Kvietimas į susitikimą el. paštas | Geriausi patarimai, pavyzdžiai ir šablonai (100 % nemokami)

Susitikimai gali būti esminis komandos efektyvumo, koordinavimo ir vienybės elementas. Daugelis įmonių rengia susitikimus bent kartą per savaitę – tai gali būti neformalus susitikimas, skirtas tiesiog giliam pokalbiui su darbuotojais, arba oficialesnis valdybos posėdis, skirtas aptarti įmonės ateities planus ir metinę metų ataskaitą. Administracijos pareigūnai ar vadovai privalo išsiųsti susitikimų kvietimus dalyviams ar svečiams.

Kvietimas į susitikimą yra svarbus norint veiksmingai ir sklandžiai vykti oficialūs susitikimai. Yra daugybė būdų, kaip išsiųsti kvietimus į susitikimą. Šiame straipsnyje mes sutelkiame dėmesį į susidorojimą su kvietimų į susitikimą el, patogiausias ir populiariausias būdas pakviesti žmones dalyvauti jūsų susitikimuose.

Turinys

• Kas yra susitikimo kvietimo el. laiškas?
• Kodėl svarbus susitikimo kvietimo el. laiškas?
• Žingsnis po žingsnio rašykite kvietimą į susitikimą el
• Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai
• Bottom Line

Greiti susitikimų šablonai su „AhaSlides“.

Kas yra susitikimo kvietimo el. laiškas?

Svarbi verslo veiklos dalis – susitikimo kvietimo el. laiškas. Tai rašytinis pranešimas, kuriame nurodomas susitikimo tikslas ir prašymas žmonėms prisijungti prie susitikimo konkrečią datą ir vietą, bei, jei reikia, išsamesni priedai. Jis gali būti parašytas oficialiu arba neoficialiu stiliumi, priklausomai nuo susitikimų pobūdžio. Jis turėtų būti parašytas tinkamu tonu ir stiliumi, kad atitiktų verslo el. pašto etiketą.

Tačiau nepainiokite susitikimo kvietimo el. laiško su susitikimo užklausos el. laišku. Pagrindinis skirtumas tarp šių el. laiškų yra tas, kad susitikimo užklausos el. laiško tikslas – susitarti dėl susitikimo su asmeniu, o susitikimo kvietimo el. laiško tikslas – pakviesti jus į susitikimą paskelbtomis datomis ir vietoje.

Kodėl svarbus susitikimo kvietimo el. laiškas?

Kvietimų el. paštu naudojimas suteikia daug naudos. Kvietimų el. paštu privalumai yra išvardyti toliau:

• Jis tiesiogiai jungiasi prie kalendorių. Kai gavėjai priima kvietimą, jis vėl pridedamas prie jų verslo kalendoriaus, o jūs gausite priminimą, kaip ir apie kitus kalendoriuje pažymėtus įvykius.
• Tai patogu ir greita. Jūsų gavėjai gali pasiekti el. laišką iškart po to, kai spustelėsite siuntimo mygtuką. Jei el. pašto adresas yra neteisingas, jis siunčiamas tiesiai gavėjui, galite iš karto gauti pranešimą ir greitai ieškoti tolesnių sprendimų.
• Tai taupo laiką. Vienu metu galite siųsti grupės el. laiškus su tūkstančiais el. pašto adresų.
• Tai taupo išlaidas. Jums nereikia leisti pinigų siuntimui paštu.
• Jį galima sugeneruoti tiesiai iš jūsų pageidaujamos internetinio seminaro platformos. Jei nerengiate susitikimo akis į akį, jūsų pirmasis pasirinkimas tikriausiai bus mastelio keitimas, Microsoft Teams, ar kažkas panašaus. Kai RSVP patvirtinama, visos nuorodos ir laiko intervalai sinchronizuojami el. paštu, todėl dalyvis gali išvengti painiavos su kitais įvykiais.

Faktas, kad kasdien siunčiama milijardai el. laiškų, ir daugelis jų yra šlamštas. Kiekvienas žmogus naudoja bent vieną el. laišką, kad apsikeistų svarbiomis žinutėmis dėl darbo, pirkinių, susitikimų ir kt. Tačiau kadangi per dieną tenka perskaityti daugybę el. laiškų, nenuostabu, kad kartais susiduriama su „el. pašto nuovargio“ reiškiniu. Taigi, gero kvietimo el. laiško išsiuntimas gali padėti išvengti nereikalingų gavėjų nesusipratimų ar nežinojimo.

Žingsnis po žingsnio parašykite kvietimo į susitikimą el. laišką

Geras kvietimo į susitikimą el. paštas yra būtinas ir, kaip taisyklė, tai daro įtaką pristatymas el norma.

Yra etiketo normų ir principų, kurių kiekvienas turi laikytis pildydamas verslo susitikimo kvietimo el. laišką gavėjų atžvilgiu. Standartinį susitikimo kvietimo el. laišką galite sužinoti atlikdami šiuos veiksmus:

1 veiksmas: parašykite aiškią temos eilutę

Faktas yra tas, kad 47 % el. pašto gavėjų skaito el. laiškus su aiškia ir glausta temos eilute. Pirmas įspūdis yra svarbus. Tai gali padėti gavėjams pajusti skubumą ar svarbą, o tai lemia didesnį atidarymo rodiklį.

• Trumpas, tikslingas. Būkite tikras, o ne mįslingas.
• Galite prašyti patvirtinimo apie dalyvavimą temos eilutėje kaip skubos ženklą.
• Arba pridėkite jausmų toną, pavyzdžiui, nepamirškite svarbos, skubumo,...
• Pridėkite laiką, jei norite pabrėžti laiko atžvilgiu svarbią problemą 

Pavyzdžiui: „Susitikimas 4-12-10: projekto minčių audros sesija“ arba „Svarbu. Atsakykite: Naujo produkto strategijos susitikimas 6-XNUMX“

2 veiksmas: pradėkite nuo greito įvado

Pačioje pirmoje eilutėje pravartu trumpai apibūdinti, kas esate, kokias pareigas užimate organizacijoje ir kodėl su jais susisiekiate. Tada galite tiesiogiai parodyti susitikimo tikslą. Daugelis žmonių daro klaidą nurodydami neaiškų susitikimo tikslą, nes mano, kad dalyviai turi apie tai žinoti.

• Padarykite savo prisistatymą malonų arba susijusį su darbu
• Priminkite dalyviams, jei jiems reikia atlikti kokias nors užduotis arba ką nors pasiimti su savimi į susitikimą.

PavyzdžiuiSveiki, komandos nary, nekantrauju susitikti su jumis naujo produkto pristatyme kitą pirmadienį.

3 veiksmas: bendrinkite laiką ir vietą

Turėtumėte nurodyti tikslų susitikimo laiką. Taip pat turėtumėte pasakyti jiems, kaip ir kur vyksta susitikimas asmeniškai arba internetu, ir pasiūlyti gaires ar platformos nuorodas, jei jiems jų prireiktų.

• Pridėkite laiko juostą, jei darbuotojai dirba skirtingose ​​pasaulio vietose
• Nurodykite numatomą susitikimo trukmę
• Pateikdami nurodymus, pateikite juos kuo išsamesnius arba pridėkite žemėlapio gaires.

PavyzdžiuiKviečiame prisijungti prie mūsų penktadienį, spalio 6 d., 13.00 val. 2 posėdžių salėje, antrame administracinio pastato aukšte.

4 veiksmas: aprašykite susirinkimo darbotvarkę

Aptarkite pagrindinius tikslus arba siūlomą susitikimo darbotvarkę. Neminėkite detalių. Galite tiesiog nurodyti temą ir laiko juostą. Oficialiems susitikimams galite pridėti išsamų dokumentą. Tai ypač naudinga padedant dalyviams iš anksto pasiruošti.

Pavyzdžiui, galite pradėti nuo: Planuojame aptarti... / Norime spręsti kai kuriuos klausimus arba taip:

• 8:00-9:30: Įvadas į projektą
• 9:30–11:30: Howardo (IT), Nour (rinkodara) ir Charlotte (pardavimas) pristatymai

5 veiksmas: paprašykite RSVP

Reikalavimas gauti RSVP gali padėti patvirtinti gavėjų atsakymą. Siekiant išvengti dviprasmiškumo, el. laiške turėtų būti nurodytas pageidaujamas atsakymas ir laikas, per kurį dalyviai turi informuoti jus apie savo dalyvavimą ar neatvykimą. Taigi, jei negavote jų atsakymo tuo metu, kai reguliuojate, galite atlikti greitus tolesnius veiksmus.

Pavyzdžiui: Prašome atsakyti iki [data] adresu [el. pašto adresas arba telefono numeris]

6 veiksmas: pridėkite profesionalų el. pašto parašą ir prekės ženklą

Verslo el. pašto paraše turėtų būti nurodytas vardas, pavardė, pareigos, įmonės pavadinimas, kontaktinė informacija, asmeninės svetainės ir kiti hipersaitais susieti adresai.

Galite lengvai tinkinti savo parašą naudodami "Gmail".

Pavyzdžiui:

Jessica Madison

Regiono rinkodaros vadovas, Inco Industry

555-9577-990

Yra daugybė nemokamų el. pašto parašų kūrimo priemonių, kurios taupo jūsų laiką ir pastangas, pavyzdžiui Mano parašas.

Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai

Turėkite omenyje, kad skirtingų tipų susitikimuose bus taikomi skirtingi standartai ir rašymo stiliai. Įprastai atskiriame kvietimų į susitikimus el. laiškus pagal jų oficialų ar neoficialų lygį, įskaitant virtualius susitikimus ar tiesiog internetinius susitikimus arba jų neįtraukiant. Šioje dalyje mes renkame ir pristatome jums kai kuriuos tipinius kvietimų į susitikimus tipus ir kiekvieno tipo šablonus, kurie plačiai naudojami verslo susitikimų kvietimų el. laiškuose.

#1. Oficialaus susitikimo užklausos el. paštas

Oficialus susitikimo užklausos el. laiškas naudojamas dideliems susitikimams, kurie paprastai vyksta vieną ar tris kartus per metus. Tai didelis oficialus susitikimas, todėl jūsų el. laiškas turėtų būti parašytas oficialiu rašymo stiliumi. Pridedami priedai reikalingi, kad dalyviui būtų aiškiau, kaip dalyvauti susitikime, kaip rasti vietą ir išsamiai aprašyta darbotvarkė.

Oficialūs susitikimai apima:

• Vadovybės susirinkimas
• komiteto posėdis
• Direktorių valdybos posėdis 
• Akcininkų susirinkimas 
• Strateginis susitikimas 

Pavyzdys 1: akcininkų kvietimo el. pašto šabloną

Temos eilutė: Svarbu. Esate kviečiami į metinį visuotinį susirinkimą. [Laikas]

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Gerbiami akcininkai,

Džiaugiamės galėdami Jus pakviesti į eilinį visuotinį susirinkimą, kuris įvyks XNUMX m [Laikas], [Adresas]

Eilinis akcininkų susirinkimas yra išskirtinė proga informacijai, mainams ir diskusijoms [Įmonės pavadinimas] ir visi mūsų akcininkai.

Tai taip pat yra galimybė išreikšti save ir balsuoti už aktyvų vaidmenį priimant svarbius sprendimus [Įmonės pavadinimas], nepriklausomai nuo turimų akcijų skaičiaus. Susitikime bus aptariamos šios pagrindinės darbotvarkės:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Nurodymus, kaip dalyvauti šiame posėdyje, darbotvarkę ir nutarimų, kurie bus pateikti tvirtinti, tekstus rasite pridedamame dokumente žemiau

Valdybos vardu norėčiau padėkoti už jūsų indėlį ir lojalumą [Įmonės pavadinimas] ir aš laukiu jūsų susitikime [Data]

Pagarbiai,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

Pavyzdys 2: Strateginis susitikimas kvietimo el. pašto šabloną

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Temos eilutė: Projekto pradžios rinkodaros kampanija Susitikimas: 2/28

Vardu [įmonės pavadinimas], Norėčiau pakviesti jus dalyvauti verslo susitikime, kuris vyks š [Konferencijų salės pavadinimas, pastato pavadinimas] [Data ir laikas]. Susitikimas truks [Trukmė].

Džiaugiuosi galėdamas pasveikinti jus pirmame mūsų projekto etape ir aptarti būsimą pasiūlymą [Išsami informacija]. Dėkojame už jūsų vertingas įžvalgas. Pateikiame trumpą šios dienos darbotvarkės santrauką:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Visa mūsų komanda šį pasiūlymą laiko vienu svarbiausių. Jūsų žiniai, prie šio laiško pridėjome dokumentą su išsamesne informacija, kad galėtumėte patogiai iš anksto pasiruošti susitikimui.

Laukiame pokalbio su jumis ir aptarsime, ką dar galime padaryti, kad šis pasiūlymas būtų sėkmingai įgyvendintas. Prašome pateikti visus klausimus ar rekomendacijas susitikimui iki [Terminas] man tiesiogiai atsakydami į šį el. laišką.

Geros ateinančios dienos.

Dėkoju tau,

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

#2. Neformalaus susitikimo kvietimo el. paštas

Oficialiai išsiuntus kvietimą į susitikimą el. paštu, tai tiesiog susitikimas su vadovaujančiais darbuotojais arba komandos nariais. Jums daug lengviau sugalvoti, kaip tinkamai parašyti. Galite rašyti neformaliu stiliumi, draugišku ir džiaugsmingu tonu.

Neoficialūs susitikimai apima:

• Protų šturmo susitikimas
• Problemų sprendimo susitikimas
• mokymas
• Registracijos susitikimas
• Komandos formavimo susitikimas
• Kavos pokalbiai 

3 pavyzdys: Registracijos susitikimo kvietimo el. pašto šablonas

Temos eilutė: skubu. [Projekto pavadinimas] atnaujinimai. [Data]

Mielos komandos,

Sveiki atvykę!

Buvo malonu ir smagu leisti laiką su jumis dirbti [Projekto pavadinimas]. Tačiau, kad galėtume veiksmingai tęsti savo planus, manau, kad pats laikas pranešti apie padarytą pažangą ir būčiau dėkingas už galimybę susitikti [vieta] toliau aptarti šį klausimą [Data ir laikas].

Taip pat pridėjau visų darbotvarkių, kurias turime aptarti, sąrašą. Nepamirškite paruošti savo užduoties atlikimo ataskaitos. Prašome naudoti tai [Nuoroda] kad praneščiau, ar pavyks.

Prašome kuo greičiau atsiųsti man savo patvirtinimą.

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

Pavyzdys 4: Komanda building kvietimo el. pašto šablonas

Mieli komandos nariai,

Taip norime jus informuoti, kad [Departamento pavadinimas] organizuoja a Komandos formavimo susitikimas visiems mūsų darbuotojams nariai įjungti [Data ir laikas]

Tolimesniam profesiniam tobulėjimui nepaprastai svarbu, kad augtume kartu, o tai gali įvykti tik dirbdami kaip komanda, kad mūsų įgūdžiai ir talentai būtų panaudoti siekiant geresnių rezultatų. Štai kodėl mūsų skyrius kas mėnesį reklamuoja įvairias komandos formavimo veiklas.

Prašome ateiti ir prisijungti prie renginio, kad galėtume išgirsti jūsų balsą apie tai, kaip galėtume tobulėti, kad suteiktume jums geresnę paramą. Taip pat bus keletas komandos formavimo žaidimai, ir lengvus užkandžius pasirūpins įmonė.

Laukiame smagių akimirkų šiame komandos stiprinimo renginyje, kuris skirtas padėti kiekvienam iš mūsų tobulėti. Jei manote, kad negalite dalyvauti šiame susitikime, prašome informuoti [Koordinatoriaus vardas] at [Telefono numeris]

Pagarbiai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

#3. Svečio pranešėjo kvietimo el. paštas

Kvietimo el. laiške svečiui turėtų būti pateikta informacija, aktuali pranešėjui apie susitikimą ir galimybę kalbėti. Labai svarbu, kad pranešėjas žinotų, kaip jis gali prisidėti prie jūsų renginio ir kokią naudą jis gali gauti dalyvaudamas jūsų renginyje.

5 pavyzdys: svečio kalbėtojo kvietimo el. pašto šablonas

Brangus [Kalbėtojas],

Tikimės, kad ši žinutė jus gerai suras! Šiandien susisiekiame su puikia galimybe kalbėti jūsų apmąstymams. Norėtume paprašyti jūsų būti mūsų garbingu pranešėju [Susitikimo pavadinimas], įvykis, skirtas [Jūsų renginio tikslo ir auditorijos aprašymas]. Visas [Susitikimo pavadinimas] komanda yra įkvėpta jūsų pasiekimų ir mano, kad būsite puikus ekspertas, kreipdamasis į mūsų bendraminčių profesionalų auditoriją.

[Susitikimo pavadinimas] vyks m [Renginio vieta, įskaitant miestą ir valstiją] on [Datos]. Tikimasi, kad mūsų renginys surengs iki maždaug [Numatomas dalyvių skaičius#]. Mūsų tikslas yra [Susitikimo tikslai].

Manome, kad esate puikus kalbėtojas ir jūsų balsas būtų labai svarbus šio pokalbio papildymas, atsižvelgiant į jūsų platų darbą [kompetencijos srityje]. Galite apsvarstyti galimybę pristatyti savo idėjas iki [Trukmė] minučių, susijusias su šia sritimi. [Susitikimo tema]. Savo pasiūlymą galite atsiųsti iki [deadline] sekdami [nuoroda], kad mūsų komanda galėtų išklausyti jūsų idėjas ir iš anksto nustatyti jūsų kalbos detales.

Bet kuriuo atveju, jei negalėsite dalyvauti, nuolankiai prašome susisiekti su mumis per [nuoroda]. Dėkojame už jūsų laiką ir dėmesį, tikimės sulaukti teigiamo jūsų atsakymo.

Geriausia,
[Vardas]
[Darbo pavadinimas]
[Kontaktinė informacija]
[Įmonės svetainės adresas]

#4. Webinaro kvietimo el. paštas

Šiandien vis daugiau žmonių rengia internetinius susitikimus, nes tai taupo laiką ir išlaidas, ypač nuotoliniu būdu dirbančioms komandoms. Jei naudojate konferencijų platformas, yra gerai pritaikytų kvietimų pranešimų, kurie siunčiami tiesiai jūsų dalyviui prieš prasidedant susitikimui, pavyzdžiui, „Zoom“ kvietimo el. pašto šablonas. Virtualiam internetiniam seminarui galite remtis šiuo pavyzdžiu.

Patarimai: Naudokite tokius raktinius žodžius kaip „Sveikiname“, „Netrukus“, „Tobula“, „Atnaujinti“, „Galima“, „Galiausiai“, „Geriausia“, „Ypatinga“, „Prisijunkite prie mūsų“, „Nemokama“ ir kt.

Pavyzdys 6: Webinaro kvietimo el. pašto šablonas

Temos eilutė: Sveikiname! Esate kviečiami į [Webinaro pavadinimas]

Brangus [kandidato_vardas],

[Įmonės_pavadinimas] labai džiaugiasi galėdamas surengti internetinį seminarą [Webinaro tema] ant [Data] adresu [Laikas], kurio tikslas [[Webinar Purposes]

Tai bus gera proga užsidirbti didžiulės naudos iš savo pakviestų ekspertų [Webinar topics] srityje ir gauti nemokamų dovanų. Mūsų komanda taip entuziastingai vertina jūsų buvimą.

Pastaba: šis internetinis seminaras skirtas tik [Žmonių skaičius]. Norėdami išsaugoti vietą, prašome užsiregistruoti [Nuoroda] ir nedvejodami pasidalinkite ja su draugais. 

Tikiuosi tave ten pamatyti!

Geros dienos,

[Tavo vardas]

[parašas]

Bottom Line

Laimei, internete yra daug galimų verslo susitikimų kvietimų šablonų, kuriuos galite tinkinti ir išsiųsti dalyviams per kelias sekundes. Nepamirškite šiek tiek išsaugoti savo debesyje, kad galėtumėte paruošti el. laišką tobulai rašydami, ypač skubos atveju.

Tarkime, kad ieškote ir kitų sprendimų savo verslui. Tuo atveju, galite pastebėti, kad „AhaSlides“ yra gera pristatymo priemonė su daugybe nuostabių funkcijų, skirtų palaikyti jūsų internetinių seminarų renginius, komandos formavimo veiklą, konferencijas ir kt.

Dažnai užduodami klausimai

Nuoroda: iš tikrųjų | Šerpanis