Дури и најдисциплинираните компании таму понекогаш можат да почувствуваат дека нивните проекти одат на лошо. Почесто отколку не, проблемот е еден од подготовка. Решението? Добро структурирана и целосно интерактивна почеток на состанокот на проектот!
Повеќе од обична помпа и церемонија, добро изведен состанок за почеток може навистина да извлече нешто убаво од десната нога. Еве 8 чекори за одржување на состанок за почеток на проектот што создава возбуда и добива сите на истата страница.
Време на започнување!
Совети за запомнување на состаноците
Мора претходно да имате агенда за почетниот состанок. Испраќањето на е-пошта за почетокот на проектот е многу важно! Значи, ајде да ги провериме неколкуте примероци од агендата на почетниот состанок!
Почетната сесија треба да биде кратка и концизна, со многу игри и активности, бидејќи ова е моментот кога AhaSlides е многу корисен! Проверете повеќе совети со нас како подолу:
Започнете го разговорот.
Добијте вреден придонес од вашиот тим и клиенти за време на состанокот на почетокот на проектот. Користете анкети во живо, прашања и одговори и алатки за размена на идеи со овој бесплатен шаблон!
🚀 Погледнете го шаблонот
Што е состанок за проектот Kickoff?
Како што пишува на плехот, состанок за почеток на проектот е состанок каде што ќе го започнете вашиот проект.
Вообичаено, состанокот за почеток на проектот е првиот состанок помеѓу клиентот кој нарачал проект и компанијата што ќе го оживее. Двете страни ќе седнат заедно и ќе разговараат за основите на проектот, неговата цел, неговите цели и како тој ќе стигне од идејата до реализација.
Општо земено, има 2 типови на почетните состаноци за кои треба да знаете:
- Надворешен проект Kickoff - Развоен тим седнува со некој од надвор од компанијата, како клиент или заинтересирана страна, и дискутира за планот за проект за соработка.
- Внатрешен PKM - Тим од во рок од компанијата седнува заедно и разговара за планот за нов внатрешен проект.
Иако и двата типа може да имаат различни исходи, постапката е прилично исто. Во суштина постои нема дел на надворешен почеток на проектот што не е дел од внатрешен почеток на проектот - единствената разлика ќе биде за кого го држите.
Повеќе ангажман со вашите собири
Зошто состаноците на проектот за почеток се толку важни?
Целта на Почетните состаноци треба да биде гласна и јасна! Можеби изгледа доволно едноставно да се започне проект само со доделување на куп задачи на вистинските луѓе, особено на денешното работно место опседнато со таблата на Канбан. Сепак, ова може да доведе до тоа тимовите постојано да го губат својот пат.
Запомнете, само затоа што сте на иста табла не значи дека си на истата страница.
Во срцето на истиот, состанокот за почеток на проектот е искрен и отворен Дијалог помеѓу клиент и тим. Тоа е не низа соопштенија за тоа како ќе работи проектот, но a разговор за плановите, очекувањата и целите до кои се стигнува со разуздана дебата.
Еве некои од придобивките од одржувањето на состанокот за почеток на проектот:
- Ги добива сите подготвени - „Дајте ми шест часа да исечам дрво и ќе ги потрошам првите четири наострувајќи секира“. Ако Абрахам Линколн беше жив денес, можете да бидете сигурни дека ќе ги помине првите 4 од 6 часа на проектот на состанокот за почеток на проектот. Тоа е затоа што овие состаноци содржат сите неопходните чекори за да се тргне кој било проект на десната нога.
- Тоа вклучува сите клучни играчи - Kickoff состаноците не можат да започнат освен ако сите не се таму: менаџери, тимови, клиенти и кој било друг што има удел во проектот. Толку е лесно да се изгуби трагата за тоа кој е надлежен за што е без јасност на состанокот за да се открие сето тоа.
- тоа е отворено и колаборативно – Како што рековме, почетните состаноци на проектот се дебати. Најдобрите се ангажираат сите присутни и изнесете ги најдобрите идеи од сите.
Повеќе ангажман со вашите собири
8 чекори до состанок за кикот на проектот Кикас
Значи, што точно е вклучено во агендата на проектот за почеток на состанокот? Ние го намаливме на 8-те чекори подолу, но секогаш треба да запомните дека има нема поставено мени за овој вид состанок.
Користете ги овие 8 чекори како водич, но никогаш не заборавајте дека лежи крајната агенда ти!
Чекор # 1 - Воведи и прекинувачи на мраз
Секако, единствениот начин да се започне кој било почетни состанок е преку меѓусебно запознавање на учесниците. Без разлика на должината или големината на вашиот проект, клиентите и членовите на тимот треба да бидат меѓусебно во првичните услови пред да можат ефикасно да работат заедно.
Додека едноставен вовед од типот „оди заокружена маса“ е доволен за да ги запознае луѓето со имињата, мразокршачот може да додаде уште еден слој на личност осветли го расположението пред почетокот на проектот.
Пробајте го ова: Се вртат на тркала 🎡
Поставете едноставни теми за воведување на спинер тркало, потоа натерајте го секој член на тимот да го заврти и да одговори на која било тема на тркалото. Смешни прашања се охрабруваат, но не заборавајте да го задржите повеќе или помалку професионално!
Дали сакате повеќе вака? 💡 Имаме 10 мразокршачи за секој состанок точно тука.
Чекор # 2 - Позадина на проектот
Бидејќи формалностите и свеченостите се надвор од патот, време е да започнете со отпочнување на бизнисот. За да започнете состанокот успешно, треба да имате јасна агенда за почетниот состанок!
Како што прават сите одлични приказни, најдобро е да се започне на почетокот. Нацртај ја целата преписка помеѓу вас и вашите клиенти да ги натераат сите вклучени во проектот целосно да се изгребат за тоа што се случило досега.
Ова може да биде слики од е-пошта, текстови, минути од претходни состаноци или какви било ресурси што додаваат каков било вид контекст за вашата компанија и вашиот клиент. Олеснете им на сите да визуализираат правејќи временска рамка.
Чекор # 3 - Побарувачка на проект
Покрај позадината на преписката, ќе сакате да нуркате длабоко во деталите на зошто овој проект е започнат пред се.
Ова е клучен чекор бидејќи дава јасен преглед на точките на болка што проектот сака да ги реши, што е нешто што и тимовите и клиентите треба да го чуваат во првите редови на нивниот ум во секое време.
Протипирај 👊
Вакви фази се зрели за дискусија. Прашајте ги вашите клиенти вашиот тим да ги изнесе своите идеи зошто мислат дека овој проект е сонуван.
Доколку е применливо, секогаш треба да се обидувате да го канализирате глас на клиентот во овој дел. Соработувајте со клиентот за да набавите примери од реалниот свет на потрошувачи кои споменуваат точки на болка што вашиот проект се обидува да ги поправи. Нивните мислења треба да го обликуваат начинот на кој вашиот тим му пристапува на проектот.
Чекор # 4 - Цели на проектот
Значи, сте погледнале во Минатото на проектот, сега е време да се погледне на иднина.
Имањето директни цели и јасна дефиниција за успех на вашиот проект навистина ќе му помогне на вашиот тим да работи кон тоа. Не само тоа, тоа ќе му покаже на вашиот клиент дека сте сериозни во работата и имате слично големи влогови во тоа како се одвива.
Прашајте ги присутните на состанокот „како ќе изгледа успехот?“ Дали е тоа повеќе клиенти? Повеќе критики? Подобра стапка на задоволство од клиентите?
Без оглед на целта, таа секогаш треба да биде
- Остварување - Не се претегнувајте премногу. Знајте ги вашите граници и излезете со цел вие всушност имаат шанса да постигнат.
- Мерливи - Поддржете ја вашата цел со податоци. Насочете кон одредена бројка и следете го вашиот напредок кон него.
- Време - Дајте си датум за крај. Направете се што можете за да ги постигнете своите цели пред тој рок.
Чекор # 5 - Изјава за работа
Ставањето на „месото“ на „почетниот состанок“, Изјава за работа (SoW) е големо нуркање во спецификите на проектот и како тој ќе се спроведе. Тоа е главно наплата на агендата за почеток на состанокот и треба да го привлекувате најголемиот дел од вашето внимание.
Проверете го овој инфографик за тоа што да вклучите во вашата изјава за работа:
Имајте на ум дека изјавата за работа не се однесува толку на дискусијата како на остатокот од агендата за состаноците на проектот. Ова е навистина време за проект да се доведе едноставно изложи план за акција за претстојниот проект, а потоа зачувајте ја дискусијата за следна точка на состанокот.
Исто како и остатокот од вашиот почетен состанок, вашата изјава за работа е супер променлива. Спецификите на вашата изјава за работа секогаш ќе зависат од сложеноста на проектот, големината на тимот, деловите вклучени итн.
Сакате да знаете повеќе? 💡 Проверете го ова сеопфатен напис за изработка на изјава за работа.
Чекор # 6 - Оддел за прашања и одговори
Иако можеби ќе се чувствувате принудени да го напуштите вашиот дел за прашања и одговори до крајот, ние всушност би препорачале да го држите директно по вашата изјава за работа.
Ваквиот крупен сегмент сигурно ќе доведе до прашања и од вашиот клиент и од вашиот тим. Бидејќи најголемиот дел од состанокот е толку свеж во умовите на сите, најдобро е да удирате додека пеглото е жешко.
Користењето на интерактивен софтвер за презентација за домаќин на вашите прашања и одговори може да помогне непречено да отчукува сè, особено ако вашиот состанок за почеток на проектот има голем број посетеност.
- тоа е организирано - Прашањата се подредени според популарноста (преку гласови) или според времето и може да бидат означени како „одговорени“ или закачени на врвот.
- тоа е модерирани - Прашањата можат да бидат одобрени и отфрлени пред да бидат прикажани на екранот.
- тоа е анонимни - Прашањата може да се достават анонимно, што значи дека секој има глас.
Чекор # 7 - Потенцијални проблеми
Како што рековме претходно, состанокот за почеток на проектот е да се биде што е можно поотворен и искрен. Тоа е како градиш чувство на доверба со вашиот клиент од голот.
За таа цел, најдобро е да разговараме за потенцијалните проблеми со кои проектот може да се соочи на патот. Никој не бара од вас да ја предвидите иднината тука, само за да излезете со пробна листа на бариери со кои може да наидете.
Бидејќи вие, вашиот тим и вашиот клиент ќе пристапат кон овој проект со различни влогови, идеално е да се добие сите вклучени во дискусијата за потенцијалниот проблем.
Чекор # 8 - Пријавување
Редовно пријавување со вашиот клиент е уште еден начин за зацврстување на довербата меѓу двете страни. На состанокот за почеток на проектот, имате неколку прашања за кои треба да се решите што, кога, кој како овие чекирања ќе се случат.
Пријавувањето е прилично фино балансирање меѓу транспарентност напор. Иако е убаво да се биде што е можно поотворен и транспарентен, мора да управувате со ова во рамките на тоа колку всушност ќе бидете достапни be отворен и транспарентен.
Проверете дали сте ги одговориле овие прашања пред крајот на состанокот:
- Што? - Точно во какви детали му е потребно ажурирање на клиентот? Треба ли да знаат за секој мал детал за напредокот, или дали се важни само големите знаци?
- Кога? - Колку често вашиот тим треба да го ажурира вашиот клиент? Треба ли да го пренесат она што го правеле секој ден, или само да резимираат што успеале на крајот од неделата?
- Кој? - Кој член на тимот ќе биде оној што стапува во контакт со клиентот? Дали ќе има член на секој тим, во секоја фаза или само еден единствен дописник во текот на целиот проект?
- Како? - Со кој метод клиентот и дописникот ќе останат во контакт? Редовен видео повик, е-пошта или постојано ажуриран документ во живо?
Како што е случај со повеќето точки на дневниот ред на состанокот за почеток на проектот, најдобро е да се дискутира на отворено. За голем тим и голема група клиенти, можеби ќе ви биде полесно да го направите тоа анкета во живо со цел да се намалат опциите за воспоставување на најдобра можна формула за пријавување.
Сакате да знаете повеќе? 💡 Проверете неколку најдобри практики за пријавување со вашите клиенти.
Ефективно анкетирајте со AhaSlides
Шаблон за агенда за состаноци за почеток на проектот
Со вашиот експертски испланиран состанок за почеток, само чекате да разнесете ум во собраниската сала, последниот допир можеби е малку интеракција да се собере сето тоа.
Дали знаевте само за тоа 29% од бизниси се чувствуваат поврзани со нивните клиенти (Галуп)? Откажувањето е епидемија на ниво на Б2Б и може да остави на почетокот состаноците да се чувствуваат како рамен, неинспиративен процес низ формалностите.
Ангажирањето на вашите клиенти и тимови преку интерактивни слајдови навистина може зајакнување на учеството го зголемуваат распонот на внимание.
AhaSlides има арсенал на алатки вклучувајќи анкети во живо, прашања и одговори и слајдови на идеи, па дури и квизови во живо и игри да го запалат вашиот проект на вистински начин.
Кликнете подолу за да земете бесплатен образец без преземање за вашиот состанок за почеток. Променете што сакате и презентирајте го без никаков трошок!
Кликнете подолу за да креирате бесплатна сметка на AhaSlides и да започнете да создавате свои сопствени интересни состаноци преку интерактивност!
