แบบสอบถามหลังงานอีเวนต์กว่า 30 ข้อ ที่ให้ข้อมูลป้อนกลับที่นำไปปฏิบัติได้จริง

งานจบลงแล้ว ผู้เข้าร่วมงานเดินทางกลับไปหมดแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาที่ผู้จัดงานที่ประสบความสำเร็จจะแตกต่างจากผู้ที่เดาเอาเอง นั่นก็คือ การรวบรวมความคิดเห็น แบบสอบถามหลังงานจะบอกคุณว่าอะไรได้ผล อะไรไม่ได้ผล และอะไรที่ควรปรับปรุงในครั้งต่อไป แต่ก็ต่อเมื่อแบบสอบถามนั้นได้รับการออกแบบมาอย่างดีเท่านั้น แบบสอบถามที่ไม่ชัดเจนจะให้ข้อมูลที่ไม่ชัดเจนเช่นกัน

งานวิจัยของ SurveyMonkey เกี่ยวกับความยาวของแบบสำรวจพบว่า อัตราการตอบแบบสำรวจลดลงเหลือเพียง 5-20% สำหรับแบบสำรวจที่ใช้เวลานานกว่า 7-8 นาที [1] นั่นหมายความว่าคำถามที่คุณใส่เข้าไปนั้นต้องมีคุณภาพ คู่มือนี้ครอบคลุมคำถามแบบสำรวจหลังกิจกรรมมากกว่า 30 ข้อ โดยจัดเรียงตามสิ่งที่วัดได้ พร้อมคำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับเวลา รูปแบบ และข้อผิดพลาดที่ทำให้อัตราการตอบแบบสำรวจลดลง

ความพึงพอใจโดยรวม

เริ่มจากภาพรวมก่อนแล้วค่อยลงรายละเอียด คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจภาพรวมของเหตุการณ์ก่อนที่จะเจาะลึกรายละเอียดลงไป

1. คุณให้คะแนนประสบการณ์โดยรวมของคุณในงานนี้อย่างไร? (1-5)
2. งานอีเวนต์นี้ตรงตามความคาดหวังของคุณหรือไม่? (เกินเป้าหมาย / ตรงตามเป้าหมาย / ต่ำกว่าเป้าหมาย)
3. คุณมีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะเข้าร่วมงานอีเวนต์ในอนาคตที่จัดโดยผู้จัดงานรายนี้? (โอกาสน้อยมากถึงโอกาสสูงมาก)
4. คุณมีแนวโน้มที่จะแนะนำกิจกรรมนี้ให้เพื่อนร่วมงานมากเพียงใด? (ระดับคะแนน NPS 0-10)
5. คำเดียวใดที่อธิบายประสบการณ์ของคุณได้ดีที่สุด? (คำถามปลายเปิด หรือ กลุ่มคำ)

เนื้อหาและหัวข้อสัมมนา

คำถามเหล่านี้ใช้ประเมินว่าโปรแกรมที่จัดขึ้นนั้นสร้างคุณค่าและตรงกับความต้องการของผู้เข้าร่วมหรือไม่

1. เนื้อหาดังกล่าวมีความเกี่ยวข้องกับความต้องการทางวิชาชีพของคุณมากน้อยเพียงใด? (ไม่เลย ถึง มากที่สุด)
2. คุณพบว่าเซสชั่นไหนมีคุณค่ามากที่สุด? (แบบดรอปดาวน์หรือแบบปลายเปิด)
3. คุณคิดว่าช่วงการอบรมใดมีประโยชน์น้อยที่สุด? (แบบดรอปดาวน์หรือแบบปลายเปิด)
4. เนื้อหาที่นำเสนอเหมาะสมกับระดับความเชี่ยวชาญของคุณหรือไม่? (พื้นฐานเกินไป / พอดี / ขั้นสูงเกินไป)
5. ฉันได้รับความรู้เชิงปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ในการทำงานของฉันได้ (ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง เห็นด้วยอย่างยิ่ง)

วิทยากรและผู้บรรยาย

1. คุณให้คะแนนคุณภาพโดยรวมของลำโพงเหล่านี้อย่างไร? (1-5)
2. วิทยากรหรือผู้บรรยายท่านใดโดดเด่นที่สุด? (เปิดกว้าง)
3. มีโอกาสเพียงพอสำหรับการถามตอบกับวิทยากรหรือไม่? (ใช่ / ไม่ใช่ / ค่อนข้าง)
4. คุณอยากให้มีการพูดถึงหัวข้ออะไรบ้างในงานสัมมนาครั้งต่อไป? (เปิดกว้าง)

โลจิสติกส์และการจัดการ

1. คุณให้คะแนนการจัดงานโดยรวมอย่างไร? (1-5)
2. สถานที่จัดงานเหมาะสมและสะดวกสบายหรือไม่? (ใช่ / ไม่ใช่ / บางส่วน)
3. คุณให้คะแนนกระบวนการลงทะเบียนและเช็คอินอย่างไร? (1-5)
4. การสื่อสารเกี่ยวกับงานอีเวนต์ (ตารางเวลา ข้อมูลอัปเดต เส้นทาง) ชัดเจนและทันท่วงทีหรือไม่? (ใช่ / ไม่ใช่ / บางส่วน)
5. คุณให้คะแนนคุณภาพอาหารและเครื่องดื่มอย่างไร? (1-5 หรือ ไม่ระบุ)

การสร้างเครือข่ายและการมีส่วนร่วม

1. งานดังกล่าวเปิดโอกาสให้มีการสร้างเครือข่ายอย่างเพียงพอหรือไม่? (ใช่ / ไม่ใช่ / ค่อนข้าง)
2. ฉันได้สร้างเครือข่ายความสัมพันธ์ทางวิชาชีพที่มีค่ามากมายจากงานนี้ (ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง เห็นด้วยอย่างยิ่ง)
3. คุณชอบรูปแบบการสร้างเครือข่ายแบบไหนมากกว่ากัน? (การประชุมแบบมีโครงสร้าง / การสร้างเครือข่ายแบบเปิด / ทั้งสองอย่าง)

มูลค่าและความตั้งใจในอนาคต

1. กิจกรรมนี้คุ้มค่ากับเวลาที่ฉันใช้ไปมาก (ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง เห็นด้วยอย่างยิ่ง)
2. กิจกรรมนี้คุ้มค่ากับค่าเข้าชม (ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง เห็นด้วยอย่างยิ่ง)
3. คุณอยากเปลี่ยนแปลงอะไรเกี่ยวกับงานอีเวนต์นี้บ้าง? (เปิดกว้าง)
4. ส่วนใดของกิจกรรมนี้ที่มีคุณค่ามากที่สุด? (เปิดกว้าง)
5. มีความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติมหรือไม่? (เปิดกว้าง)

กิจกรรมเสมือนจริงและกิจกรรมแบบผสมผสาน: คำถามเพิ่มเติม

หากกิจกรรมของคุณมีส่วนประกอบแบบเสมือนจริงหรือแบบผสมผสาน ให้เพิ่มคำถามเฉพาะเจาะจงสำหรับประสบการณ์นั้น ๆ เข้าไปด้วย

1. คุณให้คะแนนคุณภาพของแพลตฟอร์มเสมือนจริงนี้อย่างไร? (1-5)
2. คุณประสบปัญหาทางเทคนิคใดๆ ระหว่างงานหรือไม่? (ใช่ / ไม่ใช่)
3. ประสบการณ์เสมือนจริงนั้นน่าสนใจมากน้อยแค่ไหนเมื่อเทียบกับงานที่จัดขึ้นจริง? (น้อยกว่ามาก / น้อยกว่า / ประมาณเท่าเดิม / มากกว่า)

ข้อผิดพลาดที่ลดอัตราการตอบสนอง

ถามคำถามมากเกินไป ตั้งเป้าไว้ที่ 10 คำถามหรือน้อยกว่า [3] คำถามเพิ่มเติมแต่ละข้อจะทำให้ความสมบูรณ์ลดลง ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่ควรรู้หรือไม่ก็ตาม

ส่งช้าเกินไป ความทรงจำเลือนหายไปอย่างรวดเร็ว ส่งแบบสำรวจของคุณภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากกิจกรรม โดยควรมีการแจ้งเตือนในห้องในช่วงปิดการประชุม แบบสำรวจทาง SMS ที่ส่งภายในสองชั่วโมงหลังจากกิจกรรมสิ้นสุดลงจะได้รับการตอบกลับมากกว่าแบบสำรวจที่ส่งในภายหลังถึง 32% [2] อีเมลติดตามผล 3-4 วันต่อมาสามารถรวบรวมการตอบกลับได้อีก 20-30% จากผู้ที่พลาดการส่งครั้งแรก [3]

โดยอาศัยเพียงคำถามปลายเปิดเท่านั้น คำตอบแบบปลายเปิดมีข้อมูลมากมายแต่ยากต่อการวิเคราะห์ในวงกว้าง และทำให้จำนวนผู้ตอบแบบสอบถามลดลง ควรใช้มาตรวัดระดับสำหรับข้อมูลเชิงปริมาณ จำกัดคำถามแบบปลายเปิดไว้เพียงหนึ่งหรือสองข้อต่อแบบสอบถาม

ไม่สนใจผลลัพธ์ วิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้ไม่มีใครกรอกแบบสำรวจครั้งต่อไปของคุณคือ การรวบรวมความคิดเห็นแล้วไม่นำไปปรับปรุงแก้ไข ควรแบ่งปันผลการค้นพบที่สำคัญกับผู้เข้าร่วมและบอกพวกเขาว่าคุณจะเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างตามความคิดเห็นของพวกเขา แม้แต่การส่งอีเมลสรุปสั้นๆ ก็ช่วยสร้างความไว้วางใจและเพิ่มการมีส่วนร่วมในการสำรวจในอนาคตได้

การใช้คำถามชี้นำ "คุณประทับใจกับการบรรยายหลักที่ยอดเยี่ยมของเรามากแค่ไหน?" ไม่ใช่คำถามที่เป็นกลาง ควรใช้ถ้อยคำที่เป็นกลางและหลีกเลี่ยงการตั้งสมมติฐานแฝง

ลืมแบ่งกลุ่มข้อมูล แขกวีไอพี ผู้เข้าร่วมงานครั้งแรก ผู้เข้าร่วมงานที่เคยเข้าร่วมแล้ว และผู้เข้าร่วมงานทางออนไลน์ มักจะมีประสบการณ์ที่แตกต่างกัน อย่างน้อยที่สุด ควรวางแผนการวิเคราะห์แยกต่างหากสำหรับแต่ละกลุ่ม และพิจารณาใช้ชุดคำถามที่ปรับให้เหมาะสมหากงานของคุณมีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับได้

เคล็ดลับในการเขียนคำถามที่จะได้รับคำตอบที่ตรงไปตรงมา

แม้แต่แบบสอบถามที่มีโครงสร้างดีก็อาจให้ข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือได้หากคำถามแต่ละข้อเขียนไม่ดี ต่อไปนี้คือ 5 สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนส่งแบบสอบถาม

ใช้มาตราส่วนที่สอดคล้องกันตลอดทั้งบทความ การใช้มาตราส่วน 1-5 ในส่วนหนึ่ง ร่วมกับมาตราส่วน 1-10 ในอีกส่วนหนึ่ง จะทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามต้องปรับกรอบความคิดใหม่ทุกๆ สองสามคำถาม ควรเลือกใช้มาตราส่วนเดียวสำหรับทุกรายการที่ให้คะแนน และใช้มาตราส่วนนั้นอย่างต่อเนื่อง แบบสอบถามเกี่ยวกับกิจกรรมส่วนใหญ่ใช้ได้ผลดีกับมาตราส่วนนี้ มาตราส่วนห้าจุด เพราะตอบได้รวดเร็วและวิเคราะห์ได้ง่าย

ตั้งคำถามเพียงหนึ่งประเด็นหลักต่อคำถาม "คุณให้คะแนนคุณภาพของเนื้อหาและวิธีการนำเสนอของผู้พูดอย่างไร?" เป็นคำถามสองส่วนในคำถามเดียว ผู้ตอบแบบสอบถามที่ชื่นชอบเนื้อหาแต่พบว่าผู้พูดพูดตามได้ยากนั้นไม่มีคำตอบที่ดี (Split) คำถามสองลำกล้อง แยกเป็นรายการต่างหาก แม้ว่าจะทำให้แบบสอบถามเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งแถวก็ตาม

ให้ผู้ตอบแบบสอบถามมีทางเลือกที่จะไม่ต้องตอบคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง หากคุณสอบถามเกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่มในงานอีเวนต์ที่ผู้เข้าร่วมบางคนเข้าร่วมผ่านทางออนไลน์เท่านั้น ควรเพิ่มตัวเลือก "ไม่เกี่ยวข้อง" การบังคับให้ผู้ตอบแบบสอบถามให้คะแนนในสิ่งที่พวกเขาไม่ได้สัมผัสจะทำให้ข้อมูลของคุณคลาดเคลื่อนและทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกไม่พอใจ

หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางและคำศัพท์ภายในองค์กร ทีมของคุณอาจเรียกช่วงการประชุมหนึ่งว่า "ช่วงการประชุมย่อยช่วงบ่าย" แต่ผู้เข้าร่วมจะรู้จักการประชุมนั้นจากชื่อหัวข้อ ดังนั้นควรใช้ภาษาเดียวกับที่ผู้เข้าร่วมใช้เมื่อลงทะเบียนหรือได้รับตารางการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแบบสำรวจที่ครอบคลุมกิจกรรมหลายวันหรือหลายหัวข้อ

ทดสอบแบบสอบถามก่อนส่งออกไปใช้งาน ลองทำแบบสำรวจทั้งหมดด้วยตัวเองก่อน แล้วขอให้คนนอกทีมวางแผนสักคนช่วยตอบแบบสำรวจโดยที่ไม่มีใครรู้ข้อมูลมาก่อน สังเกตคำถามที่ทำให้ผู้ตอบลังเล มาตรวัดที่ดูคลุมเครือ หรือตรรกะที่ไม่สมเหตุสมผลสำหรับคนที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการสร้างแบบสำรวจ สิ่งที่ดูชัดเจนสำหรับผู้จัดงาน อาจไม่ชัดเจนสำหรับผู้เข้าร่วมที่ตอบอย่างรวดเร็วทางโทรศัพท์

คำนึงถึงประสบการณ์การใช้งานบนมือถือด้วย แบบสอบถามหลังงานส่วนใหญ่มาจากโทรศัพท์มือถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่ผู้เข้าร่วมงานกำลังเดินทางกลับบ้าน ข้อความคำถามที่ยาวเกินไป พื้นที่แตะเพื่ออ่านที่เล็ก และรูปแบบหลายคอลัมน์ ล้วนเป็นอุปสรรคต่อการตอบแบบสอบถามบนมือถือ ตรวจสอบแบบสอบถามของคุณบนโทรศัพท์ก่อนส่ง และตัดคำถามใดๆ ที่ต้องเลื่อนหน้าจอเพื่ออ่านข้อความทั้งหมด แบบสอบถามที่ใช้งานได้ดีบนหน้าจอขนาดสี่นิ้ว จะใช้งานได้ดีทุกที่ หากแพลตฟอร์มของคุณรองรับ ให้เปิดใช้งานการเลื่อนอัตโนมัติหลังจากเลือกให้คะแนนแต่ละครั้ง เพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามไม่ต้องแตะปุ่ม "ถัดไป" แยกต่างหาก การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ นี้เพียงอย่างเดียวสามารถลดอัตราการไม่ตอบแบบสอบถามบนมือถือได้อย่างมีนัยสำคัญ

คำถามที่พบบ่อย

แบบสอบถามหลังกิจกรรมควรมีความยาวเท่าใด?

ตั้งเป้าไว้ที่ 8-10 คำถามที่ใช้เวลาตอบไม่เกินห้านาที ความแตกต่างระหว่างแบบสอบถามห้านาทีกับแบบสอบถามสิบนาทีนั้นมีนัยสำคัญ จัดลำดับความสำคัญของตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดและตัดส่วนที่เหลือออก หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจริงๆ ให้ลองทำแบบสอบถามสั้นๆ สองครั้ง: ครั้งแรกทันทีหลังจบงานเพื่อวัดความพึงพอใจโดยรวม และครั้งที่สองในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมาเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากผู้เข้าร่วมงานที่ให้ความสนใจมากที่สุด อีกหนึ่งหลักการที่ดีคือ หากคำถามใดไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่คุณสามารถทำได้จริงก่อนงานครั้งต่อไป ให้ตัดคำถามนั้นออก คำถามเพิ่มเติมทุกข้อที่คุณเก็บไว้คือภาระเล็กน้อยสำหรับผู้ตอบแบบสอบถามแต่ละคน

ฉันควรเสนอสิ่งจูงใจใดๆ สำหรับการทำแบบสำรวจให้เสร็จสมบูรณ์หรือไม่?

การให้สิ่งจูงใจสามารถช่วยเพิ่มอัตราการตอบกลับได้ แต่ก็อาจดึงดูดการตอบกลับที่มีคุณภาพต่ำจากคนที่รีบตอบเพียงเพื่อหวังจะได้รางวัล วิธีที่ดีกว่าคือทำให้แบบสอบถามง่ายและสั้นพอที่จะไม่ต้องใช้สิ่งจูงใจ หากอัตราการตอบกลับยังคงต่ำ ให้พิจารณาการให้สิทธิ์เข้าร่วมชิงโชคแทนการให้รางวัลที่รับประกัน ซึ่งจะช่วยลดแรงจูงใจในการรีบตอบ สิ่งจูงใจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการบอกผู้เข้าร่วมว่าความคิดเห็นของพวกเขาจะมีผลต่อการจัดงานครั้งต่อไป: ผู้คนจะตอบเมื่อพวกเขาเชื่อว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ

ฉันควรทำอย่างไรกับผลลัพธ์ที่ได้มา?

เริ่มต้นด้วยการคำนวณตัวชี้วัดหลักของคุณ: คะแนนความพึงพอใจโดยรวม, NPS และคะแนนเฉพาะใด ๆ ที่คุณติดตามในแต่ละปี จากนั้นอ่านคำตอบแบบปลายเปิดเพื่อมองหารูปแบบ มองหาแบบแผน ไม่ใช่ข้อร้องเรียนเพียงครั้งเดียว เมื่อคุณได้ภาพที่ชัดเจนแล้ว แบ่งปันบทสรุป ร่วมกับทีมงานของคุณ และหากเหมาะสม ก็ร่วมกับผู้เข้าร่วมงานด้วย อีเมลสั้นๆ ที่ระบุว่า "นี่คือสิ่งที่คุณบอกเรา และนี่คือสิ่งที่เรากำลังเปลี่ยนแปลง" จะช่วยปิดวงจรการให้ข้อเสนอแนะ และทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีแนวโน้มที่จะเข้าร่วมการสำรวจในอนาคตมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ติดตามคำถามหลักเดียวกันจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งได้ เพื่อให้คุณสามารถวัดความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป แทนที่จะมองการสำรวจแต่ละครั้งเป็นกิจกรรมแยกต่างหาก คะแนนมาตรฐานจะให้บริบทที่ข้อมูลเพียงจุดเดียวไม่สามารถให้ได้

การรวบรวมข้อเสนอแนะระหว่างงานด้วย AhaSlides

ช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการรวบรวมความคิดเห็นคือ ก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะออกจากห้อง AhaSlides ช่วยให้คุณปิดการประชุมด้วยสไลด์แบบเรียลไทม์: มาตรวัดระดับสำหรับคำถามเชิงปริมาณของคุณ กลุ่มคำเพื่อบันทึกอารมณ์ของห้อง และสไลด์แบบเปิดสำหรับข้อเสนอแนะเฉพาะ โดยผลลัพธ์จะปรากฏบนหน้าจอเมื่อผู้เข้าร่วมตอบกลับ การรวบรวมความคิดเห็นในห้องเป็นวิธีที่จะทำให้คุณบรรลุอัตราการตอบแบบสอบถาม 85-95% ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น และการได้เห็นความคิดเห็นโดยรวมปรากฏบนหน้าจอจะทำให้การประชุมมีช่วงเวลาปิดท้ายที่ชัดเจน

สำหรับแบบสอบถามฉบับเต็ม แบบสำรวจ AhaSlides แปลงคำถามแบบสำรวจหลังงานข้างต้นให้เป็นแบบฟอร์มเดียวที่ผู้ตอบแบบสอบถามกรอกข้อมูลในหน้าเดียวและส่งเพียงครั้งเดียว เปิดเผยแบบฟอร์มนี้เป็นสไลด์สุดท้ายของการบรรยายปิดงาน จากนั้นแชร์แบบสำรวจเดียวกันนี้ในรูปแบบลิงก์หรือคิวอาร์โค้ดให้กับผู้เข้าร่วมงานที่ออกจากงานก่อนเวลา พวกเขาสามารถตอบแบบสอบถามได้บนอุปกรณ์ใดก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชี

แหล่งที่มา

[1] SurveyMonkey แบบสอบถามควรมีความยาวเท่าไร? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] เอ็กซ์พลอรี อัตราการตอบแบบสอบถามหลังงานอีเวนต์ที่ดีควรเป็นเท่าไร? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] ศูนย์ ASAE 5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างและแบ่งปันแบบสำรวจหลังจบงาน (กันยายน 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys

สำหรับขั้นตอนการสร้างแบบสำรวจทั้งหมด ตั้งแต่การกำหนดวัตถุประสงค์จนถึงการวิเคราะห์ โปรดดูที่: วิธีการสร้างแบบสำรวจออนไลน์: คู่มือฉบับสมบูรณ์.