Төслийн төлөвлөлтийн эцсийн үйл явцыг бий болгох | 2024 оны шинэчлэл

Гэж юу вэ төслийн төлөвлөлтийн үйл явц төслийн менежментэд?

Төслийн сайн менежмент нь эхлүүлэх, төлөвлөх, хэрэгжүүлэх, хяналт-шинжилгээ ба хяналт гэсэн таван үндсэн алхмыг агуулдаг. Амжилтанд хүрсэн төслүүдийн аль нь ч эдгээр үе шатуудын алийг нь ч үл тоомсорлож болохгүй, ялангуяа төсөл төлөвлөлтийн үйл явц, тухайлбал цаг хугацаанд нь, төсөвтөө багтаан нийлүүлэх гэх мэт бүх зүйлийг дагаж мөрддөг гэдгийг анхаарах нь чухал юм.

Төслийн төлөвлөлт нь төслийн амьдралын мөчлөгийн гол цөм нь бөгөөд энэ нь хамгийн хэцүү үе шат юм. Гэсэн хэдий ч тэнд хүрэх арга үргэлж байдаг.

Энэ нийтлэлээс бид төслийн төлөвлөлт, тодорхойлолт, жишээнүүд, үйл явц, зарим төлөвлөлтийн хэрэгслүүдийн талаар илүү ихийг мэдэж, төслийн төлөвлөлтийн үйл явцыг илүү сайн ойлгож, хүндрэлийг хэрхэн даван туулах талаар сурах болно. 

Гарчиг

• Төслийн төлөвлөлтийн тодорхойлолт юу вэ?
• Төсөл төлөвлөлтийн 7 үе шат?
  • 1-р шат: Төслийн зорилго, хамрах хүрээг тодорхойлох
  • 2-р шат: Төслийн иж бүрэн үнэлгээ хийх
  • 3-р шат: Ажлын задаргааны бүтцийг боловсруулах (WBS)
  • 4-р шат: Нөөцийг тооцоолох, цаг хугацааг тогтоох
  • 5-р шат: Эрсдэлийг тодорхойлох, бууруулах стратеги
  • 6-р шат: Харилцаа холбоо ба оролцогч талуудын оролцоо
  • 7-р шат: Хяналт, хяналт, үнэлгээ
• Төслийн төлөвлөлтийн үйл явц яагаад зайлшгүй шаардлагатай вэ?
• Төслийн төлөвлөлтийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд юу вэ?
• Төслийн төлөвлөлтийн хамгийн сайн үйл явц юу вэ?
• Төсөл төлөвлөлтийн зарим хэрэгсэл, програм хангамж юу вэ?
• Төсөл төлөвлөлтийн 10 үе шат юу вэ?
• Түгээмэл асуултууд
• Final бодол

Илүү сайн оролцох зөвлөмжүүд

• Төслийн удирдлага
• Төслийн хуваарийн жишээ
• Хүрхрээ хийх аргачлал

Төслийн төлөвлөлтийн тодорхойлолт юу вэ?

Төслийн төлөвлөлт гэдэг нь тодорхой зорилгод хүрэхийн тулд тодорхой хугацааны дотор шаардлагатай алхмууд, нөөцийг тодорхойлох, зохион байгуулах, стратеги боловсруулах системтэй үйл явц гэж тодорхойлж болно. Энэ нь бүтээмжийг оновчтой болгох, эрсдэлийг бууруулах зорилтуудыг тодорхойлох, замын зураглалыг бий болгох, нөөцийг хуваарилах зэрэг идэвхтэй арга юм.

Холбогдох: Стратегийн удирдлагын үйл явц | 7 шилдэг зөвлөмж бүхий эцсийн гарын авлага

Төсөл төлөвлөлтийн 7 үе шат?

Энэ хэсэгт бид төслийн төлөвлөлтөд хамаарах 7 алхамыг дараах байдлаар авч үзнэ.

1-р шат: Төслийн зорилго, хамрах хүрээг тодорхойлох

Төслийн төлөвлөлтийн эхний үе шат нь төслийн зорилго, хамрах хүрээг тодорхой тодорхойлоход чиглэдэг. Энэ нь хүссэн үр дүнг ойлгох, оролцогч талуудыг тодорхойлох, хэмжигдэхүйц зорилгыг бий болгох явдал юм. Төслийн хил хязгаар, үр дүн, хязгаарлалтыг тодорхойлох нь дараагийн төлөвлөлтийн үйл ажиллагааны үндэс суурийг тавьдаг.

Жишээлбэл, Nike ирэх онд 3,00,000 ширхэг борлуулах зорилт тавьсан нь одоогийн борлуулалттай харьцуулахад 30%-иар өссөн байна.

2-р шат: Төслийн иж бүрэн үнэлгээ хийх

Төслийн нарийвчилсан үнэлгээ нь мэдээлэлтэй шийдвэр гаргах, эрсдэлийг бууруулахад маш чухал юм. Энэ үе шатанд төслийн шаардлага, нөөц, болзошгүй эрсдэл, хамаарал зэрэгт нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийх орно. Төслийн боломж, хэрэгжих чадвар, болзошгүй сорилтуудыг үнэлснээр төлөвлөгчид амжилтын чухал хүчин зүйлсийг тодорхойлж, болзошгүй саад бэрхшээлийг арилгах стратеги боловсруулж чадна.

3-р шат: Ажлын задаргааны бүтцийг боловсруулах (WBS)

Төслийн төлөвлөлтийн энэ үе шатанд бүх төслийг жижиг, удирдах боломжтой бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд хуваадаг. Энэхүү хандлагыг ажлын задаргаа бүтэц (WBS) гэж нэрлэдэг бөгөөд энэ нь даалгавар, дэд даалгавар, үр дүнгийн шаталсан дүрслэлийг бий болгож, ойлгомжтой, зохион байгуулалтыг баталгаажуулдаг. Энэ нь нөөцийн хуваарилалт, даалгаврын дарааллыг хөнгөвчлөх, төслийг хэрэгжүүлэх логик тогтолцоог бий болгодог.

4-р шат: Нөөцийг тооцоолох, цаг хугацааг тогтоох

Нөөцийн тооцоо, цаг хугацааг тогтоох нь төслийн төлөвлөлтийг амжилттай хэрэгжүүлэхэд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Энэ үе шат нь ажил бүрт шаардлагатай боловсон хүчин, төсвийн хуваарилалт, шаардлагатай материалыг тодорхойлох зорилготой. Төлөвлөгөөчид эсвэл менежерүүд даалгаврын хамаарал, тэргүүлэх чиглэл, боломжит нөөц бололцоогоо харгалзан үзэх замаар бодит цаг хугацааны хуваарийг боловсруулж, зам дээрх гол үе шатуудыг тодорхойлж чадна.

5-р шат: Эрсдэлийг тодорхойлох, бууруулах стратеги

Ямар ч төсөл эрсдэлээс ангид байдаггүй бөгөөд тэдгээрийг эрт шийдвэрлэх нь төлөвлөгөө боловсруулахад амин чухал юм. Энэ үе шатанд болзошгүй эрсдэл, тодорхойгүй байдлыг тодорхойлж, дүн шинжилгээ хийж, эрэмбэлсэн. Болзошгүй байдлын төлөвлөгөө, эрсдэл шилжүүлэх механизм, өөр арга хэмжээ авах арга замыг багтаасан эрсдэлийг бууруулахын тулд идэвхтэй стратеги боловсруулдаг. Тогтмол эрсдэлийн хяналт, үнэлгээ нь төслийн амьдралын туршид дасан зохицох чадварыг баталгаажуулдаг.

6-р шат: Харилцаа холбоо ба оролцогч талуудын оролцоо

Цавуу шиг үр дүнтэй харилцаа холбоо нь төслийг хамтад нь барьж чадна. Суваг, давтамж, оролцогч талуудын оролцоог тодорхойлсон харилцааны төлөвлөгөөг бий болгох нь зайлшгүй шаардлагатай. Тогтмол төлөв байдлын шинэчлэлт, явцын тайлан, хамтын хэлэлцүүлэг нь ил тод байдлыг дэмжиж, зохицуулалтыг сайжруулж, оролцогч талуудын хүлээлтийг удирддаг.

7-р шат: Хяналт, хяналт, үнэлгээ

Төслийн үр дүнтэй төлөвлөлтийн эцсийн шатанд хүрэх нь байнгын хяналт-шинжилгээ, үнэлгээний үе шат юм. Энэ үе шат ахиц дэвшлийг хянах, тогтоосон үе шаттай харьцуулах, хазайлтыг тодорхойлоход чиглэгддэг. Шаардлагатай бол төслийг зорилгодоо нийцүүлэхийн тулд тохируулга хийдэг. Сурсан сургамжийг баримтжуулж, мэдлэг дамжуулах, цаашид сайжруулах боломжийг олгодог.

Төслийн төлөвлөлтийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд юу вэ?

Төслийн төлөвлөлтийн үйл явцын 7 үндсэн бүрэлдэхүүн хэсэг энд байна.

• Менежмент дэх төлөвлөлтийн хамрах хүрээ: Төслийн хил хязгаар, зорилгыг тодорхой тодорхойлох.
• Ажлын задаргааны бүтэц (WBS): Төслийг жижиг, удирдах боломжтой ажлууд болгон хуваах.
• Он цагийн хэлхээс ба үе шатууд: Бодит цагийн хуваарийг тогтоож, ахиц дэвшлийг хянах чухал үе шатуудыг тогтоох.
• Нөөцийн хуваарилалт: Боловсон хүчин, төсөв, материал зэрэг шаардлагатай нөөцийг тодорхойлох, хуваарилах.
• Эрсдэлийн шинжилгээ ба эрсдлийг бууруулах: Болзошгүй эрсдэлийг тодорхойлж, тэдгээрийг бууруулах стратеги боловсруулах.
• Харилцааны төлөвлөгөө: Төслийн оролцогч талуудын уялдаа холбоо, хамтын ажиллагааг хөнгөвчлөх үр дүнтэй харилцааны сувгуудыг бий болгох.
• Хяналт ба үнэлгээ: Төслийн явцыг хянах, гүйцэтгэлийг урьдчилан тодорхойлсон KPI-ийн дагуу үнэлэх механизмыг хэрэгжүүлэх.

Төслийн төлөвлөлтийн үйл явц яагаад зайлшгүй шаардлагатай вэ?

Энэ нь төслийн гүйцэтгэл, амжилтанд хүрэх боломжийг нэмэгдүүлдэг

Төсөл бүтэлгүйтдэг хэд хэдэн шалтгаан байдаг бөгөөд тэдгээрийн нэг нь багийн гишүүдийн зорилго, зорилго, хариуцлагыг сайн тодорхойлж чадаагүйгээс (39% орчим) байдаг. Багийн гишүүд өөрсдийн үүрэг, хариуцлагын талаар эргэлзэж байвал төсөл саадгүй явагдахгүй. Цаашилбал, тодорхой зорилго, зорилго байхгүй эсвэл төслийн чиглэл, зорилгыг буруу ойлгох нь буруу зохицуулалт, анхаарал төвлөрүүлэх чадваргүй болоход хүргэдэг бөгөөд энэ нь гэнэтийн алдаа, хамрах хүрээг багасгахад хүргэдэг.

Энэ нь багийн хамтын ажиллагаа, харилцаа холбоог сайжруулдаг 

Сайн зохион байгуулалттай төлөвлөгөө нь багийн гишүүдэд үр дүнтэй харилцах, хамтран ажиллах боломжийг бүрдүүлдэг. Ялангуяа салбар дамнасан эсвэл компани дамнасан төслүүдийн тухайд янз бүрийн салбарын олон ажилтан, мэргэжилтнүүдийг татан оролцуулж, хамтран ажиллахад төлөвлөлтийн үүрэг илүү тод харагддаг. Үүний үр дүнд тодорхой харилцаа холбоо, хамтын ажиллагаа нь багаар ажиллах чадварыг сайжруулж, хамтын алсын харааг дэмжиж, ажилчдын зөрчилдөөнийг багасгаж, төслийн эерэг орчныг дэмжинэ.

Энэ нь нөөцийг оновчтой болгох боломжийг олгодог

Төлөвлөлт нь цаг хугацаа, хүний ​​нөөц, төсөв, тоног төхөөрөмж, материал зэрэг нөөцийг оновчтой ашиглах эцсийн туршлага юм. Төслийн баг шаардлагатай нөөцийг урьдчилан тодорхойлсноор зөв нөөцийг зөв цагт нь бэлэн болгож, саатал, давхардлыг багасгаж, үр ашгийг оновчтой болгож чадна.

Энэ нь эрсдэл, гэнэтийн асуудлуудыг бууруулдаг

Эрсдэлийг эрт илрүүлснээр төслийн баг эрсдэлд хариу арга хэмжээ авах төлөвлөлтийн стратеги болон тэдгээрийг шийдвэрлэх онцгой байдлын төлөвлөгөөг боловсруулж чадна. Энэхүү идэвхтэй арга нь эрсдлийн магадлал, нөлөөллийг бууруулж, төслийн гүйцэтгэлийг сайжруулж, бүтэлгүйтэх магадлалыг бууруулахад тусалдаг.

Төслийн төлөвлөлтийн хамгийн сайн үйл явц юу вэ?

Төслийг илүү сайн төлөвлөх, төлөвлөлтийн явцад тулгарч болох бэрхшээлийг даван туулахын тулд төсөл төлөвлөлтийн зарим арга зүйг авч үзэх нь зүйтэй. Эдгээр нь төслийг үр дүнтэй төлөвлөх, удирдахад ашигладаг бүтэцлэгдсэн арга барил, хүрээг хэлнэ.

Хүрхрээ төлөвлөлт

Хүрхрээний аргачлал нь төслийг тодорхой үе шатуудад хуваах дараалсан арга бөгөөд үе шат бүрийг өмнөх үе шат руугаа чиглүүлдэг. Энэ нь дараагийн үе рүү шилжихээс өмнө үе шат бүрийг дуусгах ёстой шугаман явцыг дагаж мөрддөг. Гол үе шатуудад шаардлага цуглуулах, дизайн хийх, хөгжүүлэх, турших, байршуулах, засвар үйлчилгээ хийх зэрэг орно. Уг хүрхрээ нь тодорхой, тогтвортой шаардлага бүхий төслүүдэд хамгийн тохиромжтой.

PRINCE2 (Хяналттай орчин дахь төслүүд)

PRINCE2 бол Их Британи болон дэлхийн хэмжээнд өргөн хэрэглэгддэг процесст суурилсан төслийн менежментийн арга зүй юм. Энэ нь төслийг төлөвлөх, хянах, хянах бүтэцтэй тогтолцоог бүрдүүлдэг. PRINCE2 нь төслүүдийг удирдах боломжтой үе шатуудад хувааж, үр дүнтэй засаглал, эрсдэлийн удирдлага, оролцогч талуудын оролцоог чухалчилдаг. Энэ нь бизнесийн үндэслэл, иж бүрэн баримт бичигт анхаарлаа хандуулдгаараа алдартай.

PRISM (Төслийн интеграци, хамрах хүрээ, цаг хугацаа, нөөцийн менежмент)

PRISM бол Төслийн Удирдлагын Институт (PMI)-аас боловсруулсан төслийн менежментийн арга зүй юм. Энэ нь интеграци, хамрах хүрээ, цаг хугацаа, нөөцийн менежментийг багтаасан иж бүрэн тогтолцоог бүрдүүлдэг. PRISM нь төслийн зорилгыг тодорхойлох, ажлын хуваалтын бүтцийг бий болгох, үйл ажиллагааны хуваарь гаргах, нөөцийг хуваарилах зэрэг үйл явцыг багтаасан төсөл төлөвлөлтийн бүтэцтэй хандлагыг онцолдог.

Холбогдох: 2024 оны шилдэг стратеги төлөвлөлтийн загварууд | Үнэгүй татаж авах

Төсөл төлөвлөлтийн зарим хэрэгсэл, програм хангамж юу вэ?

Төсөл төлөвлөлтийн хэрэгсэл, программ хангамж нь өнөөгийн хурдацтай, динамик бизнесийн орчинд төслийн үр дүнтэй менежментэд зайлшгүй шаардлагатай болсон. Төслийн менежерийн хувьд та эдгээр шилдэг зөвлөмжүүдийг авч үзэхийг хүсч болно:

Microsoft төсөл Төрөл бүрийн салбарын мэргэжилтнүүдийн өргөнөөр ашигладаг төсөл төлөвлөлтийн цогц программ хангамж юм. Энэ нь даалгавар, нөөц, цаг хугацаа, төсвийг удирдах олон төрлийн хүчирхэг функцуудыг санал болгодог.

asana нь бат бөх шинж чанар, уян хатан чанараараа алдартай төсөл төлөвлөлтийн олон талт хэрэгсэл юм. Энэ нь багууд төслийг үр дүнтэй төлөвлөх, зохион байгуулах, хянах төвлөрсөн платформыг санал болгодог.

Trello нь энгийн бөгөөд харагдахуйц байдлаараа алдартай ажил төлөвлөх програм хангамж юм. Хэрэглэгчдэд ээлтэй интерфэйс нь самбар, жагсаалт, картуудаас бүрдэх ба багуудад ажлыг хялбархан зохион байгуулж, эрэмбэлэх боломжийг олгодог.

Холбогдох: 10 онд Асана төслийн менежментийг үр дүнтэй ашиглах 2024 зөвлөмж

Төсөл төлөвлөлтийн 10 үе шат юу вэ?

Төслийн төлөвлөлтийн үйл явц нь төслийн цар хүрээ, цар хүрээ зэргээс шалтгаалан байгууллага бүр өөр өөр байдаг. Зарим менежерүүд төслийн төлөвлөлтийн 10 алхамыг дараах байдлаар илүүд үзэж болно.

1. Төслийн зорилго, зорилгыг тодорхойлох.
2. Төслийн оролцогч талуудыг тодорхойлох.
3. Төслийн хамрах хүрээний нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийх.
4. Ажлын задаргааны нарийвчилсан бүтцийг (WBS) боловсруулах.
5. Төслийн хамаарал, даалгаврын дарааллыг тодорхойлох.
6. Нөөцийн хэрэгцээг тооцоолж, нөөцийн төлөвлөгөөг гарга.
7. Төслийн бодит хуваарийг боловсруулах.
8. Төслийн эрсдэлийг тодорхойлж, үнэлэх.
9. Харилцааны төлөвлөгөө гаргах.
10. Төслийн зөвшөөрөл авах, төслийн төлөвлөгөөг эцэслэн боловсруулах.

Түгээмэл асуултууд

Final бодол

Төслийн төлөвлөлт нь бүх зүйлийг эерэг ахицтай байлгах хамгийн сайн үйл явц гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Төсөл төлөвлөлтийн программ хангамж нь төслийн төлөвлөлтийн үйл явцын бүтээмжийг нэмэгдүүлэхэд тусалж болох ч үүнийг энгийн зүйл гэж бүү хүлээн зөвшөөр, төслийн менежер болон багийн зохицуулалтын үүрэг илүү чухал юм.

Тиймээс, авахаа бүү мартаарай танилцуулах уулзалт Төслийн эхэнд бүх багийг холбож, ур чадварын сургалтанд хамрагдаж, багуудаа төслийн туршид өндөр гүйцэтгэлтэй, урам зоригтой байлгах. Хэрэв танд илүү сонирхолтой, сэтгэл хөдөлгөм уулзалтын танилцуулга эсвэл сургалт хэрэгтэй бол AhaSlides олон үнэгүй дэвшилтэт боломжууд болон загварууд болон бүх компаниудад өрсөлдөхүйц үнийн төлөвлөгөөгөөр таны хамгийн сайн түнш байж чадна.

Ref: BIJU'S | Долоо хоногийн төлөвлөгөө | Багшлах зорилго