Iekšējās komunikācijas stratēģijas apguve | 9 paraugprakse 2024. gadā

Liels iekšējās komunikācijas stratēģija ir jebkuras veiksmīgas organizācijas dzīvības spēks. Mūsdienu hibrīdā darba klimatā caurspīdīgas, biežas komunikācijas nodrošināšana starp sadalītajām komandām ir svarīgāka nekā jebkad agrāk. Tomēr daudzi uzņēmumi joprojām cīnās par pareizu ziņojumapmaiņu, kad darbinieki atrodas gan birojā, gan ārpus tā.

Šajā ziņojumā mēs izpētīsim paraugpraksi, kas iegūta no iekšējiem sakaru profesionāļiem uzņēmumos, kuri ir izcili hibrīda laikmetā. Jūs saņemsiet iekšējos padomus, kā izveidot atbilstošu, iesaistīšanos veicinošu saturu, kā arī novērtēt, kas patiešām rezonē ar jūsu auditoriju.

Saturs

• Kas ir iekšējās komunikācijas stratēģija?
• Kāpēc iekšējās komunikācijas stratēģija ir svarīga?
• Kas ir atbildīgs par iekšējās komunikācijas stratēģijas izstrādi?
• Kad tiek īstenota iekšējās komunikācijas stratēģija?
• Kādus kanālus izmantos iekšējās komunikācijas stratēģija?
• Kā izstrādāt iekšējās komunikācijas stratēģiju?
• Padariet iekšējo saziņu efektīvu, izmantojot AhaSlides 
• Atslēgas 
• Biežāk uzdotie jautājumi

Vairāk padomu ar AhaSlides

• Pašapmierinātība darba vietā
• Efektīva komunikācija darba vietā

Kas ir iekšējās komunikācijas stratēģija?

Iedomājieties, ka jums ir daudz talantīgu cilvēku, kas strādā kopā uzņēmumā. Tagad, lai šī komanda gūtu panākumus, viņiem ir labi jāsazinās, tāpat kā draugi runā un dalās idejās. Šeit parādās Iekšējās komunikācijas stratēģija!

Iekšējās komunikācijas stratēģija ir visaptverošs plāns un sistēma, kas izstrādāta, lai veicinātu efektīvu un efektīvu komunikāciju organizācijā. 

Šīs stratēģijas galvenais mērķis ir izveidot saliedētu, informētu un iesaistītu darbaspēku, kas galu galā veicinās organizācijas panākumus un mērķu sasniegšanu.

Ir četri iekšējās komunikācijas veidi:

• Saziņa no augšas uz leju (vadības komunikācija ar darbiniekiem): Tas ir tad, kad informācija plūst no organizācijas hierarhijas augšdaļas (piemēram, vadītāji vai vadītāji) uz zemākajiem līmeņiem (darbiniekiem). Tas ir kā priekšnieks, kas dod norādījumus komandai. Mēs izmantojam šāda veida saziņu, lai kopīgotu svarīgus paziņojumus, uzņēmuma mērķus vai jaunas politikas.
• Saziņa no apakšas uz augšu (darbinieku komunikācija): Tas ir pretējs komunikācijai no augšas uz leju. Informācija ceļo no zemākajiem līmeņiem (darbiniekiem) uz augstāko līmeni (vadītājiem vai vadītājiem). Tas ir tāpat kā darbinieki, kas dalās savās idejās, atsauksmēs vai bažās ar saviem priekšniekiem. 
• Horizontālā/sānu komunikācija (vienādranga komunikācija:): Šāda veida komunikācija notiek starp cilvēkiem vienā organizācijas līmenī. Tas ir tāpat kā kolēģi tērzējot savā starpā, lai koordinētu uzdevumus vai kopīgotu atjauninājumus. 
• Diagonālā komunikācija: Iedomājieties to kā no augšas uz leju un horizontālu saziņu. Tas notiek, kad cilvēkiem no dažādiem departamentiem vai līmeņiem ir jāstrādā kopā pie projekta vai jāapmainās ar informāciju. 

Kāpēc iekšējās komunikācijas stratēģija ir svarīga?

Jebkurā uzņēmumā iekšējās komunikācijas stratēģija nodrošina darbinieku saikni un iesaisti. Svarīgi ziņojumi, piemēram, jaunu produktu laišana tirgū, izmaiņas uzņēmuma politikā vai gaidāmie notikumi, tiek nekavējoties kopīgoti. Darbinieki var arī sniegt vadībai atgriezenisko saiti un idejas, liekot viņiem justies novērtētiem un daļai no kopējā attēla.

Izmantojot stabilu stratēģiju, darba vieta kļūst par laimīgu un produktīvu, kur visi ir vienā pusē, komandas darbs plaukst un uzņēmums plaukst!

Kas ir atbildīgs par iekšējās komunikācijas stratēģijas izstrādi?

Atbildība par iekšējās komunikācijas stratēģijas izstrādi parasti gulstas uz organizācijas vadības komandas un komunikācijas jeb HR (cilvēkresursu) nodaļas pleciem. Tas ietver sadarbību starp dažādām ieinteresētajām pusēm, lai izveidotu visaptverošu un efektīvu stratēģiju, kas atbilst organizācijas mērķiem un vērtībām.

Šeit ir galvenie dalībnieki, kas iesaistīti iekšējās komunikācijas stratēģijas izstrādē:

• Vadības komanda
• Komunikācijas vai personāla nodaļa
• Komunikācijas konsultanti: Dažos gadījumos organizācijas var meklēt ārējus komunikācijas konsultantus vai speciālistus, lai piedāvātu jaunas perspektīvas un labāko praksi efektīvas stratēģijas izstrādē.

Kad tiek īstenota iekšējās komunikācijas stratēģija?

Iekšējās komunikācijas stratēģija ir nepārtraukta un notiek visā organizācijas dzīves ciklā. Tā nav vienreizēja lieta, bet gan nepārtraukts darbs, lai nodrošinātu efektīvu saziņu. Šeit ir daži galvenie gadījumi, kad tas notiek:

1. Organizatoriskā plānošana: stratēģija tiek veidota plānošanas laikā, lai saskaņotu komunikāciju ar uzņēmuma mērķiem.
2. Regulāri atjauninājumi: tas tiek regulāri pārskatīts, lai pielāgotos izmaiņām un mainīgajām vajadzībām.
3. Novērtējumi un novērtējumi: Tas ir ļoti svarīgi novērtēšanas procesā, tostarp gada vidus apskats, gada beigu apskats un darbinieku darbības novērtējums.
4. Izmaiņu laikā: tas kļūst ļoti svarīgi lielu pārmaiņu laikā, piemēram, apvienošanās vai vadības maiņa.
5. Iepazīstinām ar politikām: tas nodrošina darbiniekiem informāciju par jaunām politikām vai iniciatīvām.
6. Krīzes laikā: tai ir izšķiroša nozīme, sniedzot savlaicīgu un precīzu informāciju grūtos laikos.
7. Darbinieku iesaiste: Tas palīdz jaunajiem darbiniekiem justies gaidītiem un informētiem par savām lomām.
8. Ikdienas operācijas: Tas nodrošina vienmērīgu komunikāciju starp komandām un vadību.
9. Meklēju atsauksmes: tas stājas spēkā, kad uzņēmums lūdz darbinieku atsauksmes, vadītāju atsauksmes un veicina atklātu saziņu.

Kādus kanālus izmantos iekšējās komunikācijas stratēģija?

Iekšējās komunikācijas stratēģijā izmantotie kanāli var atšķirties atkarībā no organizācijas vēlmēm, lieluma un nododamās informācijas veida. Šeit ir daži izplatīti saziņas kanāli, kurus var izmantot iekšējās komunikācijas stratēģija:

1. E-pasts
2. Iekštīkls
3. Komandas sanāksmes (Regulāras klātienes vai virtuālas tikšanās, lai apspriestu progresu, dalītos ar atjauninājumiem un sadarbotos projektos.)
4. Digitālās sadarbības rīki (Platformas, piemēram, Microsoft Teams, Slack vai citi projektu pārvaldības rīki.)
5. biļeteni
6. Rātsnama sapulces
7. Paziņojumu dēļi
8. Sociālās Media (Iekšējās platformas)
9. Atsauksmju aptaujas

Kā izstrādāt iekšējās komunikācijas stratēģiju?

Efektīvas iekšējās komunikācijas stratēģijas izstrāde ietver vairākus soļus, lai nodrošinātu, ka tā atbilst organizācijas mērķiem un atbilst tās darbinieku komunikācijas vajadzībām. Tālāk ir sniegts detalizēts ceļvedis, kas palīdzēs izstrādāt iekšējās komunikācijas stratēģiju.

1/ Definējiet komunikācijas mērķus un uzdevumus: 

Norādiet mērķus, kurus vēlaties sasniegt ar stratēģiju. Konkrēti mērķi virzīs jūsu komunikācijas centienus neatkarīgi no tā, vai tie ir sadarbības veicināšana, darbinieku iesaistīšanās palielināšana vai darbinieku saskaņošana ar uzņēmuma vīziju.

2/ Identificējiet mērķauditorijas: 

Nosakiet dažādus darbinieku segmentus un to unikālās komunikācijas vajadzības. Pielāgojiet ziņojumus un kanālus, lai tie atbilstu katras grupas vēlmēm, lomām un prasībām.

• Piemēram, mārketinga komandai var būt nepieciešama bieža jaunu kampaņu atjaunināšana, savukārt IT nodaļai nepieciešama informācija par sistēmas atjauninājumiem un tehniskām problēmām.

3/ Izvēlieties saziņas kanālus: 

Atkarībā no sniedzamās informācijas veida un mērķauditorijas izvēlieties labākās komunikācijas metodes. Apsveriet iespēju izmantot dažādus kanālus, piemēram, tērzēšanas platformas, e-pastu, iekštīklu, komandas sanāksmes un digitālās sadarbības rīkus.

4/ Izveidojiet ziņojumu vadlīnijas: 

Definējiet saziņas toni, stilu un valodu. Pārliecinieties, ka ziņojumi ir skaidri, kodolīgi un saskaņoti ar uzņēmuma vērtībām un kultūru.

5/ Ieviesiet divvirzienu saziņu: 

Veiciniet atklātu dialogu un atgriezeniskās saites cilpas, lai izveidotu iesaistīšanās kultūru. Nodrošiniet darbiniekiem iespējas izteikt savus viedokļus, ieteikumus un bažas.

6/ Izveidojiet saziņas grafiku: 

Izstrādājiet laika grafiku regulārai saziņai. Nosakiet atjauninājumu, sanāksmju un atsauksmju sesiju biežumu, lai darbinieki būtu informēti un iesaistīti.

7/ Sagatavojiet krīzes komunikācijas plānu: 

Izveidojiet plānu efektīvai saziņai krīzes vai izaicinošu situāciju laikā. Izmantojot labi izstrādātu krīzes komunikācijas plānu, uzņēmums var efektīvi reaģēt uz izaicinājumiem, informēt darbiniekus un saglabāt pārliecību par organizācijas spēju pārvarēt krīzes.

8/ Apmācīt un izglītot: 

Nodrošiniet darbinieku un vadītāju apmācību par efektīvu komunikācijas praksi, jo īpaši attiecībā uz jauniem instrumentiem vai kanāliem, kas tiek ieviesti.

9/ Izmēriet un novērtējiet: 

Izveidojiet metriku, lai novērtētu iekšējās komunikācijas stratēģijas efektivitāti. Apkopojiet atsauksmes no darbiniekiem un izsekojiet galvenajiem darbības rādītājiem, lai veiktu uzlabojumus.

Turklāt saglabājiet stratēģiju elastīgu un pielāgojiet to pēc vajadzības, pamatojoties uz atgriezenisko saiti, mainīgajām organizācijas vajadzībām un jaunajām komunikācijas tehnoloģijām.

Padariet iekšējo saziņu efektīvu, izmantojot AhaSlides 

AhaSlides var būt spēcīgs instruments, lai uzlabotu iekšējo komunikāciju un padarītu to efektīvāku vairākos veidos:

• Interaktīvās sanāksmes un rātsnami: Jūs varat izmantot tiešās aptaujas, viktorīnas, un Jautājumu un atbilžu sesijas iesaistīt dalībniekus, apkopot reāllaika atsauksmes un rosināt aktīvu līdzdalību virtuālās sanāksmēs un rātsnamos ar darbiniekiem. 
• Reāllaika atsauksmes: Izmantojot AhaSlides, varat ātri izveidot un izplatīt aptaujas, vārdu mākonis darbiniekiem. Tas ļauj apkopot vērtīgas atsauksmes par dažādām tēmām, piemēram, uzņēmuma iniciatīvām, darbinieku apmierinātību vai apmācību programmām.
• Apmācība un mācīšanās: Varat iekļaut interaktīvas viktorīnas un aptaujas ar iepriekš sagatavotas veidnes pārbaudīt darbinieku izpratni un nostiprināt galvenās koncepcijas, lai uzlabotu apmācību sesijas un seminārus.
• Komandas veidošanas aktivitātes: AhaSlides piedāvā komandas saliedēšanas aktivitātes, piemēram, ledlaužu viktorīnas un spēles ar vērpšanas ritenis, izlases komandas ģenerators. Šīs aktivitātes var veicināt draudzības un sadarbību starp darbiniekiem pat attālinātās vai sadalītās komandās.
• Darbinieku atzinība: AhaSlides var izmantot, lai atpazītu un atzīmētu darbinieku sasniegumus, atskaites punktus un ieguldījumu. Tas paaugstina darbinieku morāli un motivāciju.
• Anonīmas atsauksmes: Platformas anonīmās aptaujas funkcija ļauj darbiniekiem sniegt atsauksmes, nebaidoties no sekām, veicinot atklātāku un godīgāku saziņas vidi.
• Attālināto darbinieku iesaistīšana: Organizācijām ar attālām vai izkliedētām komandām AhaSlides var būt vērtīgs rīks, lai nodrošinātu, ka visi darbinieki paliek savienoti, iesaistīti un informēti.

Atslēgas 

Efektīva iekšējās komunikācijas stratēģija ir labi funkcionējošas un harmoniskas organizācijas mugurkauls. Tas stiprina organizācijas kultūru un galu galā uzlabo produktivitāti un panākumus. 

Biežāk uzdotie jautājumi

Ref: Forbes