jis gali gauti dalyvaudamas jūsų renginyje.

5 pavyzdys: svečio kalbėtojo kvietimo el. pašto šablonas

Brangus [Kalbėtojas],

Tikimės, kad ši žinutė jus gerai suras! Šiandien susisiekiame su puikia galimybe kalbėti jūsų apmąstymams. Norėtume paprašyti jūsų būti mūsų garbingu pranešėju [Susitikimo pavadinimas], įvykis, skirtas [Jūsų renginio tikslo ir auditorijos aprašymas]. Visas [Susitikimo pavadinimas] komanda yra įkvėpta jūsų pasiekimų ir mano, kad būsite puikus ekspertas, kreipdamasis į mūsų bendraminčių profesionalų auditoriją.

[Susitikimo pavadinimas] vyks m [Renginio vieta, įskaitant miestą ir valstiją] on [Datos]. Tikimasi, kad mūsų renginys surengs iki maždaug [Numatomas dalyvių skaičius#]. Mūsų tikslas yra [Susitikimo tikslai].

Manome, kad esate puikus kalbėtojas ir jūsų balsas būtų labai svarbus šio pokalbio papildymas, atsižvelgiant į jūsų didelį darbą [Kompetencijos sritis]. Galite apsvarstyti galimybę pristatyti savo idėjas iki [Trukmė] minučių, kurios yra susijusios su sritimi [Susitikimo tema]. Savo pasiūlymą galite atsiųsti iki [deadline] sekdami [nuoroda], kad mūsų komanda galėtų išklausyti jūsų idėjas ir iš anksto nustatyti jūsų kalbos detales.

Bet kuriuo atveju, jei negalite dalyvauti, nuolankiai prašome susisiekti su mumis per [nuoroda]. Dėkojame už jūsų laiką ir dėmesį, tikimės iš jūsų teigiamo atsakymo.

Geriausia,
[Vardas]
[Darbo pavadinimas]
[Kontaktinė informacija]
[Įmonės svetainės adresas]

#4. Webinaro kvietimo el. paštas

Šiuolaikinėse tendencijose vis daugiau žmonių rengia internetinius susitikimus, nes tai taupo laiką ir sąnaudas, ypač dirbant nuotoliniu būdu. Jei naudojate konferencijų platformas, yra gerai pritaikytų kvietimų pranešimų, kurie tiesiogiai siunčiami jūsų dalyviui prieš prasidedant susitikimui, pavyzdžiui, mastelio keitimo kvietimo el. pašto šablonas. Dėl virtualaus internetinio seminaro galite peržiūrėti šį pavyzdį.

Patarimai: Naudokite tokius raktinius žodžius kaip „Sveikiname“, „Netrukus“, „Tobula“, „Atnaujinti“, „Galima“, „Galiausiai“, „Geriausia“, „Ypatinga“, „Prisijunkite prie mūsų“, „Nemokama“ ir kt.

Pavyzdys 6: Webinaro kvietimo el. pašto šablonas

Temos eilutė: Sveikiname! Esate kviečiami į [Webinaro pavadinimas]

Brangus [kandidato_vardas],

[Įmonės_pavadinimas] labai džiaugiasi galėdamas surengti internetinį seminarą [Webinaro tema] ant [Data] adresu [Laikas], kurio tikslas [[Webinar Purposes]

Tai bus gera proga užsidirbti didžiulės naudos iš savo pakviestų ekspertų [Webinar topics] srityje ir gauti nemokamų dovanų. Mūsų komanda taip entuziastingai vertina jūsų buvimą.

Pastaba: šis internetinis seminaras skirtas tik [Žmonių skaičius]. Norėdami išsaugoti vietą, prašome užsiregistruoti [Nuoroda] ir nedvejodami pasidalinkite ja su draugais. 

Tikiuosi tave ten pamatyti!

Geros dienos,

[Tavo vardas]

[parašas]

Bottom Line

Laimei, internete yra daug galimų verslo susitikimų kvietimų šablonų, kuriuos galite tinkinti ir išsiųsti dalyviams per kelias sekundes. Nepamirškite šiek tiek išsaugoti savo debesyje, kad galėtumėte paruošti el. laišką tobulai rašydami, ypač skubos atveju.

Jei taip pat ieškote kitų sprendimų savo verslui, galite rasti AhaSlides yra geras pristatymo įrankis su daugybe nuostabių funkcijų, skirtų jūsų internetinio seminaro renginiams, komandos formavimo veiklai, konferencijai ir kt.

Dažnai užduodami klausimai

Nuoroda: iš tikrųjų | Šerpanis