Kebanyakan pembentangan gagal sebelum slaid pertama muncul. Bukan kerana kandungannya lemah atau penyampai tidak bersedia, tetapi kerana tiada siapa yang berhenti untuk bertanya soalan yang lebih asas: apakah struktur yang sebenarnya diperlukan oleh bahan ini?
Format merupakan keputusan yang kebanyakan penyampai terlepas pandang. Mereka membuka dek kosong, mula menaip dan membiarkan kandungan menemui bentuknya sendiri. Apa yang terhasil biasanya merupakan gabungan tiga struktur berbeza yang tidak begitu berhubung, disatukan oleh peralihan yang tidak begitu berkesan. Penonton mengikuti dengan sopan dan beredar tanpa sebarang pemahaman yang jelas tentang apa yang sepatutnya mereka sampaikan.
Terdapat tiga format yang berfungsi merentasi hampir setiap konteks pembentangan profesional. Setiap satunya sesuai dengan matlamat yang berbeza. Mengetahui yang mana satu yang anda perlukan, dan mengapa, adalah perbezaan antara pembentangan yang sampai dan yang baru sahaja tamat.
Mengapa format lebih penting daripada yang anda fikirkan
Struktur yang anda pilih menentukan bagaimana audiens anda memproses apa yang anda katakan. Ia menetapkan jangkaan mereka, membimbing perhatian mereka dan memberi mereka kerangka kerja untuk mengingati apa yang mereka dengar.
Fikirkan begini: kandungan anda adalah apa yang anda katakan. Format anda adalah logik yang menjadikannya masuk akal. Kandungan yang kukuh dalam struktur yang salah adalah seperti arahan yang baik yang diberikan dalam susunan yang salah. Semuanya secara teknikalnya ada di sana. Tiada satu pun daripadanya yang membawa anda ke tempat yang anda perlukan.
Tiga format di bawah merangkumi sebahagian besar senario pembentangan profesional. Setiap satu berfungsi. Persoalannya ialah yang mana satu sesuai dengan apa yang anda cuba lakukan.
1. Format Penyelesaian Masalah
Ini adalah format yang paling biasa dalam pembentangan profesional atas sebab tertentu: ia berkesan. Anda mengenal pasti masalah, membina hujah mengapa ia penting, kemudian mengemukakan penyelesaian anda. Perbezaan antara ketidakselesaan dan kelegaan itulah yang menjadikannya persuasif.
Strukturnya mengikuti lima peringkat. Pertama, tetapkan masalah dan nyatakannya, bukan sekadar dinyatakan. Kedua, tingkatkan risikonya: apakah kosnya untuk membiarkan masalah ini tidak diselesaikan, sama ada dari segi kewangan, operasi atau emosi? Ketiga, perkenalkan penyelesaian anda dan jelaskan mengapa ia menangani punca utama dan bukannya simptomnya. Keempat, berikan bukti: data, kajian kes atau demonstrasi langsung yang menunjukkan penyelesaian itu berkesan. Kelima, tutup dengan seruan tindakan yang jelas supaya khalayak anda tahu dengan tepat apa yang perlu dilakukan seterusnya.
Gunakan format ini untuk pembentangan jualan, promosi, pengurusan perubahan dan latihan tentang proses atau alatan baharu. Ia berfungsi apabila anda meminta orang ramai untuk menerima pakai sesuatu yang baharu, membelanjakan sumber untuk sesuatu atau mengubah cara mereka bekerja pada masa ini.
Sebuah syarikat perisian yang menawarkan alat pengurusan projek, sebagai contoh, mungkin akan memulakan dengan cara pasukan membuang masa berjam-jam menjejaki kemas kini status merentasi e-mel, Slack dan hamparan. Mereka akan mengukur kosnya. Kemudian memperkenalkan platform mereka, menunjukkan ia berfungsi dan menutup dengan langkah seterusnya yang jelas. Setiap peringkat akan menghasilkan langkah seterusnya.
2. Format Kronologi
Format ini bergerak merentasi masa: masa lalu, sekarang, masa depan. Atau melalui urutan peringkat yang menuju ke arah kesimpulan. Ia didorong oleh naratif, yang menjadikannya pilihan yang tepat setiap kali anda menceritakan kisah tentang bagaimana sesuatu berkembang, bagaimana situasi berkembang, atau bagaimana proses terungkap.
Struktur ini mempunyai empat peringkat. Mulakan dengan di mana sesuatu bermula dan konteks yang membentuknya. Beralih kepada peralihan: peristiwa, keputusan atau anjakan yang mengubah arah. Tiba di masa kini: di mana keadaan sesuatu sekarang dan apa maksudnya. Tutup dengan masa depan: ke mana hala tuju sesuatu dan apa yang perlu berlaku untuk sampai ke sana.
Gunakan format ini untuk sejarah syarikat, ceramah evolusi industri, kajian kes yang menunjukkan transformasi dan pembentangan pendidikan mengenai topik yang berkembang dari semasa ke semasa. Ia juga berfungsi dengan baik untuk pembentangan budaya dan nilai, di mana kisah tentang bagaimana sesebuah organisasi sampai ke tahap sekarang sama pentingnya dengan hala tujunya.
Pembentangan tentang bagaimana sesebuah syarikat beralih daripada perkakasan kepada perkhidmatan awan akan bermula dengan model perniagaan asal mereka, menjelaskan perubahan pasaran yang memaksa perubahan, memperincikan kedudukan semasa mereka dan menggariskan apa yang akan datang seterusnya. Khalayak bukan sahaja menerima maklumat. Mereka sedang mengikuti satu perjalanan, yang merupakan perkara yang lebih sukar untuk dilupakan.
3. Format Pecahan Konsep
Format ini memperkenalkan idea utama, kemudian menghuraikannya secebis demi secebis. Anda tidak menjual atau menceritakan kisah. Anda membantu orang ramai benar-benar memahami sesuatu yang kompleks dengan menjadikannya mudah diurus.
Struktur ini bergerak melalui lima peringkat. Perkenalkan konsep dan terangkan mengapa ia penting sebelum mendalami perinciannya. Pecahkannya kepada komponen utamanya, satu demi satu, dan bukannya mempersembahkan semuanya sekaligus. Ilustrasikan setiap komponen dengan contoh yang konkrit dan mudah dikenali. Tunjukkan bagaimana bahagian-bahagian tersebut berhubung untuk membentuk keseluruhan. Akhiri dengan aplikasi: berikan audiens anda cara untuk menggunakan apa yang baru mereka pelajari.
Gunakan format ini untuk pembentangan pendidikan, latihan tentang rangka kerja atau metodologi dan ceramah pembangunan profesional tentang kemahiran seperti kepimpinan, komunikasi atau membuat keputusan. Ia adalah pilihan yang tepat apabila pemahaman adalah matlamat dan bukannya pujukan.
Pembentangan tentang Matriks Eisenhower, sebagai contoh, akan memperkenalkan rangka kerja urgensi-lawan-kepentingan, menerangkan setiap empat kuadran dengan contoh sebenar, menunjukkan bagaimana ia berhubung, dan menutup dengan latihan praktikal. Penonton meninggalkan model mental yang boleh mereka gunakan, bukan sekadar satu set slaid yang mereka ingat separuh.
Merancang format anda
Format yang betul bukanlah yang paling anda selesa. Ia adalah format yang sesuai dengan apa yang anda cuba capai.
Sebelum anda membuka dek kosong, tanya diri anda lima soalan. Apakah matlamat utama: untuk memujuk, memaklumkan atau menerangkan? Adakah terdapat masalah yang perlu diselesaikan, atau adakah anda berkongsi pengetahuan? Adakah kandungan anda mengikuti urutan atau garis masa semula jadi? Siapakah khalayak anda dan apa yang mereka sudah tahu? Adakah pembentangan ini akan berdiri sendiri atau adakah anda akan berada di sana untuk membimbing orang ramai melaluinya?
Jawapan-jawapan tersebut akan mengarahkan anda ke arah satu format. Jika anda cuba memujuk seseorang untuk bertindak, penyelesaian masalah hampir selalu merupakan pilihan yang tepat. Jika kandungan anda mempunyai permulaan, pertengahan dan pengakhiran yang semula jadi, kronologi akan terasa intuitif kepada khalayak anda. Jika anda menguraikan idea kompleks yang perlu difahami oleh orang ramai, pecahan konsep memberi anda struktur untuk melakukannya tanpa kehilangan orang di sepanjang jalan.
Apabila ragu-ragu, gunakan penyelesaian masalah secara lalai. Ia adalah yang paling versatil antara ketiga-tiganya dan berfungsi merentasi lebih banyak konteks berbanding gabungan dua yang lain.
Format dan variasi hibrid
Anda tidak perlu menggunakan satu format sahaja untuk keseluruhan pembentangan. Ketiga-tiga struktur ini boleh digabungkan, selagi peralihan antara keduanya disengajakan dan bukannya tidak sengaja.
Pelancaran produk mungkin dimulakan dengan penyelesaian masalah untuk membina kes mengapa produk itu wujud, beralih kepada kronologi untuk menceritakan kisah bagaimana ia dibina, kemudian ditutup dengan pecahan konsep untuk menerangkan cara ia berfungsi. Sesi latihan mungkin menggunakan pecahan konsep untuk rangka kerja menyeluruh, kemudian penyelesaian masalah dalam setiap modul untuk menunjukkan mengapa setiap kemahiran penting dalam praktik. Pitch pelabur mungkin menggunakan kronologi untuk menunjukkan sejarah dan daya tarikan syarikat, kemudian penyelesaian masalah untuk menjelaskan kes bagi fasa pertumbuhan seterusnya.
Ujian untuk sama ada hibrid berfungsi: bolehkah anda jelaskan dalam satu ayat mengapa anda mengubah format pada setiap titik peralihan? Jika jawapannya ya, strukturnya disengajakan. Jika anda tidak pasti, mungkin tidak.
Format dan reka bentuk visual
Format anda harus dipaparkan dalam slaid anda, bukan hanya dalam rangka anda. Reka bentuk dan struktur harus saling mengukuhkan. Apabila tidak, penonton akan merasakan percanggahan walaupun mereka tidak dapat menamakannya.
Pembentangan penyelesaian masalah mendapat manfaat daripada kontras visual. Gunakan imej dan warna yang lebih gelap dan tegang semasa bahagian masalah. Biarkan reka bentuk terbuka apabila penyelesaian muncul. Peralihan visual mengukuhkan lagi aspek emosi.
Pembentangan kronologi berfungsi dengan baik dengan grafik garis masa, perbandingan sebelum dan selepas, dan visual yang menunjukkan perkembangan. Setiap peringkat harus kelihatan dan terasa sedikit berbeza daripada yang sebelumnya supaya penonton dapat merasakan pergerakan melalui masa, bukan sekadar urutan slaid.
Pembentangan pecahan konsep sesuai dengan gambar rajah yang bersih, visual kerangka kerja dan ikonografi yang konsisten untuk setiap komponen. Reka bentuk harus menjadikan struktur konsep kelihatan, bukan sekadar menggambarkannya dalam perkataan.
Satu prinsip terpakai merentasi ketiga-tiganya: jika slaid anda kelihatan sama dari bahagian pertama hingga terakhir, format anda tidak akan berfungsi secara visual. Struktur haruslah sesuatu yang boleh dilihat oleh khalayak anda, bukan sekadar sesuatu yang anda tahu ada di sana.
Kesilapan format biasa
Yang paling biasa ialah memilih format anda selepas menulis kandungan anda. Kebanyakan orang membuka dek kosong, mula menaip, dan membiarkan struktur muncul dengan sendirinya. Apa yang keluar biasanya campuran dua atau tiga format yang tidak begitu berkaitan. Penstrukturan semula pada ketika itu terasa seperti bermula semula, jadi kebanyakan orang tidak. Pilih format anda sebelum anda menulis satu slaid pun.
Kesilapan kedua ialah mencampurkan format tanpa niat. Menggabungkan penyelesaian masalah dan kronologi boleh berfungsi dengan baik, tetapi hanya apabila peralihan itu disengajakan. Apabila tidak, penonton merasakan perubahan walaupun mereka tidak dapat mengenal pastinya. Mereka kehilangan benang, berhenti mempercayai struktur, dan mula menunggu pembentangan berakhir dan bukannya mengikuti ke mana ia pergi.
Yang ketiga ialah menggunakan format yang salah untuk matlamat. Struktur kronologi memang menarik untuk cerita tetapi mengecewakan penonton yang memerlukan keputusan dibuat. Pecahan konsep adalah pilihan yang tepat untuk pemahaman, bukan pujukan. Jika anda meminta orang ramai untuk bertindak, penyelesaian masalah hampir selalu merupakan jawapannya. Memadankan format dengan matlamat bukanlah perincian kecil. Ia adalah perbezaan antara penonton yang bersedia untuk bergerak dan penonton yang sedikit termaklum.
Yang terakhir ialah menganggap format sebagai hiasan, sesuatu yang anda gunakan pada akhirnya seperti templat. Struktur bukanlah kosmetik. Ia adalah logik yang membina kandungan anda. Jika anda boleh menukar bahagian tanpa sebarang kerosakan, format anda tidak akan berfungsi.
Membawanya lebih jauh dengan AhaSlides
Elemen interaktif berfungsi dengan sebarang format. Kuncinya ialah meletakkannya pada saat input khalayak sama ada mengukuhkan struktur atau memberi anda maklum balas masa nyata sama ada ia berjaya.
Dalam pembentangan penyelesaian masalah, mulakan dengan tinjauan pendapat yang meminta audiens anda menilai sejauh mana masalah tersebut mempengaruhi mereka. Ia menjadikan masalah tersebut bersifat peribadi sebelum anda menyatakan sepatah kata pun mengenainya. Pada peringkat penyelesaian, gunakan slaid Soal Jawab untuk mengemukakan bantahan dalam masa nyata dan bukannya menemuinya selepas anda selesai.
Dalam pembentangan kronologi, gunakan awan perkataan pada titik peralihan untuk menggambarkan perasaan khalayak anda tentang setiap fasa. Bertanya "perkataan apakah yang terlintas di fikiran apabila anda memikirkan di mana kita berada tiga tahun lalu?" mewujudkan kontras emosi yang mengukuhkan arka naratif.
Dalam pembentangan pecahan konsep, sediakan kuiz ringkas selepas setiap komponen untuk memeriksa pemahaman sebelum beralih ke komponen seterusnya. Jika kebanyakan orang dalam bilik mendapat soalan yang salah, anda tahu untuk memperlahankan. Jika semua orang menjawab dengan betul, anda boleh bergerak lebih pantas dan percaya bahawa strukturnya berfungsi.
Format tersebut memberikan logik. AhaSlides memastikan penonton sentiasa berhubung dengannya.
Mengakhiri
Format merupakan keputusan yang kebanyakan penyampai buat secara tidak sengaja. Mereka menemui struktur mereka di sekitar slaid dua belas, apabila sudah terlambat untuk mengubahnya tanpa membina semula semuanya.
Tiga format dalam panduan ini merangkumi sebahagian besar daripada apa yang anda perlu bentangkan. Penyelesaian masalah apabila anda memujuk. Kronologi apabila anda bercerita. Pecahan konsep apabila anda menerangkan sesuatu yang kompleks. Setiap satu berkesan. Persoalannya sentiasa yang mana satu sesuai dengan apa yang anda cuba lakukan.
Buat keputusan sebelum anda membuka dek. Semua perkara lain akan menjadi lebih mudah dari situ.
