De ultieme gids voor vergaderingen met alle aanwezigen: agenda + gratis sjabloon!

Worden er grote memo's vermist? Nieuw personeel dat wacht om geïntroduceerd te worden? Teams die hun doelen verpletteren maar geen erkenning krijgen? Lijkt op een vergadering met alle handen staat op de agenda!

Een bedrijf met alle handen is misschien wel de beste manier om uw hele team te verenigen in een informele maar zeer productieve vergadering.

Hier leest u hoe u het goed kunt doen, met een voorbeeldagenda en een gratis, interactief sjabloon!

Wat is een All-Hands Meeting?

An vergadering met alle handen is gewoon een vergadering waarbij alle medewerkers van een bedrijf. Het is een regelmatige bijeenkomst – misschien één keer per maand – en wordt meestal geleid door de hoofden van het bedrijf.

Een bijeenkomst van alle handen probeert een paar belangrijke dingen te bereiken...

• om het personeel bij te werken met een nieuwe aankondigingen niet geschikt voor e-mail.
• instellen bedrijfsdoelen en volg de voortgang in de richting van bestaande.
• belonen uitstekende prestaties van individuen en teams.
• naar erkennen personeel die zijn toegetreden als degenen die zijn vertrokken.
• te beantwoorden vragen van medewerkers uit alle hoeken van het bedrijf.

Volgens een 2013 studieVergaderingen met alle medewerkers kunnen openhartige gesprekken stimuleren. Leiders krijgen de kans om rechtstreeks met mensen op verschillende niveaus binnen een organisatie te praten.

Met dat alles, de ultieme het doel van een vergadering met alle handen is om te injecteren een gevoel van eenheid in een bedrijf. Het is niet verrassend dat daar tegenwoordig steeds meer vraag naar is, en bijeenkomsten voor alle handen genieten een enorme populariteit onder bedrijven die de connecties binnen hun gelederen sterk willen houden.

Leuk weetje De betekenis van 'alle hens bijeenkomen' komt van de oude oproep van de marine, 'alle hens aan dek', die werd gebruikt om alle bemanningsleden van een schip naar het bovendek te brengen om te helpen bij het navigeren door een storm.

Waarom een ​​All-Hands Meeting organiseren?

Ik snap het; we proberen allemaal het 'geen nieuwe vergadering'-syndroom te vermijden. Nog een vergadering toevoegen aan de wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse agenda lijkt misschien een goede manier om je personeel tegen je op te zetten, maar in werkelijkheid kan het... verminder het aantal vergaderingen dat u houdt.

Hoe? Want een all-hands meeting is allesomvattend. Het neemt de belangrijke delen van veel van de andere vergaderingen die u in uw werkmaand zult hebben, samen in een krap tijdsbestek van één uur.

Volgens een 2013 studieVergaderingen met alle medewerkers kunnen openhartige gesprekken stimuleren. Leiders krijgen de kans om rechtstreeks met mensen op verschillende niveaus binnen een organisatie te praten.

Uiteindelijk kan dit echt wat tijd vrijmaken in uw planning. Hier zijn enkele van de andere voordelen van een bijeenkomst met alle handen...

1. Wees inclusief - Het is moeilijk uit te drukken hoeveel het voor uw team kan betekenen dat u bereid bent om elke week of maand met hen om de tafel te zitten. Door hen de kans te geven hun brandende vragen te stellen via een Q&A en zo open en eerlijk mogelijk tegen hen te zijn, bouwt u een prachtige bedrijfscultuur op.
2. Wees een team - Net zoals het geweldig is om van de baas te horen, is het ook geweldig om de gezichten van collega's te zien. Werken op afstand en gesegmenteerde kantoren kunnen vaak de mensen isoleren van wie het de bedoeling is dat ze het meest gelachen hebben. Een all-hands meeting biedt hen een informele kans om elkaar weer te zien en te kletsen.
3. Mis niemand - Het hele idee achter een bijeenkomst van alle handen is dat het zo is Alle hens aan dek. Hoewel je misschien een paar keer afwezig bent, kun je je berichten afleveren in de wetenschap dat iedereen, inclusief externe medewerkers, hoort wat ze moeten horen.

Handen omhoog voor Alle handen!

Als iedereen daar aanwezig zal zijn, een show neerzetten. Pak deze gratis, interactieve presentatiesjabloon voor uw volgende vergadering met alle handen!

All-hands vergaderagenda

Heb je een voorbeeld van een vergaderagenda nodig om echt je hoofd rond te wikkelen? werkelijk gebeurt in alle handen?

Hier zijn 6 typische items die je op de agenda zou kunnen zien, evenals aanbevolen tijdslimieten om alles strak te houden 1 uur.

1. IJsbrekers

⏰ 5 minuten

Omdat het een bedrijfsbrede bijeenkomst is met mogelijk enkele nieuwe gezichten, is de kans groot dat sommige collega's al een tijdje niet meer de kans hebben gehad om met elkaar te praten. Gebruik 1 of 2 ijsbrekers om te bewaren team geest sterk en warm die mooie hersenen op voordat het heft van de vergadering begint.

Ze zijn essentieel aan het begin van vergaderingen met alle medewerkers, omdat ze de formele sfeer doorbreken die de betrokkenheid van medewerkers kan beïnvloeden. Tegelijkertijd helpen ze collega's om onverwachte verbanden tussen afdelingen te ontdekken.

Probeer enkele van deze ideeën:

• Welke GIF beschrijft jouw humeur? - Geef iedereen een paar GIF's en vraag ze om te stemmen op de GIF die het beste past bij hoe ze zich voelen.
• Deel een gênant verhaal - Hier is er een die bewezen goede ideeën genereert. Vraag iedereen om een ​​kort, gênant verhaal te schrijven en dit anoniem in te dienen. Het voorlezen hiervan kan een hilarische start zijn van de agenda van je algemene vergadering.
• Popquiz! - Er is geen situatie die niet kan worden versterkt met een beetje trivia. Een korte quiz van 5 minuten over actuele gebeurtenissen of bedrijfspraktijken kan de creativiteit stimuleren en je alle handen laten beginnen met wat lekker schoon plezier.

💡 Uitchecken 10 ijsbrekers voor elke vergadering - online of anderszins!

2. Teamupdates

⏰ 5 minuten

Er is een kans dat u tijdens deze bijeenkomst een aantal nieuwe gezichten tegenkomt en dat u een aantal recente vertrekken mist. Het is het beste om dit vroeg aanpakken in de agenda, zodat niemand ongemakkelijk zit te wachten om geïntroduceerd te worden.

Grote dank betuigen aan het personeel dat net is vertrokken, is niet alleen goed leiderschap, het maakt je menselijker tegenover je mensen. Evenzo is het vroegtijdig introduceren van nieuwe gezichten bij het bedrijf een geweldige manier om hen te helpen zich betrokken te voelen en iedereen op zijn gemak te stellen voor de rest van de vergadering.

Een kort bedankje en begroeting is hiervoor voldoende, maar u kunt net dat beetje extra doen door een korte presentatie te geven.

Het is belangrijk om dit vroeg in de agenda te zetten (binnen de eerste 10 minuten) om respect te tonen voor je oud-collega's en tegelijkertijd een afsluiting te bieden voor de resterende teamleden.

Hierdoor voelen nieuwe medewerkers zich echt welkom en niet als een soort bijzaak. Hierdoor ontstaat er een positieve toon, waardoor de spanning bij alle aanwezigen afneemt.

3. Bedrijfsnieuws

⏰ 5 minuten

Een ander kort maar essentieel punt op de agenda van uw algemene vergadering is het updaten van uw team over de activiteiten van het bedrijf. Waarom is dit belangrijk? Om iedereen op één lijn te houden en op de hoogte te houden van bredere bedrijfsontwikkelingen, evenementen en logistieke zaken die iedereen aangaan.

Houd er rekening mee dat dit niet gaat over projecten en doelen (dat komt zo), maar eerder over aankondigingen die het hele bedrijf aangaan. Dit kan gaan over nieuwe deals, nieuwe teambuildingplannen in de pijplijn en al die andere saaie dingen, zoals de dag waarop de loodgieter de koffiemok komt ophalen die hij de vorige keer heeft achtergelaten.

Deze activiteit heeft als doel om transparantie en afstemming te garanderen met betrekking tot wat er binnen het bedrijf gebeurt, maar ook om de toon luchtig en informatief te houden.

4. Doelvoortgang

⏰ 20 minuten

Nu zitten we in het echte vlees van jullie allemaal. Hier laat je de doelen zien en kun je trots opscheppen (of publiekelijk huilen) over de voortgang van je team richting deze doelstellingen.

Dit onderdeel volgt doorgaans op algemene aankondigingen en wordt vaak geleid door afdelingshoofden of teamleiders, waarbij de presentator of moderator de voortgang in goede banen leidt.

Dit is mogelijk het belangrijkste onderdeel van uw vergadering, dus bekijk deze snelle tips...

• Gebruik visuele gegevens - Dit komt misschien niet als een verrassing, maar grafieken en diagrammen doen dat wel veel gegevens beter verduidelijken dan tekst. Toon de voortgang van elke afdeling als een punt in een grafiek, zodat ze een duidelijker indicatie krijgen van waar ze vandaan komen en waar ze (hopelijk) naartoe gaan.
• Feliciteer en duw - Voor uw team is dit misschien wel het meest zenuwslopende onderdeel van de hele vergaderagenda. Neem de angst weg door teams te feliciteren met hun goede werk, en teams die ondermaats presteren zachtjes een duwtje in de rug te geven door hen te vragen wat ze nodig hebben om een ​​betere kans te maken hun doelen te bereiken.
• Maak het interactief - Omdat dit het langste deel van uw bijeenkomst is, en omdat veel aspecten niet direct op iedereen van toepassing zijn, wilt u misschien de focus in de zaal houden met wat interactiviteit. Probeer een opiniepeiling, schaalbeoordeling, een woordwolk of zelfs een quiz om te zien hoe op het goede spoor uw team denkt van wel.

Zodra je dit deel van de lezing hebt gehouden, is het een goed idee om teams in brainstormruimten te plaatsen, zodat ze kunnen brainstormen over een drieledig antwoord...

1. Wat ze leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
2. Wat ze niet leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
3. Een blokkade die een betere voortgang in de weg staat.

Deze activiteit heeft als doel transparantie en verantwoording te bevorderen en teams te motiveren met erkenning of constructieve aanmoediging.

5. Erkenning van het personeel

⏰ 10 minuten

Erkenning is een krachtige motivator en uw algemene vergadering is het perfecte moment om de onbezongen helden binnen uw organisatie in het zonnetje te zetten.

U hoeft niet een heel lied en dans op te zetten (velen van uw medewerkers zullen zich hier misschien toch ongemakkelijk bij voelen), maar enige erkenning en eventueel een kleine prijs kunnen veel doen, niet alleen voor het individu, maar ook voor uw bijeenkomst. een hele.

Over het algemeen zijn er twee manieren om dit te doen:

1. Vóór de vergadering, dienen alle teamleiders de naam in van iemand in hun team die een stapje verder is gegaan in zijn of haar rol. Gebruik de bijeenkomst om de meest ingediende naam van elk team te erkennen.
2. Tijdens de vergadering - Organiseer een live woordwolk voor ieders 'stille held'. De naam die het vaakst door je publiek wordt ingezonden, komt prominent in het midden van de woordwolk te staan, zodat je de kans krijgt om publiekelijk te erkennen wie het is.

Een waarderingsritueel voor medewerkers kan het moreel verbeteren, respect binnen het team bevorderen en een positieve emotionele lading aan een vergadering met alle medewerkers geven.

Tip 💡 Een spinnerwiel is het perfecte hulpmiddel om prijzen weg te geven. Er gaat niets boven de betrokkenheid van het publiek!

6. Vraag en antwoord openen

⏰ 15 minuten

Sluit af met wat velen beschouwen als de hoogste prioriteit van een vergadering met alle medewerkers: de live vragen- en antwoordsessie.

Dit is een kans voor iedereen, van welke afdeling dan ook, om vragen af ​​te vuren op de top. Verwacht van alles en nog wat van dit segment, en verwelkom het ook, omdat uw team misschien het gevoel heeft dat dit de enige keer is dat ze een direct antwoord kunnen krijgen op een terecht probleem.

Als u een groot team heeft, kunt u de vragen en antwoorden efficiënt afhandelen door een paar dagen vóór uw bijeenkomst vragen te stellen en deze vervolgens te filteren om de vragen te vinden die het waard zijn om in het bijzijn van het publiek te beantwoorden.

Het doel van dit onderdeel is niet alleen om antwoorden te geven, maar ook om je team een ​​stem te geven, te laten zien dat het leiderschap luistert en de vergadering af te sluiten met een toon van openheid en respect.

Maar als je transparanter wilt zijn over het hele proces, laat je team je dan gewoon vragen stellen via een live Q&A-platform. Zo houd je alles overzichtelijk. georganiseerd, gemodereerde en 100% vriendelijk voor telewerkers.

Hoe u een algemene vergadering kunt leiden met behulp van AhaSlides

1. Bereid uw presentatie voor

• Een nieuwe presentatie maken op AhaSlides.
• Structureer uw dia's op basis van de belangrijkste onderwerpen die u wilt bespreken: bedrijfsupdates, teamprestaties, aankondigingen, vragen en antwoorden, enz.
• Gebruik een mix van informatieve dia's (tekst, afbeeldingen, grafieken) en interactieve dia's (peilingen, quizzen, woordwolken, vragen en antwoorden).

2. Voeg interactieve elementen toe

• Peilingen: Verzamel meningen of snelle feedback over nieuwe initiatieven.
• Vraag- en antwoorddia's: Laat medewerkers live vragen stellen, die u tijdens of na de presentatie kunt beantwoorden.
• Woordwolken: Leg teamgevoelens vast of benadruk belangrijke thema's.
• quizzen: Betrek het team bij de materie met leuke kennistests of bedrijfsquizzen.

3. Deel toegang

• Deel vóór de vergadering de unieke deelnamelink of code met alle deelnemers, zodat zij via hun smartphones of andere apparaten kunnen deelnemen.
• Moedig iedereen aan om een ​​paar minuten eerder aanwezig te zijn om vertragingen te voorkomen.

4. Tijdens de vergadering

• Presenteer uw dia's en wissel tussen informatieve inhoud en interactieve activiteiten.
• Gebruik live pollresultaten en vraag-en-antwoordreacties om discussies te stimuleren.
• Houd de sessie dynamisch door iedereen erbij te betrekken in plaats van dat er sprake is van eenzijdige communicatie.

5. Betrek en volg op

• Gebruik de inzichten uit peilingen en vragen en antwoorden om zorgen aan te kaarten en successen te vieren.
• Sla reacties en resultaten op voor toekomstig gebruik of om te delen met het hele team.
• Optioneel kunt u de volledige presentatie of samenvatting na de vergadering delen.

Extra hulp voor een All-Hands Meeting

Als je je uiterste best wilt doen voor iets langer dan een uur, probeer dan deze extra activiteiten...

1. Verhalen van klanten

Tijden waarop uw bedrijf een klant heeft geraakt, kunnen een enorm krachtige motivatie zijn voor uw team.

Laat uw team u vóór of tijdens de vergadering lovende recensies van klanten sturen. Lees deze voor het hele team, of doe zelfs een quiz zodat iedereen kan raden welke klant welke review heeft gegeven.

2. Teamgesprek

Laten we eerlijk zijn: teamleden staan ​​vaak een stuk dichter bij hun teamleiders dan bij hun CEO.

Laat iedereen met een bekende stem horen door de leiders van elk team uit te nodigen om naar het podium te komen en hun versie van de doel vooruitgang stap. Dit is waarschijnlijker herkenbaar en nauwkeurig, en het geeft anderen een pauze van je stem!

3. Quiztijd!

Geef uw alle handen een boost met een competitieve quiz. Je kunt elk team indelen in... teams en ze vervolgens laten uitdagen voor het klassement door middel van vragen over werk.

Wat is onze verwachte inhoudsoutput dit jaar? Wat was het adoptiepercentage van onze grootste functie vorig jaar? Vragen als deze geven niet alleen inzicht in belangrijke bedrijfsstatistieken, ze zorgen er ook voor dat vergaderingen vlotter verlopen en dat u de teams kunt samenstellen die u wilt.